10 шагов к постановке задач SMART. Задачи smart

10 шагов к постановке задач SMART

Для того чтобы направлять группу и организацию и для того чтобы ставить перед ними эффективные задачи, руководителю, прежде всего, важно правильно понять эти задачи. Плохо сформулированные задачи направят организацию в неверном направлении.

Данный 10- этапный метод постановки целей SMART поможет вам добиться лучших результатов.

Разберитесь в различии между задачами и целями перед тем, как начать. Цели связаны с вашими стремлениями, а задачи – ваш план боя. Ставьте столько задач, сколько вам нужно для успеха.
SMART означает - точный, измеримый, достижимый, реалистичный и своевременный.
Не пытайтесь использовать данный порядок - M-A/R-S-T, обычно он лучше всего подходит для написания задач.
Измеримый – самый важный принцип. Вы будете знать, что успешно выполнили вашу задачу, так как есть доказательство. Обязательно сформулируйте, как вы зафиксируете ваш успех.

Достижимый связан с измеримым. Обычно нет смысла начинать задачу, про которую вы знаете, что не сможете ее закончить, или задачу, в которой нельзя определить, когда она будет закончена и будет ли закончена вообще. Как определить достижимость задачи?
- Вы знаете, что она измерима.
- Другие успешно ее выполнили (до вас или где-то в другом месте).
- Она теоретически выполнима (т.е. явно не 'не достижима').
- У вас есть нужные ресурсы или, как минимум, реальный шанс получить их.
- Вы оценили ограничения.
Если она достижима, она может не быть реалистичной. Если она не реалистична, то она недостижима. Вам нужно знать:
- Кто собирается ее выполнять?
- Имеют ли они (или могут ли приобрести) навыки для выполнения хорошей работы?
- Откуда поступают деньги?
- Кто несет ответственность?

Реалистичность заключается в кадровых ресурсах, времени, деньгах, возможности.

Главная причина того, что она достижима, но не реалистична, в том, что она имеет невысокий приоритет. Обычно что-то другое нужно сделать раньше, до того, как вы достигнете цели. В таком случае поставьте две (или больше) задачи в порядке приоритета.

Дьявол кроется в конкретной детали. Ваша задача достаточно точная, если:
- Все участники знают, что она особо включает их.
- Все участники могут понять ее.
- В вашей задаче нет жаргона.
- Вы определили все ваши термины.
- Вы использовали только подходящий язык.
Своевременный - означает установку конечных сроков. Вы должны включить их, иначе ваша задача не измерима. Но конечные сроки должны быть реалистичными, иначе задача не достижима. Tо есть должен быть M, и R, и S, без них ваша задача не будет первоочередной.
Эти усилия стоящие! Вы и все остальные будете знать, что хорошо сделали свою работу.

< Предыдущая Следующая >

Newer news items:

Older news items:

www.pmtoday.ru

SMART. Учимся формулировать цель - ПроКоучинг

Не знаете, с какой стороны подойти к решению своей проблемы? Как приступить к достижению цели?

Тогда просмартируйте ее и многое станет куда более понятным и простым. Сегодня поговорим о том, как правильно ставить цели по СМАРТ.

Многим из вас знакомо понятие SMART. Рабочие задачи принято ставить именно в соответствии с этой технологией. Иногда от строгого следования СМАРТ-у они становятся даже смешными.

Но это не умаляет полезность самой технологии.

Попробуем?

SMART – это аббревиатура, 5 признаков поставленной цели:

Specific — конкретная;Measurable — измеримая;Achievable — достижимая;Realistiс — реалистичная; второй вариант Relevant – релевантная, соотносимая с другими задачамиTimed — определенная по времени

Итак, давайте разберем всё по-порядку.

S — Конкретная. Цель должна быть четкой, конкретной. Что это значит? Регулярно посещать спортзал – цель неконкретная. Посещать тренажерный зал (а еще лучше определить вид спорта – бассейн, занятия йогой или аэробикой) 2 раза в неделю по полтора часа – цель конкретная. И не забываем о том, что цель должна быть сформулирована в позитиве. Перестать есть сладкое – это не цель. Весить 55 кг – это цель.

M — Измеримая. Поставленная вами цель должна иметь измеримые результаты . Выучить иностранный язык – неизмеримая цель. Выучить Х слов, сдать сертификационный тест и т.п. – цели конкретные и измеримые. Когда сложно понять, чем измерить результат, избегайте формулировок «Я пойму по своим ощущениям». Ощущения – вещь субъективная, и вы можете остановиться, так и не достигнув цели, или продолжать вечный бой с тенью. Если совсем сложно придумать измеримую цель, используем шкалирование:

Оцените от 1 до 10, на сколько вы сейчас приближены к своей цели (знаю язык на 3 из 10).Оцените от 1 до 10, сколько баллов вы хотите получить, чтобы считать свою цель достигнутой (хочу знать язык на 7 из 10).Как вы узнаете, что достигли этого результата (смогу писать письма без словаря/ смогу поддержать беседу с иностранцем на туристические, бытовые темы/ смогу читать художественную или профессиональную литературу без словаря).

Формулировка должна стать такой, чтобы любой прочитавший ее человек понял ее одинаково.

А — Достижимая. Вы должны иметь возможности достичь поставленной цели, хотя бы в потенциале. У вас должны быть ресурсы(внешние и внутренние) для ее достижения, либо вы должны быть способны эти ресурсы обрести. Осмотрите свои резервы и ресурсы. Что у вас уже есть, что необходимо приобрести еще?

R — Реалистичная/Релевантная. Необходимо оценить собственные возможности к достижению поставленной цели. Напишите, что у Вас есть для достижения своей цели и чего на данный момент Вам не хватает. Также ваша цель должна согласовываться с другими Вашими жизненными целями, не противоречить им. Например, поставив цель вставать раньше, вам придется и ложиться раньше для того, чтобы высыпаться, или искать другие возможности для полного восстановления своих сил.

Т — Определенная по времени. Должны быть четко поставлены сроки достижения цели. Для кого-то этот пункт окажется самым сложным – ставим своей цели конкретный срок исполнения. Когда я хочу достичь этой цели? Какой это будет год, месяц, день? Не бойтесь помечтать, наш мозг уже знает ответы на все вопросы. И не забывайте, что цель, не определенная во времени, всего лишь мечта!

Дополнительно проверяем экологичность своей цели – как другие люди отнесутся к достижению вами этой цели? Кому она может не понравиться? Как это может повлиять на достижение вашей цели?

Проделав смартирование, посмотрите, что у вас получилось – какой самый первый и самый легкий шаг на пути к своей цели вы можете сделать уже сегодня?

SMART — самая известная система постановки целей. Однако существуют альтернативные системы, например, система КОНЭЦ. О том, как ее использовать, читайте в нашем журнале «Все(м) о коучинге».

Также рекомендуем ознакомиться с техникой «Как правильно ставить личные цели»

P.S. Легче рассказать, как поставить цель по СМАРТ, чем сделать это. Не так ли?

Если у вас все еще остались вопросы, предлагаем вам просмотреть 40 минутный видео-урок о правильной постановке целей по СМАРТ с подробными инструкциями и комментариями.

prosto-coach.ru

Ставим измеримые задачи. Постановка SMART-целей

Промежуточные цели — это опорные точки на пути к пункту назначения. Они позволяют вам понять, что вы держитесь верного курса, и помогают быстро внести поправки, если происходит что-то непредвиденное.Четкие. Вместо фразы «Мы хотим, чтобы у нас было больше клиентов» опишите подробно, какой тип клиентов вы ищете. При этом старайтесь, чтобы ваши формулировки отвечали на вопросы «Кто?», «Что?», «Где?» и «Когда?». Пример: «До конца года мы хотим выстроить прочные взаимоотношения как минимум с двумя экспертами, которые написали книги, признанные New York Times бестселлерами».Измеримые. Чтобы точно знать, что цель достигнута, нужны ясные критерии. Календарь и калькулятор — наиболее универсальные инструменты; пользуйтесь ими при постановке целей. Пример: «За предстоящие 12 месяцев мы опубликуем шесть уникальных материалов сторонних специалистов и привлечем как минимум 15 000 подписчиков». Подобная постановка вопроса делает весь процесс измеримым.Достижимые. Если вы действительно хотите двигаться вперед, то все цели должны быть достижимы. Недосягаемость лишь измотает вас. Оцените возможности своей компании и временны´е ресурсы, а затем поставьте действительно выполнимые задачи. Например, если публикация белых книг является частью вашей глобальной стратегии, то вы должны точно знать, сколько времени требуется на подготовку каждой из них. Ежемесячная публикация белых книг без подготовленной базы абсолютно нереальна. Возможно, вам больше подойдет периодичность раз в квартал.Целесообразные. Спросите себя: «Эти шаги приблизят нас к главной цели?» Если нет — откажитесь от них. Умение сказать «нет» важно не менее, чем планирование достижимых результатов. Когда вы беретесь за реализацию крупных проектов, всегда сверяйтесь со своей миссией. Охота за побочными целями — одна из главных причин того, что компании сбиваются с курса.Привязанные ко времени. Укладываться в сроки крайне важно. Делайте пометки в календаре. Во многих компаниях используются специальные стенды, чтобы стимулировать работу. Чем точнее поставлены сроки, тем легче выполнять необходимые вещи, не откладывая их в долгий ящик. Марк Твен шутил: «Никогда не откладывай на завтра то, что можешь сделать послезавтра». Обозначение крайних сроков поможет преодолеть врожденное желание «отложить на послезавтра».В менеджменте этот подход называется «умным»: SMART (Specifi c — четкий, Measurable — измеримый, Attainable — достижимый, Relevant — целесообразный, Time-bound — с установленными сроками).Цель может быть названа «умной», если даны ответы на следующие вопросы:— Задача действительно четко поставлена?— Как следует измерять результаты?— Каковы критерии того, что цель достигнута?— Моя цель не «журавль в небе»?— Ведет ли она к достижению главной цели?— Она внесена в личный календарь и общее расписание?

Вопросник для составления SMART ЦелейДля того, чтобы описать Ваши цели по методике SMART, ответьте на нижеприведенные вопросы и опишите Вашу цель.Начальное описание Вашей цели:___________________________________________________________________1. Specific (Конкретная). Какую цель нужно достигнуть? Как и почему она будет достигаться?___________________________________________________________________2. Measurable (Измеримая). Как Вы будете оценивать действительно ли достигнута цель (список, по крайней мере, с двумя показателями)?___________________________________________________________________3. Achievable (Достижимая). Возможно ли достичь цель? Удавалось ли это успешно сделать другим? У Вас есть необходимые знания, навыки, способности и ресурсы для достижения цели? Бросает ли Вам цель вызов?___________________________________________________________________4. Results-focused (Ориентированная на результаты). В чем причина, замысел или выгода для достижения цели? Какой результат цели (не деятельность, приводящая к результату)?___________________________________________________________________5. Time-bound (ограниченная временными рамками). Какая создана дата окончания (завершения) и создает ли дата окончания практическое ощущение срочности?___________________________________________________________________

Пересмотренная цель после применения методики SMART:

___________________________________________________________________Более подробно можно почитать про smart цели здесь: Writing_SMART_Goals

ivan-shamaev.ru

Цель проекта. Smart цели | pm-notes.ru

Цели и задачи проекта

Еще Аристотель определял цель как «то, ради чего»

Цель – это будущее состояние предметной области, к которому, в рамках проекта, стремятся, за счет выполнения активных действий, задач.

Цели должны отвечать на вопрос «что?». Что должны получить к концу проекта.

Задачи должны отвечать на вопрос «как?». Как мы должны действовать, чтобы достичь поставленных целей.

Проекты могут иметь несколько целей и каждая цель набор задач.

Каждая задача должны начинаться с глагола действия, например: подготовить, провести, разработать, создать, сделать, обеспечить, купить, установить, опросить и т.п. Это гарантирует измеримость задачи и возможность её контролировать.

Цель по SMART

Достижение цели зависит от её формулировки, и первый шаг к успеху — правильно сформированные цели.

Концепция SMART целей:

Specific (конкретная): Цель должна быть конкретной, т.е. описывать, что именно необходимо достигнуть. Например, повысить прибыль компании.
Measurable (измеримая): Цель должна быть измерима, т.е. описывать в чем или в каких единицах можно будет измерить результат. Например, повысить прибыль компании на 5%.
Achievable (достижимая): Цель должна быть достижимая. Описывается за счет чего достигается цель и при каких условиях. Например, повысить прибыль компании на 5%, за счет внедрения СЭД, автоматизации внутренних бизнес-процессов и сокращения штата сотрудников на 10% от текущего количества.
Realistic (реалистичная): Цель должна быть реалистичной. Означает, что достижение целей финансово и технически возможно. Технические и человеческие ресурсы должны присутствовать в достаточном объеме. Особенно следует проверить вопрос имеющегося в распоряжении ноу-хау.
Timely (ограниченная во времени): Реализация цели должна иметь реалистичную оценку реализации по времени. Указываются ограничение во времени, по истечении которого все задачи должны быть выполнены и цель достигнута.

Пример:

N	Цель	Срок	Команда	Ожидаемый результат	Измерение успешности результата
1	Разработка маркетинг ориентированного выхода в интернет — презентация продуктов компании в сети интернете.	1 июля – 1 ноября	Вася Петя	Повышение степени известности продуктов компании «X»	Не менее 5 000 посетителей сайта в месяц через пол года, после завершения внедрения сайта в сети интернет.
2	Поиск партнёров по кооперации в сети интернет	1 августа – 1 октября	Иван Маша	Продажа продуктов «X» через партнёров, не менее 1% оборота компании.	Через три месяца после запуска проекта Электронной коммерции рост оборота через партнёров (доля увеличения не менее 5% в месяц).

Как на основе идеи выявить цели?

Часто у руководства или группы людей есть идея проекта, которую нужно сформулировать в виде целей.

Для определения целей проекта необходимо дать определение, что требуется от проекта и команды:

Что должно быть сделано?
Почему это нужно делать?
Какую пользу должен принести проект?
Все ли знакомы с этим замыслом?
Все ли одинаково его понимают?
Все ли с ним согласны?
Когда нужно закончить работу?
Кто является конечным пользователем?
Какое качество ожидают получить?
Какая функциональность ожидается?
Какие средства имеются в распоряжении?
Кто контролирует достижение успеха и качества, и по каким критериям?
Каковы минимальные цели?
Что не должно произойти ни в коем случае?
Какая работа к проекту не относится?

Два последних вопроса описывают то, что не относится к проекту. Определяя, таким образом, рамки (границы) проекта, а также выявляя задачи, которые не оплачиваются заказчиком.

Отвечая на вышеперечисленные вопросы формируются требования к проекту и целям. Необходимо подходить к ответам в концепции «смарт», — они должны быть, как минимум, измеримыми.

Измеримость добавляет высокую степень определенности проекта и даёт возможность в будущем контролировать выполнение проект. Отсутствие определённости приведет к спорным ситуациям, а значит к потери времени и риску провала проекта.

Формулируя цели необходимо понимать и принимать во внимание трехмерность проектной работы: Время, Сроки, Содержание. Таким образом, измеримые цели, это цели, которые можно:

измерить и проверить;
определить по составу работ;
определить по срокам, расходам.

Какие вопросы необходимо задать, чтобы сформулировать цели:

Что нужно достичь?
Как и с какими расходами должна быть достигнута цель?
Когда должна быть достигнута цель?
Каковы приоритеты целей?
Какие цели зависят друг от друга?
Какие цели исключают друг друга?

Итогом работы имеем: перечь целей, которые формулируются по SMART.

Пример постановки целей от понятия идея и проблема

Проблемы, которые обуславливают появление проекта:

замедление роста продаж;
невозможность торговать круглосуточно;
сложность региональных продаж, когда клиент не может приехать в офис или магазин компании для ознакомления с каталогом товаров;
клиентам необходимо посетить магазин для осуществления покупки или сделать заказ по телефону, на что тратиться много времени клиента и оператора;
сложное взаимодействие с клиентами, поставщиками;
необходимость реструктуризации компании в сторону проектного управления;
необходимость оптимизации бизнес процессов компании в сторону упрощения процессов;
консервативный стиль управления и сотрудников;
слабая известность компании и её продуктов в интернет;
сложность поиска партнёров;
неэффективный маркетинг;
отсутствие компании в поисковой выдачи поисковых систем;
высокая стоимость товара.

В рамках разработки новой структуры предприятия и её преобразования необходимо внедрить в систему управления предприятием систему электронной коммерции. На первом этапе реализовать динамическую систему позиционирования товаров компании в сети интернет путём создания интернет сайта с каталогом продукции компании.Вход в интернет должен:

Открыть новые варианты для продажи продукции;
Позволить освоить новый рынок для продажи своих товаров;
Снизить расходы за счет более эффективного обслуживания клиентов и оптимизации внутренних бизнес-процессов;
Осуществить торговлю своими товарами и снабжение компании чужими;
Упростить обмен данными с клиентами или, соответственно, поставщиками;
Оптимизировать существующие бизнес-процессы – сделать их более экономичными, снизить стоимость;
Повысить имидж компании;
Реализовать высокую прозрачность внутренних и внешних бизнес-процессов;
Предоставить возможность производить покупки товаров компании не выходя из дома;
Снизить стоимость товара до уровня цен конкурентов и ниже.

Выявление целей

Проблемы в проекте возникают тогда, когда необходимо достичь цели. Нет цели, нет проблемы.Например, есть цель — улучшить работу сервисно ориентировнной системы, сделать ее более гибкой, предоставить возможность внутренним сервисам механизм общения или оповещения о каких-либо событиях, предоставить возможность системе работать с разными субд.Задача, по сути, провести рефакторинг архитектуры системы. Мы сталкиваемся с проблемой или проблемами, для которых необходимо найти решения.

Процесс анализа проблемы и нахождения решения:

Описание проблемы
Поиск решений
Оценка решений
Нахождение оптимального решения
Уточнение цели на основе найденных решений проблемы
Формирование задач

Основные признаки неудачи проекта

Бюджет: проект может не укладываться в рамки запланированного бюджета (или должен быть прекращен, не достигнув поставленных целей, из-за недостаточного финансирования)
Время: проект может занять время значительно большее, чем запланировано для достижения поставленных целей (или должен быть прекращен до достижения поставленных целей в связи с окончанием намеченного срока)
Качество: проект может быть завершен в рамках намеченного времени и бюджета, но не удовлетворяет требованиям по качеству (и, таким образом, будет представлять меньшую ценность, чем ожидалось)

Основные причины неудач проектов

В большинстве случаев, проекты не удаются из-за неясных целей или нечетких требований.

Причины неудач проектов и их вероятность наступления:

30% — Неясные цели, неясные требования;
15% — Отсутствие поддержки руководства;
12% — Неудовлетворительные методики и техника управления проектом;
11% — Недостаточные ресурсы;
10% — Неудовлетворительная квалификация, гибкость, активность;
8% — Политика, эгоизм отдельных подразделений, несоответствие уровней компетентности;
8% — Отсутствие контроля/мониторинга над проектом;
6% — Недостаточная коммуникация/отсутствие обмена информацией;
5% — Отсутствие управления изменениями.

Наибольшая вероятность неудачи проекта — плохо определенные, неясные цели и требования. Именно поэтому в рамках управления проектом, необходимо четко определить и точно описать цели проекта.

См. также:

10 шагов к постановке задач SMART. Задачи smart