Как попросить о встрече в деловом письме. Деловое письмо о встрече с целью деловых переговоров

Письмо о встрече для переговоров. Образец 2018

Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров. Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует. Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк письма о встрече для переговоров .docСкачать образец письма о встрече для переговоров .doc

Требования

Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.Итак, письмо должно:

Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.

При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.

Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
Контролирующим организациям проще вести свою работу.

Схема составления

Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.

Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:

Данные организации.
Номер и дату документа.
Наименование адресата.
Обращение.
Представление.
Аргументацию обращения.
Назначение встречи.
Цель.
Подпись.

Реквизиты

Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.

Номер и дата

Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.

Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.

Данные адресата

Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату. Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты. В идеале должны стоять адресные и прочие данные.

Обращение

Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.

Представление

Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.

Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.

Причина

У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.

Назначение встречи

Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:

Назначить конкретную дату.
Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.

Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.

Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.

Дополнительные части

В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:

Благодарность за возможность пригласить на встречу.
Кто еще приглашен принять участие во встрече.
Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
Контактное лицо (если этой информации не было в начале).

В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.

assistentus.ru

Предложение о встрече в деловом письме

Бизнес-сфера, как ни крути, тесно связана с постоянными деловыми встречами, а их исход без каких-либо сомнений всегда напрямую зависит от грамотного приглашения. Так почему же? Все очень просто, поскольку абсолютно любой пример делового письма о встрече сможет продемонстрировать минимум три главных требования к его оформлению, а именно:

Текст письма не должен быть слишком длинным.
Уже по первым строкам делового письма адресат должен понять его суть.
В письме непременно должно быть грамотное завершение, как в плане написания, так и в плане вежливости.

Например, образец официального письма о деловой встрече всегда начинается с указания данных получателя (на листе справа), среди которых: должность сотрудника (если требуется), название компании и инициалы получателя. После этого подобные письма подразумевают прямое обращение, для чего, как правило, используется шаблон: «Уважаемый… Иван Иванович» (пример). Это стандартные правила, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, однако важную роль играет и содержание письма в целом, поэтому стоит уделить особое внимание и ему!

Как попросить о встрече в деловом письме?

Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.

Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.

Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!

Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение. Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации. Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.

Зачем это нужно? Здесь все предельно просто. Любая организованная система электронных писем имеет помимо стандартных рубрик индивидуально созданные, в которые попадают письма на ту или иную тематику.

Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д. Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем.

Что еще важно знать, создавая письмо о назначении деловых встреч?

Для составления грамотного текста всегда стоит придерживаться принятых норм бизнес-общения, поэтому образец письма о назначении деловой встречи должен выглядеть следующим образом:

Начинаться с приветствия, о чем было сказано немного выше (Уважаемый…).
Быть индивидуально разработанным под особенности получателя или группу получателей! Для этого сообщение должно быть на родном партнеру языке, узнать который можно в базе данных самой организации (если информации нет — просто на принятом в стране партнера языке).
Свободный стиль написания — всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).

Деловое письмо — не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность — еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
Если вопросы или списки — это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять! Длинные перечисления лишь путают читателя.
Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии. Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.

Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?

Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).

Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:

Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).

Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).

Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?

Данная ситуация, без сомнений, более щекотливая тема, поскольку ни один бизнесмен не любит отходить от своих планов. Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением.

В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).

Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).

Что если деловое письмо — отказ от встречи?

Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме. Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом.

Для этого стоит использовать следующую структуру письма:

Индивидуальное обращение для эффекта «прочитанной» заявки (Здравствуйте, Артем Александрович!).
Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).

Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).

Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ». Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…». После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.

Ну и завершение, или Как написать «спасибо за встречу» деловое письмо

Данный случай является практически самым простым, поскольку не требует завлечения партнера к беседе или вежливого отказа. На деле — подобная надобность является не более чем формальностью, с которой сталкивается почти любой человек (например — при регистрации на сайтах с дальнейшим письмом на тему «спасибо за регистрацию!»). Пишется оно по принципу письма после встречи, но с единственным отличием в том, что требуется выразить конкретно благодарность без позыва к дискуссии.

«Уважаемый Артем Александрович! Хочу выразить Вам благодарность за выделенное время для презентации разработанного мной бизнес-плана. Наше сотрудничество, без сомнений, будет выгодным для обеих сторон! С уважением, генеральный-директор ООО «Яблочки» Иосиф Бурдыкин.» — пример.

buyingbusinesstravel.com.ru

Как написать письмо о встрече клиенту (образец)

Ведение бизнеса предполагает постоянное деловое взаимодействие с партнерами и клиентами. Договоренности о таких встречах достигаются в результате обмена письмами. Как составить грамотное и корректное письмо о встрече клиенту, расскажем ниже.

Основные правила

Написать письмо о встрече с клиентом – задача не из легких. Поскольку с ней сталкиваются многие предприниматели, то мы решили рассмотреть основные требования при составлении делового письма:

Официально-деловой характер, сочетающий доброжелательность и уважение, интересы дела и этические нормы отношений.
Четкая и лаконичная структура. Излагать мысли следует корректно и вежливо. Логическая структура изложения достигается благодаря строгому членению текста на абзацы.
Языковые средства, соответствующие нормам русского литературного языка и понятные адресату.

Образец

Наиболее распространенная структура делового письма о назначении встречи клиенту выглядит следующим образом:

1. Обращение.

Необходимо избрать деликатную форму обращения. В современной деловой переписке принято указывать как имя и отчество адресата, так и его звание, и профессию. Отсутствие обращения истолковывается как оскорбление, нарушение норм делового этикета.

Уважаемый профессор Петр Иванович!
Достопочтенный господин ректор Сергей Федорович!
Высокопоставленный господин министр Алла Семеновна!

2. Благодарность.

Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.

Прежде всего, благодарим Вас за…
Спасибо за предоставленную возможность…
Примите от нас искреннюю благодарность за…

3. Извинение.

Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма. Например, по какой-либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться.

Извините, нам так неудобно, что…
Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
Хотим извиниться за причиненные хлопоты.

4. Вступление.

Общеустановленным требованием в деловых письмах считается ссылка на предыдущие события: электронное письмо, встречу, телефонный разговор. Обязательно прописывается число.

В ответ на Ваш запрос от (дата)…
В соответствии с соглашением на (дата)…
Согласно договоренности на (дата)…
Это письмо является продолжением нашего телефонного разговора от (дата)…

5. Причина (предмет разговора).

В тактичной форме указываете основания для встречи (выплата гонорара, обсуждение нюансов, составление договора и прочее).

Мы подробно изучили предложенный Вами проект и хотели бы обсудить детали.
Нас заинтересовало Ваше предложение…
В течение нескольких месяцев я изучал Ваши навыки…
Мы надеемся на встречу с Вами, чтобы выработать положительное решение.
Мы обсуждали… Вы хотели приобрести…

6. Назначение встречи.

Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.

15 марта 2018 года в 14:00.
Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.

7. Убеждение.

Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества.

Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…

8. Заключение.

Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.

Позвольте поблагодарить Вас…
Благодарим за желание помочь нам в…
С нетерпением ждем замечательных деловых отношений с Вами в ближайшей перспективе…
Спасибо за…

9. Прощание.

С уважением…
Желаем успехов!
С благодарностью и наилучшими пожеланиями…

Убедитесь, что в конце письма указаны ваше имя и контакты, по которым можно связаться.

Цель делового письма о назначении встречи – налаживание бизнес-отношений и получение выгоды от работы с клиентом. Чем грамотнее и деликатнее ваше письмо, тем больше оснований у клиента для совместного сотрудничества.

zhazhda.biz

Как попросить о встрече в деловом письме

Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:

Назначить конкретную дату.
Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.
Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.

Письмо о встрече для переговоров

Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением. В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет.

Инфо

В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…). Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер.

Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).

Предложение о встрече в деловом письме

Важно

Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60 дней до начала плановой поставки продукции ООО «Стар» должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку контрольных образцов продукции, уведомив ОАО «Росстанс» о факте отправки. Согласно графику (Допсоглашение № 1 от 11.03. 2010. к Контракту № А-122 от 07.02.2010.), дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010.

Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010. Сегодня – 04.08.2010. На настоящий момент нами не получено информации об отправке контрольных образцов.

В этой ситуации способность ООО «Стар» выполнить взятые на себя обязательства вызывает у ОАО «Росстанс» серьезные опасения и вынуждает задуматься о применении штрафных санкций, предусмотренных п. 7.2. Контракта № А-122 от 07.08.2010. Для предотвращения этого предлагаем Вам в срок до 06.08.2010.

Как написать письмо о встрече клиенту

Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение. Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»! Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение.

Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации. Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.

Зачем это нужно? Здесь все предельно просто.

Образцы деловых писем(электронная переписка)

Этот вид деловых писем может сократить количество промежуточных этапов переговоров и повлиять на успех предстоящей встречи. Заинтересованная сторона должна до мелочей продумать мероприятие:

регламент;
повестку;
четко сформулировать вопросы для обсуждения;
очертить круг второстепенных вопросов, которые могут возникнуть в процессе;
подготовить информационные приложения, с которыми второй стороне желательно ознакомиться до встречи.

Такое предусмотрительное деловое письмо поможет избежать недоразумений, разночтений, других неприятных моментов, которые могут повлиять на результат переговоров. По результатам переговоров составляется еще одно деловое письмо о встрече – но уже в виде отчета о достигнутых результатах. Оно служит той же самой цели: убедиться, что партнеры правильно толкуют достигнутые договоренности.

Как правильно составить письмо о встрече с клиентом

Внимание

При первом знакомстве с деловой перепиской может сложиться впечатление, что это слишком сложная система. На самом деле, разные виды деловых писем органично соответствуют потребностям физического лица во взаимодействии.

Деловое письмо о сотрудничестве Первым мостиком между возможными будущими партнерами становится, как правило, деловое письмо о сотрудничестве. Представители двух фирм могут уже познакомиться и провести предварительные переговоры, но официальным контактом станет именно письмо о сотрудничестве.

Важные моменты для этого документа:

обращение к конкретному лицу;
упоминание о встрече или источнике информации об этой фирме;
краткое изложение по существу вопроса;
таблицы, прайсы и прочую дополнительную информацию лучше отправить в приложении.

Деловое письмо о встрече В случае успеха, следующим шагом станет деловое письмо о встрече.

Putin_2

Есть несколько отличительных особенностей, которые поставили электронную переписку в один ряд с давно сложившимися способами делового общения, и прежде всего — это веление времени. Принципы, однако, остаются теми же и ничуть не зависят от того, каким способом ведётся деловая переписка — письмо это электронное или на бумаге.

Оппоненты должны взаимно уважать как личность, так и деловую позицию друг друга. 2. Оппоненты всегда внимательно относятся к деловым интересам друг друга.

3. Всегда соблюдается конфиденциальность. 4. Обмен информацией должен сопровождаться пунктуальностью. Соблюдены ли эти принципы, если поле Subject (тема) не оформлено или оформлено недостаточно чётко и грамотно? Нет. Отправитель не ценит время адресата, да и свою задачу выполняет недостаточно оперативно. Клиент или партнёр по указанной теме мгновенно оценит содержание послания и приоритетность прочтения.

Деловое письмо образец. образцы деловых писем

Письмо после деловой встречи Все прошло удачно: клиент согласился на встречу и вы встретились. Но это еще не конец нашей деловой переписки. Как мы помним, в продажах есть этап прощания с клиентом, когда мы благодарим его за уделенное нам время. В продажах посредством переписки тоже есть такой этап. Он формален и необязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом. Таким образом, после проведения встречи, вы должны написать клиенту письмо с благодарностью. Оно также имеет свою стандартную структуру:

Обращение к клиенту: “Уважаемый, Иван Иванович!”
Благодарность: “Хочу выразить благодарность за выделенное мне время.

Виды деловых писем

Должность необходимо указывать для того, чтобы клиент имел представление о том, по поводу каких вопросов он может к вам обращаться. Также укажите ваши контактные данные, электронную почту, телефон, ссылку на сайт компании, название компании.Цели и эффективность писем о встрече с клиентом Целью письма о встрече может являться как организация встречи, так и привлечение внимания клиента к вашему предложению. Во втором случае к письму необходимо прикрепить ваше торговое предложение. Этот вариант подходит для первого контакта с потенциальным клиентом, когда какие-либо договоренности между вами еще отсутствуют. Эффективность писем с торговым предложением соответствует эффективности “холодных звонков”. Примерно 10 человек из 100 откликаются на такие письма. Низкая эффективность обоснована отсутствием интереса к письмам от неизвестных адресатов, к ним относятся как к спаму.

Как попросить о встрече в деловом письме

Кратко, емко и вежливо, однако дальше непременно стоит запросить новую дату деловой беседы или, если есть возможность, перевести ее в другой формат. Пример: (Возможно ли перенести встречу на другой день или провести беседу по телефонной связи?). Ну и напоследок, непременно стоит лаконично попрощаться, запросив ответ: (ожидаем Вашего ответа, с уважением, генеральный директор ООО «Яблочки»). Что если деловое письмо — отказ от встречи? Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме. Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом.

Перед составлением того или иного послания необходимо вспомнить, чем отличается этикет делового письма и письма личного. Самое главное — соблюсти уровень доверительности при изложении выбранной темы.

Адресат скорее проникнется той или иной проблемой и постарается включиться в решение поставленных вопросов, если почувствует в строках письма живое общение. Именно поэтому знающие современный этикет делового письма не включают в текст такие анахронизмы, как «исходя из факта», «вам надлежит» или ещё более забытое «настоящим уведомляю».

Характерные особенности Сохранились в деловых письмах направленность и чёткая определённость цели, последовательность в изложении фактов, конкретика предложений и просьб, информативность сообщений о действиях и поступках.Логическая структура изложения достигается благодаря строгому членению текста на абзацы.

Языковые средства, соответствующие нормам русского литературного языка и понятные адресату.
Образец Наиболее распространенная структура делового письма о назначении встречи клиенту выглядит следующим образом: 1. Обращение. Необходимо избрать деликатную форму обращения. В современной деловой переписке принято указывать как имя и отчество адресата, так и его звание, и профессию. Отсутствие обращения истолковывается как оскорбление, нарушение норм делового этикета.

Уважаемый профессор Петр Иванович!
Достопочтенный господин ректор Сергей Федорович!
Высокопоставленный господин министр Алла Семеновна!

2. Благодарность.

advokat-burilov.ru

Деловое приглашение на встречу образец

Это делается с помощью следующих формулировок: Участие просим подтвердить по телефону (номер). или Просим проинформировать о количестве и составе участников по телефону (номер) или электронной почте (адрес). Если же приглашение направляется «незнакомой» организации, то вы не можете чего-то требовать от них. Здесь рекомендуется использовать более дипломатичные формулировки: Если вас заинтересовало наше предложение, просим связаться с нами по телефону (номер) или отправить сообщение на электронную почту (адрес). Но все равно, независимо от уровня дружбы между двумя компаниями или степени формальности/неформальности мероприятия, за некоторое время до его начала нужно обзвонить всех, кому отправлялось письмо-приглашение и уточнить их участие. Делается это в том числе и тогда, когда компания «подтвердилась» на мероприятие. Сообщить вам о том, что передумал, участник запросто мог и забыть.

Письмо-приглашение

Инфо

Еще одно письмо, с которым не нужно путать приглашение – это job offer, или письмо-приглашение на работу. Ему посвящена отдельная статья, а эта расскажет о письмах-приглашениях на деловые мероприятия.

Внимание

Общие правила написания и структура Письмо-приглашение представляет собой один из многочисленных видов делового письма. Рекомендую вам прочитать еще и статью об общих правилах написания деловых писем.

Важно

Практически все они относятся и к приглашению, а особенности и нюансы касаются исключительно текста. Письмо-приглашение оформляется на фирменном бланке для писем организации.

В «шапке» бланка – справочные данные об организации. Написанное письмо подписывается генеральным директором или уполномоченным руководителем, после чего проходит процедуру регистрации и отправляется адресату.

Ваш аккаунт создан!

Свободный стиль написания — всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).
Деловое письмо — не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность — еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
Если вопросы или списки — это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять! Длинные перечисления лишь путают читателя.
Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии.

Письмо-приглашение. образец письма-приглашения

Особенно это касается мероприятий, для которых составляются списки гостей, чье присутствие является желанным. В таком случае будет недостаточно просто обзвонить их и сообщить о предстоящем событии.

Важно, чтобы приглашенный человек осознавал масштаб события и собственную значимость. Именно для этого мы и рассмотрим, как правильно составить письмо приглашение (образец представлен ниже).

Письмо-приглашение (образец) Для начала рекомендуем разобраться в классификации подобной корреспонденции и в нюансах ее оформления. Официальное письмо приглашение представляет собой разновидность писем-уведомлений.

Принадлежность к данной категории определяется исходя из цели приглашения: уведомить нужных лиц о предстоящем мероприятии, времени и месте его проведения. Данное письмо отличается тем, что отправляется в единственном экземпляре лично каждому приглашенному.

Образец бланка приглашения на деловую встречу деловая встреча

После этого подобные письма подразумевают прямое обращение, для чего, как правило, используется шаблон: «Уважаемый… Иван Иванович» (пример). Это стандартные правила, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, однако важную роль играет и содержание письма в целом, поэтому стоит уделить особое внимание и ему! Как попросить о встрече в деловом письме? Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам.

Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет). Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr.

Baker… ». Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…».

После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.

Деловое письмо-приглашение: как написать, скачать образец

Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать? Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется). Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Предложение о встрече в деловом письме

Однако если требуется составить официальное письмо приглашение на деловое мероприятие, то его оформление с использованием бланка письма допустимо. Письмо-приглашение иностранцу Отправляя письмо приглашение иностранным гражданам, необходимо учитывать, что они могут совершенно не знать ваш город.

В таком случае отличным решением станет приложение к письму сопроводительных документов, представляющих собой схему проезда к месту проведения, вашей организации и т.д. Также в данном случае необходимо позаботиться о заселении иностранца в гостиницу на время его пребывания.

Если принимающая сторона оплачивает проживание, перелет, трансфер и прочие услуги, то об этом также следует упомянуть в сопутствующих к приглашению документах. Иностранный гость должен понимать, что посещение данного мероприятия не станет для него проблемой, а будет приятным путешествием.

Деловое приглашение на встречу образец

На конференции будут представлены новые технологии в области маркетинга и продвижения услуг на рынке, увеличения количества продаж, возможность извлечения выгоды в условиях финансового кризиса. Среди докладчиков: генеральный директор РА Костюченко Алена Константиновна; руководитель отдела рекламы Рачков Виталий Андреевич; бизнес-тренер, кандидат экономических наук, Громов Дмитрий Викторович.

С полным списком докладчиков и тематикой докладов вы можете ознакомиться в приложенной к письму программе конференции. Участие в конференции бесплатное. По всем вопросам вы можете обратиться по адресу [email protected] или по телефону (499)123-45-67.

Контактное лицо – Андрей Мартынов. В случае если ваша организация является вышестоящей по отношению к адресату, или это давний партнер, то от нее можно потребовать подтвердить участие в мероприятии.

Деловое письмо приглашение на встречу образец

Эмблема ТАВАРЫСТВА З АБМЕЖАВАНАЙ АДКАЗНАСЦЮ «ХВАЛЯ»(ТАА «Хваля»)вул.Лугавая, 3, 220000, г.Мiнск тэл./факс (017) 241 12 44Р.р. 3050003650084 у ААТ «Белiнвестбанк»г.Мiнска, код 599 02.06.2008 № 3-2/97на № ад ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ«ВОЛНА»(ООО «Волна»)ул.Луговая, 3, 220000, г.Минсктел./факс (017) 241 12 44Р.с. 3050003650084 в ОАО «Белинвестбанк»г.Минска, код 599 Директору ООО «Восход»Миронову Т.М.ул.Полевая, д.48220000, г.Минск О приглашении на встречу Уважаемый Тимофей Михайлович! ООО «Волна» приглашает Вас на встречу по поводу заключения договора о сотрудничестве и обсуждения плана совместной работы, которая пройдет 12 июня 2008 г. в нашем офисе по адресу: ул.Луговая, д.3. Приложение: 1. Проект договора на 3 л. в 1 экз. 2. Проект плана совместной работы на 1 л.

в 1 экз. С уважением, Генеральный директор Подпись В.О.Звонарев Кравец 241 12 44 15.07.2008 г.

Деловое письмо приглашение на встречу пример

Письмо-приглашение: как его написать? Содержание такого письма должно быть лаконичным, но обязательно с указанием конкретной информации, касающейся

ФИО адресата
даты и места проведения мероприятия
ФИО пригласившего лица

Также в письме допускается указать необходимость известить о согласии посетить мероприятие. Отметим, что отказ от такого приглашения желательно сделать в аналогичной письменной форме.

Образец приглашения на мероприятие На нашем сайте можно скачать образец официального приглашения на мероприятие (концерт):Скачать образец документа Как оформить письмо-приглашение? Наилучший вариант – использовать официальный бланк, на котором указаны реквизиты лица или компании, направляющей письмо.Уважаемый(-ая, -ые)…,».Так же используются стереотипные выражения:«Приглашаем Вас, имеем честь пригласить вас, принять участие, посетить, и т.п.»«Мы будем вам признательны, благодарны, обязаны, если вы посетите нас в качестве (экспертов, гостей и т.п.)…, и т.п.» Как и другие виды служебных писем, письмо-приглашение составляется по шаблону: [Адрес][телефон, email и т.д.]Уважаемые(-ая, -ый) дамы и господа. Приглашаем вас принять участие в [название и/или описание события], которое будет происходить в [адрес/название учреждения и т.п.].Организаторы [название события]: [список организаторов].Ведущие [название события]: [список ведущих].Во время [название события]: [чему посвящено, список обсуждаемых вопросов и так далее].[Некоторая дополнительная информация] За дополнительной информацией о [название события] обращаться по [телефон, email, адрес, и т.п.].

strahovanie58.ru

Как попросить о встрече в деловом письме

Текст письма не должен быть слишком длинным.
Уже по первым строкам делового письма адресат должен понять его суть.
В письме непременно должно быть грамотное завершение, как в плане написания, так и в плане вежливости.

Письмо о встрече для переговоров

Будем признательны вам за ответ. С уважением, Иван Иванов Руководитель Технического бюро Институт «Оптика» Деловое письмо. Образец письма-просьбы и образец письма-претензии. Письмо – просьба (установка – партнерство; стиль — доверительно-деловой; убедительное оперирование фактами) Письмо – претензия (установка – партнерство; стиль — официально-деловой; убедительное оперирование фактами) Уважаемый Андрей Иванович! Обращаемся к Вам с просьбой решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС.

Внимание

Предложение о встрече в деловом письме

Если деловое послание написано без ошибок, отпечатано аккуратно, текст размещается по всем правилам и существующим требованиям, а потому и читается не просто легко, но и с удовольствием, переписка обязательно будет иметь продолжение. Хотя и сегодня очень часто приходится расшифровывать прихотливо закрученные фразы, разыскивая подлежащее и сказуемое, чтобы докопаться до заложенного в них смысла.

Важно

Правила делового письма меняются сейчас очень быстро. Какой был хороший тон — писать от руки. Тогда можно было быть уверенным, что послание не сделано под копирку.

Инфо

Сколько можно было увидеть личностности в этом сообщении, а в отношения между адресатом и автором всегда добавлялось уважительности. Жаль, что этот обычай окончательно устарел, и практически все письма теперь стали электронными.

Как написать письмо о встрече клиенту

Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.Итак, письмо должно:

Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату.

Образцы деловых писем(электронная переписка)

Но этот инструмент считается нетактичным и не одобряется в деловой среде;

Письмо не должно быть очень длинным. По правилам деловой переписки его длина должна умещаться на лист формата А4. Также есть ограничения по объёму электронного письма. Он не должен превышать 3 Мб, в противном случае письмо при открытии может “зависнуть”;
После прочтения первых трех предложений вашего письма, клиент должен понять его суть. Кстати, не стоит строить длинные, сложные предложения, отягощённые причастными и деепричастными оборотами. Они очень тяжело воспринимаются при прочтении;
Обратите внимание на завершение вашего письма. Оно обязательно должно содержать вашу подпись, должность и контактные данные. Желательно не использовать инициалы, а писать имя полностью: Иванов Иван Иванович или Иван Иванов, а не И.И.
Иванов.

Как правильно составить письмо о встрече с клиентом

Заранее благодарен! С уважением, Вадим Татаренко Менеджер компании AIG Тел.: 495-777-11-11; [email protected] • Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента Агрессивное письмо клиента: Subject: Да вы офигели совсем!Data: 20.02.2016From: Петров АндрейTo: [email protected] Как мне вернуть деньги, которые я заплатил за ваш чёртов сервис. Лучше я потрачу их еще на что-то, чем ваша порнографическая система.

Пользуйтесь сами вашим долбаным servis.tutu.net. Андрей Петров Ответ на агрессивное письмо клиента Subject: О возврате денег и решении вопроса!Data: 20.02.2016From: [email protected]: Петров Андрей АЛГОРИТМ РАБОТЫС ПИСЬМОМ-ОТКАЗОМ Здравствуйте, Андрей! 1. Обращение по имени – признак внимания к собеседнику. Помогает избежать безликости. Если я Вас правильно понимаю, Вы недовольны работой нашего сервиса и Вам хотелось бы вернуть назад деньги. 2.

Putin_2

С уважением, Елена Иващенко Менеджер службы работы с клиентамиЗАО «Сервис-стандарт» Тел.: 8-999-111-22-33 Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке: • Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику. Она не способствует конструктивному решению вопроса.• Информируем Вас о том, что мы оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие вульгарные или грубые выражения в адрес компании или её персонала. •

Письмо-отказ Письмо клиента Subject: Просьба о снижении стоимости на размещение рекламы.Data: 20.12.2015From: Петренко РоманTo: Андрей Иванов Добрый день, Андрей! Обращаюсь к Вам с официальной просьбой. Наша фирма занимается поставками промышленного оборудования, а также запасных частей на предприятия пищевой промышленности.

С 2010 года мы являемся Вашими постоянными клиентами.

Деловое письмо образец. образцы деловых писем

Единственный случай, когда это позволяется, — массовые приглашения (юбилей, корпоратив, важное совещание или переговоры), в этом случае отправления пойдут по многим адресам, но ни один получатель не увидит чужого электронного адреса. Естественно, адресаты из поля «Скрытая копия» никогда не вступают в переписку.

Информативность Формат, структура, объём, язык — всё это касается корректной работы с информацией. Особенность и характер подачи её — тоже инструмент, показатель желания вести переписку и способности составить грамотный текст письма — уважительно и максимально корректно по отношению к адресату.

Текст лучше всего воспринимается в том объёме, какой помещается на одном экране, то есть формат листа А4. Вложения, пересылаемые с письмом, не должны превышать трёх мегабайт, потому что их может не пропустить почтовый сервер адресата.

Виды деловых писем

Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно! Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений.

Как попросить о встрече в деловом письме

Прежде всего, благодарим Вас за…
Спасибо за предоставленную возможность…
Примите от нас искреннюю благодарность за…

3. Извинение. Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма. Например, по какой-либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться.

Извините, нам так неудобно, что…
Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
Хотим извиниться за причиненные хлопоты.

4. Вступление.Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.

15 марта 2018 года в 14:00.
Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.

7. Убеждение. Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества.

Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…

8. Заключение. Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.

Позвольте поблагодарить Вас…
Благодарим за желание помочь нам в…
С нетерпением ждем замечательных деловых отношений с Вами в ближайшей перспективе…
Спасибо за…

9. Прощание.Успешно решить сложности «трудных» писем помогают:

Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная установка на партнерство
Выбор уместного стиля письма (официально-делового или доверительно-делового
Грамотное и логичное оперирование фактами

Образцы деловых писем. Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами) Уважаемые коллеги! С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой: рассмотреть возможность о предоставлении Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) .

pbcns.ru

Как перенести деловую встречу 🚩 деловые встречи 🚩 Деловая этика

Оповещение

Деловые встречи могут быть перенесены по разным причинам. К любому мероприятию нужно заранее подготовиться, например, собрать материал или получить образцы товаров. Если вы понимаете, что не успеете завершить все дела к назначенной дате, обязательно оповестите партнера об этом заранее. Для этого используйте телефон или посетите офис контрагента. Ни в коем случае не используйте электронную почту, так как не все люди ее проверяют. К тому же о переносе встречи следует сообщить в личной беседе, в противном случае вы покажете свое неуважение по отношению к партнеру. Также не стоит надеяться на Почту России, так как письмо может затеряться, или задержаться в пути. Даже если человек находится в другом городе, постарайтесь связаться с ним по телефону.

Сроки

Чем раньше вы сообщите о переносе встречи, тем лучше будет для партнера. Если человек приезжает из другого города, вы непременно должны оповестить его заранее. В этом случае есть большая вероятность того, что он успеет сдать билеты, отменить бронь в гостинице. Если же вы опоздали, постарайтесь оплатить ему дни пребывания в отеле. В крайнем случае вы можете провести переговоры, потратив свое личное время для приготовления деловой встречи.

Объяснения

Конечно, перенося встречу, вы должны объяснить партнеру, почему вы не можете провести переговоры. Совсем необязательно посвящать человека в свои проблемы. Например, если вы хотите перенести встречу из-за проблем в семье, то можете просто сказать, что возникли кое-какие семейные обстоятельства. Обязательно попросите прощение, пообещайте, что постараетесь впредь не допустить таких ситуаций.

Дата новой встречи

Тщательно продумайте дату новой деловой беседы. Ведь если вы решили перенести встречу один раз, совершить такой же поступок просто неуважительно по отношению к партнеру. Он может отказаться от дальнейшего сотрудничества с вашей компанией, решив, что вы безответственный человек.