4 правила, как писать текст коммерческого предложения. Как писать коммерческое предложение

Как правильно написать коммерческое предложение

Пишем коммерческое предложение. Эффективно!

Всё ли мы знаем о коммерческом предложении и о том, как правильно его написать? Кажется, нет ничего проще: взять листок бумаги, черкануть в нем несколько красивых фраз о себе и о своих услугах, и отправить потенциальному клиенту. Но на деле оказывается все гораздо сложнее.

kommercheskoe_predlozenie

Многие из нас смешивают коммерческие предложения с уникальными торговыми предложениями, с информационными письмами или офертой. Предварительно надо хорошо разобраться в назначении каждого из них, обратившись хотя бы к Википедии, и уяснить для себя самое важное: коммерческое предложение надо писать и составлять уже после того, как выяснены потребности клиента. И в ответ на конкретные запросы уже отправляем конкретное предложение.

Поэтому ответ на вопрос — «Кому мы пишем?», решается сам собой. Конкретному Ивану Ивановичу или Ирине Петровне. Не забываем, что в остальных типах писем и предложений этот вопрос хорошо прорабатываем и думаем «Кому и в Каких ситуациях это нужно?».

Другими словами, сначала сегментируем своих потенциальных клиентов, и исходя из специфики деятельности клиента предлагаем решить именно его проблемы и задачи. Подробнее о сегментации клиентов можно узнать на очень мною любимом сайте системы «ТРИЗ-ШАНС», где вы найдете для себя много полезной информации не только о сегментации и коммерческом предложении.

С другой стороны, наши знания о различных видах писем и предложениях могут нам быть очень выгодны, так как не все в этом хорошо разбираются. Особенно секретари со своим «секретарским барьером».

На их излюбленную фразу «Пришлите свое коммерческое предложение», вы сможете проинформировать секретаря, что такое коммерческое предложение, и что к большому их сожалению, вы не сможете его прислать, так как еще не определены потребности в ваших услугах. Так что им придется ограничиться нашим уникальным торговым предложением. Что очень даже не плохо, если правильно его написать.

Важное! в коммерческом предложении:

1. Определяем нашу цель. Предположим, что целью составления КП является наше желание побудить клиента к покупке. Есть ли какие-то промежуточные цели? Давайте подумаем, возможно это:

Предоставление необходимой и детальной информации для следующего контакта.
Расчет стоимости заказа.
Ответ на вопросы клиента.
Информирование о новостях или проводимых мероприятиях.

Все эти моменты мы обязательно учтем , когда будем думать о содержании документа.

2. Оформляем наше предложение. Как правило, это не самая трудная задача, но до того, как наполнить документ содержанием, мы должны знать, как это нужно делать:

Оформляем на фирменном бланке компании, на котором должен быть логотип, наименование компании и контактные данные.
Заголовок предложения может быть созвучен сути нашего предложения. Писать «Коммерческое предложение» в заголовке не стоит. Лучше написать так: «Оформление и получение Разрешения Ростехнадзора»
Используем фирменный шрифт.
Выделяем важное жирным шрифтом или курсивом. Но не допускаем перебора.

При необходимости используем элементы графики.
Не используем сокращения.
Адресуем конкретному получателю.
Обращаемся к клиенты от имени компании, с позиции «МЫ».
В конце письма указываем контакты, фамилию, имя и должность, у которого можно будет запросить подробную информацию.

Как написать коммерческое предложение правильно?

3. Наполняем содержанием. Эта задача немного посложнее, но я уверена, что мы с ней справимся.

1. Вспоминаем, что любое сочинение состоит из 3 основных частей: вступления, основной части и заключения. При написании будем следовать правилу: «Сначала сообщаем важное, затем полезное, затем интересное».

2. Вспоминаем, какие потребности и задачи клиента мы взялись решать с помощью наших товаров или услуг. Пишем про это в самом начале, после обращения к получателю. Это и будет нашим вступлением. Только не начинаем писать про себя, про то, какие мы славные и чем мы можем гордиться. Чтобы было понятнее, приведу пример: «Учитывая, что Ваша компания начинает работу в нашем городе, предлагая программное обеспечение предприятиям малого бизнеса, мы понимаем, насколько важным для вас будет привлечение клиентов именно в Вашу компанию…»Вариантов может быть огромное множество. Самое главное помнить правило: начинаем говорить о клиенте, и о том, что близко и знакомо ему.

3. В основной части необходимо сделать конкретное предложение с конкретными цифрами, фактами, таблицами, графиками и т. д. То есть то, о чем мы говорили с клиентом на словах, теперь описываем в коммерческом предложении для того, чтобы все расчеты были у клиента перед глазами. Но это должна быть подробная информация о том, как можно применить предмет, о котором идет речь. Возможно, будет необходимо указать характеристики продукта, о которых мы не упомянули в разговоре. Такая информация может содержаться в приложениях к данного документу. Описываем суть нашего предложения.

4. Именно здесь будет уместным дать информацию о нашей компании, которая убедит клиента в нашей компетентности, профессионализме и надежности.

5. Указываем порядок работы и условия сотрудничества по предстоящему договору. Ясность на начальном этапе — всегда является залогом доверительного отношения друг к другу, тем более, что это прописано на бумаге. Так мы сумеем продемонстрировать свой профессионализм и опыт.

6. Если нашим преимуществом являются цены, то об этом можно уверенно заявить в коммерческом предложении. Если предстоят какие-либо дополнительные расходы по ходу договора, то об этом нужно написать именно здесь.

7. В заключительной части необходимо написать о преимуществах и выгодах, которые ожидают клиента в ближайшей перспективе. Мы хорошо знаем свои сильные стороны, поэтому нелишним будет об этом рассказать клиенту. Говорим об этом на языке аргументов.

8. Следующим шагом будет задача побудить клиента к покупке и заключению договора. Для этого мы подводим итог, резюмируя написанное, формулируем идею и призываем клиента к действию. Призвать к действию можно спросив прямо клиента об этом. Например: «Сообщите пожалуйста, какой вариант сотрудничества Вас устроит, и мы согласуем удобные сроки».

Объем нашего предложения должен составлять одну-две страницы А 4.

9. Подписываем наше коммерческое предложение. В интернете можно много найти изысканных примеров подписей, я остаюсь верна традиционной форме:

С уважением, Сергиенко Елена Филипповна,

ООО «СЦСиРД»

филиал Самарского Центра Сертификации и Разрешительной документации в г. Тольятти

samarasertifikat.ru

+7(848)236 51 41; +7(927)219 42 50

Мы работаем в системах сертификации ГОСТ-Р,

Тех.Регламента, ISO 9000 (ISO 9001), СЕ (европейский

сертификат), Роспотребнадзора, Ростехнадзора,

Госпожарнадзора, Росздравнадзора МЧС

10. Не забываем правильно оформить свою подпись в электронной почте, если предложение мы будем отправлять с ее помощью. Как это сделать, я писала в статье «Настройте правильно свою подпись в электронном письме». Это тоже важный пункт. Все детали играют на нас или против нас.

Теперь можно ненадолго выдохнуть, передохнуть или сменить вид деятельности, а немного позже вернуться к нашему творению и представить себя на месте клиента.

Интересный прием

Для этого мы возьмем красный маркер и зачеркнем все то, что относится к нам, к продавцу. Если после этого мы видим внятный призыв к клиенту, побуждающий его расстаться с деньгами, то все в порядке, все сделали правильно. Если этого не произошло, увы, придется переписывать.

Также хорошим способом проверки является дать оценить его нескольким своим сотрудникам. Таким образом, недочет, на который укажут большинство из них, и следует исправлять.

Когда содержание нас устраивает, следует внимательно проверить оформление письма, все ли нужное и важное выделили, все ли наши зацепки бросаются с глаза при прочтении, не перегружено ли наше сообщение. Ведь чем проще мы его напишем, тем больше мы будем уверены в том, что оно будет понятно клиенту.

Проверяем, грамотно ли мы написали наше предложение. Длинные предложения нужно разделить на короткие для того, чтобы удобно было понять, о чем написано.

Внимательно проверяем должность, имя и фамилию получателя — здесь категорически не допускаются ошибки! Окидываем взглядом и оцениваем, не похоже ли на спам? Затем смело и уверенно его отправляем. На следующий день необходимо позвонить и уточнить, принято ли наше коммерческое предложение к рассмотрению.

Умение и навык приходит со временем

Умение правильно писать эффективные (продающие) коммерческие предложения приходит с опытом. И если с первого раза не получается так, как хотелось, то отчаиваться не стоит. Вместо этого надо написать еще одно, а затем еще несколько.

Уметь писать такие письма должны не только руководители, но и любые сотрудники, которые непосредственно общаются с клиентом. Причем писать надо грамотно, профессионально и убедительно. Коммерческое предложение — это лицо фирмы.

И если не подойти к этой работе ответственно, то испытательным материалом будут сами клиенты. Вы сами увидите, на какие из ваших предложений будут отклики, а на какие — нет. Но это уже — упущенные возможности. А нашей задачей было научиться эффективно писать коммерческое предложение.

Итак, резюмируя написанное, делаем вывод: для того, чтобы сделать наше предложение потенциальному клиенту, необходимо научиться выполнять определенные правила и требования написания. Учитывая при этом, что в разных сферах деятельности при написании таких предложений существуют свои особенности и специфика.

Чем меньше наше предложение будет похоже на спам, тем больше вероятность ответного звонка и отклика со стороны клиента. Используя эти правила для написания продающего коммерческого предложения, мы имеем все шансы реализовать свои намерения. В чем и желаю успеха себе и своим читателям.

Успевайте больше за меньшее время вместе с «Копилкой эффективных советов».

Попробуйте сделать свое коммерческое предложение таким же понятным, как в этом коротком видеоролике. Подписывайтесь на новые статьи блога, чтобы не пропустить самое интересное.

Копилка эффективных советов

В этой же рубрике:

Я согласен на обработку моих персональных данных в соответствии с Пользовательским соглашением

kopilkasovetov.com

Как написать коммерческое предложение, которое работает.

Представителей бизнеса часто интересует вопрос: как написать коммерческое предложение, которое работает.Заинтересовать потенциального партнера по бизнесу или будущего покупателя достаточно сложно. Особенно с учетом конкуренции. Информационное письмо, составленное ненадлежащим образом, рискует затеряться среди себе подобных. Существуют ли какие либо хитрости, позволяющие этого избежать? Как написать коммерческое предложение, которое будет замечено? Требования к его оформлению довольно просты. Это должен быть грамотный текст, небольшого объема, распечатанный на стандартном листе формата А 4, шрифтом, который удобен для чтения. Стиль изложения в данном случае регламентируется правилами этикета в составлении деловых бумаг. Впрочем, несмотря на все ограничения, вам вполне по силам написать коммерческое предложение, которое будет выделяться в общей массе. Подобные информационные письма можно разделить на две категории: персонализированные (имеющие конкретного адресата) и рекламные. Цель последних - эффективная презентация новых товаров и услуг. Принципы составления текста в этом случае кардинально различаются. Начнем с рекламных рассылок. В этом случае ваша основная задача так подать информацию, чтобы она привлекла потенциального клиента с первого взгляда. Послание должно иметь броский, цепляющий заголовок. Это гарантия, что письмо не окажется в мусорной корзине и будет хотя бы прочитано. Перед тем как написать коммерческое предложение, непременно определите свою целевую аудиторию и составляйте текст таким образом, чтобы адресная направленность была ясна не только вам. Стиль написания текста в этом случае также будет различаться.Эпатаж и креатив вполне уместен, когда речь идет о молодежной аудитории. Если коммерческое предложение нацелено на более солидного клиента, его внимание скорее привлекут конкретные статистические выкладки. Психологи советуют использовать слова "Вы" и "Ваше" в четыре раза чаще, чем местоимения первого лица. Представляя покупателю товар или услугу, не ограничивайтесь характеристиками и описанием, подчеркните также выгоды и преимущества.Текст должен быть образным и ярким, но не старайтесь перегружать его техническими терминами или высокопарными оборотами. Избегайте слишком длинных предложений и абзацев более 6 - 7 строк. Используйте подзаголовки в тексте.Информация о сроках действия предложения и условиях его предоставления размещается в конце страницы. Закончите текст парой предложений, в которых коротко изложена суть всего текста. Теперь немного о том, как написать коммерческое предложение для конкретного адресата. По сути своей, такое персонализированное письмо мало отличается от прочей деловой корреспонденции, и здесь действуют те же правила оформления. Для написания текста используется фирменный бланк с логотипом организации. Шрифт должен быть одного размера, важные моменты можно выделить жирным. Обращение к получателю размещается по центру листа. Текст большого объема разделяется на абзацы. Схемы и диаграммы выполняются в цвете, для большей наглядности. Не старайтесь подавать информацию строго научно. Подберите простые и понятные иллюстрации, оперируйте терминами, доступными для понимания. Коммерческое предложение должно быть выдержано в строгом деловом стиле. Избегайте жаргонизмов, избитых фраз, расхожих предложений. Начинать следует сразу с главного, а именно с того, зачем адресату читать это письмо до конца. Постарайтесь определить все выгоды вашего предложения и четко изложить их в первых строках.Далее приведите данные статистики или научных исследований. Сформулируйте преимущества вашего товара или услуги перед конкурентами.Предоставьте информацию о ценах и специальных скидках.Закончите текст кратким итогом. Пусть это будут веские доводы в пользу вашей услуги или товара.

Не торопитесь сразу же отправлять письмо адресату. Несколько раз перечитайте текст и удалите из него все лишнее. Поверьте, даже после десятой правки, непременно найдется информация, без которой можно обойтись.Часто, менеджеры или сами предприниматели не слишком утруждают себя размышлениями, как писать коммерческое предложение и используют готовые образцы. Такой подход не слишком эффективен, поскольку не учитывает индивидуальных особенностей бизнеса. Лучше потратить немного времени, чем получить отказ и потерять клиента.

fb.ru

4 правила, как писать текст коммерческого предложения

Коммерческое предложение — один из главных инструментов компании. На какие моменты в оформлении стоит обратить внимание, чтобы добиться успеха? Предлагаем четыре правила составления КП и чек-лист (образец документа) для его проверки.

В этой статье вы прочитаете:

Как писать текст коммерческого предложения
Образец текста коммерческого предложения

Как писать текст коммерческого предложения? 4 правила и образец помогут сделать коммерческое предложение.

ТОП-5 самых нужных статей для коммерсанта:

Правило 1. Уделите внимание базовым элементам КП

Заголовок. Вместо слов «Коммерческое предложение» используйте другой заголовок, иначе КП воспринимается как шаблон. В идеале «Коммерческое предложение» стоит заменить на «Информация о…» и добавить персонализацию.

Например, «Информация о раскрутке компании X в Facebook»: клиенты любят читать о собственной фирме. Исключение — если потенциальный покупатель просит подготовить именно КП. В этом случае необходимо короткое уточнение: «Коммерческое предложение о раскрутке компании в Facebook». Такой заголовок лучше писать в две строки: на первой — «Коммерческое предложение» (крупным шрифтом), на второй — уточнение.

Шапка. Не спешите размещать рядом с контактными данными банковские реквизиты компании: скорее всего, потенциальные клиенты отреагируют негативно. Представьте, что к вам в офис приходит представитель фирмы, которая оказывает услуги, и сразу озвучивает адрес и банковские данные. Нет смысла переходить к обмену реквизитами, если вы не успели заинтересовать клиента.

Постскриптум. Он играет не последнюю роль в КП. Поэтому визуально выделяйте этот фрагмент текста (с помощью букв P. S. или другого шрифта). Используя постскриптумы, вы сможете:

показать клиенту, что предложение ограничено во времени: «P. S. При заказе Х до YY.YY.YY вы получаете персональную скидку в размере 15%»;
продемонстрировать количественное ограничение: «P. S. В акции участвуют только 20 единиц Х, а это письмо получили 1200 человек. Через 15–20 минут (если не раньше) акционный товар будет раскуплен. Так что поторопитесь»;
сделать акцент на подарках и бонусах: «P. S. Всех получателей этого письма, сделавших заказ на сайте, ждет приятный сюрприз — Х в подарок»;
усилить и подчеркнуть гарантии, которые вы предоставляете клиентам: «P. S. Нашли Х по более низкой цене?! Сообщите нам, и мы вернем вам разницу в полном объеме»;
сообщить, что потеряет клиент, если не откликнется на коммерческое предложение (уйдут заказчики, выиграют конкуренты и пр.): «P. S. Рано или поздно этот вопрос встанет ребром. Такие ситуации лучше (и дешевле) предупреждать, а не ждать визита проверяющих»;
доказать клиенту выгоду с помощью цифр, исследований, отзывов: «P. S. «После применения на практике знаний, полученных на мероприятии Х, я был удивлен результатом», — говорит Иван, участник предыдущего тренинга».

Правило 2. Проверьте оформление текста

Специалисты по зрительной эргономике пришли к выводу, что глаза человека легче воспринимают в печатном тексте шрифты с засечками, а в электронном — без засечек. Помните об этом правиле.

Поведение человека меняется при смене шрифта текста. Дэвид Льюис из компании Mindlab провел эксперимент: разделил участников на две группы и предложил прочитать описание томатного супа в печатном меню, оформленное одним из двух шрифтов — строгим Courier и каллиграфическим Lucida Calligraphy. После этого участники попробовали суп. Группа «Lucida Calligraphy» высоко оценила вкус блюда (64% участников) и оплатила заказ. Группе «Courier» суп не понравился, участники не заплатили за блюдо.

В тексте ограничивайте количество слов, написанных заглавными буквами. Если в компредложении присутствует прямая речь или цитата, выделите этот фрагмент курсивом или используйте шрифт, похожий на рукописный.

Выравнивайте текст по левому краю, это упрощает чтение: расстояние между буквами и словами становится одинаковым, текст не «плывет».

Правило 3. Приложите к КП дополнительную информацию

Если вы предлагаете товар, добавьте к коммерческому предложению снимки продукта в разных ракурсах (например, в руках клиента). Хорошо работают «фотографии в действии», когда видно, как товар используется по назначению. Если делаете ставку на отличия новой версии продукта, продемонстрируйте это на фото. Так, габариты можно показывать на фоне предметов (монеты, спичечного коробка и пр.). Кроме того, сочетайте фотографию и описание продукта в тексте компредложения.

Если вы используете приложения к коммерческому предложению, упомяните это в тексте. Каждое приложение должно иметь номер и заголовок. Например, «Приложение № 1. Расчет эффективности…». Слова «Приложение № 1» выравниваются по правому верхнему краю, «Расчет эффективности» — по центру.

Правило 4. Протестируйте КП перед отправкой

Сегодня клиент требует точной и четко сформулированной информации. Поэтому оптимальный размер коммерческого предложения — две-четыре страницы. Если КП содержит полезную информацию и подсказывает потенциальному клиенту, как решить проблему, он прочитает текст до конца. Если речь в компредложении идет о достоинствах и регалиях компании, адресат не осилит и полстраницы.

Прежде чем отправить коммерческое предложение, протестируйте качество оформления текста. Если вы высылаете текст по электронной почте, продублируйте на собственфный почтовый ящик; если по факсу — отправьте на другой факс. Убедитесь, что ваше КП хорошо смотрится и отличается от других.

Чек-лист предоставила «Студия Дениса Каплунова» (профиль — разработка информационных и рекламных материалов, предназначенных для коммерческих целей).