«Планерка» как способ повышения лояльности персонала компании. Для чего нужны планерки
Планёрка с сотрудниками: как проводить ее правильно
В России не принято собираться в коллективе по рабочим задачам. Связано это с тем, что каждый торопится сделать на работе свои дела, а не сидеть на собраниях и мусолить очевидные темы. Но что если такие встречи будут полезны для каждого, они будут проходить эффективно и быстро? Тогда глупо от них отказываться. Поэтому внедряем в Вашей компании такое мероприятие как “планёрка”, от основ до готовых шаблонов.
Может не надо?
Вы когда-нибудь пробовали проводить планёрки с сотрудниками? Если да, то уверен Вы сталкивались по окончанию мероприятия с такими высказываниями как “Опять поговорили ни о чём”. Это классическая ситуация и связана она с незнанием того, как проводить планёрки, а не с тем что, это в целом плохо и неэффективно.
И чтобы сразу расставить все точки, давайте зафиксируем само понятие что такое планёрка. И обратите внимание, я беру его не из головы, а из любого словаря по типу: Ожегов, Ефремов, Даль, Тихонов или Кузнецов. Все они дают, плюс-минус, одно и то же описание.
Планёрка — короткая встреча для оценки и определения хода выполнения поставленных задач.
Ключевое слово — короткая встреча. Именно это отличает проведение планёрки от совещания. И так как в мире всё относительно, определим максимальный предел сколько длится такая встреча — это 60 минут. Всё остальное это не планёрка, а как мы уже говорили, совещание.
Виды планёрок
Планёрка планёрке рознь. На первый взгляд они все одинаковы, но в реальности их структуры и цели проведения различаются между собой. Поэтому Вам нужно знать их виды и использовать именно те, что нужны Вашей команде.
Время проведения
Мы можем разделить все планёрки на три времени: ежедневные, еженедельные и ежемесячные. Обычно в компании есть только один из этих вариантов, все остальные считаются ненужными. Хотя все они несут разные задачи и проводятся по разному плану.
- Ежедневная планёрка. Нужна в случае активной деятельности или мотивации сотрудников. Длительность её не превышает 15 минут, всё коротко и по делу.
- Еженедельная планёрка. Используем для того, чтобы подвести итог прошедшей недели и выстроить планы на будущую. Длительность такой встречи до 30 минут.
- Ежемесячная планёрка. Обязательное мероприятия для оценки полученных результатов за месяц работы, который сложился из всех дней и недель. Продолжительность до 1 часа.
Часто ежемесячную планёрку растягивают до 2-3 часов. В этом случае, по правилам русского языка, это уже совещание. Но так как нам важнее не фактическое название, а реальное назначени, то можем допустить такую встречу и до 3 часов. Главное, чтобы всё это было по делу.
Также нужно учесть, что существуют не системные собрания для решения срочных или насущных вопросов. Такие планёрки так и называются — внеплановые. Собираются, проводятся и заканчиваются довольно быстро. Но они есть и от них не убежать.
Было бы замечательно, если бы все, или хотя бы многие, компании работали как в анекдоте выше. Но, увы, такая схема практически никогда не встречается. Поэтому переходим далее к темам планёрок.
Тема встречи
Помимо того, что планёрки делятся на временные промежутки, они ещё делятся на темы. Хотя для большинства, планёрка — это оценка выполненных задач за неделю и подведение итогов по достижению плана продаж. Такой формат тоже есть, но всё постепенно.
- Распределение задач. Цель и результат такой встречи — это по-уши загруженные сотрудники задачами на ближайшее время.
- Один вопрос. Чаще всего это внеплановые встречи, тема для которых — отдельно стоящие вопросы на повестке дня.
- Мозговой штурм. Мы часто практикуем короткие собрания небольшой частью команды для генерации идей по поставленной теме.
- Информационная. Та самая планёрка, к который мы все так привыкли, озвучивание фактической ситуации на данный момент времени.
- Мотивационная. Людей нужно заряжать, особенно, если у них очень стрессовая работа. Через такие встречи у Вас будет возможность это сделать., потому что это отличный метод мотивации.
- Обучающая. Небольшие знания за короткий промежуток времени. Это не наскучит и будет полезно, особенно, если это делать часто.
В условиях реалий, наши планёрки похожи на снежный ком из разных тем. Это не плохо. Главное, чтобы всему удавалось уделить достаточное внимание. Стратегия “Голопом по Европам” ни к чему хорошему не приведёт, так как и рыбку съесть, и сковородку не помыть — не получится. Это миф.
НАС УЖЕ БОЛЕЕ 45 000 чел.ВКЛЮЧАЙТЕСЬ
Составляющие успешной планёрки
Перед тем, как мы перейдём к конкретным шаблонам плана проведения планёрки, давайте определим основные моменты проведения такой встречи. Потому что важно не только ЧТО, но и КАК проводить. Всё постепенно коллеги, не торопитесь.
- Повод встречи. С этим мы разобрались, каждая встреча должна иметь повод. И все должны знать о нём;
- Люди. Кто будет участвовать в планёрке Вы должны знать заранее и об этом известить участников;
- Место проведения. Конференц-зал, офис или коридор — решайте сами. Уверен это не сложно;
- Время проведения. Нужно конкретное время, желательно всегда одно и то же, чтобы выработалась привычка;
- Регламент встречи. Вы и сотрудники должны знать подтемы и хронометраж данного собрания;
- Дополнительные материалы. Флипчарт, бумага, ручки и другая атрибутика должны быть готовы до встречи;
- Куратор. Обычно ведущий планёрки это начальник или один из руководителей, но это вполне может быть и сотрудник;
- Секретарь. Человек, корый будет записывать все итоги планёрки, так назыаемый протокол, для дальнейшего распространения.
Если Вы учтёте эти составляющие, то эффективность планёрки будет значительно выше, потому что Вы сможете правильно подготовиться к ней и будете точно знать что говорить на планёрке.
Часть из списка — очевидные вещи. Но Вы вдумайтесь, как каждый из пунктов можно улучшить относительно ситуации сейчас. Например, каких людей кроме менеджеров по продажам можно ещё позвать на встречу. Или может сделать часть планёрок, которые проводят сами сотрудники.
И еще один весомый плюс для тех, кто еще сомневается, смотрите в видео ниже.
План планёрки для внедрения
Я не очень люблю шаблоны и образцы, так как они не учитывают индивидуальные особенности каждой компании. А ведь каждый бизнес специфичен (я слышу это постоянно от руководителей). Но если Вы человек не из робкого десятка, то с лёгкостью сможете данный образец переделать в план проведения планёрки для своей компании.
| Еженедельная планёркаВремя: каждый понедельник в 09.00Продолжительность: до 30 минут |
|
Это план как провести планёрку в отделе продаж раз в неделю месячный вариант будет выглядеть более масштабно, а план ежедневной планёрки будет выглядить более скромно. И, конечно, итоги будут подводиться либо за месяц, либо за день. Но уже на основе этого можно сформировать Ваш план вне зависимости от того, что у Вас — розница, опт или услуги.
Любителям фишек или важные нюансы
Любое действие можно сделать лучше. Поэтому когда нас просят оценить эффеткивность планёрок, мы можем закрытыми глазами сказать, что есть моменты для улучшения. Много их или мало, а самое главное внушительные они или нет, это вопрос другой. Но найти их точно можно. И вот Вам список самых популярных улучшений из нашей практики.
Планёрка в скайпе. Если сотрудники не могут встретиться в жизни, это не повод отменять встречу. Проведите её в скайпе. Также можно подключить через скайп тех, кто не смог прийти, и провести планёрку одновременно оффлайн и онлайн.
Только позитив. Старайтесь на таких собраниях говорить обо всём со стороны “Как это улучшить” и “Что было сделано хорошо”, тогда Ваши встречи будут нести более мотивационный и положительный характер.
Бонусы за присутствие. По умолчанию Вы можете штрафовать за отсутствие или опоздание на планёрку, а можете выдавать премию тем, кто не пропустил и одной.
Опоздавшие стоят. Те кто опаздывают, не только получают выговор и массу презрительных взглядов, но и всю планёрку проводят стоя на ногах. Весело? Вам точно, а опоздавшему не очень.
Соблюдение времени. Определите на каждый блок конкретное количество времени, и если Вы выходите за него, то просто обрывайте разговор. Сначала будет плохо, потом научитесь быть более эффективными.
Перекус до планёрки. Налить себе кофе и скушать печеньки можно только до планёрки. После начала действует режим — “Кто не успел, тот опоздал”.
Подарок активным. Самых активных можно и нужно поощрять. Вы можете каждую планёрку выделять тех, кто много участвует и за это давать мини-подарок. Мелочь, а приятно.
Итог планёрки. Когда “секретарь встречи” подобьёт итог, то его нужно обязательно раздать всем или, ещё лучше, поместить на самом видном месте для лучшего усвоения.
Коротко о главном
Во всём моём коллективе 90% людей это командные игроки, поэтому мы до фанатизма любим проводить небольшие встречи. Так как коллектив у нас относительно молодой (до 35 лет), нам очень сложно даётся проведение планёрок, ведь каждый норовит посмеяться и поговорить “за жизнь”. Мы могли проводить планёрку по 3-4 часа. Но так было раньше.
Сейчас мы — команда, которая реально осознаёт силу, процесс планёрок и для чего нужны они. У нас есть внутренние правила (никаких телефонов, говорим на языке решений, нет негативу и т.д.), у нас есть готовые регламенты, есть ответственные лица (каждый раз новые) и многое другое. Всё это помогает нам быть эффективнее.
Когда мы приходим в компании на маркетинговый консалтинг, то планёрка — это один из первых инструментов, который мы внедряем. И каждый раз мы видим как “телега еле движется”. Но всё проходит. И главное правило в этом не только качество планёрки, но и её регулярность. Поэтому здесь можно использовать немного изменённую известную фразу — “Попробовав НЕСКОЛЬКО раз, ем и сейчас”. Удачного внедрения. Будут вопросы, пишите в комментариях.
Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl+enter
in-scale.ru
Как проводить планерку
Планерки, оперативки и собрания – это неотъемлемая часть рабочего дня практически каждого сотрудника. Руководитель рано или поздно сталкивается с необходимостью самостоятельно проводить ежедневную планерку. Но как часто бывает, этому никто особо не учит. Поэтому часто возникает вопрос – как проводить планёрку?
Цели проведения планерки
Первое что необходимо сделать это определить цели, которые вы хотите достичь проведением планерки. Как правило основная цель таких совещаний – это создание единого информационного пространства среди всех сотрудников, как следствие достижение более высокой мотивации персонала и слаженности работы. Планерки помогают решить следующие задачи:
- Постановка целей и задач на команду;
- Доведение общей информации до всего коллектива;
- Решение общих вопросов;
- Мотивация и вовлеченность персонала;
- Обучение сотрудников, за счет передачи лучших практик;
- Командообразование
Согласитесь, достижение таких целей представляет большой интерес для любого управленца. Поэтому практика планёрок столько распространена в бизнесе. Но добиться эффективности от собраний не так просто, важно придерживаться четко прописанному плану действий и готовиться к каждой планерке.
План проведения планерки
Итак, мы определили, что собрание штука важная и полезная, но, чтобы не превратить этот инструмент в очередную бесполезную пытку подчиненных, руководителю стоит подойти со всей серьезностью к подготовке планерки. Ранее мы обсудили цели проведения совещания, задача руководителя в зависимости от цели составить план проведения планерки. Естественно собрание для продавцов и для ТОП менеджеров будет кардинально отличаться друг от друга. Хотя сама структура проведения будет примерно одинаковой.
Пример проведения планерки для продавцов магазина
- Приветствие, возможно разминка. Задача разбудить сотрудников, придать положительных эмоций.
- Обсуждение результатов работы за вчера. Поощрение лучших продавцов, лучшие продавцы должны поделиться секретами успеха. Желательно, чтобы были озвучены примеры правильного поведения, которые привели к положительному результату.
- Общая информация. Важные задачи на сегодня, обсуждение мероприятий, которые сегодня необходимо сделать.
- Постановка плана на день, возможно распределение планов на каждого продавца. Так же стоит оговорить за счет каких действий план будет выполняться.
- Групповая мотивация, мини командообразование, хака, короче нужно зарядить коллектив положительными эмоциями.
Пример проведения планерки с руководителями подразделений
- Ведущий доводит основные KPI показатели;
- Каждый руководитель отчитывается о работе своего подразделения. Лучшим аплодируют, худшие рассказывают о планируемых мероприятиях для изменения ситуации;
- Обсуждение общих вопросов, доведение информации;
- В завершении лучше всего завести какую-либо традицию, направленную на командообразование. Хотя бы громко поаплодировать.
Очень важным моментов в проведении любого собрания, как можно быстрее давать возможность высказаться подчиненным. Желательно с первых минут вовлечь как можно больше участников планерки. Это поможет настроить команду.
Секреты успеха планерки
Самое важное! Чтобы собрание было интересное, вы должны к нему готовиться. Успех собрания зависит от нескольких важных факторов:
- Информационная составляющая. Информация, которая доводиться на собрании должна быть полезной и интересной. Если информация скучная и однообразная, то делайте интересный способ подачи информации. Убирайте скучную и не полезную информацию;
- Эмоциональная составляющая. Даже самая интересная тема может быть загублена неправильной подачей. Вспомните ваших преподавателей из университета, на каких-то лекциях вся аудитория спит, а на другие полный аншлаг.
- Лидер, который проводит собрание. Чем авторитетнее ведущий, тем лучше его воспринимает аудитория. Если у вас авторитет не высок, внимательно работайте над 1 и 2м пунктами.
Правила проведения планерки
Рекомендую разработать ряд четкий правил, которые помогут сделать ваше собрание более эффективным. Дело в том, что всем собраниям свойственны одни и те же проблемы и важно уметь с ними работать.
Опоздавшие сотрудники
На собрание всегда кто-то норовит опоздать. Такие сотрудники вносят большой деструктив и сними нужно отчаянно бороться. Прощу всего договориться предварительно со всеми участниками команды что мы делаем с опоздавшими. Есть несколько примеров: опоздавший приносит всем кофе или фрукты, опоздавший рассказывает анекдот, опоздавший поёт песню и т.п. Самое главное, чтобы правила все знали и все им следовали. Если правило продуманной и принятое коллективом, то вы сократите опоздания до минимума.
Одно и тоже время проведения собраний
Очень важно соблюдать чёткий график проведения собраний. Нет ничего хуже внеплановых собраний, это срывает планы подчиненных, не даёт им нормально подготовится. К таким собраниям отношение изначально негативное, что не располагает на рабочий лад.
О любом собрании нужно оповещать заблаговременно, лучше всего не менять даты и время собраний без лишней необходимости.
Не затягивать время собраний
Очень важно следовать таймингу, если вы определили, что собрание не должно длиться больше 30 минут, значит держите слово. Чем дольше собрание, тем оно менее эффективно. Если нужно решить сложные вопросы и требуется длительное время на проработку деталей, то создавайте рабочие группы компетентных сотрудников. Часто большая часть собрания тратиться на проработку организационных моментов, и большая часть слушателей вообще вылетает из диалога.
Говорит только ведущий
Часто наблюдаю картину, когда сотрудники бояться своего босса и в итоге собрание превращается в монолог диктатора. Как правило всё это происходит при гробовой тишине, а воздухе чувствуется напряженность. Директивный стиль управления не уместен на собраниях, он противоречит сути этого мероприятия. В идеале, на планерке должны высказаться все участники.
Обсуждение частных вопросов
Иногда один из участников планерки может попытаться использовать данное мероприятие для решения своего частного вопроса. Сотруднику публичная постановка вопроса как правило выгодна. Такой подход может превратить собрание в балаган. Поэтому нужно сразу пресекать подобные манипуляции и назначать время для решения частных вопросов.
Влияние собрания на работу
Всё о чём вы договорились на собрании должно выполняться и контролироваться с вашей стороны. Если нет контроля, сотрудники быстро адаптируются и перестанут выполнять ваши распоряжения.
Как проверить эффективность собрания
Эффективность собрания достаточно легко проверить. Спросите ваших подчиненных что было на собрании? Через 5 минут после собрания, через 3 часа и на следующий день. Ответы на эти вопросы это обратная связь для организатора планерки. Если информации много, заставляйте сотрудников вести записи. Но фиксировать информацию в любом случае все должны.
worldsellers.ru
«Планерка» как способ повышения лояльности персонала компании
Если численность вашей компании составляет от двух человек и больше, то коммуникация, то есть обмен информацией, является неотъемлемым элементом вашей управленческой деятельности. Ведь информация — это связующее звено всех частей организации. Нарушение коммуникации (ошибки при передаче информации, плохо построенный обмен и пр.) по уровням, например, начальник — подчиненный или отдел продаж — отдел закупок, всегда влечет за собой снижение показателей эффективности работы. И тут одна из ваших основных задач — обеспечить сотрудников не только инструментами или сырьем, но и, самое главное, информацией для качественного выполнения своих обязанностей, а, значит и для повышения прибыли вашего бизнеса.
Коммуникации в организации могут иметь самые разные формы и реализовываться различными способами. Хорошим примером коммуникации является проведение «планерок» (совещаний, «летучек») с сотрудниками. О том, что такое планерка, как и, главное, зачем регулярно собирать работников в одном месте, мы и поговорим сегодня в рамках серии постов по HR в нашем блоге.
Зачем нужна планерка?
«Планерку» можно охарактеризовать как короткое оперативное совещание по обсуждению результатов работы и текущих проблем. Варианты решения этих проблем тоже можно обсуждать, но тогда это будет уже более длительное совещание по конкретному вопросу. А основная цель «планерки» — контроль текущей ситуации и мониторинг актуальных проблем в работе компании.
Разберемся, что говорить на планерке и на какие вопросы вы отвечаете совместно с сотрудниками:
- что получилось сделать вчера (позавчера, на прошлой неделе), почему;
- что не удалось сделать, почему;
- что и как планируем сделать сегодня (завтра, на следующей неделе), какие результаты ожидаем.
Также нужно отметить роль «планерки» в формировании лояльности персонала компании. Лояльность персонала, или, говоря простым языком, верность компании формируется у сотрудников не только и не столько за счет заработной платы и прочих материальных благ (хотя и они, безусловно, играют роль). Лояльность не покупается. Тогда как провести планерку, чтобы ее повысить? Лояльность возникает через правильно выстроенную коммуникацию. Таким образом «планерка» может стать прекрасным инструментом повышения этой самой лояльности.
В ходе «планерки» разрушаются барьеры между отделами компании, снижается разобщенность. Все, что происходит в компании (планы, задачи, проблемы) становится ближе и понятнее каждому работнику, что повышает мотивацию и заинтересованность людей. Ведь если сотруднику неизвестны (непонятны) долгосрочные и краткосрочные цели компании, показатели эффективности ее работы, задачи на ближайшую неделю, это неизбежно ведет к демотивации и, как следствие, ухудшению результатов работы и потери управляемости.
С другой стороны, если вы знаете, как правильно провести планерку, то сотрудники хорошо понимают, что происходит в компании, в каждом отделе, радуются общим «удачам» и достижениям, разделяют (просто разделяют, даже если не решают совместно) проблемы. Именно через такие переживания, которые можно получить на «планерке», и формируется лояльность, командный дух.
Хорошо организованная «планерка» позволяет быстро и эффективно стимулировать персонал на решение ежедневных задач, мотивировать к достижению общих целей. Это один из идеальных инструментов формирования командного духа у сотрудников — в связи с этим надо подчеркнуть, что особенно важно проводить планерки в период введения изменений в компании. Через «планерку» легко получать обратную связь от персонала и корректировать план нововведений.
Признаками эффективности планерки являются ее результаты — что-то спланировали, получили обратную связь, разрешили спорную ситуацию, распространили или собрали новую информацию и т. д. Кстати, бывает, что сотрудники, а иногда и руководители воспринимают «планерку» как потерю времени, но на самом деле так можно сказать только про неэффективную, неверно организованную «планерку». Из этой статьи вы узнаете, как вести планерку так, чтобы она приносила пользу.
Правила организации «планерок»
Во-первых, время начала и окончания должно быть фиксированным и известным заранее всем участникам. Больше чем на 30 минут сотрудников лучше не собирать: работа компании или отдела «встанет». Если фирма небольшая, можно собрать все отделы вместе, если большая — только руководителей отделов (внутренние «планерки» они проведут сами) — так или иначе нужен адекватный подход к составу участников.
Во-вторых, по месту «планерки». Как проводить планерки в отделе продаж, если нет отдельного помещения, переговорной? Можно собирать всех в кабинете руководителя или просто в самом большом кабинете. К слову сказать, если места мало, «планерку» даже лучше проводить стоя — люди не будут «настроены» на долгую беседу: все кратко и четко, по делу.
Кроме того, сегодня есть сервисы, позволяющие проводить совещания и конференции он-лайн (например, Skype). Это хороший вариант, если ваша компания очень большая или ее отделы локализованы в разных географических точках.
В-третьих, как правильно проводить планерки в отделе продаж и насколько часто нужно это делать? Периодичность этого мероприятия может быть разной. В одних компаниях принято «собираться» каждое утро, в других — по понедельникам или в начале и в конце недели. Все зависит от специфики работы компании, интенсивности бизнес-процессов, скорости поступления новой информации и качества связей между отделами.
В-четвертых, как и любую другую эффективную коммуникацию, «планерку» лучше начинать с позитива и позитивом заканчивать. Обсуждать проблемы обязательно нужно, но хорошо, когда «планерка» заканчивается какими-то вдохновляющими словами руководства, призывом к действию («Мы — команда!»).
В заключение подчеркнем, что «планерка», как форма коммуникации внутри организации, является прекрасным способом повысить лояльность ваших сотрудников, сделать их «более верными» компании. А лояльные сотрудники однозначно приносят прибыль, тогда как нелояльные несут только слухи, домыслы и недоверие.
Признание со стороны коллег, похвала начальства, дружелюбная, теплая атмосфера в коллективе — это все «правильная планерка», которая формирует здоровое желание «порвать» конкурентов за свою компанию. Это то, что вам нужно — движение вперед. Так что «планируйте» грамотно — собирайте всех вместе, решайте проблемы и вдохновляйте!
Высоких вам конверсий!
Дарья Хоромская, руководитель HR-отдела LPgenerator
image source Pavel Kirillov
03-12-2014
lpgenerator.ru
зачем и как проводить, плюсы и минусы — СКБ Контур
Планерка — это производное от английского plan, короткое рабочее совещание, посвященное ходу выполнения намеченного плана. По своей типологии все планерки можно разделить на категории по трем критериям — видовому, временному и количественному.
По видовому критерию все планерки делятся на отчетные (короткие совещания, на которых руководители отчитываются о ходе выполнения соответствующих задач), дискуссионные (брифинги на тему возможного изменения выбранного пути достижения той или иной цели) и мотивационные (совещания, на которых раздаются задачи и определяются роли в процессе работы над вопросом, задачей).
По временному критерию планерка может являть собой ежедневный, еженедельный, ежемесячный процесс.
По количественному критерию планерка может быть как массовая (для всех сотрудников), так и закрытая (для отдельной инициативной группы, управляющих, совета директоров компании.)
Зачем проводить планерку?
Если организовать этот процесс как хорошую традицию перед началом рабочего дня, то это поможет дисциплинировать коллектив (уменьшить число утренних опозданий), более четко обрисовывать цели и задачи перед сотрудниками (ведь, как известно, рациональный план на день гораздо эффективнее, чем план на полугодие), даст возможность видеть реальные результаты работы более явно (в том случае, если отчетность коллектива перед руководителем и руководителя перед коллективом станут обязательными элементами планерки). Помимо уже вышеупомянутых достоинств хорошо проведенное утреннее совещание может придать силы сотрудникам, увеличить производительность труда, стимулировать к эффективной работе в течение дня. Этот психологический аспект, безусловно, играет важную роль в установлении позитивных отношений между работником и работодателем, а также способствует сплочению коллектива.
Почему многие люди считают планерку пережитком прошлого?
Во-первых, само возникновение этого процесса большинство людей относят к тем временам, когда о телефоне и слышать не слышали, а о том, что такое интернет и мультимедийные технологии, вообще не догадывались. Выходит, что единственным способом встретиться вживую и обсудить важные рабочие моменты были как раз те самые планерки. За неимением оперативных средств связи вопросов накапливалась уйма, и времени такое действо занимало очень много (в среднем три-четыре часа). По этому поводу один известный американский экономист как-то заметил: «Если в вашей фирме существуют планерки, значит, вы на верном пути. Осталось только уволить всех тех, кто туда ходит, и оставить всех тех, кто в это время работает».
Во-вторых, большинство офисных работников негативно относятся к планеркам как раз из-за того, что этому уделяется примерно 20% времени, причем, по замечанию многих из них, речь шефа длится в среднем половину времени, отводимого на этот процесс.
В-третьих, если планерки в фирме проходят ежедневно, то в скором времени это обязательно превратится в своего рода формальность. Ведь большинство задач, которые ставит успешный бизнесмен, долгосрочны, и ежедневный отчет в двух предложениях будет звучать так: «Все хорошо, мы над этим работаем». Необходимость ежедневной планерки всплывает обычно в тот момент, когда предприятие начинает выполнение новой стратегической задачи в критически сжатые сроки, либо в период кризиса. В такие моменты действительно необходимо постоянно мониторить ситуацию, следить за малейшими изменениями.
Регламент
У любой, даже самой короткой планерки должен быть свой регламент. Он так или иначе помогает гораздо более продуктивно проработать насущные вопросы, сделать процесс более динамичным и эффективным. В правилах хорошего тона делать рассылку регламента работникам в вечернее время для того, чтобы они могли обдумать все затрагиваемые вопросы и выступить с конструктивным, содержательным предложением. Помимо прочего стоит учесть и то, что ко времени проведения утреннего совещания каждый работник должен иметь на руках копию регламента. Немаловажно возложить ответственность на определенного человека, который следил бы за временем (если докладчик выбивается из временного ограничения, описанного в регламенте, то это затягивает процесс проведения совещания и, как следствие, негативно влияет на настроение коллектива).
Проводить или не проводить? Вот в чем вопрос
Планерка, безусловно, важный процесс, хотя бы в контексте своевременного целеполагания и мотивации сотрудников, однако пришло время выйти за рамки обыденного понимания этого термина. Возможно, не так принципиально собирать каждый день весь коллектив в душном кабинете, а освоить технологии конференции в Skype. Немаловажно еще и учитывать тот аспект, что конструктивная планерка должна длиться не более 15–20 минут. Отчетность по деятельности каждого отдела можно принять и обсудить с руководителями в течение дня, а утреннее время посвятить исключительно расстановке сил, определению задач и приоритетов.
В любом случае каждый предприниматель выбирает свою концепцию управления, однако, чтобы чуть более взвешенно осознать, необходимо ли проведение коротких совещаний для вашего рабочего штата, стоит взвесить все за и против:
+ дисциплинирует коллектив;
+ возможность утренней мотивации сотрудников;
+ четкая постановка целей и задач;
+ возможность проявить креатив и проводить планерку в нетрадиционном стиле;
- затяжные планерки утомляют и снижают работоспособность сотрудников;
- нерегламентированные планерки, как правило, неэффективны.
kontur.ru
Секреты эффективной планёрки - Rjob.ru
Для чего нужны планёрки?
Казалось бы, ответ очевиден: обсудить текущие вопросы, наметить планы, разобрать сложные ситуации, найти решения проблем. Но у некоторых руководителей есть и свои тайные цели. Например, продемонстрировать свое превосходство или поделиться испорченным настроением.
Около года я работала в редакции журнала о строительстве и домах. Издатель, она же владелец, очень любила планёрки. Мы собирались в её кабинете каждое утро на полтора-два часа и смотрели спектакль одного актёра. Озвученная цель данного собрания – рассказать, в какой стадии сейчас отношения с рекламодателями. Скрытая – объяснить, какие неудачники собрались за этим столом. Мне (редактору) и дизайнеру тоже нужно было присутствовать. «Освобождение» получала только бухгалтер: ей нужно было постоянно мониторить счёт на предмет поступления денег, которые никак не поступали. Потому что вместо работы мы сидели на планёрке.
Мы бы и рады были послушать, что о нас думает наш наниматель, и посмотреть, как она умеет продавать по телефону, но работа-то стояла. Дело в том, что деньги в редакции появятся в том случае, если менеджеры продадут рекламу. Чтобы назначить встречу с потенциальным рекламодателем, нужно до него дозвониться. А застать кого-то на месте реальнее всего было с 9 до 10, после народ расходился по своим планёркам, производствам и встречам. В общем, звонить нужно было как раз в то время, когда мы сидели в директорском кабинете.
Разорвать этот замкнутый круг не представлялось возможным. Нет, мы говорили, что менеджерам нужно к телефону, а редактор с дизайнером хотели бы вернуться к журнальным полосам. Мы много раз просили перенести планёрку на другое время. Но если собираться ради собрания, забыв про выгоду для компании, хорошие времена наступят нескоро.
Советы руководителю: как эффективно провести планёрку
1. Составьте план:
-
какова основная цель встречи: рассказать о нововведениях, выслушать мнения, решить проблему, собрать отчёты и пр.,
-
какие вопросы нужно обсудить в первую очередь,
-
что можно будет пропустить и решить в рабочем порядке, если не останется времени и т.д.
2. Определите цель
Сформулируйте запрос в формате результата. Не «обсудить проблему», а «выработать решение проблемы».
3. Зафиксируйте договоренности и закрепите ответственность со сроками
Если возникает предложение по решению, результатом совещания будет договоренность о том, какие будут шаги, кто берет на себя ответственность и в какие сроки.
4. Установите «удобное» время
Чтобы сотрудники не растягивали доклады, были более собранными и быстрее думали, назначьте совещание за час до обеденного перерыва или окончания рабочего дня. Затянут – пропустят обед или пойдут домой позже. А этого, понятно, никому не хочется.
5. Будьте ближе к народу
Если вы хотите добиться откровенности от подчинённых, выслушать, что они действительно думают по этому вопросу, сядьте среди них. Когда вы во главе стола, вы – начальник, и ваше мнение приоритетно. Когда вы сидите рядом с сотрудником, вы – коллега, готовый к совместному обсуждению и поиску решения.
Оксана Телегина
генеральный директор ООО «Складовка», сеть складов индивидуального хранения вещей (Self storage), skladovka.ru
Собрание всегда должно быть подготовлено руководителем с точки зрения вопросов, которые вы хотите обсудить. До начала лучше разослать повестку, по которой вы хотите получить ответ или организовать обсуждение. Собрание должно закончиться протоколом, где фиксируются принятые решения, срок исполнения и ответственные.
Каждое совещание проводится по принципу преемственности, чтобы люди понимали логику развития проектов и имели возможность дать обратную связь, сообщить о проблематике, которая возникла в процессе исполнения решений.
Очень полезны совещания на объектах, а не в кабинете руководителя. На месте сразу видно, что реально происходит на объекте, что нужно сделать для него, чтобы он достиг намеченных целей.
Рабочие встречи руководителя организации с представителями подразделений позволяют в итоге отслеживать, идет ли каждое подразделение и предприятие в целом к намеченной цели или отклоняется от нее.
Наталия Ключникова
директор по развитию компании «ЦентрАгро»
В нашей компании совещания классифицированы: советы, комитеты, встречи, которые в свою очередь имеют чёткий временной регламент и повестку. Только ситуационные совещания по форс-мажорам не имеют заранее определенной повестки. К остальным готовятся документы заранее и рассылаются по почте заинтересованным сторонам.
На совещаниях установлены правила:
-
не перебивать друг друга;
-
не выходить;
-
выключать телефоны;
-
являться вовремя.
Эффективность совещаний повышается за счет подготовки и предварительной рассылки документов, чёткому расписанию совещаний для планирования рабочего времени работников.
Планёрки на расстоянии
С каждым годом становится всё больше компаний, которые отказываются от офисов и переходят на удалённый формат. Как же проводить планёрки, когда все сотрудники живут не только в разных городах, но и в разных частях света?
Наталья Одегова
основатель онлайн-тренинг-центра 1day1step.ru
Раньше я работала в крупной корпорации. Сейчас все мои сотрудники из разных городов и даже стран, и мы очень много общаемся онлайн. Предыдущий опыт позволил взять лучшее, и изменить то, что было явно неэффективно.
Люди работают онлайн для того, чтобы иметь больше времени, поэтому все планёрки сильно короче и гораздо результативнее. Мы не собираем на встречу людей, которые не могут оказать влияния на решение вопроса, и значит, не расходуем их время зря. Планёрка проходит сжато и только по делу. Нередко это созвон по скайпу на 5-10 минут с обсуждением конкретного вопроса.
Есть показатели, которые мы регулярно мониторим, но по ним мы вообще не созваниваемся, а выкладываем новые данные в общий чат и принимаем решения, обсуждаем новые шаги по улучшениям.
По срокам: так как у нас вообще много свободы, то я никогда не выжимаю кратчайшие сроки в проектах «на развитие», а спрашиваю: «В какой срок ты веришь? За какой срок можешь отвечать?» Такой подход позволяет сотруднику осознанно взять на себя ответственность и с большим желанием и удовольствием поработать над задачей.
И очень помогают промежуточные контрольные точки, когда я заглядываю в процесс и смотрю, в правильном ли направлении двигаются дела.
Советы сотрудникам: чем заняться на планёрке
-
Оставьте телефон, планшет и прочие гаджеты в кабинете. Не стоит брать любимую игрушку на встречу с руководством.
-
Помните, что на собрании действует тот же принцип, что и в школе. Кто внимательно слушает, кивает и задаёт уточняющие вопросы, тот молодец. А зачем нам быть молодцами на работе? Правильно – чтобы про нас вспомнили, когда будут распределять премию.
-
Еще одно школьное правило – «глаза в глаза». Когда хвалят, отправьте руководителю открытый взгляд. Посыпалась ругань, начинайте выискивать самую интересную чёрточку на столе или уделите внимание своей ручке.
-
Записывайте всё, вообще всё. Потом разберётесь, что пригодится, а что можно выкинуть. Во-первых, начальники очень любят, когда их конспектируют. Во-вторых, записи – запасной аэродром, если понадобится скрыться от грозного взора. Кстати, между перлами руководителя можно фиксировать свои мысли.
-
Активно высказывайте своё мнение, если это предусмотрено форматом планёрки. Даже если вы поделитесь банальностью, вы всё равно будете выглядеть солиднее на фоне молчащих и разглядывающих ботинки сослуживцев. Сейчас главное - показать, кто здесь самый активный участник.
-
Про сон, зевоту и отсутствующий взгляд даже не говорим. Вы и сами понимаете, что это неуместно.
-
Если совсем одолела скука, попробуйте работать в уме. Составьте список дел, подумайте о своем проекте глобально. Или просто помечтайте.
-
Не воспринимайте планёрку как пустое времяпровождение. Это – часть вашей работы. И если начальник согласен выплачивать вам зарплату за то, что проводите время в его кабинете, это его право. А вот насколько результативно вы это время проведёте, зависит уже от вас.
При использовании материалов сайта rjob.ru указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!
rjob.ru
как эффективно донести информацию до коллектива?
Одни люди рассматривают планерку как краткосрочное собрание с целью определения приоритета работы и актуальных задач, другие – как пустую трату времени. Имеет ли смысл проведение таких совещаний или достаточно только мнения руководителя? Попробуем разобраться вместе.
ТОП-5 самых нужных статей для коммерсанта:
Для чего руководителям планерка
Планерка (от английского слова plan) – незначительное по времени, но значимое для успеха выбранной стратегии совещание, посвященное рассмотрению текущих рабочих вопросов.
Зачем нужна планерка:
- Проведение таких мини-собраний помогает пошагово оценить результаты проделанной работы и служит залогом своевременного урегулирования всех текущих проблем. Они не используются для глобального поиска вариантов решений. Этому посвящаются отдельные совещания, не ограниченные во времени. Основная задача планерки состоит в оперативном обсуждении сложившейся ситуации, мониторинге актуальных на данный момент вопросов и их решений.
- Ежедневное участие в обсуждении стратегии компании и высказывание мнения по ее усовершенствованию формируют у персонала преданность фирме, стимулируя лояльность и работоспособность сотрудников не хуже материальных благ. Правильно выстроенное общение – это основа успешной мотивации работников к взаимовыгодному сотрудничеству, основанному на преданности и уважении.
- Активное обсуждение с утра на планерке текущих вопросов стирает границы отделов компании, делает коллектив более сплоченным. Каждый сотрудник ощущает себя значимой частью в осуществлении планов, решении поставленных задач или проблемных вопросов. Заинтересованность персонала стимулирует его участие в успешной деятельности компании. Отсутствие понимания четко поставленных целей и задач первостепенной важности, непрозрачность долгосрочных планов и краткосрочной перспективы демотивируют работников, снижают управляемость и показатели эффективности работы.
- Крайне важно умение руководителя, проводящего планерку, правильно донести до сотрудников информацию о текущей деятельности и затруднениях каждого отдела и компании в целом. Это объединяет, делает совместным и успех, и проблемы. Именно ощущение значимости каждого сотрудника в достижении общей цели, подчеркиваемое на совещании, формирует и поддерживает лояльность и командный дух в коллективе.
- Профессиональный подход к проведению планерки обеспечивает ее успешность, что является отличным стимулом для работников в решении повседневных задач, мотивирует стремление к достижению результата. Учитывая то, что такие обсуждения предоставляют возможность своевременно получать всю необходимую информацию от персонала, трудно переоценить важность подобных мини-совещаний в период нововведений в компании. Быстрое реагирование и устранение ошибок позволяет руководству избежать рисковых ситуаций и гарантирует успешность выбранной стратегии.
Признаками эффективности планерки служат ее положительные итоги. Разрешение вопросов, краткосрочное планирование, получение или распространение новой информации, отклик обратной связи – все, что конструктивно влияет на рабочий процесс. Если проведение планерки воспринимается как пустая трата времени и ничего не дающая болтовня, то это прямая ошибка руководства, не умеющего четко организовать ни совещание, ни работу в целом. Данная статья научит вас проводить результативные встречи с сотрудниками. Поняв основные правила планерки, вы сможете за время короткого собрания принять и проанализировать оперативную информацию, сделать своевременные выводы и настроить свой персонал на коллективный успех.
Какие функции выполняет утренняя планерка
1. Информационная.
Для оценки реального положения дел в компании, ее конкурентоспособности и успешности работники могут использовать несколько источников информации:
- СМИ. Различные публикации о компании, достаточно нерегулярные и часто неактуальные. Общая информация и никакой конкретики.
- Кулуарные разговоры. Чаще всего сплетни, не дающие никакой достоверной информации.
- Регулярное проведение планерок, на которых руководитель не только высказывает свое мнение и описывает ситуацию из первых уст, акцентируя внимание на особо значимых моментах, но и дает возможность сотрудникам вынести на обсуждение актуальные вопросы, конструктивные предложения и совместно проанализировать стабильность ситуации в компании и в каждом ее отделе.
2. Контрольная.
Кроме контроля цифровых показателей успешности работы, планерки помогают руководству видеть реальную картину взаимоотношений в коллективе, оценивать влияние микроклимата на рост или падение индексов. Благодаря этим совещаниям можно управлять всеми звеньями рабочего процесса, находить слабые и своевременно устранять недочеты.
3. Мотивационная.
Руководство компании не всегда имеет возможность уделить внимание каждому сотруднику и выполненной им работе. Одним из положительных моментов проведения планерок является всеобщее признание достижений отличившегося человека и его поощрение, что развивает соревновательный дух в коллективе. В обратном случае, когда отмечаются негативные изменения, актуальной будет своевременная индивидуальная беседа, направленная на уточнение проблем сотрудника, причин их возникновения и оказание необходимой помощи. Любому человеку важно осознавать, что его труд достойно оценивается, что он интересен как профессионал, и вовлечение его в обсуждение дел компании только улучшит его мастерство.
4. Обучающая.
Планерка выступает и как обучающий элемент управления. Демонстрация удачно действующего кейса всему коллективу сразу, общее обсуждение деталей избавляет руководителя от необходимости подготовки каждого сотрудника отдельно, экономит его время и оттачивает рабочий инструмент персонала.
5. Организационная.
Протокол планерки допускает приглашение на обсуждение коллег из смежных подразделений. Наибольший резон это имеет в случае нововведений. Своевременная корректировка взаимодействия, обмен опытом и детальное обсуждение снимают конфликтность, строя взаимовыгодные отношения в коллективе.
6. Дисциплинирующая.
Без должного участия руководства дисциплина и порядок в компании вряд ли будут оптимальными. Систематическая подготовка отчетности о выполненных задачах в качественных и количественных показателях, выявление неполадок в рабочем процессе, составление актуальных вопросов, поиск ответов – все, что регулярно готовится к планерке, – дисциплинирует людей, организует их и стимулирует к сотрудничеству между собой. Есть и другие рычаги управления, но материальная мотивация краткосрочна, а на самомотивацию способен не каждый. Для коллектива важно собраться вместе, обсудить ближайшие трудовые планы, понять свои задачи и выбрать правильную стратегию.
В какой форме может проводиться ежедневная планерка
№1. Подведение итогов, информационная планерка.
Планерка, проводимая с целью получения актуальной информации о ходе рабочего процесса в разрезе подразделений и отделов, о текущих и планируемых ими мероприятиях, возникающих вопросах и проблемах, – это так называемая информационная планерка. Подобные совещания не требуют ежедневного проведения. Достаточно один раз в начале недели на полчаса собрать начальников всех подразделений фирмы, чтобы наметить план работы на будущие пять рабочих дней. Особенно значимы информационные планерки для руководителей достаточно больших компаний, имеющих в подчинении не менее четырех отделов.
№2. Планерка – распределение текущих задач.
Планерки такого формата проводятся ежедневно утром. Цель – получение сотрудниками заданий на день. Руководителю не стоит тратить много времени – раздать всем поручения, сформулировать итоговую цель, коротко дать инструкции.
№3. Планерка для обсуждения поставленного вопроса.
В рабочей деятельности компании бывают ситуации, задачи и проблемы, на обсуждение которых нужно значительное время. В этом случае заранее готовится и озвучивается коллегам вопрос, дается время на подготовку необходимой информации. Параллельно определяете регламент выступлений, назначается секретарь. Обычно эти совещания длятся до двух часов. Следует предусмотреть и то, что обсуждение может затянуться и будут объявлены перерывы на 10–15 минут, а значит, могут понадобиться чай и сладкое. Итоги проведения такой планерки обычно рассылаются всем ее участникам по системе документооборота компании.
№4. Творческая планерка.
Творческие планерки проводятся при недостаточном количестве или полном отсутствии собственных идей. Такие совещания режиссируются по принципу мозгового штурма, когда все участники высказывают приходящие в их головы мысли по теме, даже самые нелепые, и из них выбирают наиболее интересные и актуальные. Для такого собрания подойдет и любой другой креативный метод поиска идей.
№5. Планерка как способ решения конфликтных ситуаций в коллективе.
В любом коллективе неизбежно наличие явных и скрытых конфликтов. Часто единственным выходом из создавшейся критической ситуации будет проведение прямой дискуссии между сотрудниками. Свободное и открытое обсуждение проблемы снижает ее значимость, возможность высказать свою позицию без лишних обвинений и оскорблений преобразует энергию разрушительного конфликта в положительную энергию созидания. Глубоко зашедшее непонимание между коллегами можно грамотно разрешить обращением к специалистам по HR, психологу организации или даже к вышестоящему руководству. Для проведения дискуссии выбирается нейтральная для оппонентов тема планерки. Предупреждать участников о том, что совещание посвящено разрешению конфликтной ситуации, нет необходимости. Люди должны чувствовать себя привычно, свободно высказывать свою точку зрения и не понимать, что за их беседой тщательно следит и направляет в конструктивное русло руководитель. Результаты анализа проведенного наблюдения, его итоги и выводы необходимо донести до каждого участника конфликта.
Примерный план планерки
Предположим, что планерка информационная, длительностью около получаса, проводится один раз в неделю, по понедельникам. Итак, регламент планерки:
1. Информационное вступление руководителя компании. Ответы на уточняющие вопросы сотрудников.
2. Обсуждение плановых показателей, уровня их достижения на данном этапе. Вопросы руководителя к коллегам, в отдельных случаях – назначение индивидуальных встреч.
3. Демонстрация показательного кейса как примера работы или представление собранию приглашенного сотрудника.
4. Выявление особо актуальных проблем, требующих незамедлительного решения и обсуждения на планерке. Разбор вопросов и поиск ответов.
5. Информирование участников собрания о планируемых мероприятиях на следующие пять рабочих дней, краткий обзор предстоящих событий, встреч, достижений и возможных трудностей. После этого руководитель заканчивает планерку.
Для чего нужен регламент планерки
Чтобы совещание прошло успешно, оно обязательно должно быть регламентировано. Четкое упорядочивание последовательности и времени выступлений и обсуждений оптимизирует работу собравшихся, конкретизирует ее и делает более продуктивной. Вопросы на планерке могут быть разнообразные, поэтому, чтобы не затягивать процесс, обычной практикой считается рассылка материала участникам утреннего совещания заранее. Сотруднику дается время на обдумывание тематики, подготовку информации, ответа или содержательного предложения, а также на изучение регламента будущей планерки. Возможно, у него будут вопросы к другим участникам. Необходимо назначить человека, который по ходу планерки следит за соблюдением временного лимита, отведенного на каждый пункт плана мини-совещания. Затягивание речи или обсуждения, повторение одного и того же, долгий спор по одному вопросу вносит негатив, снижает внимание к не менее важным темам, чем портит весь рабочий настрой коллектива.
Составляя регламент будущей планерки, руководителю следует опираться на следующие моменты:
1. Должна быть конкретная цель планерки, известный состав участников.
2. В повестку дня необходимо включить информацию о теме совещания, его задачи, вопросы, предложенные к рассмотрению.
3. Обязательно присутствие руководителя, секретаря, ведущего протокол, и участников, ответственных за подготовку ответов на вопросы планерки.
4. Участники совещания должны быть заблаговременно проинформированы в части даты, времени, места проведения и повестки дня планерки.
5. Секретарь ведет протокол заседания, куда вносит выданные поручения и принятые решения.
6. Протокол согласовывается, утверждается руководителем и рассылается всем участникам совещания и исполнителям задач.
7. Контроль исполнения поручений осуществляется ответственным лицом. Четко отслеживается соблюдение временных сроков и качество выполнения.
8. Протокол планерки сохраняется для анализа и применения в поиске решений подобных вопросов.
Как организовать планерку
- Первое, на что нужно обратить внимание организатору планерки, – это четкая постановка вопроса и определение цели совещания. Руководителю необходимо заранее обдумать, какая информация понадобится для решения рабочей задачи, кто может ее предоставить, что станет положительным результатом собрания, каких специалистов заранее ознакомить с поднимаемыми вопросами. Правильная организация планерки повысит ее эффективность, отбросит ненужные разговоры, акцентируя внимание приглашенных на конкретной теме.
- Второе – это состав участников. Руководитель, зная, что за информация его интересует, должен определить, какие именно специалисты, руководители или сотрудники ею владеют и могут дать ответы на поставленные вопросы.
- Третье – уточнение места проведения. Для получения серьезных результатов необходимо, чтобы обсуждению не мешали посторонние. Зал для проведения планерки должен быть отдельным, достаточно непроходным и большим, чтобы разместить всех участников,.
- Четвертое – определение времени начала совещания. Самым оптимальным вариантом был бы выбор постоянного дня и времени для планерок. Однако в случае необходимости такие совещания могут проводиться в любой момент, удобный всем его участникам, особенно наиболее важным. Время обговаривается заранее, за несколько часов или даже дней.
- Пятое – составление регламента. Планерка должна и начинаться, и заканчиваться в заранее определенное время. Информацию необходимо излагать максимально четко и понятно. Именно для этого регламентируют и порядок вопросов, и время доклада каждого из участников. К примеру, на выступление отводится не более 7 минут.
- Шестое – уделить внимание всем необходимым мелочам. Ручки, бумага, вода, проектор, экран, ноутбук, принтер и т.д. Все должно быть подготовлено заранее и не отнимать время на планерке. Технику лучше проверить дополнительно.
- Седьмое – назначение секретаря планерки для фиксирования процесса, итогов обсуждения и подготовки приказа планерки.
Какие обсуждать вопросы на планерке
Основная задача проведения планерок – составление мини-стратегий и планов на каждый рабочий день. Вторая задача – оценка дня предыдущего, отчеты, разбор выявленных проблем и помощь в их решении. Можно составить таблицу, куда сотрудники будут вносить полученные поручения, цели и отметку об их выполнении. Доступ лучше открыть всем работникам отдела и его руководителю.
К примеру, условно задания и цели можно подразделить:
- по клиентам на конкретный день;
- по оплатам за конкретный день;
- по дебиторской задолженности и проведенной по ней работе.
Третья задача характерна для тематических планерок. Здесь важно максимальное время собрания посвятить заданной теме или обсуждению заранее заявленного вопроса.
Как проводить планерки творчески, искоренив скуку
- Ничто так благотворно не влияет на рабочий настрой, как смена обстановки. Чтобы планерка прошла творчески, лучше выбрать неожиданное место для ее проведения. Это может быть улица, кафе или просто уютное пространство в шаговой доступности от офиса.
- Время проведения тоже должно быть необычным. За полчаса до паузы или окончания работы, во время обеденного перерыва или в середине рабочего дня.
- Творческий подход может выражаться в подборе необычного материала или выдаче его не каждому участнику, а только некоторым.
- Отключение телефонов на время планерки – обязательное условие для сосредоточения на решении поставленной задачи. Можно сложить их вместе, подчеркивая сплоченность коллектива.
- Творческим станет и организация планерки не в зале заседаний, а в режиме конференцсвязи или через скайп.
Выбор способа проведения должен быть продиктован задачами совещания. Не стоит решать вопросы глобального характера на планерках, подготовленных в форме игры. Это больше походит на балаган и пустую трату времени. Обсуждение организационных вопросов, конкурсной самодеятельности, корпоративных мероприятий, поощрений и т. п. – вот подходящие темы для творческих планерок, раскрывающих потенциал работников.
Как и любое другое совещание, творческое мини-совещание заканчивается словами благодарности руководителя за участие, подведением итогов. Он может внести пометки о выводах, дальнейших целях и найденном на планерке эффективном решении рабочей проблемы.
Мнение эксперта
Визуализация на доске – эффективное средство донесения информации
Александр Виноградов,
учредитель и генеральный директор стартапа Revenga, Москва
У меня нет сомнений, что отображение предложений на доске очень плодотворно. Участники обсуждения гораздо активнее выражают свое мнение, предлагают различные варианты. В предыдущем моем офисе было размещено порядка восьми таких досок. Мы повесили их в каждом отделе и в общей комнате для совещаний. Бывали случаи, когда доску заменяла специально окрашенная стена, позволяющая писать обыкновенным маркером и стирать это губкой. Однако краска была не очень качественная, быстро пришла в негодность, и мы вернулись к переговорной доске обычного формата.
Обсуждать любые вопросы при помощи маркера или мела и доски очень результативно. Все видят твою точку зрения, понимают ее, соглашаются, а если нет, то пишут свою. В итоге совместные усилия легко решают любую задачу.
Доска удобна не только для проведения планерок, на ней можно размещать важные для себя заметки, напоминания, любая схема смотрится понятнее, можно пошагово записывать и сразу же обсуждать процесс, придумывать новый продукт. Запись мыслей снимает их зашоренность, позволяет не упустить ни одной детали, особенно, если процесс длится более одного дня. Я хотел бы своим примером убедить своих коллег и новичков в том, что не нужно рассматривать наличие доски как принуждение к публичному выражению своих мыслей. Доска – незаменимый атрибут успешной работы. Вы же привыкли пользоваться электронной почтой, скайпом, так и здесь – осознав удобство и пользу обсуждения на доске, обязательно разместите ее в своем офисе.
Многолетняя практика подтвердила мое мнение о том, что все споры, ошибочные решения и проблемы – всегда результат нежелания или неспособности слушать мнение других. Я научился в таких случаях давать в руки маркер и просить написать или нарисовать то, что мне пытаются донести. Сверху рисую или пишу, как я вижу это же. Сравнив рисунки, мы четче видим проблему, а понимание проблемы – это уже половина ее решения.
Новый взгляд на проведение планерки: летучки «на ногах» и по сигналу Элвиса Пресли
Большинство людей при слове «совещание» представляют себе неуютный зал, расслабленное слушание долгих, затянутых докладов, безрезультатное и не всегда понятное обсуждение каких-то вопросов. Такая обстановка не дает возможности персоналу сосредоточиться, реально оценить ситуацию и высказать полезное мнение, а руководитель вынужден постоянно привлекать внимание собравшихся и напоминать тему планерки.
Отличительная черта успешного лидера – это умение организовывать и проводить максимально эффективные совещания сотрудников. Подготовленный им регламент четко определяет тему собрания, не дает возможности уйти от нее или перейти на другую. Конкретные вопросы требуют конкретных решений.
Чтобы прийти к конструктивному предложению, не обязательно рассиживать в креслах. Активное время делает все более популярными планерки-«топтушки», чаще всего проводимые в высокотехнологичных компаниях, где инновационные подходы к решению любых вопросов быстро подхватываются. Такие собрания «на ногах» позволяют топ-менеджерам избежать затянутых переговоров с большой аудиторией, может даже и не включенной в рассматриваемый процесс, но высказывающей пустые мнения.
К примеру, руководство компании Atomic Object, занимающейся разработкой продуктов программного обеспечения, каждое утро начинает с планерки, проводимой стоя. Обязательное присутствие, сведение обсуждений нерабочих моментов к минимуму, ясные вопросы и такие же ответы делают эти совещания максимально результативными. Практически доказано, что длительность таких планерок «на ногах» не больше семи минут, персонал получает задание и сразу же идет его выполнять. Подобный формат не позволяет расслабляться, наоборот, мобилизует и настраивает на рабочий лад.
The Wall Street Journal утверждает, что такие быстрые совещания часто проводили во время Первой Мировой войны, когда промедление в принятии решения было подобно смерти. Бизнес позднее перенял эту практику для оперативного обмена или уточнения информации и постановки краткосрочных задач.
Наука также заинтересовалась нововведением. Исследования Алена Блюдорна, американского ученого, представителя Университета Миссури, проведенные в 1998 году, показали, что проведение планерок стоя занимает на треть меньше времени, а результаты дает ничуть не хуже, чем совещания, проводимые в зале, в обычном формате.
В 2011 году компания VersionOne провела опрос более чем 6 тысяч сотрудников различных высокотехнологичных компаний. 78 % из них подтвердили наличие ежедневных коротких собраний.
Инновационная планерка, проводимая стоя, – не единственная хитрость западных предпринимателей, используемая для оптимизации работы с персоналом.
Одна из известных уловок Марка Тонкеловитца из компании Facebook – организация коротких планерок за 15 минут до перерыва. Он утверждает, что такой подход очень мотивирует работников говорить коротко и только по делу.
Проведение быстрых совещаний сводит на нет опоздания сотрудников. Не следует допускать задержавшихся работников к идущему обсуждению, так как они могли не услышать всей информации, и, вникая, только замедлят процесс.
Сотрудник Adobe Systems Ян Витуцки приравнял временные потери из-за опозданий участников ежедневных планерок ко времени, затрачиваемому на разработку нового программного продукта, и ввел штраф в 1 доллар за каждую задержку.
Еще одним инновационным нюансом может заявить о себе подразделение Turnstone мебельной компании Steelcase, использующее в качестве сигнала для собрания персонала музыку Элвиса Пресли, в частности, его «A Little Less Conversation» («Поменьше болтовни»).
В деятельности любой фирмы бывают ситуации, когда нет времени ни для серьезных совещаний, ни для «топтушек», как называют планерки, проводимые стоя. В таких случаях опытные руководители рекомендуют воспользоваться мобильными технологиями и проводить собрания, не отрываясь от производства. Конечно, виртуальное общение и решение вопросов через корпоративную почту или чат не заменят живого контакта, но иногда это самый оптимальный выход из положения. Хотя проводимые стоя планерки по значимости превосходят не только традиционные собрания, но и совещания с применением продвинутых технологий.
Эффективные правила планерки
Правило №1. Наличие предварительных обсуждений. Вначале проблема рассматривается в небольших группах, вырабатывается консолидированное решение, и оно выносится на общее обсуждение. Предварительный анализ может быть проведен и по электронной почте. Получив письмо руководителя с указаниями и необходимым материалом, сотрудник изучает вопрос, готовит ответ и отправляет свои варианты решения проблемы начальству.
Правило №2. Установка точного времени начала совещания. Основываясь на опыте, успешные руководители заметили, что если собирать совещание на 13-00, то начнется оно минимум в 13-10. Но если обозначить старт в 12-13, то персонал воспринимает это буквально.
Правило №3. Подготовка письменной повестки дня. Даже самое короткое совещание должно быть упорядоченно. Следует заранее подготовить и разослать приглашенным письменную повестку планерки, чтобы не превратить серьезное обсуждение в ненужные споры.
Правило №4. Заинтересованность участников. Нельзя передавать управление собранием каким-либо ораторам. Тщательная организация, разнообразие темпа, формата и стилей выступлений сделают обсуждение максимально эффективным. При участии в совещании двух оппонентов, в споре переставших обращать внимание на остальных, можно изменить образ собрания и организовать, к примеру, встречу двух противников.
Правило №5. Краткость и емкость выступлений. Выступления руководителя должны быть краткими и полными информации. Следует озвучить проблему, высказать свою точку зрения и остановиться. Ни при каких условиях не перебивать оратора. Даже если его мнение идет в полный разрез с вашим, дать ему закончить речь, а уже после этого отстаивать свои позиции. Это не просто элемент вежливости, это акцентирование внимания на приоритете своих взглядов.
Правило №6. Каждому выступлению – краткое резюме. Запись на доске темы совещания и кратких постулатов каждого доклада будут видны всем участникам. Это поможет не отходить от темы и обсуждать только насущные проблемы.
Правило №7. Каждому участнику свое место. Во избежание возникновения конфликта люди, имеющие противоположные взгляды на обсуждаемые вопросы, не должны сидеть напротив друг друга. Лучше ненавязчиво посадить их рядом, не акцентируя на этом внимания.
Правило №8. Формирование плана действий. Важно показать персоналу, что мнения, высказанные в ходе планерки, важны для всего коллектива. На основании совместно принятых решений формируется четкий план действий, которого все обязаны придерживаться, в том числе и лидеры компании.
Правило №9. Ограничение участия руководителя. Руководителю не обязательно быть участником всех собраний, лишь тех, где его присутствие действительно необходимо. При этом он обязан точно знать, зачем идет на мероприятие, что он должен донести до персонала и какую информацию получить. На планерки приглашаются только задействованные в решении вопроса люди, так как большое количество участников значительно усложняет процесс обсуждения.
Что можно сделать для повышения эффективности планерок
Время планерки посвящается только самому важному. Информация, касающаяся основной работы специалистов с клиентами, может поступать и без личного взаимодействия.
Кроме общих планерок, нужно проводить и планерки администрации, планерки главы компании без участия сотрудников, только руководящим составом.
Работу коллектива необходимо измерять заранее продуманными четкими показателями. Это количество встреч, звонков, выставленных счетов или совершенных продаж, которые специалист должен провести за определенное время. Также нужно знать, как именно это будет оцениваться. К примеру, если звонок успешен, то влечет за собой договоренность о встрече, определение потребностей, актуализацию данных и т. д.
В целях контроля результативности сделки вводятся инструменты отслеживания ее прогресса. Фиксируются основные моменты в работе с клиентом – от первого звонка до поступления средств на расчетный счет. Определяются четкие параметры перехода между этапами сделки. Также следует уделить внимание и прогрессу в отношениях с клиентами.
Залогом повышения прибыльности является контроль динамики изменений клиентской базы. Количественный анализ вновь прибывших потребителей, заказчиков потерянных и возвращенных поможет своевременно принять меры и не допустить рисковых ситуаций.
Мнение эксперта
Сотрудники приходят на планерки как на что-то рутинное? Есть решение!
Валерий Метелица,
генеральный директор компании «Линднер», Москва
В нашей компании утро понедельника начинается с полуторачасовой планерки. Выслушиваем отчеты специалистов о работе, проделанной в течение недели, я выставляю задачи и планы текущей недели, совместно обсуждаем ход выполнения проектов. Со временем активность персонала на планерках снизилась. Люди стали воспринимать такие собрания как что-то неважное, они сонные, нет эмоциональной отдачи, могут даже опоздать. И мне пришла в голову идея, цель которой разнообразить рутинное мероприятие, внести в него элемент новизны.
Для этого я заранее подготавливаю короткие, но очень увлекательные выступления самой разной тематики: позитивный настрой в психологии, необычные истории из жизни выдающихся людей, самореализация и самосовершенствование, нереальные научные достижения и т.п. Какие-то истории беру из книг, факты – из интернета, что-то из периодики. Рассказываю, зачитываю, цитирую. Иногда пользуюсь флипчартом – размещаю информацию, потом комментирую. Самое главное, чтобы информация заинтересовала всех без исключения.
Мне еще помогает мой блог на ресурсе infonsuccess.ru об успехе. Там я и тестирую темы, анализируя отзывы друзей, подписчиков, партнеров по бизнесу. Истории помогают мне благоприятно влиять на подчиненных, примеры успеха всегда вдохновляют и будят стремление к самосовершенствованию.
Честно сказать, изначально персонал воспринял все очень настороженно. Взгляды и шушуканье все выдавали. Но теперь «утренние чтения» увлекли практически всех. На начало планерки могут прийти и неприглашенные специалисты. К примеру, на первой части планерки, посвященной чтению, всегда вижу секретаря и главбуха. Итог: утренние планерки стали очень популярны и интересны сотрудникам. Прекратились опоздания, люди активны, заранее интересуются следующей темой и ждут чего-то позитивного. Продуктивность совещаний также возросла. Сухой формат собраний разбавился элементом драйва и позитива. Чтения породили дискуссии, коллеги более открыто беседуют и со мной, и между собой. Многие предлагают свои примеры и темы. Руководителю отдела продаж я предложил подготовить информацию о фитнесе для мозга.
Такие чтения помогают и мне лично. С их помощью развивается риторика и ораторское искусство, что крайне важно для первого лица компании.
www.kom-dir.ru
Нужно ли проводить планерки в бизнесе?
В процессе работы с менеджерами-управленцами столкнулась с недопониманием для чего нужны регулярные планерки, в особенности если руководитель находится в одном кабинете со своими подчиненными и видит их работу в течение дня как на ладони.
Когда с одним из таких руководителей обсуждали этот вопрос, мне стало понятно почему это произошло. Основная цель планерок виделась в контроле за ситуацией и за достижением целей.
В целом конечно верно, контроль - это то, что лежит на поверхности. Но если посмотреть на этот процесс сверху, то планерки требуют от их участников - рефлексии.
Другими словами когда работники готовятся к планерке они должны проанализировать прошедший день, ответить в первую очередь себе на вопросы:
• Что получилось? И почему?
• Что не получилось? И почему?
• Что я планирую сделать сегодня? Какой результат ожидаю?
И далее уже коротко сообщить эту информацию на планерке своему руководителю, при необходимости он поможет откорректировать цели и разобраться в полученных результатах.
После того как мы анализируем свою деятельность происходит сначала осознание, а затем закрепление того, что определенные действия приводят к успеху, а допущенные ошибки затормаживают процесс и не дают нужного результата. После осознания, движение вперед идет гораздо быстрей, так как позитивный опыт мы повторяем, а ошибок стараемся избегать или не допускать. Анализ (рефлексия) помогает сотрудникам развиваться и двигать бизнес вперед, а руководителю высвобождает время, так как сотрудники многие вопросы начинают решать самостоятельно.
Но не стоит забывать и о простой формальности - планы нужно фиксировать на бумаге или в электронном виде и результаты решений на планерках также записывать, чтобы позже к ним возвращаться. И конечно нельзя забывать про методику SMART при планировании, даже ежедневной работы.
Еще один важный результат планерок - мотивация. После собрания сотрудники должны выходить в хорошем настроении, с желанием "свернуть горы". Взбодрить, вселить уверенность, мотивировать на достижения - это одна из целей планерки.
Конечно, бывают случаи когда сотрудник отлынивает, хвалить не за что, мотивировать неуместно. Оставьте нерадивого после общего собрания, поговорите с ним один на один. Но общий состав нужно заряжать уверенностью, показывать, что руководитель верит в силу и успех каждого.
Для отделов продаж на планерке уместно разбирать сложные ситуации и проигрывать их в ролевых играх. Это еще одна польза - отработка навыка.
Если планерки сводятся к формальностям, то лучше их не проводить, значит пока вы не готовы к такому формату работы, так как это будет пустая трата времени.
Но если есть понимание и потребность в них, то на планерках должна прослеживаться взаимосвязь, т е начинаем с проверки результатов планов прошлой встречи и ставим цели на будущий период, даже если это один день.
Периодичность проведения может быть разной:
• ежедневной
• 2-3 раза в неделю
• еженедельной
и т д. Зависит от потребностей бизнеса.
onikiforova.ru
