Примеры KPI для измерения успешности проектного офиса. Kpi проекта

2.6. Оценка эффективности реализации проекта

В некоторых компаниях, например в IT– или строительных, ярко выражена проектная направленность. Следовательно, оценивать деятельность сотрудников, используя процессный подход, нелогично. Проектная деятельность требует применения совершенно иных подходов к оценке и управлению.

Иногда в компаниях остро стоит вопрос о повышении эффективности реализуемых проектов и принципах мотивации сотрудников в этих проектах. Это во многом связано с типом организационной структуры компании, с возрастающей текущей загрузкой сотрудников и сложностью решаемых задач, а также с ответственностью менеджеров за результаты своей деятельности. Рассмотрим технологии оценки проектной деятельности и мотивации проектных групп.

Как оценить эффективность реализации проекта и деятельности сотрудников в проекте?

В связи с многоаспектностью и разновидностью проектов компаний мы рассмотрим основные инструменты, повышающие эффективность реализации проектов, а также универсальную модель, подходящую для оценки и мотивации проектных групп в зависимости от результатов данной оценки.

Как правило, степень успешности проекта во многом определена достижением поставленных проектных целей и эффективным выполнением определенных стадий проекта, таких как инициализация, планирование, выполнение, контроль и завершение.

Именно на эти стадии и критерии оценки достижения целей должно быть направлено основное внимание менеджмента при оценке эффективности реализуемых проектов.

Оценка эффективности проектов прежде всего необходима для руководства и менеджеров компании в качестве инструмента поддержки принятия решений в процессе управления проектами и компании в целом. Оценивать качество управления проектами и эффективность реализации целей проектов можно с различных сторон. Рассмотрим возможные аспекты управления проектами и возможные критерии, используемые для анализа эффективности деятельности сотрудника в проекте.

Функции управления проектом

? Время (отклонения по времени – план-график проекта).

? Качество (отклонение по качеству продукта – проектная документация).

? Стоимость (отклонение по стоимости – бюджет проекта).

? Риски (качество управления и реагирования на проектные риски).

? Персонал (эффективность использования ресурсов анализируется при необходимости повышения качества ресурсного планирования либо, наоборот, при необходимости привлечения дополнительных рабочих ресурсов).

? Коммуникации. Качество коммуникаций (прямые или косвенные показатели удовлетворенности клиентов), коэффициенты эффективности взаимодействия с поставщиками и т. д.

? Контракты.

? Изменения (риски, проблемы, изменения, то есть «управление отклонениями»). Для этого применяется Коэффициент проектных отклонений для оценки допустимых значений по каждому основному критерию оценки. Проектные отклонения = (К1 ? [Отклонение по времени] + К2 ? [Отклонение по стоимости] + К3 ? [Отклонение по качеству продукта]) / (К1 + К2 + К3). Значения измерителей (частные отклонения) могут рассчитываться на основании специальных шкал – диапазонов допустимых значений, позволяющих классифицировать отклонения с точки зрения тяжести их последствий.

Фазы управления проектом

? Инициация (оценка времени и качества принятия решения о запуске проекта).

? Планирование (оценка качества выбора подрядчиков и времени заключения контрактов, а также качество и время этого выбора).

? Выполнение и Контроль (мониторинг и анализ исполнения этапов проекта через отклонения по срокам, стоимости и качеству), а также оценка качества проекта выступает как экспертная оценка соответствия критериям технического задания.

? Закрытие (оценка исполнения проектов через отклонения по срокам, стоимости и качеству) и оценка качества проекта, например оценка индекса адекватности решения.

Далее рассмотрим наиболее важную фазу управления, которая называется «выполнение и контроль». Для того чтобы оценить и повысить эффективность данной фазы управления, необходимо четко представлять цели и результаты этапов, стадий или проекта в целом. Определять этапы и результаты этапов необходимо для точного определения момента или «точки контроля», когда мы сможем оценить эффективность реализации проекта.

Проект можно четко оценивать только по вехам проекта – это этап проекта с длительностью 0 минут, часов и дней.

Допустим, что результатом этапа проекта является утвержденный 01.04.2008 г. документ Х. Если мы в определенный день утвердили документ у заказчика – это будет веха этапа, то есть этап с длительностью 0, и мы можем оценить эффективность этапа: соблюдение срока, бюджета и качества данного этапа. Если документ еще находится на согласовании у заказчика, то это работы в рамках этапа, и оценивать его весьма затруднительно, так как не получен результат этапа.

Как известно, у проектной группы есть три «основных» инструмента управления:

? срок;

? бюджет;

? качество проекта.

Искусство управления ими во многом определяет эффективность проектов. Соответственно, одним из механизмов повышения эффективности проекта является определение ответственности менеджеров за достижение трех основных целей проекта.

Модель оценки как внешних, так и крупных внутренних проектов и три ее основные цели:

? снизить затраты, не увеличивая длительность проекта и не снижая его качество;

? снизить время без ущерба качеству и при этом сократить затраты;

? обеспечить выполнение или повысить определенные критерии качества проекта.

Модель оценки внутренних проектов (простая):

(оценке подвергается только соблюдение срока и качества проекта. Стоимость проекта не рассматривается, так как проект внутренний и был реализован силами сотрудниками, которым компания выплачивает зарплат)

? создать….

? разработать…

? внедрить…

Пример показателя эффективности внутренних проектов, то есть «Проектный» KPI, – это «Утвержденное «Положение о премировании» к 1 июля 2009 г.».

В терминологии проектного управления формулировка и определения проектных KPI совпадает с выделением вех проекта. Определение «веха» – это этап проекта с длительностью, равной 0. Веха – это промежуточный или итоговый результат проекта. Если мы ставим задачу оценить результативность наших сотрудников в проекте, то надо оценивать не процент сделанных работ, а достигнут ли результат (веха): да или нет. Исходя из этого можно сделать вывод, что «Проектный KPI» = веха проекта.

Для оценки степени достижения целей проектов используются проектные ключевые показатели эффективности – KPI. У разных проектов свои KPI. Самые простые показатели для расчета – это количественные KPI, такие как отклонения от бюджета проекта или экономия бюджета. Гораздо сложнее оценивать качественные показатели, потому что их оценка более трудоемка и обладает некоторой субъективностью. В одних проектах качество выражено в оценке приемной комиссии или заказчика проекта, у других – преимущественно в финансовых показателях, таких как достижение окупаемости инвестиций, IRR (внутренняя норма доходности (прибыли, внутренний коэффициент окупаемости, Internal Rate of Return, IRR – норма прибыли, порожденная инвестицией), и положительный дисконтированный поток от проекта, где-то это только соблюдение требования технического задания и т. д.

Пути решения трудностей проектного управления

Основными документами проекта являются устав или паспорт проекта, в которых должны быть определены критерии для оценки проекта, то есть его цели, этапы, результаты этапов и проекта в целом.

Основная проблема применения проектного менеджмента заключается в отсутствии в компании четких процедур и регламентов подготовки основных документов проекта (устав и паспорта проектов). В связи с этим возникают проблемы с точным определением и пониманием основных «вех» проекта для определения эффективности деятельности проектной группы. Однако успех определяется не только механизмом управления и оценки проекта, но и степенью заинтересованности персонала, что особенно важно в командной работе. Для этого необходимо применять в проектах систему мотивации на базе проектных KPI.

Еще одним серьезным препятствием на пути внедрения проектного управления является передел сфер влияния в компании как на среднем, так и на высшем уровне руководства. Раньше все было проще: функциональный руководитель отвечал за конкретные задачи, он выстраивал соответствующие процессы и ставил людей на их выполнение. Теперь оказывается, что ту же самую задачу можно в принципе решать по-другому и, возможно, эффективнее. Но при этом «права собственности» на часть процесса или некоторые отдельные формы реализации процесса должны перейти к другим людям – от функциональных руководителей к руководителям проектов. Чтобы подобные «перемены управления» не приводили к заметным политическим потрясениям и тем самым не снижали эффективность проектов, должны быть определены формальные правила и стандарты сосуществования процессной и проектной деятельности.

Другой негативный фактор, о котором необходимо помнить, состоит в том, что у руководителя проекта может возникнуть соблазн организовать управление так, как удобно именно ему, так как цели и задачи проекта уникальны. Но если каждый руководитель будет действовать по этому принципу, в организации наступит хаос, особенно если учесть необходимость параллельного функционирования в компании двух управленческих культур (процессной и проектной).

Зависит ли мотивация проектных групп от масштаба и сложности проекта?

Вид проекта и степень влияния проектных менеджеров на результаты или KPI проекта определяют механизмы оценки и определения KPI.

Масштаб проекта тоже добавляет свои сложности, одной из которых является недовольство проектной группы, если мотивация осуществляется не по этапам, а по итоговому результату проекта, особенно если он долгосрочный (год и более).

Пути решения

? Объяснение проектной группе, что проект – это инвестиции компании и нерационально нести дополнительные затраты до момента завершения проекта при том, что есть риск незавершения проекта.

? Платить премии авансом – так делают девелоперские компании, но здесь есть риск, что сотрудник уйдет до конца реализации проекта. Итоги проекта будут неудовлетворительные, а компенсировать выплаченные денежные средства будет уже нельзя.

? Включать в систему текущей мотивации поощрения и льготы, то есть надбавки за участие в проектах развития компании, – перспективу служебного роста и карьеры, а также получения опыта, как элементы эффективной нематериальной мотивации.

В проектах развития компания сразу определяет размер премии при условии достижения KPI проекта. Когда начинаются небольшие проекты, то, как правило, не хватает времени разработать документы проекта и определить его критерии, поэтому возникают проблемы при их оценке. Поэтому не ленитесь и создавайте упрощенные документы – для небольших проектов.

Примеры мотивации проектных групп

Мотивация смешанных групп

? 1-й вариант. Определяется премиальный фонд, как вариант – процент от сметы проекта или от экономии сметы, далее определяются KPI для оценки результатов этапов или проекта в целом, а потом распределяется на проектную группу согласно процентам и долям участия. Это наиболее объективный вариант.

? 2-й вариант. У проектной группы своя структура мотивации, а обслуживающие подразделения, участвующие в проекте, премируются по следующей формуле: (проектная ставка ? время, задействованное в проекте) ? KPI – личная оценка менеджера проекта. Проектные менеджеры корректируют этот бонус на KPI – личная оценка менеджера проекта, который показывает, насколько эффективно взаимодействовал сотрудник с проектной группой. Может принимать значения от 1 до 1,3.

Мотивация проектных групп:

? 1-й вариант. Система мотивации складывается из заранее определенных (расчетных) бонусов за реализованный проект, которые корректируются на результат выполнения основных KPI этапа или проекта в целом.

? 2-й вариант. Определяются фиксированные бонусы как процент от сметы проекта за реализованный проект. Бонусы корректируются на результат выполнения KPI этапа или проекта в целом и распределяются внутри группы на менеджера проекта и рабочую группу.

? 3-й вариант. Мотивация построена в виде фиксированных надбавок к основному окладу за участие в проекте.

? 4-й вариант. Используется преимущественно в девелопменте, где устанавливается стоимость каждой операции, которую осуществляет сотрудник в рамках проекта. Удобство в этом варианте состоит в том, что если меняются участники проекта, то распределение и выплата премии не вызывают трудностей. Этот вариант подходит, если компания выполняет однотипные проекты с понятной детализацией работ и возможностью бесспорного определения их стоимости, то есть данный способ является аналогом «сдельного» принципа оплаты труда.

Важно помнить, что все основные трудности в реализации проектов и факторы, влияющие на их эффективность, связаны с отсутствием:

? структурированной операционной деятельности;

? механизмов реализации процессов в проекте;

? унифицированного механизма и стандартов выполнения проектов.

Разрабатывайте документы проектов и процедуры, регламенты системы управления проектами. Определяйте четкие правила игры, а также выберите основной инструмент для повышения эффективности проекта.

Хорошим решением для повышения эффективности проектов может стать уход от традиционных организационных структур, то есть иерархических функциональных моделей путем построения гибких организационных структур матричного типа. Матричная организационная структура предполагает формирование на базе постоянных функциональных подразделений компании временных коллективов, которые создаются под определенную цель или проект и пользуются определенной свободой в организации своей работы. Четкие механизмы мотивации и оценки результатов для проектных групп вселят в сотрудников уверенность в том, что они получат премию за эффективную работу, а руководство компании будет знать, что достижение целей проекта осуществляется с наибольшим усердием и результативностью.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

marketing.wikireading.ru

Примеры KPI для измерения успешности проектного офиса

В 2010 году на «Symposium ITXPO» Gartner представил исследование, посвященное проектным офисам. Оно показало, что за последние 7 лет 50% всех проектных офисов потерпели неудачу. Это значит, что каждый второй проектный офис не был успешен. Звучит пугающе, не так ли?

Одним из главных факторов их провалов было то, что руководство компании считало, что их проектные офисы не приносят достаточной ценности для организации.

Однако, в тоже время исследование Gartner показало, что компании мирового уровня имеют показатель уровня успешных проектов превышающий стандартный в три раза. Это показатель определенно связан с успешными практиками управления проектами и успешными проектными офисами.

Так в чем же противоречие? Часто проектные офисы приносят ценность своим компаниям, но они не измеряют и не озвучивают ее. Поэтому, часто считается, что проектные офисы не приносят ценности компании.

Для изменения этой точки зрения важно определить набор метрик - KPI проектного офиса, чтобы показать, как проектный офис повышает производительность проектов, способствует изменениям и поддерживает цели и задачи компании.

Определение: KPI проектного офиса

Ключевые показатели эффективности – один из видов показателей деятельности (метрик), который организация использует для оценки успешности определенной деятельности. Проектный офис должен определить и согласовать со стейкхолдерами определенный набор метрик, чтобы показывать каким образом он приносит ценность организации. Только так проектный офис может быть успешным. В противном случае, проектный офис будет бороться за свое существование.

Примеры метрик для проектного офиса

В таблице ниже показаны возможные метрики для проектного офиса. Вам придется скорректировать их в соответствии с вашим портфелем проектов и вашей организацией. Но эти показатели - хорошая отправная точка, и они дадут вам представление о том, что нужно измерять:

Предмет обсуждения	Область	Примеры метрик
Стратегический вклад	Реализация стратегических проектов	Увеличение процента успешно реализуемых стратегических проектов в сравнении с общим количеством стратегических проектов
	Сокращение времени вывода продукта на рынок	Сокращение времени вывода продукта на рынок = Время от разработки концепции до начала проекта (время, необходимое для старта проекта)
	Сокращение времени вывода продукта на рынок	Сокращение времени вывода продукта на рынок = Время от разработки концепции до завершения проекта (время, необходимое для реализации проекта)
	Сокращение времени вывода продукта на рынок	Сокращение разницы между плановым и фактическими сроками реализации проекта = (сравнение планового и фактического времени реализации проекта) (точность планирования сроков проекта)
Процессы управления	Улучшение процессов управления	Соответствие методологии (требуемые результаты проекта в сравнении с реальными результатами)
Управление портфелем проектов	Общий уровень успешно завершенных проектов в портфеле	% реализованных проектов в портфеле/общее число проектов
Управление портфелем проектов	Работа с изменениями	% проектов, статус которых не изменился за отчетный период
Управление проектами	Улучшение процесса управления проектами	Увеличение числа успешных проектов = (число успешных проектов/общее число проектов за определенный промежуток времени)
	Улучшение процесса управления проектами	Рост квалификации участников проектов
	Улучшение прогнозов и оценки стоимости проектов	Снижение различия между плановыми и реальными затратами проекта = сравнение плановых и реальных затрат проекта
Управление ресурсами	Улучшение распределения ресурсов по проектам	Улучшение загрузки ресурсов во время реализации проекта (например, бизнес-аналитик> 31.5 часов в неделю = превышение планового времени)
Управление ресурсами	Улучшение распределения ресурсов по проектам	Улучшение распределения ресурсов по проектам = оплачиваемое время/общее время
Управление стейкхолдерами	Повышение удовлетворенности клиентов или пользователей	Средний показатель удовлетворенности клиентов или пользователей, полученный из опроса (должен быть выше % предыдущего квартала или среднего показателя за год)
Управление стейкхолдерами	Повышение удовлетворенности клиентов	Реализация дополнительных опций в рамках бюджета
ROI	Получение прибыли	Оценка ROI после завершения проекта для определения был ли получен ROI проекта
	Получение прибыли	Полученная прибыль в сравнении с плановой прибылью за год
	Годовой показатель ROI	Суммарный ROI для всех проектов, которые реализовывал проектный офис
Сотрудники	Улучшение мотивации сотрудников	Средний показатель удовлетворенности участников проекта, полученный из опроса (должен быть выше % предыдущего квартала или среднего показателя за год)
Сотрудники	Улучшение мотивации сотрудников	Упрощение карьерного роста для участников проекта

Нацельте ваш проектный офис на успех: KPI для вашего проектного офиса

Проанализируйте представленные выше метрики и выделите те, которые могут подойти вашему проектному офису. Затем обсудите и согласуйте их с вашими стейкхолдерами (как правило, это будет ваш руководитель или руководство компании). Также согласуйте, как часто вы будете предоставлять отчетность по ним. Этот шаг важен, поскольку это поможет прояснить цель вашего проектного офиса.

После того как вы согласовали метрики, составьте документ, в котором будут содержатся исходные показатели и который послужит вашей отправной точкой. Отправная точка необходима вам для того, чтобы демонстрировать будущие улучшения. Данные по уже реализованным проектам могут вам помочь определить исходные показатели метрик.

Далее вам необходимо создать отчет или рабочую область в которой вы сможете отслеживать и обновлять данные на регулярной основе.

Собирайте, обосновывайте и оценивайте данные, которые вам необходимы для создания отчета. Отслеживайте эффективность. Если характеристики снижаются в сравнении с предыдущим периодом отчетности, примите корректирующие действия заранее, чтобы исправить ситуацию.

И наконец, убедитесь, что все знают о вашем успехе. Для этого вы можете использовать вашу внутрикорпоративную сеть, корпоративное издание или подготовить буклет (история успеха) о достижениях проектного офиса, проектов и программ. Все эти мероприятия помогут Вам продвигать ценность и успех вашего проектного офиса.

Источник: pmoguru.com

www.advanta-group.ru

KPI проектов | KPI Suite

Современные специалисты, задействованные в различных проектах, начиная от его создателя и заканчивая аналитиком, всегда стремятся узнать о результативности его работы и вероятных возможностях его роста и развития.

Чтобы узнать это, следует правильно оценивать имеющуюся ситуацию, что невозможно осуществить без показателей деятельности по проекту, выраженных в цифрах. Именно в этот момент и возникает необходимость в KPI проекта.

Key Performance Indicators или Kpi

KPI или Key Performance Indicators – это созданная система оценки, которая значительно упрощает процесс определения текущего уровня достижения целей предприятия. Ключевые показатели эффективности или КПЭ – это грамотная оценка нынешнего состояния проекта и компетентная помощь в оценивании реализации определенной предприятием стратегии.

Основное назначение KPI — планирование и оценка достижения построенного руководством плана на всех уровнях. Для более наглядного объяснения, приведем ряд примеров. Каждый запущенный проект имеет стратегические и тактические цели. На стратегическом уровне показателями его успешности служат:

Рентабельность;
Прибыль,

в то время как показатели тактического уровня не так однозначны и зависят от конкретных задач проекта. Показателями тактического уровня интернет-проекта могут выступать, например, конверсия и глубина просмотра сайта.

Какие бывают KPI проектов

Мы не раскроем секрет, сказав, что подавляющее большинство проектов создаются с одной единственной целью – получение прибыли. Интернет-проекты могут получать свою прибыль разными способами:

Продажа товаров на сайте;
Оформление кредитов и вкладов онлайн;
Подписка на платные образовательные услуги;
Рекламные блоки на сайте и т.д.

Таким образом, KPI проекта на стратегическом уровне, как мы можем видеть, един – это выраженное конкретным числом значение уровня желаемого дохода за конкретно определенный временной период. У проектов, связанных с вложением средств, этот показатель сводится к процентному выражению выполнения плана окупаемости.

Несмотря на то, что стратегическая цель одна, достигается она разными путями. Именно поэтому у каждого проекта свои KPI тактического уровня. Вот некоторые примеры, которые относятся не столько к интернет, как к обычным материальным проектам:

Выполнение норматива по расходу средств;
Выполнение плана продаж и т.д.

Разработка KPI проекта – стоит или нет?

Зачастую организация уже имеет в своей системе некую подсистему, отвечающую за контроль и управление запущенными проектами. Ломать устоявшуюся систему и строить на её руинах новую – процесс довольно болезненный, требующий сильных затрат как временных, так и финансовых. Да и переобучиться сможет далеко не каждый сотрудник. Такое кардинальное решение может принять только руководитель, который уверен в своей команде и в себе на 100%.

В большинстве случаев подобных мер и не требуется. Можно плавно и практически безболезненно провести оптимизацию и совершенствование бизнес-процессов и откорректировать имеющиеся KPI проекта, не разрушая основ. Для этого:

Определите имеющееся состояние и выявите структуру Ваших бизнес-процессов, которые каким-либо образом связаны с управлением проектами;
Проанализируйте работу структурных подразделений предприятия и систему управления;
Опишите структуру деятельности Ваших подразделений;
Опишите структуру уже существующей системы контроля и измерения KPI проектов;
Внесите необходимые коррективы, разработайте и согласуйте проектную документацию.

После проведения столь масштабной работы появится осознание того, что именно стоить оптимизировать в обязательном порядке. Только при таком условии Ваша работа над новыми KPI проекта будет успешной.

В последующем составляют и утверждают планируемые коррективы бизнес-процессов и приступают к созданию главного документа, который будет в деталях описывать шаги по совершенствованию существующих KPI проектов организации. Этот документ будет регламентировать процесс разработки и запуска новых проектов, постановку задач и их выполнение, порядок контроля и анализа KPI проекта а также регулировать вопросы, связанные с завершением проекта.

Сегодня одна из остро стоящих задач подавляющего большинства российских организаций – это решение вопроса о разработке системы правильного контроля всех процессов, который возможен только при определении и последующем внедрении действительно необходимых показателей KPI проекта.

KPiSUITE предлагает Вам готовое решение, которое станет Вашим незаменимым помощником в процессе контроля качества и своевременности выполнения задач проекта, позволяя одновременно отслеживать его бюджет. От Вас не потребуется долгого анализа и разработки и дальнейшего оформления кипы документов. Все необходимые Вам показатели будут отображены на экране монитора. Доступное и наглядное оформление KPI проекта позволит руководителю оперативно реагировать на любые происходящие изменения.

www.kpisuite.com

в чем разница и почему для успешного координирования проектов нужно и то, и другое

Приближаются новогодние праздники, и пора свериться со списком целей, который вы составили в начале года. Удалось ли их достичь? Над чем пришлось потрудиться?

Вспомните, какие планы были у вашей команды на этот год. Принесли ли ваши усилия желаемые результаты? Какие проекты оказались успешными? Какие нет? Оценивая достижения за год, важно определить общую производительность своей работы.

Однако не менее важно смотреть вперед. Последние несколько недель уходящего года — идеальное время для выбора целей на следующий год.

Если вам приходилось общаться с технарями и маркетологами, вам наверняка знакома аббревиатура KPI. А если довелось работать в скромной компании Google, вы, вероятно, слышали о таком понятии, как OKR.

Если вы понятия не имеете, о чем идет речь, не волнуйтесь. Мир технологий полон причудливого жаргона и сокращений, так что не всегда бывает просто понять, что имеется в виду.

В целом у KPI и OKR одно назначение — поставить цели на квартал или год и помочь скоординировать выходящие из-под контроля проекты.

Что такое KPI?

KPI (Key Performance Indicators, ключевые показатели производительности) — это индикаторы, позволяющие оценить успешность организации или отдельного мероприятия и упрощающие координирование проектов. KPI можно применить к проектам, программам, продуктам или различным действиям компании. Они помогают измерить успех любого начинания — от выхода на заданный объем продаж до показателей популярности в соцсетях.

Откуда взялись KPI, неизвестно, но первыми измерять успешность работы чиновников начали императоры династии Вэй, правившие Китаем в 221—265 гг. н. э. В наше время огромное количество организаций используют KPI для оценки и прогнозирования успеха.

Тем не менее, ценность KPI определяется ценностью действий, к которым они побуждают. Зачастую компании пытаются внедрить KPI, используемые другими компаниями, а потом удивляются, почему им не удается достичь своих целей. Любая организация, как и любой сотрудник, уникальна. KPI нужно выбирать, ориентируясь на цели именно вашей организации, зная, как вы собираетесь их достичь и кому пригодятся в работе эти данные.

Давайте рассмотрим пример. Скажем, ваш KPI заключался в повышении количества MQL (потенциальных клиентов с точки зрения маркетинга) на 30%. Вот как он определяется: KPI для увеличения MQL Что: повышение количества MQL на 30% в текущем годуЗачем: это поможет повысить прибыльность компанииКак: наняв дополнительных сотрудников в отдел продаж, усовершенствовав имеющиеся маркетинговые стратегии, внедрив новый инструмент, создав новый контент и т. д.Кто: за этот показатель отвечает вице-президент по маркетингуКогда: планируется ежеквартальная оценка KPI

Что такое OKR?

OKR (Objectives and Key Results, цели и ключевые результаты) описывают цели компании и команды, а также измеримые ключевые результаты, свидетельствующие о достижении каждой поставленной цели. OKR представляет собой амбициозную цель и несколько измеримых действий, которые необходимо предпринять для достижения этой цели. Обычно этот метод используется для постановки целей на ближайший квартал, но его можно применять и для годового планирования. Рост популярности OKR связывают главным образом с тем, что их начали использовать компании Intel и Google.

OKR задаются на уровне компании, отдела или сотрудника. Вот пример заданных OKR:

OKR компании №1:

Цель: iOS-приложение для роста продуктивности должно выйти на первое место по числу загрузок
Ключевой результат №1: провести опрос для выявления 10 самых востребованных функций и выпустить пять самых востребованных функций к 15 ноября
Ключевой результат №2: провести 10 пользовательских тестов для выявления проблем с интерфейсом
Ключевой результат №3: повысить уровень удовлетворенности пользовательским интерфейсом как минимум на 50% (согласно опросу клиентов)
Ключевой результат №4: получить 200 пятизвездочных оценок к 31 декабря

OKR компании №2:

Цель: повысить узнаваемость бренда
Ключевой результат №1: расширить взаимодействие со СМИ на 20%
Ключевой результат №2: запустить реферальную программу для клиентов к 1 января
Ключевой результат №3: отражать в социальных сетях ситуацию на двух новых целевых рынках
Ключевой результат №4: расширить программу идейного лидерства, публикуя статьи на 4 отраслевых сайтах с показателем Alexa не более 30 000

OKR для отдела маркетинга:

Цель: повысить уровень привлечения клиентов через социальные сети на 35%
Ключевой результат №1: провести исследование, чтобы выявить три самые популярные социальные платформы среди представителей двух новых целевых аудиторий, и разработать стратегию привлечения к 1 января
Ключевой результат №2: принять участие в шести чатах в Twitter с участием отраслевых лидеров
Ключевой результат №3: отвечать на новые комментарии в Facebook в течение трех часов
Ключевой результат №4: увеличить число подписчиков в Facebook и Twitter на 20%

OKR для сотрудника:

Цель: повысить уровень общения в социальных сетях на 25%
Ключевой результат №1: увеличить частоту публикаций в Twitter до 8 в день и в Facebook до 3 в день
Ключевой результат №2: закрепиться еще на двух социальных платформах — LinkedIn и Quora
Ключевой результат №3: вступить в пять групп в LinkedIn с числом участников не менее 2500 и оставить комментарии в 10 самых популярных обсуждениях в каждой группе
Ключевой результат №4: набрать 15 читателей в Quora, размещая каждую неделю по три вопроса и одному ответу

Начните составлять список OKR в Wrike, чтобы взять хороший старт в новом году.

Различия между KPI и OKR

Одно из главных отличий OKR от KPI — смысл, который вы вкладываете в постановку целей. Цели KPI как правило легко достигаются и представляют собой результаты уже налаженного процесса или проекта. Цели OKR отличаются большей агрессивностью и амбициозностью.

Тем не менее, цели OKR, хотя и более смелые, все же должны быть достижимыми. Смысл этой стратегии в том, что, устанавливая агрессивные цели OKR, вы стимулируете свою команду (и себя заодно) выкладываться больше.

Что лучше для координирования проектов?

Вы, возможно, все еще не понимаете, в чем разница между OKR и KPI, и вы в этом не одиноки. Оценивая, что предпочесть — OKR или KPI — ориентируйтесь на себя и на то, какие показатели вам нужно измерить.

К примеру, если вам нужно масштабировать или усовершенствовать уже созданный план или проект, вам, возможно, стоит отдать предпочтение KPI. Они довольно прямолинейны, и с их помощью вы сможете оценить по ряду показателей свои текущие проекты и процессы.

Но если вам нужен более общий план или вы хотите сменить направление деятельности, тогда лучше выбрать OKR. Они позволяют детально проанализировать работу и поставить себе более амбициозные цели, а заодно дают больше простора для творчества относительно способов их достижения.

Для чего нужна оценка эффективности

Что бы вы ни выбрали, все сводится к одному: единственный способ улучшить работу — это измерять и оценивать ее эффективность. Если вы сэкономите время на постановке целей или на оценке проделанной работы в конце года/квартала, вы лишите себя превосходной возможности учиться и развиваться и не сможете успешно координировать проекты, различающиеся по важности. Помните, на ошибках и неудачах можно учиться, так что внедрение показателей производительности должно быть вашим главным приоритетом. Не исключено, что вы сами удивитесь, как быстро вы и ваша команда достигнете поставленных целей.

Дополнительные материалы по постановке целей и координированию проектов

Источник: https://smartkpis.kpiinstitute.org

www.wrike.com

Что такое KPI и для чего они руководителю

Key Performance Indicators или Kpi

Рентабельность;
Прибыль,

Какие бывают KPI проектов

Продажа товаров на сайте;
Оформление кредитов и вкладов онлайн;
Подписка на платные образовательные услуги;
Рекламные блоки на сайте и т.д.

Выполнение норматива по расходу средств;
Выполнение плана продаж и т.д.

Разработка KPI проекта – стоит или нет?

Определите имеющееся состояние и выявите структуру Ваших бизнес-процессов, которые каким-либо образом связаны с управлением проектами;
Проанализируйте работу структурных подразделений предприятия и систему управления;
Опишите структуру деятельности Ваших подразделений;
Опишите структуру уже существующей системы контроля и измерения KPI проектов;
Внесите необходимые коррективы, разработайте и согласуйте проектную документацию.

www.kpisuite.com

KPI для менеджера проекта - PM TEAM

Продолжаем серию материалов, посвященную KPI топ-менеджеров, отвечающих за разные функционалы внутри компании. Теоретическая основа метода KPI была изложена в предыдущих публикациях, поэтому в настоящей статье даются лишь минимальные пояснения, способствующие быстрому пониманию материала. Обращаем внимание на то, что все приведенные примеры не могут быть использованы на практике без соответствующей адаптации к конкретным условиям реального предприятия.

Для начала остановимся на том, что такое проект. Согласно определению из основополагающей книги по методологии управления проектами PMBOK (PMI стандарт) проект – это временная последовательность работ, приводящая к созданию уникального продукта, услуги или результата1.

Вся деятельность предприятия состоит из проектов и процессов. Отличие между этими двумя видами деятельности заключается в результате. В проекте результат уникален, в процессе – цикличен, воспроизводим. Именно уникальность результата и выводит менеджеров проектов в особую категорию наемных работников, населяющих бизнес-пространство.

По сути, основная задача всех менеджеров проектов состоит в том, чтобы обеспечить достижение уникального результата при ограниченных ресурсах (временных, материальных и человеческих). Решение такой задачи подразумевает как предпринимательский, так и собственно менеджерский, управленческий аспект. Несмотря на известное утверждение поэта по поводу того, что «в одну телегу впрячь не можно коня и трепетную лань»2, менеджеры проектов именно этим в основном и занимаются – сводят воедино несводимое, организуют все плохо организованное и твердой рукой ведут проекты к успешному завершению.

Должность менеджера проекта подразумевает наличие многих компетенций, в частности, умение планировать и руководствоваться планом в своих действиях наряду с пониманием того, что жизнь гораздо богаче представлений о ней, и готовностью вносить нужные изменения. Ему крайне необходимо «дружить» с цифрами, чтобы свести все нечетко сформулированные ожидания заказчика от реализации проекта к конкретным учитываемым критериям и показателям. Кроме того, менеджер проекта должен быть тонким психологом. В проектной команде часто требуется присутствие совершенно разных специалистов, которым порой отнюдь не просто понять друг друга. Именно перед менеджером стоит задача не только подобрать команду и мотивировать всех ее членов на выполнение конкретных профессиональных задач, но и организовать такое взаимодействие между ними, чтобы продвинуть проект вперед, а не завести в тупик.

Хорошие менеджеры проектов стоят дорого и крайне редко оказываются свободными на рынке труда. Даже во времена кризиса они оставались востребованными и высоко оплачиваемыми профессионалами.

Как уже отмечалось, проектная деятельность, будучи частью общей деятельности организации, одновременно является и агентом изменений. Уникальность успешного результата предполагает перенастройку всей системы управления таким образом, чтобы сделать удачный «пробник» частью повторяемой, цикличной работы предприятия, то есть встроить результаты проекта в процессы компании.

Для чего, вообще, предприятие осуществляет свою деятельность? Даже без учета таких понятий, как «миссия», «видение» и «стратегия», понятно, что владелец любого бизнеса желает, чтобы его предприятие приносило ему хороший гарантированный доход в виде прибыли. Результаты деятельности должны оправдать затраченные владельцем бизнеса силы и средства, а также обеспечить ему достаточное благополучие для того, чтобы он и дальше хотел вкладывать их в свое предприятие3.

Таким образом, каждому менеджеру требуется не только обеспечить ведение проектной деятельности до достижения результата, но и удержаться в рамках плана и бюджета проекта, несмотря на непредсказуемость обстоятельств (отдельно закладываемую в бюджет в виде просчитанных рисков) и прочее «сопротивление материала». Кроме того, проекты могут быть разными, не все из них подразумевают получение компанией необратимой прибыли. Например, инвестиционные проекты предполагают отдачу4 через определенное время после достижения основного результата. Однако реализация большинства проектов в коммерческих организациях имеет целью получение прибыли5. В связи с этим основными целями, за которые обычно отвечает менеджер проекта, являются:

обеспечение прибыльности проекта;
соблюдение проектного плана и бюджета;
быстрое и эффективное решение всех конфликтов;
повышение рентабельности6 проекта;
обеспечение притока денежных средств на счета компании7

Из задач, стоящих перед менеджером проекта, вытекают ключевые показатели, измеряющие эффективность его деятельности.

Обычно в расчетную схему менеджера проекта входят следующие KPI:

прибыль;
размер отклонений от плана и бюджета проекта;
размер просроченной дебиторской задолженности, если перед менеджером стояла задача продать продукцию, созданную в результате реализации проекта

KPI прибыли зачастую является так называемым стоп-фактором в общей схеме. Если не удастся достигнуть его планового значения, это приведет к отсутствию или существенному сокращению бонусов за выполнение других KPI.

Итоговый бонус менеджера проекта равен сумме бонусов по каждому из KPI. При этом бонус в целом начисляется, если получен KPI, являющийся стоп-фактором (в данном случае прибыль). Если этот KPI не получен, бонус не начисляется, независимо от достижения остальных KPI.

Сумма бонуса по KPIБi определяется следующим образом:

Бi = БФ х Вi х min (KPIфакт. / KPIплан.; 1) + ВП, где

БФ – бонусный фонд сотрудника;Вi – вес показателя в системе показателей сотрудника; KPIфакт. – фактическое значение KPI;KPIплан. – плановое значение KPI; ВП – вознаграждение за перевыполнение.

Бонус по KPI начисляется, если процент выполнения по KPI превышает пороговое значение (ПЗ) и если выполнен общий KPI.

Размер бонуса зависит от процента выполнения установленного KPI и веса KPI в системе показателей.

1) PMBOK – project management body of knowledge – регулярное периодически обновляющееся издание. В настоящее время имеется четвертая версия, перевод которой на русский язык см. на форуме: microsoftproject.ru

2) Пушкин А.С., поэма «Полтава»

3) Имеются в виду коммерческие предприятия. В государственных компаниях и общественных организациях критерии успешности работы иные. В данной статье они не рассматриваются во избежание расфокусированности.

4) Обычно ожидаемая отдача измеряется через ROI – return on investment – показатель того, когда и в каком объеме инвесторам стоит ждать возврата вложенных средств до выхода «в ноль» (полного возврата вложенных средств) и далее – генерации прибыли (получения большего, чем было вложено). Понимание ROI очень важно с точки зрения приоритетов вложений. Так, на первый взгляд, может показаться, что приобретение несколько квартир в Москве с целью их дальнейшей сдачи в аренду могло бы быть неплохим вложением средств. Однако текущая ситуация на рынке жилой недвижимости в Москве такова, что компенсировать вложения в покупку (вернуть потраченные средства – с учетом инфляции, курсовой разницы и прочих факторов, влияющих на абсолютный размер денежных средств) можно только через несколько десятков лет, если на этом рынке не произойдет кардинальных изменений (но и они, скорее, удлинят срок возврата инвестиций, ибо стоимость жилья в Москве сильно завышена по сравнению с сопоставимым жильем в других цивилизованных странах и городах. Менеджер, занимающийся жилой недвижимостью, обязан хорошо знать все особенности рынка, чтобы не разочаровать инвесторов.

5) Прибыльность проекта настолько важна для коммерческих организаций, что в случае большого количества форс-мажорных обстоятельств, резко удорожающих проект, менеджер может принять решение о прекращении проекта, и это окажется гораздо более эффективным, чем его продолжение любой ценой. К сожалению, в государственных структурах отношение к деньгам другое, поэтому появляются длящиеся десятилетиями проектные монстры, порождающие долгострои, оборачивающиеся брошенными объектами, если финансирование убыточных работ все же прекращается. Пример тому – здание Академии Аганбегяна, уже лет тридцать сверкающее остатками осыпающихся голубых стекол, на юго-западе Москвы. Еще один пример постоянного закапывания проектных средств в землю – долгие и упорные попытки разных администраций России развить депрессивный район между двумя столицами – Москвой и Санкт-Петербургом. Скоростные магистрали, фермерские хозяйства для отставных военных, поселки переселенцев из бывших союзных республик – все это прожекты, привлекшие миллиардные вложения, но не давшие сколько-нибудь ощутимого результата, кроме запуска скоростного «Сапсана», и то с большим количеством ограничений. «Засада» понятна: два мегаполиса, как два гигантских пылесоса, выдувают население с прилегающих территорий, делая нереальным равномерное заселение этой зоны. Постоянный дефицит трудовых ресурсов в обеих столицах гарантированно обезлюдит все «потемкинские деревни»

6) Бюджет проекта основан на нормативной рентабельности, но МП часто специально замотивирован Заказчиком на сокращение расходов, чтобы достичь запланированного результата меньшей ценой.

7) Эта цель появляется у тех МП, которые ведут выраженные коммерческие проекты, предполагающие не только разработку и создание продукта, но и его реализацию потребителю.

Марина Вишнякова,"Справочник по управлению персоналом"

www.pmteam.ru

kpi - Стр 6

Искусство управления ими во многом определяет эффективность проектов. Соответственно, одним из механизмов повышения эффективности проекта является

определение ответственности менеджеров за дос тижение трех основных целей проекта .

Модель оценки как внешних, так и крупных внутренних проектов и три ее основные цели:

■снизить затраты, не увеличивая длительность проекта и не снижая его качество;

■снизить время без ущерба качеству и при этом сократить затраты;

■обеспечить выполнение или повысить определенные критерии качества проекта.

Модель оценки внутренних проектов (простая):

(оценке подвергается только соблюдение срока и качества проекта. Ст оимость проекта не рассматривается, так как проект внутренний и был реализован силами сотрудниками, которым компания выплачивает зарплат)

●создать….

●разработать…

●внедрить…

Пример показателя эффективности внутренних проектов, то есть «Проектный» KPI , – это «Утвержденное «Положение о премировании» к 1 июля 2009 г.».

В терминологии проектного управления формулировка и определения проектных KPI совпадает с выделением вех проекта. Определение «веха» – это этап проекта с длительностью, равной 0. Веха – это промежуточный или итоговый результат проекта. Если мы ставим задачу оценить результативность наших сотрудников в проекте, то надо оценивать не процент сделанных работ, а достигнут ли результат (веха): да или нет. Исходя из этого можно сделать вывод, что«Проектный KPI» = веха проекта .

Для оценки степени достижения целей проектов используются проектные ключевые показатели эффективности – KPI. У разных проектов свои KPI. Самые простые показатели для расчета – это количественные KPI, такие как отклонения от бюджета проекта или экономия бюджета. Гораздо сложнее оценивать качественные показатели, потому что их оценка более трудоемка и обладает некоторой субъективностью. В одних проектах качество выражено в оценке приемной комиссии или заказчика проекта, у други х – преимущественно в финансовых показателях, таких как достижение окупаемости инвестиций, IRR (внутренняя норма доходности (прибыли, внутренний коэффициент окупаемости, Internal Rate of Return, IRR – норма прибыли, порожденная инвестицией), и положительны й дисконтированный поток от проекта, где-тоэто только соблюдение требования технического задания и т. д.

Пути решения трудностей проектного управления

Еще одним серьезным препятствием на пути внедрения проектного управления является передел сфер влияния в компании как на среднем, так и на высшем уровне руководства. Раньше все было проще: функциональный руководитель отвечал за конкретные задачи, он выстраивал соответствующие процессы и ставил людей на их выполнение. Теперь оказывается, что ту же самую задачу можно в принципе решать по -другомуи, возможно, эффективнее. Но при этом «права собственности» на часть процесса или некоторые отдельные формы реализации процесса должны перейти к другим людям – от функциональных руководителей к руководителям проект ов. Чтобы подобные «перемены управления» не приводили к заметным политическим потрясениям и тем самым не снижали эффективность проектов, должны быть определены формальные правила и стандарты сосуществования процессной и проектной деятельности.

Зависит ли мотивация проектных групп от масштаба и сложности проекта?

Вид проекта и степень влияния проектных менеджеров на результаты или KPI проекта

определяют механизмы оценки и определения KPI.

Пути решения

■Объяснение проектной группе, что проект – это инвестиции компании и нерационально нести дополнительные затраты до момента завершения проекта при том, что есть риск незавершения проекта.

■Платить премии авансом – так делают девелоперские компании, но здес ь есть риск, что сотрудник уйдет до конца реализации проекта. Итоги проекта будут неудовлетворительные, а компенсировать выплаченные денежные средства будет уже нельзя.

■Включать в систему текущей мотивации поощрения и льготы, то есть надбавки за участие в проектах развития компании, – перспективу служебного роста и карьеры, а также получения опыта, как элементы эффективной нематериальной мотивации.

В проектах развития компания сразу определяет размер премии при условии достижения KPI проекта. Когда начина ются небольшие проекты, то, как правило, не хватает времени разработать документы проекта и определить его критерии, поэтому возникают проблемы при их оценке. Поэтому не ленитесь и создавайте упрощенные документы – для небольших проектов.

Примеры мотивации проектных групп

Мотивация смешанных групп

■1-й вариант. Определяется премиальный фонд, как вариант – процент от сметы проекта или от экономии сметы, далее определяются KPI для оценки результатов этапов или проекта в целом, а потом распределяется на п роектную группу согласно процентам и долям участия. Это наиболее объективный вариант.

■2-й вариант. У проектной группы своя структура мотивации, а обслуживающие подразделения, участвующие в проекте, премируются по следующей формуле: (проектная ставка × время, задействованное в проекте) × KPI – личная оценка менеджера проекта. Проектные менеджеры корректируют этот бонус на KPI – личная оценка менеджера проекта, который показывает, насколько эффективно взаимодействовал сотрудник с проектной

группой. Может принимать значения от 1 до 1,3.

Мотивация проектных групп:

■1-й вариант. Система мотивации складывается из заранее определенных (расчетных) бонусов за реализованный проект, которые корректируются на результат выполнения основных KPI этапа или проекта в ц елом.

■2-й вариант. Определяются фиксированные бонусы как процент от сметы проекта за реализованный проект. Бонусы корректируются на результат выполнения KPI этапа или проекта в целом и распределяются внутри группы на менеджера проекта и рабочую группу.

■3-й вариант. Мотивация построена в виде фиксированных надбавок к основному окладу за участие в проекте.

■4-й вариант. Используется преимущественно в девелопменте, где устанавливается стоимость каждой операции, которую осуществляет сотрудник в рамках п роекта. Удобство в этом варианте состоит в том, что если меняются участники проекта, то распределение и выплата премии не вызывают трудностей. Этот вариант подходит, если компания выполняет однотипные проекты с понятной детализацией работ и возможностью бе сспорного определения их стоимости, то есть данный способ является аналогом «сдельного» принципа оплаты труда.

■структурированной операционной деятельности;

■механизмов реализации процессов в проекте;

■унифицированного механизма и стандартов выполнения проектов.

Разрабатывайте документы проектов и процедуры, регламенты системы управления проектами. Определяйте четкие правила игр ы, а также выберите основной инструмент для повышения эффективности проекта.

Хорошим решением для повышения эффективности проектов может стать уход от традиционных организационных структур, то есть иерархических функциональных моделей путем построения гибких организационных структур матричного типа. Матричная организационная структура предполагает формирование на базе постоянных функциональных подразделений компании временных коллективов, которые создаются под определенную цель или проект и пользуются опред еленной свободой в организации своей работы. Четкие механизмы мотивации и оценки результатов для проектных групп вселят в сотрудников уверенность в том, что они получат премию за эффективную работу, а руководство компании будет знать, что достижение целей проекта осуществляется с наибольшим усердием и результативностью.

2.7.Принципы уравновешивания (выбор приоритетов) KPI

Вдополнение к гармонизации потребностей настоящего и отдаленного будущего менеджеры также должны уравновешивать цели. Что важнее: рас ширение рынков сбыта и увеличение объема продаж или более высокая норма прибыли? Сколько времени, усилий и энергии должно быть израсходовано на повышение производительности? Если те же самые усилия и средства вложить в разработку нового продукта, не принес ет ли это больше прибыли? Лишь немногие критерии позволяют различать компетентных и некомпетентных менеджеров так же четко, как умение уравновешивать цели.

И все же для выполнения этого задания нет готовых рецептов. У каждого предприятия собственное равновесие, и в разное время это равновесие может быть разным. Единственное, что можно сказать с уверенностью, гармонизация целей – не механическая работа. Понимание того, какая цель более приоритетна, а какая – менее, приходит, когда у вас выделены стратегические приоритеты для компании. Стратегические приоритеты компании декомпозируются до основных подразделений и обеспечивающих подразделений. Когда стоит выбор, какая из целей важнее, загляните в стратегические приоритеты конкретного подразделения. При взвешивании, то есть при выборе целей с большим весом, необходимо ставить акцент именно на достижение стратегических целей и KPI на ближайший период.

Помимо оценки важности с точки зрения связи со стратегическими приоритетами выделяют еще один практический инструм ент, называемый «метод парных сравнений».

Практические принципы уравновешивания целей и KPI

■Чем важнее цель, KPI, тем больше ее вес.

■Веса надо расставлять, начиная с более важных KPI.

■Плохо измеряемые, нерелевантные, общие цели, KPI, не должны иметь большой вес (15–20%).

■Цели, KPI, не должен быть «тяжелее» 50% и «легче» 5%.

■Сумма весов всех задач должна быть не меньше и не больше 100%.

В таблице 2.5. дан пример взвешивания KPI в « Мартице KPI» у сотрудника.

Таблица 2.5. Пример взвешивания (выбор приоритетов) KPI в «матрице KPI» у

«Меньше показателей – больше информации?» Люди очень часто спрашивают: «А сколько у нас в компании должно быть ключевых показателей эффекти вности?»

Ответ звучит коротко и просто: «Это должен быть разумный минимум» – не более 7 для руководителя и от 3 до 5 для сотрудников.

В организациях существует «естественная» тенденция постепенно добавлять в систему то один, то другой показатель, никогд а не удаляя из нее ни одного показателя. В результате эти системы со временем теряют способность захватывать внимание сотрудников и фокусировать его на действиях, обеспечивающих прирост стоимости. Если людям приходится отслеживать слишком много показателей , они могут пропустить действительно важную информацию. Оптимальное число показателей в большей мере определяется ролью данного человека и его положением в компании, нежели каким -топроизвольным числом, хотя бы и выбранным на основе разумных соображений.

Как правило, сотрудники, управляющие производственными процессами, должны отслеживать меньше показателей, лучше всего – совсем чуть-чуть,потому что у них обычно остается меньше времени, чтобы отреагировать на возникшую проблему, тогда как руководители, ответственные за выбор стратегического направления, должны учитывать намного больше показателей, может быть, с десяток или еще больше.

Эксперты считают, что число ключевых показателей эффективности на одного пользователя должно рассчитываться по формуле:

N (KPI для одного сотрудника) = 5 ± 2.

Рекомендуемое количество KPI для системы премирования: ■ 10-12 для генерального директора;

■5-7для департамента и его руководителя;

■3-7для отдела и его руководителя;

■3-5на индивидуальном уровне.

2.8. Диапазоны значений KPI

Рассмотрим, как прописываются диапазоны значений и для чего они необходимы в системе KPI. В качестве примера разберем разработанные KPI коммерческого директора, приведенные в табл. 2.6.

Таблица 2.6. KPI коммерческого директора

Формула расчета квартальной премии (КП):

КП = Б × 0,4× (К1× 0,4 + К2× 0,2 + К3× 0,2 + К4× 0,2),

где Б – базовый должностной оклад;0,4 – размер премии от базового должностного оклада;

K1, К2, К3, К4 – коэффициент выполнения KPI;0,4; 0,2; 0,2; 0,2 – удельный вес каждого KPI.

Примечание. К1, К2, К3, К4 определяются расчетным путем в конце квартала.

К1 – определяется в зависимости от отношения фактического значения всей выручки от продаж с НДС за отчетный период к аналогичному значе нию за соответствующий период прошлого года, умноженного на 100 (сто) процентов минус 100 (сто) процентов. Диапазон измеряется в процентах (табл. 2.7).

Таблица 2.7. Диапазоны значений KPI

Из примера мы видим, что KPI выражают ожидания компании через « целевые» и «пороговые» значения. Целевое значения KPI определяет желательное состояние любого показателя в заданный промежуток времени.

Например, целевым значением можно объявить40–50%-ныйприрост продаж (выручка от продаж с НДС). Теперь хотелось бы сказать, кто определяет целевые значения. В идеале целевые значения определяются старшими руководителями и менеджерами среднего уровня, конечно же, с учетом мнений подчиненных.

Целевые значения могут поступать из разных источников, например таких, как:

■ежегодные бюджеты;

■стратегические планы;

■прогнозы;

■данные отраслевого бенчмаркинга;

■результаты конкурентов;

■собственные прошлые результаты («история продаж»), например за прошлый год, прошлый месяц или прошлую неделю.

Целевые значения обычно используются вместе с пороговыми значениями , определяющими нижнюю и верхнюю границы диапазона допустимых значений показателя.Пороговые значения со своей стороны определяют верхние и нижние границы, то естьдиапазон приемлемых значений данного показателя на некоторый период времени. Обычно пороговые значения регулируются; например, пороговые значения данного показателя могут быть периодическими, обычно через месяц, сближаться, пока не будет достигнуто желательное конечное состояние или целевое значение.

Категории целевых значений

Организация может ввести несколько типов целевых значений для разных ключевых показателей эффективности.

► для большинства ключевых показателей эффектив ности устанавливается годовое целевое значение, которое разбивается на недельные или месячные целевые и пороговые значения.

Кроме того, некоторые ключевые показатели эффективности могут иметь трех – или пятилетнее целевое значение, которое указывает на отд аленную цель. Такое целевое значение может определяться, например, для операционного процесса, критически важного с точки зрения стратегии или нуждающегося в существенном улучшении.

Руководители устанавливают такие отдаленные целевые значения на основании советов, полученных снизу, от рабочих и менеджеров, либо на основании рекомендаций консультантов, оценивающих эффективность и потенциал используемых процессов, либо на основании результатов отраслевого бенч -маркинга,определяющих показатели «лучшие среди аналогов».

Еще один вид целевых значений – это перспективное целевое значение . Такое целевое значение подкрепляет утверждения компании относительно того, что она будет представлять собой через пять лет. Перспективное целевое значение должно будить у сотрудников и порождать ощущение единства и сознание цели, которая выводит организацию на новый, более высокий уровень.

Реалистичность целевых значений

Выбрать реалистичные целевые значения не всегда легко. Они не должны быть чрезмерно высокими , чтобы не обескураживать сотрудников, и в то же время не должны быть легкодостижимыми , чтобы не порождать у них чувство самоуспокоенности. Кроме того, менеджеры должны иметь представление о приемах, с помощью которых сотрудники могут попробовать «переиграть» систему и достигнуть целевых значений обманным путем. Целевые значения зачастую определяются методом проб и ошибок. Однако во избежание лишних проблем лучше всего все-такис самого начала задавать как можно более реалистичные целевые значения.

Лучший способ задать целевые значения состоит в том, чтобы брать интервью у руководителей и менеджеров, пытаясь понять их цели и задачи в сферах их ответственности. Часто в качестве базиса для определения целевых значений на следующий год они просто используют прошлогодние целевые значения. Источниками целевых значений могут быть также данные отраслевого бенчмаркинга или данные от клиентов или поставщиков, которые, возможно, уже имеют стандарты, в соответствии с которыми они количественно оценивают вашу организацию.

Старайтесь не устанавливать целевые значения в вакууме. У руководителей и менеджеров среднего звена часто возникает соблазн определить целевые значения на основании их собственных представлений о данном бизнесе, но обычно такие односторонние целевые значения не очень хорошо принимаются людьми, которые должны отвечать за их соблюдение. Чрезвычайно важно, чтобы руководители советовались со своими подчиненными, чтобы убедиться в разумности и реалистичности намеченных целевых значений и затем «встроить» их в проект.

Работу выполняют рядовые сотрудники, и они должны ощущать разумность и реалистичность утвержденных целевых значений.

studfiles.net