9 полезных советов о том, как создать свое event-агентство. Event бизнес что это такое
что это такое, зачем нужно, как открыть, рейтинг лучших организаций
Вы любите принимать гостей, устраивать домашние или корпоративные торжества, коллеги и друзья не устают повторять, что вы – прирожденный организатор и неугомонный балагур? Тогда, наверное, вам пора задуматься о том, как открыть эвент агентство. Свой собственный бизнес сегодня – не редкость и вовсе не заоблачная мечта. Все вполне реально, главное – правильно выбрать направление и подойти серьезно к организационным вопросам, даже если и построена ваша деятельность на предоставлении развлечений другим.
Итак, эвент агентство – что это такое и с какой стороны к нему подойти? Как начать свое дело в индустрии праздников и развлечений с нуля, к каким трудностям приготовится, что посоветуют профессионалы? Ответы на все вопросы ниже в статье, а на десерт – рейтинг лучших эвент агентств России согласно статистике глобальной сети и отзывам клиентов.
Что это такое и в чем суть
Эвент-агентство – это компания, которая на профессиональном уровне занимается организацией праздников, торжественных мероприятий и прочих значимых событий. Работа в таком агентстве на первый взгляд может показаться пустяковой. Но только на первый, потому что современный потребитель достаточно капризен и избалован, повидавший многое если не лично в заграничных турпоездках, то в постах социальных сетей. Попробуй-ка его удиви и развесели.
Кроме того, конкуренция не дремлет. И там, где у вас только блеснула гениальная идея, а затем неясная мысль, как воплотить ее в жизнь, бывалые мэтры уже все придумали, устроили и показали широким массам.
Но отчаиваться не стоит, ведь эвент-деятельность предполагает не только выступления тамады на свадьбе или организация поминок в лучшем городском кафе. Это:
- детские праздники различных масштабов, от частного Дня рождения до фестиваля в рамках региональных учебных заведений;
- корпоративные встречи и тим-билдинги;
- семинары, образовательные тренинги и конференции
- загородные пикники, мастер-классы для всех и много чего еще интересного и прибыльного.
То есть, профессиональный эвент-менеджер должен быть универсалом с широким кругозором и большим креативом – другим тут делать нечего. А вот больших капиталовложений не понадобится. Скорее будут нужны связи и знакомства, потому что без партнеров не обойтись. Но обо всем по порядку.
С чего начать
Если вы осознали, что быть главой успешного и востребованного эвент-агентства – это не вечные шутки, вечеринки, клубы и веселье, а тяжелый труд каждый день, даже когда остальные отсыпаются и отдыхают (именно на выходные и праздники будет приходиться пик вашей деятельности), запомните несколько основных правил. Вот что рекомендуют начинающим эксперты самых престижных эвент-компаний столицы, основываясь на своем многолетнем опыте:
- Определите область деятельности. Все новички полны энтузиазма, хотят успеть всюду, но так не получится. Не стоит распыляться и сразу же презентовать свою компанию как универсальную, оказывающую услуги по организации любых мероприятий. Успеха быстрее добиваются узконаправленные агентства – например, специализирующиеся на организации спортивных соревнований или мастер-классов. Свадьбы, похороны и детские Дни рождения отбросьте сразу, тут все давно уже схвачено.
- Чтобы правильно составить бизнес-план и определить стратегию действий, сначала установите, кто же ваша целевая аудитория. Важны возраст, род занятий, средние доходы ваших потенциальных клиентов. Тогда вы сможете грамотно сформулировать список своих услуг и установить адекватные расценки.
- Займитесь подборкой команды профессионалов. Полагаться только на свои силы и случайных партнеров – неразумно и несерьезно. Кадры вам нужны, пусть даже поначалу это будут студенты, согласные пройти практику за символическую оплату.
- Не забывайте о самообразовании. Сегодня существуют специальные тренинги и курсы, можно погуглить и отыскать полезные интервью и видеоуроки профессиональных эвент-гуру. Познакомиться с чужим опытом, в том числе и чужими ошибками, вам не помешает.
- Заводите полезные связи. Если вы хотите предоставлять полный спектр услуг по высшему разряду, то вам нужны будут фотографы, видеосъемщики, ведущие и распорядители торжественных мероприятий, стилисты и декораторы, PR-менеджеры, инженеры по спецэффектами и еще множество специалистов самых разных профилей. Кроме того, вы должны дружить с журналистами, владельцами кафе и клубов, отелей, выставочных площадок, просто необходимо завязать тесную дружбу с надежной службой такси. За один день это все, конечно, не сделается. По этой причине начинающие эвент-организаторы сначала устраиваются сами в какое-нибудь агентство – Москва предлагает достаточно вакансий по этому профилю. А спустя пару лет вчерашние стажеры, набравшись чужого опыта и полезных контактов, открывают свое собственное дело.
Что вы делаете дальше? А дальше можно переходить к продвижению своего детища, то есть, начинать доказывать жаждущей зрелищ и хлеба публике, что вы и только вы сможете им дать, чего они ждут и ищут.
Что еще учесть
Когда план действий составлен, избрана и продумана стратегия, нужно позаботиться о технической стороне вопроса. Что вам понадобится для старта:
- Оргтехника: минимум два ноутбука, роутер для выхода в интернет, сканер, принтер, ксерокс, стационарный телефон и минимум два мобильных, подключенных к разным операторам.
- Офисное помещение, на первых порах не обязательно просторное, главное, чтобы у вас был бесперебойный выход в интернет.
- Мебель для офиса – пара столов, несколько стульев, стеллаж для документов и сейф – это необходимый минимум.
- Звуко- и светообрудование, декоративный антураж, костюмы – все это можно купить сразу, если позволяют капиталы, или поначалу брать напрокат, как и поступают большинство разумных начинающих предпринимателей.
- Реклама и продвижение. А это – сайт или хотя бы блог, это листовки, визитки, баннеры и т.д. Сэкономить можно, если продвигать свою компанию в соцсетях. Теоретически при правильном подходе это можно сделать бесплатно. Но если нужно быстро, имеет смысл воспользоваться платными сервисами, дефицита сейчас в таких нет.
Закономерный и неизбежный вопрос после того, как определена сумма стартового капитала – какова окупаемость проекта? Приготовьтесь к тому, что около 70% прибыли с каждого среднего заказа (например, организации корпоратива для небольшого коллектива за городом или детского мастер-класса) уйдет на возмещение текущих затрат. Если вы будете обеспечены хотя бы тремя заказами в неделю, то все вложения окупятся всреднем за 6-8 месяцев. Учитывайте также, что стоимость ваших услуг в Москве и, к примеру, где-то в Самаре или Волгограде будет различной – регион и целевая аудитория играют большую роль, о чем уже говорилось выше.
С кого брать пример
Существуют специальные сайты, на которых вы можете посмотреть базы эвент агентств России, почитать список наиболее популярных услуг и вакансий, словом, сделать детальный мониторинг того, что уже существует.
Чтобы было легче сориентироваться, куда плыть и к чему стремиться, ниже — топ-10 лучших эвент-агентств Москвы и России с кратким описанием. Иностранные агентства в пример не приводятся, так как русский человек все-таки отличается своим менталитетом, представления о настоящем празднике у нас все же несколько другие, чем у американцев или японцев.
- Департамент event marketing. На рынке с 2007 года, команда специалистов специализируется на организации конференций, корпоративов, профессиональных торжеств и праздников. Среди партнеров отечественные и зарубежные бренды, главный офис находится в Москве, услуги оказываются по всему миру.
- Арт-Премьер. На рынке с 1997 года, первоначально агентство занималось организацией концертов, общественных праздников, сегодня штат и специализация расширена: компания продюсирует коммерческие проекты.
- Show and Motion. Корпоративы и праздники любой тематики и масштаба, форумы, конференции, презентации, тест-драйвы, тимбилдинг – команда молодая, но активная и многообещающая. У агентства есть свой собственный туроператор – практикуется корпоративный туризм.
- Макси Майс. Полный спектр услуг в области бизнес-эвента. Агентство было основано в 2006 году, на сегодняшний день ежемесячно организовывается около 180 проектов по всему миру для ведущих компании России и их зарубежных партнеров.
- Табакофф. Команда профессионалов возьмется за организацию свадеб, корпоративов, семейных и коллективных, ролевых или спортивных праздников. К услугам клиентов различные сценарии, костюмы, кейтеринг-сервис, спецэффекты.
- Umlaut. Помимо конференций, банкетов, корпоративов здесь организовывают необычные тренингы, стресс-туры, экстремальные квест-шоу и многое другое для любителей нестандартных коллективных мероприятий.
- Brand Garden. На рынке более десяти лет, агентство работает по безупречно выверенной и отлаженной до мелочей системе, непредвиденные форс-мажоры полностью исключены. Уникальные проекты и сценарии, креативные решения бизнес-задач, гибкая ценовая политика – все это здесь.
- Бутик идей. Сделает веселым и ярким любой корпоративный праздник или детский утренник. Яркие ощущения по лояльным ценам гарантированы и взрослым, и малышам, предоставляются все сопутствующие услуги – кейтеринг, спецэффекты, видео- и фотосъемка, индивидуальные поздравления, награды и неожиданные сюрпризы.
- Бруклин. Coca-Cola, Nike, Unilever, Bayer, Volkswagen Group Rus, Schneider Electric, IEK, Energizer – все эти бренды партнеры и заказчики компании. Креатив, профессионализм, неистощимая фантазия и безудержная энергия – вот как можно охарактеризовать деятельность этого агентства.
- ЭЛС Продакшен. компания была создана в 2001 первом году специально для организации и поддержки спортивных мероприятий, деловых конференций, встреч и переговоров, фестивалей международного уровня, концертов и других масштабных мероприятий.
В качестве напутствия хочется напоследок повторить слова известного столичного эвент-менеджера: не бойтесь конкуренции, это ваша мотивация к активным действиям и экспериментам.
mimievent.ru
Бизнес-план event-агентства. Креативные идеи для бизнеса :: BusinessMan.ru
Чем выше и напряженнее темп жизни, тем внимательнее люди относятся к возможности хорошо отдохнуть. Дарить положительные эмоции в такие моменты может быть довольно прибыльно, ведь качественная организация праздников всегда востребована. Если вы чувствуете в себе склонность к креативу, попробуйте открыть собственное ивент-агентство. Это сфера, в которой действительно интересно, хоть и довольно сложно, работать. Что необходимо для успешной деятельности? Какие моменты следует учесть?
Анализируем перспективы
Прежде всего стоит проанализировать ситуацию на рынке. Например, организация мероприятий в Москве актуальна уже давно, поэтому конкуренция будет очень жесткой.
В небольших же городах подобный бизнес только начинает развиваться, а значит, шанс на успех значительно выше. Конечно, можно рискнуть и в крупном городе, но тогда придется придумывать что-то совершенно необычное, чтобы привлечь клиентов.
В любом случае анализ рынка будет очень полезен. Необходимо рассмотреть примерное количество корпоративных вечеринок, свадеб, дней рождения, вечеринок и детских праздников, учесть, какие доходы у большинства жителей региона и сколько они смогут тратить.
Если поблизости есть конкурентные фирмы, их деятельность тоже следует проанализировать. На основании полученных цифр можно будет представить, насколько прибыльным будет event-бизнес в том или ином городе. Положительные данные придадут уверенности даже начинающему предпринимателю.
Регистрация предприятия
Любая предпринимательская деятельность должна быть официально зарегистрирована, иначе придется столкнуться с серьезными штрафами, а в некоторых случаях и с административной ответственностью. Поэтому начать бизнес следует с оформления юридического лица.
Конечно, можно выбрать форму индивидуального предпринимательства, но тогда о большинстве корпоративных клиентов придется забыть. Организации предпочитают работать с ООО. Если вы планируете сконцентрироваться на свадьбах и детских праздниках, это для вас не имеет значения, но если вы хотите проводить и корпоративные мероприятия тоже, открывайте именно общество с ограниченной ответственностью.
Потенциальными клиентами такой фирмы станут не только компании, но и детские сады, дома отдыха, которые тоже не всегда хотят сотрудничать с ИП. В качестве юридического лица вы сможете организовывать семинары, конференции и тематические вечера. Так что ООО все-таки гораздо более удобная организационно-правовая форма для тех, кто открывает ивент-агентство.
Офисное помещение
Составляя бизнес-план event-агентства, стоит обязательно учесть расходы на аренду помещения. Для комфортной работы потребуется площадь в сорок квадратных метров. Оформление интерьера должно быть оригинальным и уютным.
Не стоит экономить креативные идеи для бизнеса, пусть ваш творческий подход будет виден даже в стиле офиса. Даже если на оформление не хочется тратить внушительную сумму, можно подобрать яркие и веселые оттенки и выбрать симпатичную мебель. Поищите подержанные экземпляры хорошего качества, например, рабочие столы и офисные стулья вполне могут быть не новыми.
На стенах оставьте место для размещения фотографий с проведенных мероприятий. Все это поможет создать нужное настроение. Только тогда клиенты сразу будут ощущать уверенность в том, что ваше агентство справится с задачей и сможет организовать на заказываемом празднике необходимую атмосферу.
Транспортные расходы
Агентству по проведению праздников жизненно необходим автомобиль. На нем нужно будет ездить часто и много, он будет использоваться для перевозки людей и оборудования, поэтому выбирать стоит модель повместительнее. Минивэн или даже микроавтобус вполне подойдут.
Кроме того, в бизнес-план event-агентства нужно будет включить и расходы на топливо, и стоимость сервисного обслуживания и ремонта. Не стоит надеяться, что на первое время удастся обойтись без машины. Расходы на такси и транспортировку костюмов и декораций будут гораздо больше, поэтому лучше максимально вложиться сразу и потом не сталкиваться с неприятностями.
Техническое оборудование
Если бизнес-план event-агентства позволяет серьезные траты, сценические и музыкальные инструменты можно и приобрести. Но обычно в первый год работы это оказывается не самым рентабельным решением. Поэтому лучше задуматься о возможности аренды такого оборудования.
Для офисного помещения нужно приобрести компьютеры для менеджеров, принтер и факс. Такой комплектации будет достаточно для полноценной работы. Можно также приобрести ноутбук, на котором удобно будет демонстрировать клиентам портфолио в цифровом виде, хотя и бумажных рекламных проспектов может оказаться достаточно.
Подбор сотрудников
Выбор персонала является одной из наиболее важных задач, которые нужно решить перед тем, как открыть event-агентство. Прежде всего потребуются менеджеры, которые будут заниматься продажами. Человек для такой должности должен иметь опыт в данной или схожей сфере деятельности и уметь легко налаживать контакт с клиентом.
Впрочем, решать вопрос о приеме на работу нужно исключительно после личной беседы. Иногда начинающий специалист может оказаться очень талантливым работником, так что опыт работы не всегда будет основным фактором. Главное – энергичность, креативный подход и открытость в общении. Для стартового этапа достаточно будет двух менеджеров и одного водителя. Именно для такого количества сотрудников и стоит рассчитывать бизнес-план event-агентства.
Клоунов, актеров и ведущих можно привлекать по договору найма под каждое конкретное мероприятие, не оформляя в постоянный штат. Когда станет ясно, что дела идут успешно, можно будет подумать о том, чтобы собрать собственную команду творческих людей. Они не только будут проводить мероприятия, но и помогут создавать новые креативные идеи для бизнеса. Хороший актер способен на импровизации во многих сферах, так что и в деловой от него вполне можно ожидать помощи.
Поиск подрядчиков
В ходе деятельности вам постоянно будут нужны театральные костюмы и другие атрибуты. Покупать их нерентабельно, поэтому лучше озаботиться вопросом аренды. Создайте базу, в которой будут собраны все подрядчики, у которых можно найти необходимые вещи или услуги.
Если самостоятельно заниматься этим нет времени или сил, поручите поиски одному из менеджеров. Обратите внимание, что бизнес такого рода постоянно сталкивается с сезонностью спроса, поэтому база должна быть как можно более обширной. Тогда вы сможете найти оборудование или костюмы даже в самый разгар праздников, когда спрос и цены максимальны.
Начинайте подготовку к главным сезонным мероприятиям заранее, чтобы все распланировать и успеть. Так, к новогодним вечеринкам следует начинать готовиться уже в августе. Проведение свадебных торжеств тоже должно разрабатываться за три-четыре месяца до предполагаемой даты.
Дополнительные идеи
Помимо непосредственного проведения праздников, вы можете предложить клиентам и подготовку к ним, а именно оформление зала.
Например, воздушные шары пользуются очень большой популярностью. Разобраться, как продавать воздух, да еще и делать это красиво, сможет только креативный человек, но таким как раз и должен быть основатель праздничного агентства.
То же касается и оформления с помощью цветов – свежих букетов недостаточно. Нужны оригинальные идеи и художественный вкус. Так что свое воображение и творческую жилку придется использовать во всех сферах, тогда прибыль и успех у клиентов вам обеспечены.
Рекламная деятельность
Когда офис найден и персонал нанят, пора приступать к маркетингу. Не последнюю роль играет наличие собственного веб-сайта. Сейчас многие люди ищут информацию именно в сети Интернет, поэтому страница агентства может стать стабильным источником постоянных клиентов. Помимо этого, следует использовать различные каналы для продвижения.
В зависимости от того, какие расходы позволяет ваш бизнес-план event-агентства, можно выбрать сообщения на телевидении или по радио, рекламные баннеры и плакаты по городу, телефонные переговоры с представителями организаций и личные встречи с потенциальными клиентами. После нескольких месяцев успешной деятельности можно будет надеяться и на бесплатное продвижение. Довольные клиенты распространят информацию о вас по «сарафанному радио» среди знакомых и коллег.
businessman.ru
9 полезных советов о том, как создать свое event-агентство
Во-вторых, нельзя замыкаться на одном направлении, например, свадебном, потому что рынок свадебных услуг подвержен застоям в плане идей больше, чем какой-либо другой. Но и отвергать сегмент организации свадеб и частных праздников тоже нежелательно, не смотря на то, что конкуренция здесь самая высокая, и битва за клиента напоминает скачки. Поэтому нужно искать в каждой нише новые идеи для проведения праздников. Стоит ориентироваться не на местных конкурентов, а на опыт столичных и зарубежных коллег, где event-индустрия ушла невероятно далеко. Если конкретно, то сотрудников нужно отправлять на обучение в Москву, заказывать профильные издания из США, показывать фильмы, проводить семинары и рассказывать о новых тенденция, обсуждать, куда двигаться дальше. В-третьих, важно завязать партнерские отношения со всеми возможными командами, которые позволяют сделать мероприятие лучшим: с концертными агентствами, распорядителями, стилистами, местными артистами, ведущими, фотографами и видеографами. При этом стараться быть максимально гибкими в отношениях с коллегами по цеху и предлагать им выгодные условия сотрудничества. В-четвертых, необходимо привлечь внимание клиента и заслужить его доверие. В этом смысле PR – это спасательный круг, а ежедневная социальная активность – залог успешности. Нанять хорошего SMM-менеджера не так сложно, причем платить ему баснословных денег не придется. В нашей сфере для продвижения своих услуг подходит именно интернет и социальные сети, в частности. В соцсетях нужно формировать положительное отношение клиентов с помощью хорошего контента, планировать публикации, готовить промо-съемки, одним словом, заниматься созданием мотивирующей и вдохновляющей атмосферы вокруг твоего бренда. И чем больше красивых картинок, вдохновляющих идей и мастер-классов ты будешь генерировать и отправлять в сеть, тем больше внимания ты будешь привлекать. Например, наши основные клиенты - невесты - всегда открыты к восприятию такого продукта. Они постоянно в поиске. И чем чаще их поиск будет наталкиваться на нас, тем лучше, поэтому жизненно необходимо быть на виду и делать красивый визуальный контент. Даже если мы станем полезны через месяц, полгода, год, все равно мы должны первыми приходить на ум. Часто к нам приходят сначала за организацией и оформлением свадьбы, а затем направляются со всем возможными личными и корпоративными праздниками как к проверенным людям. В-пятых, нужен правильный офис. В условиях организации работы подобного агентства необходимо очень четко представлять своего клиента. Кто он? На чем он передвигается: на личном или общественном транспорте? В какое время он чаще всего будет приходить на встречи?Можно снять офис на окраине и объявить, что рабочий день у вас с 9 до 18.00, а потом долго удивляться, почему нет клиентов. Не новой будет и мысль о том, что офис нужно снимать там, где есть и парковка, и близко находятся остановки общественного транспорта, клиенту не придется объяснять таксисту, какими дворами лучше к вам пробраться и т.д. Удобнее всего разместить офис в центре города, потому что клиенты готовы встречаться в вечернее время, а дороги вечером "стоят" как раз из центра к периферии. В офисе должен быть отдельный вход без проходных, консьержей и вахтеров. Офисные центры лучше исключить сразу, ведь на мероприятиях часто используются довольно крупные элементы декора, в том числе создаваемые вручную, а таскать их даже со второго этажа на первый довольно проблематично. Кроме того, в офисе должна царить вдохновляющая атмосфера праздника: никаких скучных обоев и серой стандартной мебели! Больше деталей и креативных образцов работ, но важно не перегрузить пространство и не сделать его похожим на склад барахла. В-шестых, организовать склад и мастерскую. Поскольку данный бизнес связан с постоянным производством декора и использованием крупногабаритных элементов (свадебные арки, стулья, стойки, посуда), придется позаботиться о просторной и хорошо оборудованной мастерской, а также о сухом чистом складе. В нашем случае мастерская находится в соседнем помещении с клиентской зоной, а под склад мы снимаем гараж. Расходы на его содержание тоже обязательно нужно учитывать. Организуя производство, нужно позаботиться о технике безопасности. В-седьмых, укомплектовать штат сотрудников и сделать сетку заработной платы. Основной костяк команды обычно выглядит следующим образом: менеджер по работе с клиентами, менеджер проектов, декоратор, графический дизайнер для полиграфии, разнорабочий. Самое трудное – подбор надежных специалистов, не подверженных творческим кризисам и т.д., но при этом заинтересованных в развитии компании, легко вовлекающихся в творческий процесс. Этаких математиков-лириков, но очень легких на подъем. Но а зарплата диктуется общими условиями рынка труда в городе.
В-восьмых, найти выгодных подрядчиков. Тут, как и в любом другом деле, необходимо найти баланс между качеством предоставляемых услуг и их ценой. Например, на рынке цветочного бизнеса у нас несколько партнеров. Найти оптимальную компанию довольно трудно, хотя фильтры предельно просты: у кого-то вам может не подходить график поставок, у кого-то регулярно хромает качество, у кого-то слишком высокая цена на товар. Если в вашем городе есть идеальный поставщик, то вы узнаете об этом без труда. Но для начала вам придется поработать с разными компаниями. Как показывает практика, идеальных нет. Нам приходится периодически заказывать то у одних, то у других. В том числе чаще всего из-за графика поставок, который не всегда удобен для организации каких-то мероприятий. В-девятых, определить для себя приоритеты в работе с подрядчиками. Что важнее: быстрый "навар" или имидж и долгосрочные перспективы работы на рынке? Для меня важней всего, чтобы клиент оставался доволен и потенциально мог привести мне новых. Оформляя праздник, мы работаем по принципу "сделай круто и не навреди ни клиенту, ни себе". Это касается в первую очередь подрядчиков. Быть может, у кого-то самая низкая цена на необходимые нам товары, но сильно хромает качество. Поверьте, руководствоваться мыслью "клиент не заметит в пылу празднования" не стоит. Даже если не заметит он, то заметят гости и уже никогда не обратятся к вам в качестве клиентов. Кроме того, в нашей сфере огромную роль играет "сарафанное радио". Всегда необходимо следить и за ним. Обычно все недобросовестные, как и хорошие, подрядчики - на слуху.
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
rb.ru
Кто такой event-менеджер? | Работа, карьера, бизнес
В переводе с английского «event» (по-русски звучит как ивЕнт) — это событие, значит, event-менеджер — специалист, который занимается организацией различного рода событий. Это могут быть как частные, так и корпоративные праздники, деловые мероприятия (конференции, семинары), а также специальные акции, направленные, например, на продвижение товара или услуг.
Как правило, event-менеджеры работают в специализированных агентствах, которых сейчас на российском рынке очень много. Хотя некоторые компании идут по другому пути: чтобы не обращаться к посредникам, берут в штат своего сотрудника. Самый главный вопрос, который волнует и тех, кто пользуется услугами event-агентств, и тех, кто ищет специалиста в штат, — как отличить профессионала в своем деле.
Чтобы ответить на этот вопрос, нужно определиться, что входит в обязанности event-менеджера. Конечно же, главное — это организовать мероприятие: подобрать место проведения, пригласить артистов, выбрать подрядчиков. Но это далеко не все. Любое событие задумывается с определенными целями, и настоящий профессионал знает об этом и всегда спросит о них.
К примеру, устраивая корпоративный Новый год, можно поставить задачу просто отдохнуть и развлечься, а можно попутно повысить лояльность сотрудников к компании и руководству, сплотить коллектив, а при наличии трений между отдельными управлениями сгладить их. Помимо целей, профессиональный event-менеджер подробно расспросит не только о количестве участников, но и о возрастной категории аудитории, процентном соотношении мужчин и женщин. Эта информация понадобится для выбора музыки, артистов, тематики мероприятия, интерактивных развлечений.
Исходя из поставленных целей и с учетом всех особенностей, разрабатывается концепция — тема, идея, стержень мероприятия. Как правило, event-менеджер предлагает на выбор несколько вариантов, один из которых в дальнейшем превращается в сценарий с поминутным расписанием действия и текстом ведущего. Но прежде чем представить концепцию, опытный специалист поинтересуется у заказчика его предыдущими мероприятиями. Если в прошлый Новый год коллектив погружался в атмосферу бразильского карнавала, то, понятно, что в этот раз предпочтет другую тематику. А может, наоборот, клиент побывал на необычной свадьбе у знакомых и теперь хочет устроить нечто подобное на своей.
На этапе подготовки event-менеджер помогает определиться с тем или иным выбором, подсказывает, на чем можно сэкономить, а на чем не получится или даже противопоказано. Сейчас стало модно приглашать в качестве ведущих звездных персон, но не каждый артист умеет взаимодействовать с публикой напрямую, и не каждый творческий человек будет придерживаться написанного сценария. Event-менеджер, который уже работал со звездами, может подсказать, насколько выбранный ведущий соответствует ожиданиям.
Наконец, площадка найдена, сценарий написан, всем подрядчикам поставлены задачи, ведущий и артисты приглашены. Но работа организатора на этом не заканчивается, на самом мероприятии на него возлагается контролирующая функция. Он должен проследить за всеми нюансами и ничего не упустить из виду: чтобы декораторы вовремя украсили зал, официанты подали горячее, звукорежиссер пустил нужную фонограмму, артисты знали время своего выхода, у ведущего был необходимый реквизит и еще много чего. Конечно, на крупных мероприятиях этим занимается целая команда.
Какими же качествами обладает event-менеджер, способный подарить яркое запоминающееся событие? В первую очередь, это организованный и ответственный человек, не лишенный творческой жилки. Он предусмотрителен, находчив и обладает быстрой реакцией на меняющиеся обстоятельства. Для него не составляет труда найти общий язык с разными людьми. Он готов работать, когда другие отдыхают. И что самое интересное, по статистике эту профессию чаще выбирают женщины..
shkolazhizni.ru
Event агентство - организация ивентов
Подольем еще немного масла в огонь… На сегодняшний день по-прежнему достаточно часто принимают event-менеджера за некоего массовика-затейника, радостного шута, близкого по сути к тамаде. К сожалению, такие есть и их немало. По большей части это видно из их резюме и сопроводительного письма, которое звучат примерно так: «Я организовывал в институте Мисс-факультет, я веселый и креативный, очень хочу работать у вас, потому что у вас весело». Такие люди-праздники часто ошибочно считают, что работа event агентства – это круглосуточное веселье, пьянки, гулянки и воздушные шарики. Таких «активистов» опытные event-агентства обычно на работу не принимают, вот они сами и начинают праздники организовывать. Как тамада в фильме «Горько»: «Будут конкурсы, будет весело!», – сообщила она концепцию вечеринки испуганным молодым.
Возвратимся к тому, кто же такие сотрудники event-агентства и какова суть работы такой компании. Согласно множеству исследований и опросов, event-менеджмент, относящийся к сфере «Маркетинг» и «Управление персоналом», входит в ТОП-10 самых сложных с эмоциональной точки зрения профессий. Event-менеджер и команда event-менеджеров это, по сути, продюсерская группа мероприятия. Причем, абсолютно не имеет значения – это небольшое частное мероприятие или открытие Олимпийских игр. Да, масштабы колоссально разные, объем задействованных служб кардинально отличается, но суть процедур и процессов, проходящих на всех этапах подготовки и проведения мероприятия, одна и та же.
Итак, зачем же Вам, как клиенту, покупать услуги профессионального опытного event агентства и какие услуги Вы получите за 10% от бюджета.
Опыт и огромный багаж знаний.
Не смотря на то, что подход к подготовке ивента строго системный и универсальный, каждое мероприятие уникально.Соответственно, за многие годы работы event-менеджер приобретает колоссальную базу знаний относительно всего, что с этим связано. Культура питания, подбор напитков, форматы кейтеринга, особенности сервировки, стандарты обслуживания официантов, особенности и ограничения питания, связанные с культурой или страной. Он должен разбираться в техническом оборудовании, понимать, какое из них качественное, а какое нет; как правильно составить смету, что в ней лишнего или чего не хватает; какие новинки есть на рынке, сколько нужно звука или света для каждой отдельной площадки и каждого отдельного случая. Сотрудник event агентства немного дизайнер – он знает, что такое форматы макетов, разрешение для печати той или иной продукции, умеет делать базовые макеты и знает, как ставить задачу дизайнеру, а еще когда нужно сделать цветопробу, а когда можно не тратить на это деньги. Он знаком со сценарной драматургией, обладает мастерством работы со звездами, знает базы артистов, ведущих и актуальных новинок. Причем, не просто знает, а может порекомендовать на основе собственного опыта. Кроме того, он прекрасный таймменеджер и кризисменеджер, так как основа успешного ивента – идеально составленная логистика. Итак, покупая команду профессионалов, Вы покупаете их опыт «проб и ошибок», они, по сути, являются Вашими гарантами качества и защитниками от некачественных подрядчиков.
Стандарты качества
От продажи до финализации проект проходит порядка 10 основных крупных этапов, каждый из которых разбит на процессы, которых в итоге более двухсот. Если учитывать тот факт, что внутри каждого процесса существуют этапы подбора, согласований, утверждений, работы над деталями, то получается, что проект проходит более чем через 500 процедур до момента полной реализации. На некоторых проектах случается так, что количество обслуживающего персонала превышает количество гостей. На проектах на 1000 и более гостей, зачастую, работает порядка 400 человек персонала (с учетом официантов, охраны, артистов, гардеробщиков, уборщиц и прочее). А теперь представьте себе шок Вашего сотрудника, в обязанности которого не входит организация ивентов, когда он столкнется лицом к лицу с необходимостью координации всех этих служб и процессов. Говорят, самый лучший клиент – это тот, кто хоть раз организовывал что-то сам. Итак, покупая услуги event агентства, Вы покупаете наработанные годами стандартные процедуры работы и организации процессов.
Команду агентства event агентством
Сотрудники event агентства во время подготовки проекта играют в ролевые игры. Для реализации каждого мероприятия формируется рабочая группа, в которой есть главный координатор и его подчиненные на этом проекте, отвечающие за те или иные зоны. Очень важно, чтобы во время мероприятия координатор проекта занимался только координацией ответственных. Эффект качественной работы проектной группы очень прост – все работает, как часики, и при этом организаторов не видно, они не носятся «в мыле» между кейтерингом и ведущим, чтобы синхронизировать момент выноса торта. В обычной жизни event агентства есть отдел продаж, отдел реализации, account-менеджеры, сценаристы, технические специалисты, дизайнеры и т.д. Соответственно, размещая заказ у ивент агентства, вы, порой, даже не догадываетесь, какой штат сотрудников работает над его качественной реализацией. Это не один массовик-затейник-человек-оркестр, а команда опытных и «сработанных» профессионалов.
Лояльность субподрядчиков
Каждое работающее не первый год event агентство с уверенностью скажет Вам: наши основные постоянные подрядчики – наше все, и будет рекомендовать Вам работать с ними. “Ага, они рекомендуют одних, не дают выбор! Почему я должен доверять именно этим подрядчикам?”, – подумаете Вы. Все очень просто – подрядчик для агентства, как и агентство для подрядчика, – постоянный партнер. Поверьте, на ивенте нет ничего хуже, чем некачественный ключевой подрядчик. Агентства годами собирают информацию, оттачивают опытным путем свою работу с основными подрядчиками – кейтеринг, технические специалисты, площадки, ведущие, диджеи, фотографы – чтобы на площадке быть на 100% в них уверенными, чтобы понимать друг друга по взгляду. И, конечно же, сами подрядчики проявляют высочайшую лояльность к агентству, потому что это их постоянный оптовый клиент. Они понимают, что один раз «лажанув», второго заказа от агентства у них не будет, они потеряют своего постоянного заказчика. Итак, выбирая работу с event-агентством, Вы покупаете его путь проб и ошибок по подбору ключевых подрядчиков, тем самым не рискуете основополагающими элементами мероприятия.
quest.events
8 секретов успешного event-агентства
Event-индустрия в России – ниша как минимум заполненная, если не сказать - переполненная. В каждом городе-миллионнике найдется с десяток компаний, которые специализируются на организации событий и праздников, производстве сувенирной продукции, подарков и оформления для залов. Конкуренция в отрасли и так серьезная, но в условиях сегодняшнего кризиса она еще больше сокращает ряды игроков. Чтобы укрепить свои позиции event-агентства разрабатывают новые модели ведения бизнеса и оптимизируют внутренние процессы. Советы профессионалов, как создать и развить event-агентство – в нашем материале.
- В конкурентной event-среде важно понимать, что корпоративный сегмент рынка – более прибыльный и интересный, и он приносит основной доход любому агентству. Нужно работать над привлечением корпоративных клиентов - так, чтобы их стало вдвое больше. Логика прибыльности проведения корпоративных мероприятий - в возможности круглогодичной загрузки агентства, которое обычно работает в сезонном режиме. За счет собственного графика мероприятий крупных компаний прибыльность агентства будет больше. В этом смысле стоит расширять контакты в бизнес-среде, трансформировать их из личной дружбы в деловые отношения.
- Нельзя замыкаться на свадебном направлении рынка, потому что он самый скудный по идеям и слишком традиционный. Однако отвергать эту нишу тоже нежелательно, поскольку она приноси прибыль и расширяет базу клиентов. Главное, что нужно делать – искать оригинальные решения для организации свадеб, привлекая опыт ведущих мировых агентств. Почерпнуть его можно в специальных профильных изданиях, фильмах, на курсах и семинарах.
- Сформируйте базу лучших подрядчиков в вашем городе из представителей концертных агентов, стилистов, дизайнеров, артистов, ведущих, фотографов, режиссеров, постановщиков и так далее. Основой долгосрочного и взаимовыгодного сотрудничества должны стать гибкость и выгодность условий сотрудничества.
- Необходимо каждый день работать над привлечением внимания клиента. PR–активность SMM-менеджмент – важные составляющие в достижении этой цели. В соцсетях - публиковать посты с рекомендациями от довольных клиентов. С СМИ - формировать положительный имидж вокруг агентства с помощью хороших публикаций и сюжетов. Проводить вдохновляющие мастер-классы, чтобы слышать обратную связь. Об агентстве будут говорить и обращаться за воплощением идей, только если о нем узнают, и путь к известности возможен только такой.
- В индустрии праздников должен быть правильный офис. Расположение – в зоне близкой парковки и остановки общественного транспорта, в центре города. Желательно, чтобы в офисе был отдельный вход без общей проходной, и в этом смысле деловые центры или жилые комплексы не очень подходят. В самом офисе важно сохранять приятную вдохновляющую атмосферу, а в интерьере должен сохраняться баланс офисного пространства и праздника.
- При офисе, либо недалеко от него должны быть склад и мастерская, поскольку крупногабаритные элементы и другой реквизит с прошлых проектов нужно иногда показывать клиентам в качестве примера. Идеально если эти помещения находятся в соседнем помещении с клиентской зоной, и до них легко добраться.
- Штат сотрудников укомплектовать лучше по следующей схеме: менеджер по работе с клиентами, менеджер проектов, декоратор, графический дизайнер для полиграфии, разнорабочий. Как и в любой отрасли искать нужно надежных специалистов, заинтересованных в развитии компании и легко вовлекающихся в творческий процесс, готовых к авральному режиму и легких на подъем. Мотивировать их высокой зарплатой в кризис сложно, поэтому в коллективе важно сохранять дружескую атмосферу, чтобы сотрудник не мыслил переходить в другую компанию.
- Найти поставщиков материалов (цветов или декора, например), соблюдающих эффективный баланс между качеством услуг и их ценой. Оптимально помимо цены и качества услуг компания должна подходить по графику поставок, системе расчетов, документообороту. Найти идеального подрядчика – долгая работа по методу проб и ошибок, однако если не гнаться за дешевизной, а выбирать компанию с хорошей репутацией, она сможет быть вашим долгосрочным партнером.
www.fingramota.org
Бизнес идея: открываем event агентство
Иметь свой бизнес, к этому стремится каждый, но просто быть владельцем бизнеса недостаточно. Необходимо чтобы он приносил постоянный доход...
Именно поэтому предлагаем вам ознакомиться с бизнес идеей по открытию event-агентство. Данный бизнес не просто прибыльный, он сверхприбыльный, к тому же имеет много предпосылок для своего дальнейшего развития и расширения.
Так что такое event-агентство? Event-агентство – это специальная фирма, которая занимается организацией различных праздников, мероприятий, выставок, банкетов, презентаций и много чего еще.
Для того чтобы открыть такую фирму, вам необходимо пройти регистрацию в налоговых органах и получить право на осуществление данного вида деятельности.
Для того чтобы все правильно сделать и в последующем не возникло различных вопросов по поводу законности и верности оформления необходимо заранее проконсультироваться с юристом.
Затем вам необходимо определиться с помещением, где будет размещаться ваш офис. Он нужен для того, чтобы клиенты могли к вам придти и сделать заказ, уточнить все возникающие вопросы. И, в конце концов, фирма обладающая своим офисом смотрится довольно солидней и ей больше доверяют клиенты.
Бизнес идея: открываем event агентство
Это может быть любое помещение или офис, к тому же он может размещаться в любой точке города, это не принципиально, но желательно, чтобы до вас было удобно добраться.
Так же вам необходимо заранее продумать все рекламные мероприятия, связанные с раскруткой агентства. Это могут быть рекламные буклеты или видеоролик на местном телевидении, или это может быть реклама на радио. Любой способ оповещения людей о ваших услугах подойдет.
К тому же вам необходимо сделать визитки о вашей компании и разработать презентацию ваших услуг, которую вы будете показывать заказчикам.
Вот подошла очередь и персонала. В данном бизнесе от них зависит очень много. Поэтому все ваши сотрудники должны быть люди артистических профессий. Это могут быть певцы, танцоры и тому подобные деятели. К тому же вам понадобится костюмер, который будет создавать костюмы для выступлений. Вот практически и все что вам нужно знать на первоначальном этапе, чтобы открыть данный вид бизнеса...
-----Понравилась статья? Пожалуйста, поделитесь с друзьями. Спасибо :)
money-job.ru
