Как выбрать аутсорсинговую компанию? Аутсорсинговую компанию что это

Как работать с Аутсорсинговыми Компаниями.

kak-rabotat-s-autsorsingovymi-kompaniyami На сегодняшний день деятельность предпринимателей объединяет много в себе задач. Знать все по каждой сфере совершенно нереально, а заниматься исполнением всех его функций, труд не для одного человека. На первый взгляд выходом покажется, создание большого штата сотрудников, что станет довольно затратно и не выгодно.

Решение этой проблемы лежит в новой и популярной услуге под названием аутсоринг. Что же это такое? Аутсорсинг — это передача организацией, на основании договора, определенных бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в нужной области.

Первой, воспользовалась данной услугой, компания Kodak. Аутсоринг подразделяют на: производственный, ИТ-аутсорсинг (ITO), аутсорсинг бизнес-процессов (BPO), аутсорсинг управления знаниями (KPO). На настоящее время аутсорсинг бизнес-процессов очень популярен, потому что позволяет более действенно осуществлять предпринимательскую деятельность.

Такого рода услуги не относятся к предоставляемым сервис. Данный вид, носит длительный характер, сроком не меньше года. Главным источником экономии средств с помощью аутсорсинга является повышение эффективности предприятия в целом и появление возможности освободить соответствующие организационные, финансовые и человеческие ресурсы, чтобы развивать новые, или сконцентрировать усилия на существующих направлениях, требующих усиленного внимания. Для аутсорсинга основой является наличие бизнес-процесса.

Виды бизнес-процессов:

Управляющие, регулирование функций системы.
Операционные, составление основ бизнеса компании и создание главных потоков прибыли.
Поддерживающие, обслуживание основного бизнеса.

Функции, которые часто обслуживаются аутсорсинговыми компаниями:

различные виды техподдержки оргтехники и сетей (компьютерных),
бухгалтерский учет,
услуги переводчиков,
предоставление транспортных услуг,

деятельность по обеспечению безопасности,
реклама.

Любая деятельность имеет как сильные стороны, так и слабые. Каждые из которых должны подлежать рассмотрению.

Выгоды аутсорсинга:

экономия затрат, их контроль.
возможность направить денежные, технические, организационные и человеческие ресурсы на укрепление уже имеющихся технологий или развитие новых.

Для этого вам не потребуется расширение штата и затраты связанные с этим, включая уплату налогов и зарплату.

Аутсорсинг позволяет понизить риски связанные с осуществлением бизнес- процессов посредствам применения спецоборудования, получения высокого качества услуг, типовых знаний и современных технологий, уменьшив воздействие неконтролируемых факторов. Являясь на стадии становления собственного бизнеса, без должного опыта в экономической сфере, сведете на нет возможность рисков и сократите свои ошибочные действия в управленческой среде. Владея предприятием малого (или среднего) бизнеса, будет уместно передать на аутсорсинг маркетинг, бухгалтерский учет, ИТ и рекламу, в связи с тем, что для ведения этих областей необходимы специализированные знания.

Преимущества аутсорсинга. За пример возьмем бухгалтерское дело.

Лучшее решение для задач связанных с персоналом. Это даст вам ряд преимуществ, таких как отсутствие нужды поиска или обучения специалистов, замена персонала во время отпуска, болезни и др. причин. Учитывая психологический фактор, сотрудники буду видеть себя более востребованными, от сюда и на совесть относиться к работе.
Удачный метод экономии средств на обслуживании офиса.
Шанс пользоваться чужой базой знаний и профессионального опыта.
Позволит избежать штрафных санкций, за несоответствие сроков представление отчетности в налоговые органы, за это будет нести ответственность компания аутсорсинг.

Если есть возможность заплатить за данный вид услуг, это избавит от необходимости самостоятельно углубляться в дела и охватывать широкий круг специальных знаний. Одним словом освободит от забот по входу в бизнес, зная, что доверились рукам профессионалов, а следовательно шанс на ошибки явно ниже чем при самостоятельной неумелой организации.

Предприниматели уже сотрудничавшие с аутсорсинговыми компаниями, оставляют отзывы о их работе. Поэтому стоит интересоваться именем и качеством услуг выбранной компании.

Не все сотрудники данных фирм, достаточно квалифицированны в определенных областях. Некоторые владеют неэффективными методами, при осуществлении которых вы понесете затраты и урон в плане эффективности. При этом есть риск нарушения конфиденциальности предоставленной информации, в силу переданного полного доступа ко всем источникам предприятия.

Общие недостатки. Новоявленные аутсорсинговые компании, по причине неопытности могут оказаться неэффективными, с постоянно меняющимся штатом сотрудников, что пагубно сказывается на качестве их услуг. Не грамотный кадровый подбор, не знание менталитета стран и пр. все это создает условия для не качественного труда. На сегодня в России вы можете встретить компании по услугам аутсорсинга и международного уровня тоже.

Рынок аутсорсинга на данном этапе развития, располагает широким кругом услуг. Самые популярные из которых, имеющие бухгалтерскую направленность. Бухгалтерский аутсорсинг – один из вариантов бухгалтерского обеспечения функций учёта и отчетности на предприятии, за которое несёт полную ответственность, в соответствии с законодательством РФ, руководитель предприятия. Актуальным является и аутстаффинг – это деятельность агентства, направленная на оформление ваших работников в собственный штат.

Важным является аутсорсинг в области ИТ, связанный с научно-техническим ростом и технологий интернет. В Росси это такие направления, как создание и поддержка сайтов и обслуживание ПК.

Аутсорсинг в области маркетинговых коммуникаций, так же одно из популярных направлений. Это услуги по управлению взаимосвязями с клиентом, в основном, аутсорсинг обработки телефонных вызовов и передача на сторону колл-центров.

Сотрудничество с аутсорсерами. Чтобы избежать всяческих недоразумений, недопониманий и непредвиденных обстоятельств в такого рода сотрудничестве, необходимо заблаговременно обратиться к услугам юриста, для заключения договоров такого характера.

Прежде чем перейти на аутсорсинговое обслуживание нужно просчитать основные затраты для самоличного осуществления данного рода операций, сравнить с предложением компании, поставляющий услуги и сделать соответствующие сравнительные выводы. Будьте внимательны при расчете затрат, учитывайте все возможные расходы, чтобы не привести компанию к невыгодному сотрудничеству. Обратите внимание на предлагаемые планы по изменению структуры вашего бизнеса, чтобы она не разнилась с вами выбранной и соответствовала нужным целям. Обговорите все нюансы, учитывая все возможные варианты изменений, еще перед заключением сделки.

Хочется предостеречь вас о принятии решения в связи с канонами современности данного вида услуг, это может оказаться для вас не выгодно. Не гонитесь за модой, взвешенно принимайте решение по мере их необходимости.

Как бы там ни было, аутсорсинг является выгодным видом услуг для малого (среднего) бизнеса. Наилучший способ грамотной оптимизации производства, что позволит руководителю экономить время и заниматься решением лишь управленческих вопросов.

Видео: Что такое аутсорсинг? Плюсы и минусы аутсорсинга. Как работает аутсорсинг и что это такое?

openbusines.ru

Как выбрать аутсорсинговую компанию? - Статьи и обзоры

Как выбрать аутсорсера и зачем он нужен?

Аутсорсер — специализированная организация класса (B2B), поставщик услуг аутсорсинга, таких как, например, обслуживание компьютеров и серверов. Основными признаками аутсорсинговой организации - выделение в бизнесе ключевого процесса оказания услуг, являющихся для других организаций вспомогательными.

Мария АДЛЕР, старший юрист, руководитель отдела по работе с клиентами

«Чтобы правильно выбрать аутсорсера, определитесь, чего именно вы от него ожидаете — экономии по сравнению с содержанием собственных служб, повышенной ответственности (за результат), удобства в работе или компетентности. Не требуйте всего сразу: одновременное выполнение этих требований в принципе невозможно».

Учетные, налоговые и юридические функции прибыли не приносят и считаются второстепенными. Но их непосредственное влияние на результаты всего предприятия таково, что они определяют устойчивость бизнеса и его перспективы.

Как управлять тем, в чем не являешься специалистом?

От эффективности работы учетных, налоговых и юридических служб зависит все предприятие, а иногда и его существование, поэтому вопрос организации и управления этими функциями должен входить в компетенцию самого высшего руководства наряду с основной, профильной, деятельностью. Как правило, руководитель знает все особенности и нюансы профильной деятельности предприятия, тогда как учет, налоги и право для него — «черный ящик». Реально управлять и контролировать при этом невозможно, поэтому решение доверить функции учета, налогов и юридической защиты наемным специалистам выглядит логичным. Но именно это решение создает для предприятия скрытые и неконтролируемые риски. Очень неприятная для руководителя особенность учета, налоговых и юридических функций состоит в том, что все основные ошибки, способные нанести предприятию значительный ущерб, могут годами никак себя не проявлять до определенного момента (налоговой проверки, судебного иска, нарушения контрагентом обязательств и т.п.). Когда такой момент наступает, поднимать вопрос о виновных и их ответственности за ущерб уже бесполезно. Во-первых, размер ущерба, как правило, таков, что наемный специалист просто не способен его покрыть, а во-вторых, часто оказывается, что ошибка вообще допущена его предшественником. Думать, что ответственность делегирована наемному специалисту — опасная иллюзия для руководителя. Наемный работник не способен принять на себя ответственность, за его ошибки всегда будет расплачиваеться предприятие, независимо от того, понимает это руководитель или нет.

Ответственность

Почему нельзя возложить ответственность на того, кто вырабатывает и принимает решения, т.е. на специалиста? Теоретически наемный специалист может нести материальную ответственность перед работодателем за причиненный ему ущерб; ответственность (административную и уголовную) по закону как должностное лицо; может рисковать профессиональной репутацией в случае некомпетентности (например, увольнение по «нехорошей» статье ТК).

Материальная ответственность. По закону материальная ответственность за причинение вреда вследствие профессиональной ошибки не предусмотрена. Максимум, что может взыскать работодатель, — заработок специалиста, который можно незаконно задержать или не выплатить. Зар-плата высококвалифицированного специалиста в области УНП может быть значительной, но она всегда на порядок меньше возможных последствий ошибок и небрежности. Поэтому в реальной ситуации за него всегда расплачивается предприятие.

Ответственность специалиста как должностного лица не так значительна, как обычно думают. Например, для юриста организации она вообще не предусмотрена. Ответственность за организацию учета и выполнение требований налогового и другого законодательства всегда несет руководитель. Законодатель устанавливает правило — перед контролирующим органом отвечает руководитель, а уже позаботиться о том, как организовать работу так, чтобы выполнялись все требования закона, он должен сам. При этом, закон не дает в руки работодателю практически никаких инструментов. Ответственность за некомпетентность или профессиональную ошибку в Трудовом кодексе не предусмотрена. Фактически Трудовой кодекс устанавливает в отношениях работник — работодатель презумпцию виновности работодателя и предполагает, что все неясности и неоговоренные в контракте, должностных обязанностях и инструкциях случаи трактуются в пользу работника. Четко проработанные должностные обязанности, инструкции и контракты — большая редкость, чем с успехом и пользуются сотрудники в невыгодной для себя ситуации. Суд в конфликтных ситуациях всегда на стороне работника.

Потеря деловой репутации. Опасение скандала, боязнь потерять репутацию в какой-то степени может быть гарантией добросовестности и ответственности. Но далеко не всегда: эта мотивация работает на очень высоком профессиональном уровне (крупный бизнес, узкие и закрытые профессиональные сообщества, специфические сферы деятельности), т.е. когда рынок и специалистов, и работодателей узок, когда все специалисты известны наперечет и находятся на виду. В условиях Москвы, юрист или бухгалтер, работающий в малом или среднем (а иногда и крупном) бизнесе, редко принимает во внимание вопрос репутации, поскольку рынок труда настолько широк, а работодатели настолько беспечны (или точнее, не знают как им следует поступать), что он без особенного труда найдет себе работу, даже если с ним расстались на прежней работе со скандалом.

Что делать?

Для повышения ответственности собственных специалистов предприятия основная задача руководства — обеспечить наличие четко проработанных должностных инструкций и эффективной системы административно-кадрового документооборота. Проблему это не решит, но улучшит мотивацию и контроль. В целом же, чтобы как-то контролировать риски, связанные с функциями учета, налогов и права, руководителю необходимо либо выявлять ошибки специалистов до того, как они нанесут ущерб (т.е. выстроить эффективную систему внутреннего контроля текущей деятельности и состояния дел), либо передать функции исполнителю, способному реально нести ответственность за результат (т.е. самому оплачивать свои ошибки). В противном случае — возникновение проблем в результате ошибок в учете или юридических документах — вопрос времени и удачи.

Система внутреннего контроля

Оперативно контролировать компетентного специалиста может только еще более компетентный специалист, поэтому построение службы текущего контроля (внутреннего аудита) — сложная и дорогостоящая задача, которая по плечу только большим предприятиям. Средний, а тем более малый бизнес, редко может себе это позволить. Решением, доступным для малого и среднего бизнеса, является итоговый контроль — налоговый и юридический аудит истекшего периода (не путать с обязательным аудитом отчетности). Такой контроль является итоговым (т.е. он не предотвратит ошибку, но поможет ее исправить до того как она обратится в убытки). Затраты на такой аудит не составят более 20% от бюджета соответствующей службы за проверяемый период. Во-первых, проверка покажет, насколько оправданно потрачены средства на содержание службы, а во-вторых, учитывая масштаб возможных последствий невыявленных вовремя ошибок, такие затраты не чрезмерны даже для самого малого бизнеса.

Аутсорсер, ведущий ценовую войну с расходами клиента на собственных специалистов, будет приносить в жертву либо ответственность, либо компетентность, либо все сразу.

Аутсорсинг — возможности и опасности

Аутсорсинг позволяет предприятию как решить вопрос организации контроля (оперативного и итогового), так и передачи самих функций на исполнение аутсорсеру, т.к. потенциально имеет ключевое преимущество: на аутсорсера можно возложить ответственность за результат.

Ответственность. На сотрудника нельзя возложить ответственность, а на аутсорсера можно. Значит, появляется возможность полного делегирования с контролем «по результату». Но эта ответственность должна быть детально определена в договоре и подкреплена, как минимум, реальным договором страхования профессиональной ответственности. Компетентность. У специалиста аутсорсинга гораздо больше возможностей специализации, развития профессиональных знаний и исследований, чем у специалистов соответствующих служб самого предприятия. Опыт узкопрофессиональных специалистов может быть объединен и получена синергия. Но это — тоже лишь возможность. Специализация, знания и исследования должны быть очевидны в виде публикаций, научных работ, признания профессионального сообщества, реализованы в виде проектов и подтверждены клиентами. Должны быть технологии объединения и систематизации опыта в виде организационной структуры, аттестационных процедур, внутренних стандартов и т.п.

Гибкость. Аутсорсинг как технология позволяет клиенту быстро изменить масштабы или направления сотрудничества, и при этом заметно сэкономить на затратах на организацию, закупки оборудования, поиски офиса, наем специалистов, или наоборот, — увольнение, сворачивание работы и т.д. При выборе партнера для аутсорсинга следует помнить, что и эти, и почти все другие преимущества аутсорсинга — только возможности, которые еще нужно реализовать. Если эти преимущества не реализованы, то их и нет. В то же время — главный недостаток — степень зависимости аутсорсера от клиента гораздо меньше, чем зависимость сотрудника от работодателя, а «прозрачность» работы гораздо меньше, чем прозрачность собственных служб клиента. Аутсорсер для клиента — «черный ящик». Поэтому, явится аутсорсинг решением или только увеличит риски, зависит от выбора, который сделает предприятие и его руководитель.

www.globalit.ru

Что такое аутсорсинг и аутсорсинговая компания?

Что такое аутсорсинг и в чем его цель?

В переводе с английского Аутсорсинг (outsourcing) – передача работы на контрактной основе внешним соисполнителям.Т.е. передача неосновных функций компании в управление специализированной компании, или аутсорсеру.

Цель аутсорсинга состоит в том, что услуги аутсорсера обходятся вашей компании дешевле, нежели управление непрофильной деятельностью лично, а получаемый результат более качестчвенный.

По сути аутсорсинг вошел в нашу жизнь уже давно, так например, хорошо знакомое нам всем в прошлом «бюро добрых услуг» не что иное, как аутсорсинг.

Сейчас можно выделить: аутсорсинг бизнес-процессов и производственный аутсорсинг.

Аутсорсинг бизнес-процессов

Под этим видом аутсорсинга понимается множество подвидов, а именно: производственно-хозяйственный аутсорсинг (управление объектами недвижимого имущества, профессиональная уборка и организация питания) управление транспортным имуществом ,рекрутинг, аудит, бухгалтерское и финансовое сопровождение.

Экономия при использовании аутсорсинга составляет около 10%, от затрат компании.

Производственный аутсорсинг

В этом виде аутсорсинга компания передает подрядчику определенное звено в своей производственной цепочке. Например, цепочку производства мороженого можно поделить на звенья: покупку сырья, изготовление смеси, выпечку рожка, изготовление непосредственно готового продукта и хранение.

Аутсорсинг сегодня

Сегодня многие компании уже оценили преимущества аутсорсинга. Исследования проведенные в 14 странах мира показали, что 65% опрошенных уже передали 1-ну или более непрофильных функций. Из них 80% довольны работой аутсорсинговых компаний. Развитые страны активно используют услуги аутсорсеров, так в США -70% предприятий пользуются этими услугами, в Европе - около 47%.

Россия активно перенимает западный опыт и по темпу роста количества компаний пользующихся аутсорсингом, мы намного опережаем запад.

Почему аутсорсинг?

Самое важное преимущество аутсорсинга - это возможность сконцентрироваться все ресурсы на ключевом бизнесе или иначе, не тратить ресурсы на то, что не приносит прибыли.

При аутсорсинге заказчика интересуют только цена и качество оказываемых услуг, а все финансовые риски несет специализированный подрядчик.

За счет сокращения персонала, увеличивается рентабельность бизнеса, а это значит и инвестиционная привлекательность предприятия растет.

С привлечением стороннего специализированного подрядчика повышается уровень качества услуг благодаря автоматизации и новым технологиям

Специализированный подрядчик или дочерняя компания?

Модель работы аутсорсинга вызывает множество споров. Поскольку собственники считают, кто способен управлять бизнесом лучше, чем я? Отсюда возникает идея преобразовать непрофильный актив в дочернюю компанию и оказывать эту услугу. Многочисленный примеры, доказывают обратное.

Возникают следующие сложности при организации дочерней компании:

1.Необходимость к значительным одномоментным вложениям в перестройку непрофильного актива.

2.Внедрение ИТ-технологий, стандартов качества, повышения квалификации сотрудников с целью вывода компании на конкурентоспособный уровень.

Плюсы сервисной компании:

1.Обладает накопленным опытом.

2. Вносит в компанию мировые достижения, что увеличивает ценность услуги.

3.Ниже стоимость оказываемых услуг за счет эффективного использования персонала.

Как выбрать сервисную компанию?

Перевод непрофильной сферы на аутсорсинг может занимать от 1-9 месяцев. За это время необходимо тщательно оценить потенциального подрядчика.

Профессиональная сервисную компания стоит выбирать по следующим критериям:

№	Критерий	Описание
1	Лояльность к клиенту и оперативность принятия решений	К сожалению, до начала работы сложно определить, обладает ли компания этими качествами. Поэту следует обратить внимание на срок работы компании на рынке и клиентскую базу. Так же следует обратить ваше внимание на качество проводимых встреч, на оперативность делового документооборота, на желание обсуждать ваши дополнительные пожелания и т.д.
2	Прозрачность и понятность действий	Т.е. подрядчик на всех этапах должен уметь обосновывать ценообразование ,условия работы и качества.
3	Репутация компании аутсорсера	Сервисная компания должна быть готова показать рекомендации о своей работе.
4	Наличие страхование профессиональной ответственности	Страхование профессиональной ответственности сервисной компании позволит вам быть уверенным в финансовых рисках.

Как показывает практика, оценив эффективность использования аутсорсинга, компании начинают рассматривать возможность, передать и другие непрофильные виды деятельности.

При этом опять приходиться проходить этапы по выбору подрядчика, его анализу и передачи ему непрофильных функций. Поэтому рекомендуются передавать максимальное количество функций одного типа, аутсорсеру, который уже сумел доказать свою состоятельность .

Взаимодействие с одной сервисной компанией приносит больше экономических выгод за счет:

1.Экономии на управленческих затратах;

2.Благодаря наличию общего центра управления,что облегчает отношения клиента с подрядчиком и претензионную работу;

3.Способствует построению доверительных долгосрочных отношений.

Поэтому, если планируете передавать в управление больше одной функции, следует отдавать предпочтение сервисной компании с широким ассортиментом услуг.

Заключение

Аутсорсинг -это эффективный инструмент увеличения конкурентоспособности компании. Опыт аутсорсинга показывает, что специализированная компания более успешно справляется с задачами которые вызвали сложности при решении собственными силами или с помощью дочерней компании.