Какую систему постановки задач лучше использовать? Система постановки задач


выбираем систему управления задачами для web-студий / Блог компании PTYSH / Хабр

Как мы уже рассказывали в предыдущих постах, прежде, чем создать PTYSH мы попробовали всё мы протестировали множество систем управления проектами и задачами, чтобы выбрать хорошие идеи для собственной разработки. Была проделана не просто колоссальная, а титаническая работа, результат которой обидно просто так забыть, тем более, что выбор системы управления проектами нередко ставит в тупик самых искушённых руководителей. Ещё сложнее выбрать систему для web-студии. Вы спросите: «Так это, вы что, создали кучу аккаунтов и протестировали все эти системы за меня?»

Прежде, чем погрузиться в лонгрид о системах, коротко определим, какие потребности мы учитывали. Что такое web-студия? Это компания, внутри которой происходит очень быстрая работа одновременно над несколькими проектами, каждый из которых может находиться на разном этапе. Таким образом, сотрудники вынуждены жёстко приоритизировать задачи и помнить о самых незначительных деталях, которых при создании и управлении сайтами не счесть.

Исходя из этого, мы будем искать:

  • вложенные иерархии проект-задача-подзадача
  • удобные формы создания задачи
  • чек-листы с возможностью отображения закрытых подзадач
  • быстрый доступ к полям задачи для изменения параметров
  • быстрое развёртывание системы
  • возможность назначения и изменения исполнителей и фолловеров
  • возможность создания обособленных групп для фрилансеров
  • возможность создания дополнительных кастомных полей и изменения названия сущностей.
Конечно, окружение таск-менеджера также не будет обделено вниманием, но акцент будет сделан на перечисленные параметры. И да, все скриншоты кликабельны — можете рассмотреть их поближе.

Для тех, кто любит погорячее

В этот раздел попали системы, которые привычно используются, например, как багтрекер или система управления инцидентами и тикетами, но заслуживают внимания и как таск-менеджеры. Оговорюсь сразу — большинство из них слишком сложны и громоздки для бизнес-процессов web-студии, но всё же представляют интерес.
TrackStudio
Пожалуй, это самая необычная система из всех, что мне пришлось изучить. Магия IT-ретро начинается с самого процесса установки, когда приходится разворачивать сервер-менеджер на десктопе, вручную создавать чистую базу данных и затем уже заходить в web-интерфейс системы, попутно поглядывая за состоянием базы. Столь же необычен и интерфейс, пришедший к нам из середины 2000-х. Впрочем, это не лишает TrackStudio неплохих возможностей управления проектами. Если кто-то надумает разбираться, сильно рекомендую вооружиться документацией: там много полезного и для пользователей и для разработчиков. Лично меня успокоило название раздела «Как управлять миром с помощью TrackStudio». Собственно, этим я и занялся. Сразу скажу, что TrackStudio — история совсем не для web-студий, потому что таким, как мы, это просто не нужно. Такой функционал и мощные инструменты доработки больше подойдут крупным компаниям, зажимающим деньги на дорогие системы или же компаниям-девелоперам: на мой взгляд, TrackStudio можно заточить и под систему управления разработкой, и под багтрекер, и под систему управления тикетами и инцидентами. Несмотря на такое заявление, я всё же остановлюсь на управлении проектами подробнее.

Задачи собираются на рабочем столе системы и одновременно имеют представление в виде дерева. Главной сущностью является проект, в котором можно создавать другие проекты и задачи. С помощью TrackStudio можно создавать различные категории задач (баги, требования, информация и проч.), они будут отображаться в привязке к проекту. Категория задач требует настроить связи между категориями (где может создаваться задача) и позволяет настраивать триггеры (тогда при создании и редактировании задачи может исполняться созданный пользователем скрипт). По всем проектам можно построить отчёты в виде списка, детализации, отчёт о распределении, о затраченном времени, о структуре задач, тренд, табель и диаграмму Ганта. Некоторые отчёты выгружаются в XML и формате MS Project, это кому-то может быть нужным для подгрузки во внешние системы. Диаграмма Ганта не далеко ушла от интерфейса системы, выглядит довольно олдскульно и работает только как отчёт — перетаскивать и редактировать линейки не получится.

TrackStudio — сильное и интересное решение для тех, у кого есть навыки программирования и время на длинный старт. Убеждён, при долгой настройке и подготовке система может принимать любое обличие и надёжно решать различные задачи, тем более, что её можно настроить для любой СУБД. Однако для скромной (да и не скромной тоже) web-студии решение слишком сложное, к тому же в TrackStudio нет готового удобного механизма завершения задач, чек-листов, быстрых моделей управления задачами (назначения, делегирования, контроля и проч.).

Redmine
В сети можно прочитать тысячи хвалебных отзывов, посвящённых Redmine. Причём хвалят его и как багтрекер, и как таск-менеджер, а значит, мы не имеем права пройти мимо. Признаюсь честно, мне не часто приходилось работать с командной строкой в Windows, но Redmine решил забрать мою душу приучить меня к ней. Я обложился мануалами и за долгую ночь научился прямо из командной строки ставить Ruby, DevKit к нему, разворачивать СУБД MySQL и запускать Redmine как службу в Windows. Но речь идёт всё ещё о web-студиях, зачем им столько мороки, неужели нет какого-нибудь готового установочного пакета для людей, не обременённых знанием разработки или системного администрирования? Ответ я нашёл в комментариях к посту на Хабре. Там же я нашёл самое точное название того, чему посвятил часть ночи.Bitnami разворачивает Redmine в считанные минуты. Итак, если вы не любитель перечисленных выше операций, запускаем Redmine в браузере и используем его как систему управления задачами.

Redmine очень прост: минималистичный дизайн, простое меню и хороший набор понятных настроек. Перед тем, как приступить к работе в таск-менеджере, стоит зайти в настройки в разделе «Администрирование»: там можно создать кастомные наборы трекеров, категорий задач, задать наборы колонок, которые будут отображаться в списках задач. Такая подготовительная работа позволит управлять задачами изначально упорядоченно.

Задачи в проекте создаются просто: название, поле описания, степень готовности, трудозатраты, дедлайн, статус. Менять статус выполнения (в том числе закрывать) можно только посредством редактирования задачи. Чек-листы не предусмотрены. Все задачи отображаются в виде календаря и на диаграмме Ганта: при наведении курсора на отрезок задачи можно видеть её карточку, перетаскивание элементов мышью не предусмотрено. В отдельном окне можно видеть документы проекта, вести обсуждение на форуме, создавать и наполнять полезной информацией Wiki.

На мой взгляд, Redmine хорош именно благодаря многочисленным настройкам (ну и бесплатности, конечно). Хорош он и как багтрекер, и как таск-менеджер, особенно для компаний, в которых задачи не требуют детального дробления, но активно обсуждаются и важно сохранить накопленный опыт обсуждения.

Jira
Раз уж речь зашла о Redmine, то остановимся и на Jira — ещё одной системы, популярной у разработчиков. При запуске Jira предлагает пользователю выбрать необходимые модули: разработчикам — Scrum, Kanban, Basic software development; бизнесу — process management, project management, task management. Интерфейс системы на английском языке, в базовой поставке можно выбрать русский язык заведения задач. Однако есть и русскоязычная локализация, её можно добавить в плагины системы и использовать Jira на родном языке. Кстати, раз уж речь зашла о плагинах, Jira предлагает множество полезных add-ons, среди них есть, что выбрать.

Итак, при создании Jira мы выбрали Project management, а это значит, что основная сущность этого раздела — проект. Внутри проекта регистрируются задачи с помощью формы, в которой определены поля для даты дедлайна, ответственного, вложений, форматируемого описания, фолловеров, приоритета, меток и комментариев. При необходимости ненужные поля можно исключить, сохранив пользовательский набор полей заведения задачи. Внутри задачи создаются подзадачи в виде списка, в котором отображается статус выполнения. Все задачи и подзадачи отображаются в левой панели списком, рядом открывается описание выбранного элемента. Выполненные таски можно отображать в общем списке, выбрав соответствующую опцию. По итогам работы можно построить отчёты на основе готовых шаблонов. Итоги по активностям и структуре задач доступны в разделе Summary.

В целом Jira вполне удобна для работы с проектами, работу с фрилансерами можно вынести в отдельный раздел. Если компания больше ориентирована на разработку, то Jira будет отличным выбором: каждое подразделение будет работать в своём проекте и в то же время в единой функциональной системе. Собственно, на Jira настала пора закончить с извращениями и рассмотреть системы, более подходящие для поставленных задач.

Системы, где таск-менеджер — модуль

Эти системы в свою очередь делятся на две части: где управление проектами — модуль и где управление проектами и задачами — практически единственная цель существования программы. Поясню, почему иногда целесообразно покупать CRM/ERP/xRM с модулем таск-менеджмента. Если компания стартует как небольшая студия, но имеет в планах расширение портфеля услуг и омниканальное продвижение, то стоит сразу присматриваться к комплексным решениям, чтобы потом мучительно не интегрировать весь необходимый для работы софт. Поверьте, нет ничего плохого, если ваши продажники изначально начнут вести клиентов в CRM — вы от этого только выиграете, получив управляемую клиентскую базу. С другой стороны, если вы решили развиваться только в одном направлении (например, быть web-студией и стать самыми крутыми именно в этом), то стоит ограничиться инструментом, наиболее подходящим именно основным задачам. Итак…
amoCRM
amoCRM в левом тулбаре предлагает вкладку «Задачи», в которой непосредственно можно добавлять задачи и управлять ими. Также допускается назначение задачи из карточки сделки и карточки контакта. Изначально amoCRM предусматривает два типа задач: follow-up и встреча. Этого, конечно, недостаточно, поэтому буквально в пару кликов можно создать множество кастомных типов задач: например, звонки, разработка, дизайн и всё, чего требует ваша деятельность. Форма добавления задачи довольно скудная: выбор даты и точного времени, указание контакта или сделки, связанного с задачей (на самом деле, в поле можно внести любые данные), для кого задача (выбор из списка сотрудников в системе), тип задачи и комментарий (удивительно, но является обязательным полем, пока не заполните, задачу сохранить не удастся). Возможность создания вех и подзадач так и не удалось найти, а для любой web-студии это важный момент: кто работал с сайтами, текстами, рекламой прекрасно знают, что каждая задача может разделяться на внушительный список подзадач, каждая из которых имеет свои сроки, ответственных и т.д.

Задачи в amoCRM могут отображаться в виде списка, однодневного календаря с делениями времени, календаря на месяц, а также to-do line, на которой видны задачи на сегодня и задачи на завтра. Чтобы закрыть задачу из to-do line, следует мышью перетянуть её вниз и тогда появится ещё одна line с отрезками: удалить, послезавтра, сл.неделя, сл.месяц, завершить. Честно говоря, очень неочевидное интерфейсное решение — мне его помогло найти только понимание стандартных интерфейсов. Думаю, начинающий менеджер надолго бы завис. В списочном представлении задачи закрывать проще, для этого достаточно поставить хинт (галочку) у названия задачи и откроется меню: открыть задачи, закрыть задачи, удалить. При попытке закрыть задачу всплывёт окно с предложением указать результат. Закрытые таски не отображаются в панели задач, но их можно найти на рабочем столе amoCRM в «Последних событиях» и в соответствующей сделке. Из приятного — отображение количества поставленных, выполненных и просроченных задач на дашборде рабочего стола amoCRM. Этот дашборд, конечно, не вот нужная штука, но красиво. Поскольку речь идёт о CRM, возможно проставлять сумму сделки, отслеживать этапы взаимодействия с клиентами (воронка).

В общем, amoCRM не совсем вписывается в потребности управления задачами web-студии. Прежде всего потому, что это CRM, нацеленная в первую очередь на решение проблем отдела продаж. Сам по себе модуль управления задачами не имеет необходимого для студии функционала.

Битрикс24
Задачи фактически лежат в основе Битрикс24. При их создании устанавливается название, инициатор, соисполнители, приоритет, планируются сроки начала и окончания работ по задаче. Внутри задачи можно создать чек-лист с подзадачами — это очень удобно для контроля этапов выполнения работы или списка дел сотрудника. Задачу можно отнести к проекту, который может быть создан по нужному пользователю критерию (отделу, работе, направлению, офису и проч.). Для задачи можно выбрать фолловеров или сотрудников, которым она делегируется. Однородные задачи можно сделать цикличными или создавать в дальнейшем с помощью сохранённых шаблонов. Все задачи подразделяются по статусам и могут отображаться как в табличной форме, так и на диаграмме Ганта. В случае Битрикс24 управлять задачами можно прямо на линейках диаграммы: по клику правой кнопкой мыши открывается меню управления задачей, левой — открывается карточка задачи. Кстати, в Битрикс24 возможно создавать рабочие группы для внешних пользователей.

В плане работы с задачами Битрикс24 точно не подведёт. Однако сама по себе система — целый корпоративный портал с модулем управления продажами и CRM. Для web-студии система явно перегружена. Впрочем, эти слова можно отнести абсолютно ко всем изученным нами CRM. В большинстве систем задачи и планировщики удовлетворяют практически всем требованиям, но нужно ли это компании? Дело тут даже не в стоимости софта, а в том, что у каждого сотрудника перед глазами будет множество ненужного функционала, который будет только запутывать и отвлекать — так просто неудобно работать. Однако, как я уже говорил, если вам нужно расширенное управление продажами и клиентами, контроль исполнения KPI и учёт, присмотритесь к комплексным системам.

Мегаплан
Мегаплан изначально позиционировал себя как система управления проектами. Постепенно он в угоду рынку стал маскироваться под CRM, что, впрочем, не противоречит определению системы управления взаимоотношениями с клиентами. Однако именно модуль управления проектами и постановки задач в Мегаплане реализован довольно сильно, с учётом мельчайших деталей. Первое преимущество — это иерархия и вложенность задач: внутри проекта создаются задачи, подзадачи, вехи, дела, подпроекты. Такая иерархия позволяет организовать работу и фактически построить карту проекта, доступ к каждому элементу можно получить, кликнув на ссылку названия задачи, подзадачи и т.п.

Форма создания задачи предусматривает большой набор полей, из которых минимум относится к обязательным. Внутри задачи устанавливается ответственный, возможный бонус за исполнение, дедлайн, права доступа к полям. В дополнительных полях можно проставить продолжительность, дату старта и финиша задачи, установить плановые трудозатраты. Среди участников задачи опционально можно указать соисполнителей, аудиторов, заказчика. При необходимости можно настроить правила повторения задачи каждый день, неделю, месяц или год. Подзадачи создаются в схожих формах. Задачи и подзадачи можно завершать, редактировать, снимать, удалять, ставить на паузу, делегировать и даже проваливать (по сути, завершать без результата и работы по задаче). Проваленные и завершённые задачи отображаются в списке серым цветом, по желанию пользователя их можно скрыть. В Мегаплане задачи можно отображать как в виде списка, иерархии, так и на диаграмме Ганта. Однако диаграмма Ганта в Мегаплане довольно номинальна — на ней можно видеть поставленные задачи, но передвигать и редактировать их прямо на диаграмме невозможно.

В целом Мегаплан подходит практически для любой компании, нуждающейся в системе управления проектами (кроме, разве, разработческих и промышленных компаний, предъявляющих специфические требования к системе). Из минусов я отмечу несколько перегруженный интерфейс и диаграмму Ганта, которая, увы, уже три года остаётся неизменной. Лично мне опять же не хватило классического простейшего чек-листа с галочками и вычёркиванием выполненных задач.

На десерт — наиболее подходящие таск-менеджеры

Сюда вошли «профильные» таск-менеджеры, каждый из которых способен автоматизировать и значительно облегчить работу в команде, отчасти решив проблему потери ответственных и сорванных сроков. На определённом этапе развития моей компании я бы, пожалуй, выбрал каждую из перечисленных в этом разделе систем.
Pyrus
Следующей я рассмотрю систему управления проектами Pyrus. Сам Pyrus позиционирует себя как систему, отличающуюся от системы управления проектами, документооборотом и бизнес-процессами. Нельзя не отметить возможности интеграции с множеством сервисов и наличие API, однако мы договорились, что нас интересует управление проектами, поэтому к нему и обратимся.

Форма создания задачи простая: большое текстовое поле ввода текста задачи, привязка задачи к проекту, ответственный, срок, метка контроля, возможность загрузить файл (Google Drive, Box, DropBox, OneDrive). Опционально прямо из карточки можно добавить задачу в Google Календарь, назначить несколько этапов согласования и определить папку для задачи. Если до создания задачи не было заведено ни одного проекта, проект можно создать прямо из карточки задачи в отдельном окне — удобно. Также можно создавать пользовательские шаблоны формы создания бизнес-процесса (например, маршрутизация и согласование документов), указать бюджет каждого этапа. Возможно создавать повторяющиеся задачи, это нужный функционал для рутинных задач, которых в web-студиях неизменно много. Все задачи распределяются по папкам: входящие, последние, на контроле. Входящие, в свою очередь, разложены по «долгим ящикам»: сегодня, запланированные, следующие, когда-нибудь. Не знаю, как вам, а мне такая классификация показалась загадочной и недостаточно чёткой.

Задачи можно переназначать, привязывать к другому проекту и завершать с различными результатами. Как и в нескольких других системах, мне не хватило чек-листа, полей для добавления кратких примечаний для каждого участника процесса и не понравилось, что задачи после завершения принудительно попадают во «Все задачи» и не отображаются в других папках. В целом, система не совсем подходит под поставленные задачи, хотя, уверен, за её возможности интеграции те, кому они нужны, ей всё простят.

iQ300
iQ300 — доступная, понятная система управления проектами, отвечающая почти всем требованиям, которые может предъявлять к подобным системам небольшая компания. Облачная система с лаконичным интерфейсом и очевидными сущностями даёт возможность создавать проекты, задачи, чек-листы (наконец-то!), писать комментарии, прикреплять документы и логировать все действия пользователей. Основной сущностью является проект, внутри которого создаются задачи и подзадачи. При создании проекта формируется довольно полная карточка, с учётом целей, рисков, критериев успеха, результата. Из очевидно приятного — возможность создания рабочих групп (сообществ): например, можно создать группы «Фрилансеры», «Удалёнка», «Филиал в Чебоксарах» и отдельно по ним отслеживать активность, скорость работы с задачами и прогресс по деятельности в целом. Это тот функционал, который действительно важен для креативных агентств и студий.

Однако не всё так просто — первое приятное впечатление несколько стирается в процессе создания задач. Судите сами: изначально создаётся черновик задачи и подзадач, затем необходимо вручную менять статус задачи на «В работе». Кстати, это можно сделать через меню «Преобразовать в задачу»: здесь поневоле задумываешься, что произойдёт, если использовать такое преобразование для подзадачи? Спойлер: ничего не произойдёт, подзадача станет активной. При создании задачи поле ответственного за исполнение не является обязательным, однако в случае, если вы захотите активировать задачу, а исполнителя нет, у вас ничего не получится и никакие подсказки не всплывут — сами догадывайтесь по ходу работы. Однако после нескольких столкновений с ограничениями начинаешь понимать логику работы системы и она становится вполне дружелюбной: чек-листы легко закрываются, можно включать и отключать отображение различных типов задач, в том числе завершённых, управление осуществляется через простое меню, возможны групповые операции. Внутри проекта можно вести обсуждение, есть календарный план (по сути своей — базовая диаграмма Ганта с возможность просматривать задачу при наведении курсора на отрезок и перетаскивать линейки и оси времени), в отдельной вкладке находятся документы и мультимедиа по проекту, можно строить отчёты по задачам, исполнителям, ходу исполнения поручений, затраченному времени. Задачи в зависимости от статуса подсвечиваются разными цветами — всё очень наглядно.

Система крайне проста для освоения, но несмотря на это в ней предусмотрен мануал-уроки со скриншотами и неплохими рекомендациями по управлению задачами и проектами. Из недостатков выделю иногда нелогичное поведение интерфейса и невозможность отображения чек-листов в поле проекта, к ним доступ возможен только через задачу. Пользование iQ300 — дело привычки, у меня она сформировалась меньше, чем за час.

WorkFlow Soft
WorkFlow Soft — ещё одна система из тех, что мне попалась в ходе моего глобально исследования. В принципе, ничем не отличается от многих систем-напоминалок: нет чек-листов, меток категории задач и т.д., задачи создаются в минимальной стандартной форме.

Но система не может существовать без фишечек: в WorkFlow Soft это конструктор шаблонов и маршрутов выполнения задачи. Маршруты строятся в понятном и приятном глазу интерфейсе, привязываются к задаче и могут быть запущены на исполнение — фактически, это один из вариантов моделирования бизнес-процессов. Очевидно, что ставка сделана именно на логическую связанность задач и возможность построения цепочек работы: от согласования документа до разработки сайта и выпуска нового продукта.

Кому интересна простая настройка несложных бизнес-процессов без использования нотации BPMN — присмотритесь.

Мои вишенки на торте

Asana
Asana — одна из самых популярных систем управления проектами и задачами. Это неслучайно: свою популярность она завоевала простым стартом, прозрачной логикой работы, удобным интерфейсом и хорошим мануалом. Из возможных недостатков — английская локализация, но думаю, что выучить пару десятков слов интерфейса сегодня ни для кого не проблема.

Внутри проекта (можно создавать несколько проектов с различными группами сотрудников) создаётся задача с описанием, комментарием и подзадачами в виде чек-листа. Допускается создание подзадач у подзадач любой глубины вложенности. При создании задачи назначаются исполнители и фолловеры, которые будут извещаться о ходе работы. Для завершения задачи достаточно поставить галочку — при этом закрытые попадут в раздел «All items» и отображаться в задаче не будут. Внутри Asana также можно создавать групповой календарь и командный чат для обсуждения задач. В случае, если среди множества задач нужно что-то найти, возможен поиск по отдельному полю или по вхождению слова. Asana позволяет создавать несколько рабочих разделов (workspace), которые можно использовать как для разных проектов, так и для разных команд (фрилансеров, удалённых работников, заказчиков и т.д.). Кроме того, одна задача может быть привязана к нескольким проектам. Отдельно мне понравилась возможность управления горячими клавишами — это значительно ускоряет работу. Из субъективных недостатков — невозможность просматривать все задачи и подзадачи одним деревом. А ещё там живут единороги.

Wrike
Wrike — столь же популярная система, как и Asana, но с бОльшими возможностями. Во Wrike можно создавать группы пользователей в разделе «Администрирование» — опять же удобно для ведения нескольких проектов разной тематики и групп фрилансеров. Внутри группы уже создаются проекты, а внутри проектов — задачи. Кстати, кроме проектов, можно создавать приватные и расшаренные папки с задачами. Задачи включают подзадачи, организованные как чек-лист. Опять же, возможно несколько уровней вложенности. В отличие от Asana можно настроить отображение всего дерева задач и включить/отключить задачи со статусами «Решена» и «Закрыта». Для каждой задачи устанавливается ответственный и фолловеры, задаётся дата старта и зависимости; можно прикреплять файлы и создавать комментарии.

Задачи во Wrike можно просматривать в виде таблицы (очень удобная) и на диаграмме Ганта. Это, пожалуй, одна из лучших диаграмм, с которыми я встречался в ходе тестирования перечисленных программ: прямо на диаграмме можно перетаскивать отрезки задач, менять сроки исполнения задач и проекта в целом, устанавливать и разрывать связи между задачами. Плюс ко всему, диаграмма легко масштабируется при помощи специального бегунка. Также пользователь может настраивать отчёты и дашборды по отдельному проекту или по всем проектам команды.

Basecamp
Basecamp — если бы меня попросили охарактеризовать эту систему, я бы назвал её самой наглядной и неформальной. Всё благодаря рабочему столу с закреплёнными панелями чата, заметок, дел, опросов и проч. Basecamp немного выходит за рамки простого таск-менеджера, это ещё и корпоративный портал, внутри которого можно формально и неформально общаться с командой или командами, которые могут быть созданы отдельно. Задачи в Basecamp представляют собой простенький to-do list, состоящий из задачи и множества подзадач, в которых пользователь может задать сроки, исполнителей и фолловеров.

Прелесть этой системы в простоте и комплексности: в одном окне можно напомнить о событиях, пообщаться, напомнить об открытых и закрытых задачах, добавить документы и файлы, просмотреть отчёты и логи действий всей команды.

На мой взгляд, Basecamp — история для небольшой команды, которой важно следить за порядком в работе, но при этом сохранять непринуждённую атмосферу.

PTYSH
PTYSH — та самая система, которую мы создали, изучив множество систем управления проектами и задачами, о части из которых я вам рассказал в посте. В ней учтены те потребности, о которых я говорил в начале и убрано всё лишнее. PTYSH уже успела пережить несколько релизов и постоянно совершенствуется.

В PTYSH задача создаётся внутри проекта. Форма задачи учитывает особенности работы именно web-студий и кроме полей названия, дедлайна, исполнителя, стоимости проекта и фолловеров включает несколько сценариев задач: без сценария, чек-лист, копирайтинг, SEO-продвижение, создание сайта. Сценарии постоянно обновляются — так, уже добавлен сценарий «Контекстная реклама». В зависимости от выбранного сценария формируются дополнительные поля, специфические для типа работ по задаче. Подробно о полях каждого сценария мы уже писали в своём блоге на Мегамозге. Кстати, о чек-листе. В PTYSH мы постарались сделать его таким, о каком мечтали: пользователь просто вводит все нужные пункты через Enter в одном поле, а при создании задачи чек-лист генерируется автоматически. При выполнении подзадачи достаточно поставить галочку — и в вашем чек-листе появятся зачёркнутые пункты с указание точного времени и даты закрытия, а также с указанием закрывшего сотрудника, если над чек-листом работает несколько ответственных.Всё наглядно. Бонусом для клиентов служит встроенный в любую версию PTYSH (в том числе бесплатную) чек-лист для проведения комплексного SEO. Он подгружается в случае выбора сценария «SEO продвижение» и содержит 70 пунктов, разделённых на несколько блоков работ. О них мы тоже уже писали.

Сложно дать универсальный совет, какую систему выбрать: каждая компания имеет свои особенности, определяющие потребности. Надеюсь, что обзор поможет вам изначально отсеять какие-то решения и затратить меньше труда на тестирование систем. Выбирайте, внедряйте, используйте каждый день, соблюдайте сроки — удовольствие от работы гарантировано.

Поверьте, иногда нюансы очень важны

Ну а чтобы вам было ещё проще выбирать, вот табличка с ценами на перечисленные решения. На момент составления таблицы (а это было 13 января 2016 года), курс доллара был 1 $ = 75.97 р. Кстати, не забывайте о колебании курса, приобретая систему, стоимость которой привязана к валюте — это может привести как к приятным, так и к неприятным (к ним чаще) сюрпризам. Бывает, что компания фиксирует курс, но это казуистика.

Система Стоимость, заявленная на сайте Стоимость владения в течение 1 года на команду 10 человек Примечание
Битрикс24 12 польз. — 0 р. Проект — 990 р./мес., 24 польз. Команда — 4 990 р./мес. 12 польз. — 0 р. 24 польз. — 11 880 р. Команда — 59 880 р. Тариф «Команда» необходим, чтобы использовать экстранет для внешних пользователей системы (клиентов, фрилансеров)
amoCRM Базовый — 499 р./мес./польз. Расширенный — 799 р./мес./польз. 95 880 р. Создание задач возможно, начиная с пакета «Расширенный», выбираем его.
Мегаплан Совместная работа: облако — от 290 р./мес./польз. сервер на 10 польз. — 47 400 единовременно 34 800 р. В тариф входят задачи, общение, документы, без финансов. По моде, берём облако.
Pyrus Бизнес: 9 р./польз./день 32 850 р. Старшие тарифы предполагают расширенные интеграционные возможности
PTYSH до 3-х чел. — 0 р. остальные — 990р./мес. без ограничений за всё 11 880 р. Нет стоимости за пользователя
IQ 300 Старт (2 проекта, 5 польз.) — 0 р. Стартап (10 проектов, 20 польз.) — 1 500 р./мес. 18 000 р. Тарифы имеют дополнительные ограничения
WorkFlow Soft Облако и сервер: 15 польз. — 48 000 р./год 25 польз. — 60 000 р./год 48 000 р. В старших версиях серверная версия дороже облачной версии
Basecamp 29 $/мес. без огр.польз. 79 $/мес. с ведением клиентов 3000 $/год — Enterprise 26 438 р. Ведение клиентов — набор функций для совместной работы с клиентами. Берём минимум.
Asana до 15 польз. — 0 р. 8,33 $ в мес. и меньше 0 р., 75 939р. бизнес Прогрессивные скидки
Wrike до 5 польз. — 0 р. 5 польз. — 49 $/мес.* 15 польз. — 99 $/мес. 90 252 р. *на тарифе недоступны подзадачи, дашборды и групповая обработка задач. По нашим условиям выбираем с подзадачами.
Track Studio 5 польз. — 0 р. 10 польз. — 13 950р. 13 950р. Несколько тарифов, зависящих от серверных возможностей и доступа к репозиторbю с исходниками системы на GitHub
Jira Core** Облако: 10 польз. — 10 $/мес. 15 польз. — 50 $/мес. 25 польз. — 100 $/мес. 9 116р. **версия для управления проектами. Сервер дорогой, только для 10 польз. — 10 $
Redmine бесплатно бесплатно Распространяется по лицензии GNU GPL v.2
Примечание: некоторые компании устанавливают скидки при покупке на год, до 10%. Поскольку условия получения скидки постоянно меняются, в таблице они не учтены.

Если вы нашли неточности в описании или ценах, пишите в личку и комментарии — поправим.

p.s. Для тех, у кого нет времени читать. Лучше всего с поставленными задачами справились следующие системы:PTYSHBasecampWrikeAsana

habr.com

Какая система управления задачами лучше — выбор ИТ-менеджеров и предпринимателей

Для своего мини-исследования ЦП выбрал cамые распространенные систем управления задачами — Asana, Basecamp, JIRA, Redmine, «Битрикс24», Trello и «Мегаплан». Приглашенные к обсуждению эксперты могли внести и свои варианты.

Краткая справка

Asana

Asana — веб-сервис и мобильное приложение для командной работы без использования традиционной электронной почты. Его создали Дастин Московитц и Джастин Розенштайн, ранее работавшие в Facebook. Первая версия проекта была представлена в 2008 году, штаб-квартира разработчиков находится в Сан-Франциско. Предлагает как бесплатное использование (в командах до 14 сотрудников), так и платный пакет услуг для больших команд.

Basecamp

Basecamp — инструмент проектного менеджмента на основе веб-интерфейса, впервые представленный в 2004 года командой 37signals (в феврале этого года сменившей название). Новая версия сервиса запустилась в 2012 году. На сегодняшний день проект отказался от бесплатного тарифного плана. Особенность данного инструмента управления проектами заключается в том, что здесь нет ограничения по числу пользователей даже в минимальном тарифном плане.

JIRA

JIRA — проприетарный продукт для трекинга задач у разработчиков, созданный компанией Atlassian. Выполняет функции баг-трекера и площадки для управления проектами. Название появилось как результат сокращенного японского произношения слова «Годзилла». Первая версия была представлена в 2002 году.

Redmine

Redmine — бесплатный open-source инструмент для управления проектами и баг-трекинга с поддержкой диаграмм Ганта, визуализацией дедлайнов и прогресса по нескольким проектам одновременно. Написан на Ruby on Rails, работает как кросс-платформенное решение. Продукт разрабатывается с 2006 года. Разработчики платформы не берут денег с пользователей, но все желающие могут пожертвовать произвольную сумму в фонд развития проекта или помочь идеями в разработке и дизайне. У проекта создан онлайн-центр языковой локализации продукта, поддерживаемый волонтерами.

«Битрикс24»

« Битрикс24» — социальный интранет, включающий в себя, наряду с CRM, систему управления задачами. Создан и поддерживается российской компанией «1С-Битрикс». Работает как облачный сервис, но возможна и поставка коробочной версии. По оценкам компании-разработчика, сервисом «Битрикс24» пользуются свыше 188 тыс. компаний в странах СНГ и за рубежом. Редизайн и запуск новых возможностей был представлен в прошлом году.

Trello

Trello — веб-приложение для управления задачами, разработанное Fog Creek Software. В основе его работы лежит японская философия менеджмента «канбан», популяризацией которой занималась корпорация Toyota в 80-е годы ХХ века. Все проекты здесь представлены в виде «досок» со списком задач. Интерфейс системы в результате похож на Pinterest, и «карточки» с проектами и задачами прикрепляются к каждому пользователю в команде. Работает по freemium-модели, пакет решений для бизнеса был представлен в 2013 году.

«Мегаплан»

« Мегаплан» — облачная система управления бизнесом, включает в себя CRM, ERP и инструменты для постановки и делегирования задач. Предлагает несколько масштабируемых тарифных пакетов, работает как SaaS. Особенность платформы — наличие тарифного конструктора: четких тарифов здесь нет, а итоговая цена зависит от числа сотрудников, подключения инструментов финансового учета и документооборота и желаемой скидки при оплате на год вперед.

Сравнение параметров и цен

Чтобы составить полную картину ключевых параметров всех перечисленных выше систем, мы свели данные о ценах, возможностях и условиях предоставления услуг в единую таблицу.

Cамые дешевые решения из всех перечисленных — это Redmine, JIRA и Basecamp, а самые дорогие (исходя из минимальной стоимости платного пакета услуг) — «Мегаплан» и «Битрикс24».

Мнения практиков

В своей работе издательский дом « Комитет» использует платформу Asana. В ней происходит постановка задач для двух редакций (ЦП и TJournal), а также брейншторминг новых тем, фиксирование всех багов по работе движка сайтов и проработка текущих материалов.

Мы поинтересовались, какие системы таск-менеджмента в ходу у стартапов и крупных ИТ-компаний.

Константин Коломеец,руководитель отдела внутренних сервисов «Яндекса»

Для работы с задачами команды разработки «Яндекса» последние восемь лет использовали Atlassian JIRA — это платная система с исходным кодом, открытым для коммерческих пользователей. За это время в Джире накопилось три миллиона задач. Чтобы всё это уместить, мы в какой-то момент кластеризовали Джиру. Но потом и этого перестало хватать. Поэтому мы разрабатываем свою систему для работы с задачами, на которую перешла уже большая часть сотрудников «Яндекса». Систему спроектировали так, чтобы она смогла работать с десятками миллионов задач, даже когда количество сотрудников в компании вырастет в несколько раз.

Наша техподдержка использует отдельную систему, ориентированную на работу с почтой. Это тоже наша разработка, которая пришла на смену OTRS (бесплатная система с открытым исходным кодом), которая перестала справляться с объёмами пользовательской переписки.

Юлия Ясиновская,PR Director Parallels

Если коротко, то на уровне всей компании используются Jira и TeamFoundationServer. У разных отделов разные нужды, поэтому еще используются и другие программные продукты для планирования и постановки задач. В настоящее время часть отделов планирует мигрировать с TFS на Wrike.

Михаил Павлов,Product Manager Ostrovok.ru

В «Островке» мы в качестве системы управления задачами используем веб-приложение Redmine с рядом установленных поверх плагинов, в том числе — написанных нами. Его основными преимуществами является интуитивно понятный интерфейс (даже в базовой версии), полная бесплатность использования, а также весь набор необходимых функций для ведения и контроля за проектами. «Минусами», пожалуй, можно назвать не всегда тривиальное разворачивание и отсутствие полноценной поддержки.

Несмотря на недостатки, мы успешно используем его с 2011 года. За это время мы заинтегрировали его с нашей системой Code Review для разработчиков, написали несколько плагинов для Google Chrome для простоты использования, создали и закрыли более 15 тысяч задач и многое другое.

Максим Спиридонов,СЕО «Нетология»

Мы используем Basecamp для координации задач маркетинга и контент-маркетинга. Пользуемся Trello для отдела разработки и образовательного отдела, отвечающего за создание новых онлайн-курсов. В обоих случаях это платные аккаунты.

Немалую роль в документировании процессов занимают корпоративный Google Drive, где создаются инструкции, планы, хранятся базовые документы.

Причины выбора именно этих систем — простота, наглядность и компактность решений. Инструмент должен облегчать контролируемость и удобство сопровождения рабочих процессов. Сейчас многие системы управления проектами превращаются или стремятся превратиться в многофункциональные комбайны. Это, с одной стороны, делает их применение более разносторонним, с другой — теряется гибкость, замедляется скорость работы.

Артур Оруджалиев,главный редактор AIN.UA

Раньше для управления задачами мы использовали Basecamp, а для работы с клиентами — amoCRM. С недавних пор перешли на «Битрикс24», который совмещает в себе все эти возможности. На Basecamp мы были пару лет, но стали от него уставать, т.к. банально не чувствовали от него пользы, он скорей был привычкой. В нем минимум возможностей, что иногда хорошо, но нет некоторых совсем базовых. Например, возможности настроить повторяющиеся задачи. Самое удивительное, что раньше она была, а потом ее убили разработчики.

AmoCRM – отличный, понятный и очень удобный продукт. Я перепробовал десятки систем управления проектами и CRM, и этот — точно один из лучших. Ушли лишь потому, что управление проектами перенесли в «Битрикс», а CRM там тоже есть.

Зачем перешли? Во-первых, как я сказал, не хватало возможностей Basecamp. Во-вторых, несколько знакомых, которым доверяю, очень его рекомендовали. Мы уже два месяца на нем. Полет нормальный. Из «плюсов» — действительно куча функций, которые можно настроить под себя и все в одном. Из минусов — не очень привычный интерфейс (пока) и отсутствие привычной из Basecamp возможности отвечать на комментарии через почту.

Стас Матвиенко,СЕО AdviceWallet

Для программистов юзаем YouTrack — $20 / мес. за 15 человек. Преимущество в том, что есть возможность почасово оценивать работы и делать планирования. Также можно разбивать все по приоритетам для разных команд. У нас семь программистов, которые разделены на три команды — «бэк-офис», iOS, Android. Соответственно, обычными инструментами тут не обойтись.

Для административной команды используем Basecamp за $20 / мес. Именно тут собираем основные задачи, обсуждаем дизайн и новые фичи. Отсюда СТО берет задачи для программистов и перетаскивает на Youtrack, о котором рассказал выше. Для команды продажников и саппорта пользуемся Freshoffice — ребята ничем не уступают Salesforce. Нам этот сервис дали бесплатно благодаря общему инвестору. Очень рекомендую: у нас пять продажников и два саппорта, VP Sales отслеживает там воронку продаж и следит за успехами.

Для быстрого общения внутри используем Viber и Slack. Оба бесплатные.

Ярослав Ажнюк,СЕО Petcube

Мы пользуемся Gmail и Google Calendar. Evernote используем на персональном уровне. Ещё прикрутили пару плагинов — «ответственность сотрудников», «еженедельные статусы». Программисты используют JIRA, для клиент-сервиса экспериментируем с ZenDesk.

За последние пять лет я пробовал более десятка систем — ни одна из них не покрывала временные затраты на внесение информации, а от почты всё равно никуда не уйдёшь. В разных организациях всё очень по-разному, так что не могу сказать, что советую делать так, как мы.

Сергей Шалаев,СЕО Surfingbird

Мы используем в работе Redmine просто потому, что он простой, удобный и к нему есть куча плагинов. В качестве плагина мы пользуемся Скрам-что-то-там, не помню точное название.

Артем Полюхович,СТО ITOP.FM

Мы пользуемся open-source системой постановки задач Redmine, как наиболее компромиссным решением между громоздкостью и сложностью подобных enterprise-систем с одной стороны и функциональными качествами, необходимыми под наши потребности, — с другой. Из актуальных для нас функций системы, можно выделить удобное разделение нескольких проектов, приоритезацию задач, ролевое разделение прав пользователей, гибкие и многофункциональные сохраняемые фильтры по задачам. А еще — отдельные форумы, wiki и файловые хранилища под каждый проект, оповещения об изменении статусов задач и, конечно, удобный и понятный интерфейс.

Виктор Воронин,СТО Chooos

Для задач мы используем Trello. Это бесплатный веб-сервис, где один проект представляет собой набор колонок, на которые цепляются карточки с разными приятными дополнениями, такими как дедлайны, списки, метки, комментарии, участники. Чаще всего после открытия проекта сразу видно, кто над чем работает. Как это все организовать — дело ваше. Мы со временем пришли к выводу, что идеальным для нас является такое деление: Info, Backlog, Sprint, In progress, QA, Ready, Live.

Самый значимый плюс — это производительность. После переезда с JIRA нас покинуло чувство медленного интернета. Второе — это простота. Переход между состояниями задачи — это drag-and-drop карточки между колонок. Внутри карточек можно создавать списки, в которые мы вносим все: от приемочного теста до этапов интеграции. Удобно.

Из «минусов», наверное, стоит указать отсутствие ограничений, правил, лимитов, прав. Думаю, многим этого будет не хватать.

Отличными бонусами Trello является его асинхронность (все изменения участники получают с задержкой около секунды), интеграция со Slack и мобильные приложения под iOS и Android. По моему мнению, это самое комфортное решение для небольших команд, где разработка тесно связана с бизнесом, и бюрократия еще не требует ограничений.

Василий Борисов,руководитель отдела маркетинга и рекламы Selectel

Мы перепробовали много разных «тудушников», трекеров, включая все перечисленные в обзоре. Везде нам либо чего-то не хватало, либо функций было слишком много. Приходилось экспериментировать, писать задачи для разработки в одном сервисе, для маркетинга — в другом.

Сейчас для всех сотрудников в «Селектел» мы используем Atlassian JIRA + Atlassian Confluence + бизнес-аккаунты GMail. JIRA показалась нам удобной для всех — у программистов всё по спринтам, у менеджеров по закупкам сроки обозначены, зависимости есть (что и какая задача блокирует), можно добавлять «наблюдателей», нормальная работа с вложениями.

В JIRA можно эффективно управлять разработкой нового продукта и, например, заказать печеньки в офис. Confluence удобен для составления внутренней базы знаний, описания регламентов. Помимо GMail, активно используем совместное редактирование документов в Google Docs, и, конечно, планирование в календаре.

В итоге мы имеем всего три сущности и работаем через браузер, никого не привязывая к конкретному ПО под конкретную ОС.

vc.ru

Как создать идеальную систему управления задачами

Посвящается всем кто увлечен жизнью, имеет грандиозные планы, обширные интересы и большое количество ежедневных задач.

В свое время тема управления задачами увлекла меня с головой. Я стал собирать методики и советы. У каждой я брал что то, что работало исключительно для меня. Пробовал применять на практике и все лишнее отсекал. Итогом стала система, которую я хочу сейчас представить на ваше обозрение. Но помните —  единственной идеальной системой , может быть только та что удобна вам.

  • Она должна быть проста.
  • Не должна отнимать много времени на работу с ней.
  • Не мешать, а лучше помогать,  в планировании, как на день, так и на год. Планирование и текущее управление задачами должно быть едино.
  • Должна помогать напоминаниями, быть постоянно под рукой и позволять делать заметки.
  • Должна охватывать все сферы моей жизни.
  • Должна помогать «окинуть взглядом» все текущие и предстоящие задачи. При этом структуру я должен установить сам.
  • Благодаря системе я должен точно знать что и когда мне делать, при этом система должна быть достаточно гибкой.

Система управления задачам состоит из 3 основных элементов: структура группировки задач (папки, дерево папок, контексты), правила управления задачами и инструмент, который во всем этом помогает.

Могу смело заявить – я перепробовал абсолютно все программы по данной тематике. На Windows точно все, от Leader Task и Essential PIM, до малоизвестных, наподобие Chronos. На Mac все, имеющие возможность синхронизации между устройствами. Сухой остаток – 1 программа. Называется My Life Organized. Разработчики молодцы и умнички. Прога существует давно и каждая новая версия радует все больше. Для меня неоспоримым преимуществом в данном софте стала возможность настройки системы полностью под свои нужды. При этом ничего сложного в этом нет. Иными словами, данная платформа позволяет создать любую  структуру задач и соблюдать любые правила управления. Ну естественно синхронизация со всеми устройствами и кросс-платформенность. Жаль только, нет версии для Mac (iOS есть). Более детальное знакомство с My Life Organized оставляю вам. От себя просто рекомендую.

Также я использую Evernote для хранения заметок и объемных материалов. Mind manager для планирования. Календарь – родной от Mac. Microsoft Project – для планирования и ведения больших проектов, в основном по работе.

Во многих методиках, например GTD и Agile Results, предлагают разбивать задачи по папкам согласно сферам жизни. Идея мне понравилась, но для себя определил, что у меня не будет больше 5 папок верхнего уровня в один момент времени + папка для заметок + Inbox. Раньше у меня было просто 2 папки – работа  и личное.

Моя текущая структура верхнего уровня:

  • Inbox.
  • Работа
  • Развитие
  • Дом
  • Ironman
  • Сайт

На мой взгляд, самым гениальным введением GTD стала папка Inbox  и правило  — не держать задачи в голове. Этому правилу я стал следовать неукоснительно. Задачи, даже мелкие, идеи, заметки, просто мысли, что могут пригодиться – все записывается. Изначально все попадает в папку Inbox. В конце дня я разбираю этот завал и распределяю все по папкам.

Папки «Работа», «Развитие» и «Дом» находятся в структуре постоянно. Еще, максимум 2, отведены под те сферы или проекты, что занимают большую часть времени или имеют высокое значение на данный момент. На сегодняшний день это папка, связанная с подготовкой к Ironman и папка проекта моего сайта. Inbox я не считаю в этой пятерке.

На самом  деле существует еще одна папка. Называется «Regular stuff». В этой папке хранятся все регулярные задачи. Там находятся все дела которые необходимо делать ежедневно, еженедельно и ежемесячно. К таким делам относятся: разбор папки Inbox, просмотр папок Someday, определение целей на период и т.д. В свое время организация регулярных задач в отдельную папку помогла мне привыкнуть к новому порядку. Это хороший инструмент для организации самого себя и выработки привычки работать с системой. Только не забывайте поставить напоминания к задачам. Как вариант – внести задачи подобного рода в календарь.

Все остальные проекты и задачи находятся в корне папки.

Здесь все просто и ясно без пояснений.

Во всей структуре главное – простота. Не должно быть большого количество папок и подпапок. Не больше 3х уровней. В противном случае система становится излишне громоздкой, а значит, перестает выполнять свою основную функцию – помогать в работе. Кроме того, громоздкие структуры крайне не удобны в работе с мобильными устройствами.

Контексты очень удобная штука. По сути, контекст обозначает определенный признак или условие при котором выполняется задача. Одна задача может иметь несколько контекстов. Как и в структуре папок, здесь важна простота. Избегайте вложенных контекстов. Используйте такие контексты которые используются действительно часто и имеют большое количество задач.

  1. Все задачи вносятся в систему в момент возникновения.  В голове ничего не держать. Занесение задач только в папку Inbox.
  2. Формулировка задачи, на этапе записи, должна быть однозначна. Если названия не достаточно, необходимо сделать  пояснения  — что же я имел в виду. Это необходимо для того, чтобы потом не вспоминать что мне нужно сделать в задаче, к примеру, «Игорь, отчет».
  3. Папка Inbox  разбирается один раз в день. Я делаю поздно вечером.
  4. Чтобы задача была перемещена из папки Inbox , у нее должно быть:

Обязательно:

  • Ясное название
  • Определено ориентировочное время выполнения задачи.
  • Время начала задачи – когда эта задача появится в моем  to do листе.

По необходимости:

  • Заметки и пояснения.
  • Подзадачи в порядке выполнения.
  • Крайний срок.
  • Контекст.
  • Если задача является целью – обозначить как цель.
  • Дата и время напоминания.
  • Зависимость от других задач.
  1. Я не использую матрицу Эйзенхауэра «Важно — срочно». Если задача записана у меня значит она важна. Если это срочно – я или сразу приступаю к ее выполнению или назначаю ей определенное время.
  2. Как правило, я не ограничиваю время выполнения задачи. Указываю сколько времени это займет, исключительно для оценки времени при планировании. Но не жестко. Если время определено четко, то только если я хочу напомнить себе о жесткости границ задачи или длительность задачи связана с другими ресурсами – например совещание имеет ограниченную длительность.
  3. Задачи с определенной длительностью и временем помещаются в календарь.
  4. Правило 3-х. Одно из самых ценных правил методики Agile results. На каждый месяц выбирается 3 основных цели. На каждую неделю так же 3 цели. Еженедельные цели должны вести к выполнению ежемесячных целей. Каждый день есть 3 основные задачи. Эти задачи соответствуют еженедельным целям и ведут к их выполнению. Все остальные задачи в этот день — второстепенны.
  5. Еще раз. Каждый день 3 первостепенные задачи.
  6. Сначала выполнить мелкие задачи. Это полностью противоречит принципам project management, но для меня работает идеально. В таком случае голова свободна от мелких задачи при выполнении крупных.
  7. Задачи на день определяются вечером, на следующий день.
  8. Задачи на неделю определяются в воскресенье.
  9. Задачи на месяц определяются 2ого числа.
  10. Обзор и анализ выполненного и не выполненного раз в неделю по пятницам.
  11. Папки Someday просматриваются по воскресеньям.
  12. Задачи в контексте «Контроль» просматриваются ежедневно.
  13. Если полученное письмо требует ответа или действий от меня, но позже, я его отправляю как задачу в MLO.
  14. Если письмо отправленное мною требует ответа от получателя, я ставлю адрес MLO в копию. Таким образом письмо так же попадает в систему и получает контекст «Контроль».
  15. С утра обзор предстоящего дня.

Вот пожалуй и все. Простая система. Простые правила. А как вы организуете свои задачи?

Фото: Shutterstock

lifehacker.ru

Какую систему постановки задач лучше использовать?

Система для комплексного управления проектами и постановки / контроля задач по каждому из них с календарем и возможностью уведомлений об основных активностях команды — так выглядит типичная система контроля разработки. Как правило, большинство подобных платформ позволяют свести все операции к отправке и получению электронных писем, а также работе через нативные приложения на настольных и мобильных ОС. Есть и версии веб-интерфейса с адаптивным дизайном, что позволяет получать доступ к системе в любом современном браузере.

Если говорить о наиболее популярных системах постановки задач и основных их преимуществах и недостатках, то здесь мы рекомендуем почитать обзор Siliconrus подобных программных продуктов.

Если вести речь о комплексных программных продуктах, которые удобно использовать разработчикам, а не только отделу продаж или маркетологам и журналистам, то стоит упомянуть Asana, Worksection, Basecamp, JIRA, Redmine, «Битрикс24», Wrike, Youtrack, Trello и «Мегаплан».

В своей работе уже почти год мы используем Trello, где по отдельным «доскам» у нас разнесены задачи для разработчиков, дизайнеров, тестировщиков, маркетинга и продаж. Именно о ней расскажем чуть подробнее. Ранее мы пользовались Redmine (в основном из-за возможности выгрузки данных по затраченному времени и построения диаграмм Ганта, что было важно, пока ряд сотрудников студии работал на почасовой основе, с оплатой за затраченное время). Но вернемся к Trello и поговорим о ней.

Основана эта система на японском принципе менеджмента «канбан». Его суть: каждый этап производства контролируется и осуществляется последовательно.

В Trello все проекты — это отдельные виртуальные «доски» с вертикальными списками внутри них. В каждом списке отображаются более мелкие задачи, представляющие собой этапы. Карточки с задачами хранятся в списках. Каждая задача на карточке может быть дополнена ответственными за ее выполнение, туда же крепится описание, комментарии, файлы (в том числе — из облачных сервисов хранения документов), дедлайн и другие данные о проекте (включая контрольные списки к задаче).

После выполнения текущей задачи карту можно переместить в список выполненных задач или архивировать.

Есть плагины, с помощью которых Trello можно интегрировать с другими системами учета времени и задач. Также есть мобильные приложения для работы с карточками, списками и досками при помощи смартфона или планшета (что для нас как для студии мобильной разработки важно).

Причин, по которым мы выбрали Trello и активно его используем каждый день, несколько:

  • простота в работе, не требующая длительного изучения или настройки самой системы
  • бесплатность использования и функциональность, изначально практически ничем не ограниченная
  • отсутствие привязки к конкретному настольному ПО или версии браузера
  • возможность разделения прав доступа к разным доскам (разработчики не видят доску маркетинга, маркетинг «не лезет» в проекты к разработчикам)
  • поддержка интеграции с Google Apps
  • нативные мобильные приложения для iOS и Android (в компании работают пользователи обеих мобильных ОС)
  • англоязычный интерфейс.

Девять месяцев работы с Trello показали, что со всеми возлагаемыми на нее задачами и основными требованиями к контролю времени и проектов она справляется «на отлично».

А какой системой таск-менеджмента пользуетесь вы?

spark.ru

Выбор системы управления задачами, часть 2 / Хабр

Обзор и сравнение предложенных хабралюдьми систем

Краткое содержание первой части: автор рыщет в поисках системы, которая поможет вдохнуть новую жизнь в отношения между работниками и задачами. Формулирует требования, жалуется на недостатки опробованных систем. Те, кто в теме, советуют автору, чего бы помучить еще.

Вторая часть длинная (да еще и со скриншотами), если тема не интересна — лучше и не начинить читать :)

Мы опробовали в нашей команде некоторые предложенные системы управления задачами, и я отчитываюсь о результатах. Может кому-то будет интересно и полезно, а может кто-то посоветует систему лучше всех остальных (только прошу написать хотя бы несколько слов, о том почему и чем предлагаемая система интересна). Сначала хочу поделится одним впечатлением. Если системы условно поделить на два типа — продаваемые за деньги и Open Source, то по последним в целом возникает впечатление, что они сделаны не для людей :) Видимо накладывает свой отпечаток то, что их делают программисты для программистов. Это я вовсе не к тому, что программисты не люди, я хочу сказать, что у всех этих программ специфический интерфейс. Менеджер проекта, наверное освоит и будет нормально работать, а простому пользователю будет трудно продираться сквозь дебри к своим задачам. Это я пишу не для того чтоб начать бессмысленный философский спор о том, какое ПО лучше — платное или бесплатное. Я бы с радостью использовал бесплатное решение, цена хороших систем довольно высока, но, к сожалению, элегантной и функциональной бесплатной системы я не обнаружил.

Итак, обзоры систем:

Рекомендовал dmineev.

Делали систему люди с хорошим чувством юмора, сайт простой и элегантный.Достоинства. Все бесплатно (только если хочется утащить к себе на сервер — тогда нужно купить). Устроено просто о очевидно, обучение не требуется. Русификация полнейшая, правда кое-где переборщили с юмором :) Сообщения о новых событиях отправляются только по почте или через аську или жабер, к сожалению встроенной системы оповещений нет. Простота системы кроет в себе некоторые недостатки. ToDo List есть, но настроек немного — только несколько типов сортировки, можно отфильтровать задачи, поставленные мне и поставленные мной. Одно из неудобств, например, в том, что, если задача начинается в будущем, то она все равно отображается в общем списке, и убрать ее нельзя, приостановить выполнение задачи тоже нельзя. Иерархия задач присутствует, но она своеобразно реализована. Если сменить тип записи с «задача» на «папка», то она теряет все свойства задачи, но внутри ее можно создавать новые задачи и папки. Нет журнала (если я удалил задачу, узнать об этом факте будет неоткуда). Внутренних сообщений, тегов нет. Настроек доступа тоже нет. Поиск есть, но почему-то работает медленно. Внешних контактов (контрагентов) нет.Вывод: Сделано элегантно, если команда небольшая, общее число задач не превышает несколько десятков, все просторено на доверии и не требуется какой-то контроль действий и разграничение доступа, то это отличный готовый инструмент, которым можно пользоваться бесплатно. Но для нас недостаточно функционально.

Рекомендовал Er0pb14.

Достоинства. Есть ToDo, но без фильтров. Есть комментарии к задачам, поиск, контроль доступа, файлохранилка.Недостатки. Возможен только один уровень вложенности подзадач: задача > подзадача > подзадача Только 2 приоритета: «обычный» и «важный». Нет тегов и контактов нет, истории событий нет. Оповещение о событиях слабое.Вывод: Честно говоря мы ее не очень внимательно рассматривали, т.к. система платная (помесячная оплата), а утащить к себе на сервер вообще нельзя. Учитывая количество недостатков, ясно что она не подойдет нам. Если хочется узнать подробнее почитайте ее обзор, который сделал TurboMilk

Рекомендовали @GiBS0N и logan.

Бесплатная, Open Source. Мы установили ее у себя на сервере русифицированную версию (переведено не идеально, но сносно). Ставится без проблем, работает шустро. Система хорошая, но у нее есть серьезный недостаток — к сожалению, иерархия задач в этой системе отсутствует (точнее она жестко задана, как двухуровневая: трекер > задача). Такая система нам не подойдет.[UPD] Добавлено: ниже в комментариях unicast, flashvoid и MikeOzornin делают важные замечания по этой системе.

Может быть я слишком требователен, но на мой личный взгляд интерфейс этой системы ужасен. Не потому, что он синий, а потому, что после регистрации минут 10 ушло на то, чтобы разобраться, как устроена навигация, и перестать теряться, пользуясь странным меню. К такой системе нужно выдавать том «руководство пользователя» или идти на курсы, которые сделают из меня робота. Именно поэтому, наверное, на главной странице первым висит баннер, приглашающий на онлайн-семинар :) Если бы она была бесплатной, я может быть, стал бы и разбираться в ней детально, а так я вышел из нее, и пошел попить чайку. Все-таки если уж покупать систему, то интерфейс должен нравиться.

К сожалению толком протестировать не удалось — при попытке регистрации я получил сообщение об ошибке и предложение обратиться к разработчикам, поэтому пришлось довольствоваться демо.Достоинства. Знакомый, хотя и навевающий скуку оконный интерфейс с таблицами, напоминающими excel, и что хорошо, нажатием одной кнопки любая таблица загружается в формате этого самого экселя.Недостатки. Система платная, можно арендовать у них на сайте, можно купить и поставить у себя. Судя по демо отсутствует разделение на разные проекты. Я даже не поверил, что такое может быть, но кажется, что это именно так. Поскольку я не представляю себе работы без деления на проекты, то дальше пытаться тестировать не стал.

Рекомендовали LeeMiller и Kron0S.

Достоинства. Бесплатно, мы скачали и установили у себя на сервере. Легко настраивается (особо нечего настраивать), сносно русифицирована. Список дел есть, настраиваемый. Есть иерархическая структура задач с любой степенью вложенности. Есть комментарии. Есть теги, прилеплять их можно ко всему в подряд (правда я ожидал, что если я кликну на тег, я получу список всех записей с этим тегом, но это не так — они сделаны как дополнитльная возможность фильтрации). К задаче можно прикрепить любой объект системы – хоть контакт, хоть заметку, что хочешь. Поиск есть, работает. Контроль доступа есть, но реализован по проектам, а не по каждой задаче в отдельности. В календаре можно создавать события, в т.ч. повторяющиеся.Недостатки. Интерфейс, на мой взгляд, в целом несколько неудобный, не интуитивный. У задачи есть только два типа состояний — «в работе» и «завершена», нет состояния «ожидает», т.е. нельзя поставить задачу на паузу, это очень не удобно. Нет встроенной системы сообщений. Оповещение о новых событиях только по е-мейл. Е-мейл клиент, правда, встроен в саму систему, что частично улучшает ситуацию. Система доступа не продумана до конца – например, можно назначить задачу человеку, у которого нет доступа к данному объекту, и человек не сможет ее увидеть… Нет системы подтверждения выполнения задачи. Т.е. если пользователь помечает задачу как завершенную, она получает статус «выполненная» без проверки руководителем (или тем, кто задачу поручил). Вывод: Неплохая система, но многовато недостатков.[UPD] Добавлено: ниже в комментариях Murz детально объясняет, что я недостаточно хорошо разобрался и функционал этой системы шире.

Рекомендовал sanmon1985.

Достоинства. Бесплатно, и, можно установить у себя на сервере. (Но нужно учесть, что «You need to be running some type of Unix: OSX, Linux, Solaris, BSD. Windows will probably not work.») Русифицировано плохо (автоматическим переводчиком). Есть теги. Есть иерархия задач. Есть встроенный мессенджер.Недостатки. Интерфейс не очень удобный. Контактов, контрагентов нет совсем. Есть та же странность, что и у opengoo.org — можно назначить задачу человеку, у которого нет доступа к данному объекту, и человек об этой задаче никогда не узнает. Оповещения о новых событиях по сути только по е-мейл (хотя есть встроенный мессенджер, но по нему, почему-то оповещения не делаются. С кириллицей плохо работает (не работает поиск по кириллице).Вывод: Если бы работал поиск по кириллице, возможно стоило бы и остановиться на этой системе подробнее, несмотря на относительно неудобный интерфейс и то, что для нее пришлось бы собирать отдельный сервер.

Рекомендовал norguhtar.

Надо признать, что эта система мне сразу понравилась, поэтому, возможно, что оцениваю я ее несколько предвзято. Понравилась мне она хорошим, ясным, логичным интерфейсом (как я узнал уже в середине тестирования дизайн системы делала студия Лебедева). Люди, которые разрабатывали эту систему мыслят схожим со мной образом.

Система платная. Можно платить помесячно и пользоваться на их сайте, можно купить у поставить на своем сервере.Я тестировал максимальную конфигурацию «Project Manager».

Достоинства. ToDo есть, работник видит только те задачи, по которым он назначен как ответственный или аудитор (т.е. наблюдатель), можно легко отфильтровать те задачи, которые сейчас нужны, и отсортировать их по разным критериям. Руководитель может видеть все задачи по всем проектам. Есть раздел «дела» — это календарь, куда можно записать какое-то конкретное дело, которое нужно выполнить самому, или совместно с другими участниками. Почти не настраиваемая, но хорошо продуманная система контроля доступа. Основана она на структуре компании, на том, кто кому подчиняется. Например, удалить задачу может тот, кто ее поставил или директор, а работник, которому она назначена удалить ее не может. Если ты назначаешь кому-то задачу, то он автоматически получает к ней доступ (смешно, но, например в Opengoo и Clockingit это не так). Структура компании гибко настраивается, например, у одного работника может быть несколько руководителей. Если задачу мне назначает коллега или подчиненный, то я могу задачу принять или отклонить. Если руководитель, то она сразу становится в работу. После того, как исполнитель выполнил задачу, руководитель, который ее поставил должен ее утвердить, или вернуть в доработку. К любому комментарию можно прикрепить файл, это удобно. Разработчики «отдупляются» — я написал три письма с просьбами и вопросами, на все три получил ответ менее, чем через час, даже в воскресение.

Переходим к недостаткам. Нет системы оповещений о том, что начинается встреча или пришло время начала задачи. Было бы здорово, если бы у совещаний, дел, задач было поле «предупредить за… минут/часов/дней» Нельзя создавать повторяющиеся дела или встречи. Например, каждый день у нас обед, раз в неделю у нас совещание, а раз в год у нас день строителя :) Не работает сквозной поиск по системе, но это сбой, о котором разработчики знают и обещали исправить. Потестировать общий поиск, соответственно, не удалось, поиск по текущей странице работает, причем очень быстро и удобно. Есть смешной недочет — дедлайн может быть раньше старта задачи :) К сожалению, не ведется полной истории внесенных изменений. Но разработчики обещают добавить ее в следующем году. Есть еще один недостаток. Это недостаток не этой конкретной системы, а вообще всех протестированных систем. Почему-то нет зависимости задач. Очень часто бывают задачи, которые имеют предшественника, и могут начаться только после того, как предшественник выполнен. Т.е. мне поручена какая-то задача, но я не могу ее делать, пока другой работник не выполнит свою. Моя задача висит, как неактивная, не отображается в ToDo, но как только предыдушая задача помечена как выполненная, моя задача становится активной и я получаю оповещение по системе. Вот это было бы здорово.

Есть еще особенности, которые недостатками не назовешь, это скорее "странности". Я внимательно исследовал систему контроля доступа, и единственное, чем я остался недоволен, это что нет СуперАдминистратора, который может отредактировать любую запись в системе независимо от структуры компании (сейчас сделано так, что если есть несколько директоров, то один не может редактировать задачи другого, даже если он администратор системы). А так же нет возможности вручную сбросить пароль пользователя, это тоже можно было бы повесить на СуперАдмина. Оповещения о новых задачах, об изменении статуса задачи приходят во внутреннюю почту системы (кстати, так же можно настроить отсылку оповещений по электронной почте и на jabber), при этом оповещения о новых комментариях, истекших дедлайнах и т.п. приходят на главную страницу системы, а не во внутреннюю почту, на мой взгляд это не удобно, лучше бы все оповещения приходили в одно место — на внутреннюю почту. Вот еще вспомнил, подписка на комментарии к задаче по умолчанию почему-то выключена, я считаю, что по умолчанию комментарии должны быть включены у того, кто задачу поставил и у того, кому она поставлена. Почему-то нельзя написать комментарий к совещанию или контрагенту. Т.е. если я не имею права данное совещание или контакта редактировать, то я вообще никак не могу добавить информацию. Это не удобно. Для проекта можно указать заказчика, а для задач внутри проекта можно назначить другого заказчика (называется поле «заказчик», но, на самом деле добавить можно одного любого контрагента). Это гибко, но странно. Мне кажется, было бы гораздо лучше, чтоб к задаче можно было прикрепить любое количество нужных контрагентов (как это реализовано с аудиторами), может мне какой-то вопрос нужно обсудить с большим количеством контактов. Учет времени вроде есть, но реализован странно, когда пишешь комментарий, можно приписать, сколько часов потратил на решение этой задачи в конкретный день. Но ни отредактировать, если ошибся, ни посмотреть общую статистику (Вася в октябре 16 часов делал задачу «А» и 54 часа задачу «Б») нельзя. Остается надеется, что позже учет времени будет доработан. Есть ярлыки (они называются метки), но что для меня странно — у каждого сотрудника они свои. Я бы однозначно делал бы их общими для всей команды. Ну и последнее, не замечание, а пожелание. Было бы круто, если бы в фильтах в полях с датами можно было бы написать «сегодня» или «завтра» вместо конкретной даты. Было бы очень удобно написать там один раз «сегодня» и в любой видеть задачи, которые стартуют до сегодняшней даты.

Вывод: Интерфес удобный, система хорошо продумана, за исключением небольших недоработок, и есть надежда, что разработчики доведут ее до ума. Простая и удобная система контроля доступа. Эта система основной претендент для нас на сегодняшний день. Цена, для меня довольно высокая, и это заставляет еще подумать, а не выбрать ли все-таки что-то из бесплатного.

Обращаю внимание, что достоинства и недостатки я оценивал со своей колокольни, в соответствии с требованиями, описанными в первой части и личными предпочтениями. Не претендую на точность обзора, возможно, что-то упущено. Я не стараюсь быть совершенно объективным, я пытаюсь выбрать, то, что подойдет мне и моей команде.

habr.com

BugZilla как система постановки задач и контроля работы. Реальный опыт использования / Блог компании WebCanape / Хабр

Планирование, постановка задачи, контроль — вот одни из важных принципов на которых строится управление проектами и web проектами в частности. А в процессе руководства удаленными командами и организации взаимодействия между ними, без использования систем постановки и контроля задач не обойтись. В данном посте я хочу рассказать о самой популярной системе багтрекинга BugZilla и успешном ее внедрении и эксплуатации в веб-студии «Твинс». Почему-то на хабре БагЗиллу всегда упоминают вскольз. Но никто и никогда подробно не ней не останавливался. А зря…

На первый взгляд кажется что здесь черт ногу сломит. Но когда ты поработаешь в этой системе, то понимаешь, что все грамотно и четко продумано. Система обладает колосальнейшими возможностями, просто кастомизируется и легко встраивается в процесс разработки веб проектов.

Преамбула
Скажу честно как все было… Надеюсь руководство меня не побьет и не уволит. Работать в компанию я пришел молодым и не опытным руководителем проектов. Быстро освоил весь производственный процесс и целиком в него влился. Стал руководить проектами: выявлять потребности заказчика, переводить все это на язык веба и формировать задания для разработчиков.

Компания росла и развивалась. Проекты становились все больше и сложнее, а вот организационные процессы при работе над проектами оставались неизменным. Все было донельзя просто — все задачи ставились устно или же отправлялись списком по e-mail техническому директору, а он уже перераспределял задачи программистам. А в связи с тем, что производство было удаленным (часть разработчиков находилось в другом городе), то технический директор переформулировал задачи и отправлял их уже непосредственно программистам.

В итоге мы столкнулись со следующими проблемами:

  • Не было реального понимания что сейчас находится в работе, какие задачи выполняются, что делается и что вообще сделано
  • Невозможно было получить обратную связь.
  • Если вдруг кто-то заболевал или увольнялся приходилось восстанавливать огромную цепочку писем и выяснять: что было в работе, на каком этапе, что сделано.
  • Процесс согласования и выяснения дополнительных требований к задаче занимал много времени.
  • Мелкие задачи очень часто откладывались на потом и вовсе забывались.
  • Проверка выполненных задач так же была неэффективной. Результат о выполнении приходил через несколько часов.
  • Историю изменения вносимых корректив и доработок собрать воедино было просто нереально.
Так больше работать было нельзя. И мы решили, что пора переходить на более высокий уровень работы над проектами.
Выбор системы багтрекинга
Какие цели мы преследовали:
  • Сократить цепочку прохождения задачи от инициатора задачи (менеджера до конечного исполнителя).
  • При этом все уточняющие вопросы при необходимости должны обсуждаться напрямую между исполнителем и инициатором задачи
  • В любой момент получить срез по состоянию выполненных и текущих работ
  • Сохранить историю работы над проектом, включая все работы и доработки
  • Контролировать время работы над проектом
  • Расставлять приоритеты задачам
  • Производить анализ данных по проектам
Мы долго искали и выбирали систему. В итоге остановились на бесплатном и довольно известном багтрекере BugZilla.

Багзила изначально заточена под разработку программного обеспечения и регистрации ошибок. Мы не стали переименовывать названия, принятые в багзиле по умолчанию и установили, что:

  • Продукт — это проект
  • Раздел — включает в себя проекты. Мы поделили проекты по логическим группам: в работе, завершенные, на поддержке, продвижение.
  • Компонент — это этап: концепция, дизайн, верстка, программирование
  • Ошибка — это задача или баг.
Систему мы стали использовать намного шире:
  • В нее стали заносится не только ошибки по проектам, но и ставить задачи по работе: задачи по дизайну, верстке, наполнению и т.д. Т.е. все рабочие процессы фиксируются в BugZilla
  • Система контроля отработанного времени для исполнителей. Время работы над задачей фиксируется в BugZilla. В конце каждого месяца делается срез отработанного времени и с учетом этого начисляется заработная плата (это ввели уже позже).
  • Система отчетов для клиентов, работа над проектами которых идет по гибким методологиям. Они всегда могут войти в систему, посмотреть что делается. Поставить новую задачу или изменить приоритеты, а так же дать необходимые комментарии на возникшие вопросы по тем или иным задачам.
Сокращая число промежуточных исполнителей между постановкой задачи и ее исполнением мы увеличили скорость обработки пользовательских запросов в десятки раз, тем самым повысили лояльность клиентов и разгрузили менеджеров от лишней работы.
Разграничение прав доступа к проектам
Внедрение системы проходило в несколько этапов:
  1. Внедрение системы среди ограниченного числа сотрудников и отлаживание взаимодействия
  2. Вовлечение всех сотрудников на всех этапах производственного процесса
  3. Доступ к системе сторонних разработчиков и клиентов
Про первый и второй шаг рассказывать не буду. Информации по первоначальной настройке и работе с багзилой полно (если же читателям хабра будет все-таки интересно как мы это делали, то пишите пожелания в комментариях — напишу).

А расскажу я об этапе 3 и о том как правильно настроить багзилу, чтобы в нее можно было пустить сторонних разработчиков, менеджеров и клиентов. Но при этом запретить сторонним разработчикам видеть уже поставленные ошибки по проекту и вообще не иметь доступ к проектам компании.

Долгое время мы использовали багтрекер только внутри компании, и не задумывались над разграничением прав доступа к проектам. Были админы, которые могли заводить новые проекты и новых пользователей. И были пользователи, которые могли ставить задачи, редактировать их и проставлять статус выполнения.

Так как багзила в основном используется для поддержки Open Source проектов, то в ней по умолчанию действует принцип — что не запрещено в явном виде — то разрешено (т.е. так настроены настройки по умолчанию). Т.е. при создании новой задачи или проекта — он автоматически становится виден всем.

Перед нами стояло две основные задачи:

  1. Разграничить доступ к проектам и задачам которые уже созданы.
  2. При создании нового проекта автоматически запретить к нему доступ всем заведенным в системе пользователям. Позволить администраторам выбирать кому данный проект будет доступен.
Настроить разграничение можно разными способами, я расскажу как сделали это мы.

Разграничение прав на уже созданные проекты:

  1. Так как у нас проектная разработка, то под каждый новый проект заведен соответствующий продукт в багтрекере.
  2. Каждому проекту мы создали группы, совпадающую с названием проекта. Делается это в разделе «Администирование» -> «Группы» — «Создать группу»
  3. В свойствах каждого проекта производим настройку доступа («Администрирование» -> «Продукты» -> Выбираем продукт -> «Права доступа по группам»)
  4. Выставляем доступ по группам для продукта. Для того чтобы ошибки данного проекта были доступны только членам созданной группы выставляем параметры как показано на рисунке: для «Группы»-> «Включено», «Остальные» -> «Запрещено». Для остальных групп везде ставим «Запрещено», «Запрещено».
  5. Соответсвующим пользователям в разделе «Администрирование» -> «Пользователи» выбираем нужного пользователя и в столбце с группами под названием «Включен в группы» назначаем соответствующую группу (проект), все задачи по которому пользователь должен видеть.
  6. Так же давайте запретим пользователям видеть все продукты в поиске, доступ к которым запрещен. Для этого убедимся что в настройках системы «Администрирование» -> «Настройка системы» -> раздел «Групповые права доступа» -> параметр «useentrygroupdefault» выбран как «Вкл.»
  7. Теперь необходимо ранее заведенные ошибки, связанные с проектом, так же связаться с соответсвующей группой и таким образом закрыть их от постороннего взора: — Переходим к поиску — Выбираем продукт — Отбираем все ошибки по нему (новые, закрытые, выполненные и т.д.) — Выбираем групповое редактирование — Выделить все — В самом конце выбираем «Добавить ошибки в эту группу» — название нашей созданной группы под проект — Сохранить
Теперь рядом с каждой ошибкой у нас появился замочек. Это значить что данная ошибка будет видна только тем, кому разрешен доступ.

Кстати, нет необходимости каждому программисту или дизайнеру присваивать каждый раз группу проекта, над которой он будет работать. Если в качестве исполнителя задача поставлена не него, то он будет видеть конкретную задачу по данному проекту. Для этого надо убедиться, что в настройках системы «Администрирование» -> «Настройка системы» -> раздел «Групповые права доступа» -> параметр «strict_isolation» выбран как «Выкл.» Таким образом над одним проектом смогут работать различные исполнители и не видеть задач друг друга, в то время как менеджер будет видеть полную картину проекта.

Теперь давай посмотрим, как сделать так, чтобы новые создаваемые проекты и ошибки/задачи, создаваемые к ним, были по умолчанию недоступны никому.

  1. Установим в настройках системы «Администрирование» -> «Настройка системы» -> раздел «Групповые права доступа» -> параметр «makeproductgroups» выбран как «Вкл.»
  2. Теперь при создании нового продукта к нему автоматически будет создаваться группа.
  3. Вот и все. Теперь при создании ошибок к данному проекту они будут доступны только тем пользователям, которым назначена группа данного проекта.
Для того чтобы ошибка/задача стала доступна всем — необходимо в свойствах задачи снять параметр принадлежности группе.
Заключение
И вот по истечению 2,5 лет я могу сказать что решение в пользу BugZilla было принято верным. Сейчас без этой системы не могут обойтись ни менеджеры, ни сами разработчики, ни клиенты. Сейчас это один из основных инструментов при работе над проектами. В любой момент можно сделать срез по выбранному разработчику и посмотреть что у него стоит в работе. Тем самым планировать загрузку разработчиков и очередность решения задач.

Олег Демьянов Руководитель отдела веб-разработки компании «Твинс»

habr.com

Flowlu | Управление задачами онлайн

Flowlu | Управление задачами онлайн

Flowlu позволяет планировать и контролировать выполнение задач онлайн. Работайте над задачами совместно, учитывайте время выполнения, оценивайте эффективность работы команды.

система постановки задач, crm задачи, task менеджер, контроль исполнения задач, планировщик задач для компании, постановка контроль задач, система контроль задач, система постановки задач контроля выполнения, система управления задачами, таск менеджер, управление задачами, эффективное управление задачами компании, программа контроля выполнения задач, постановка и контроль выполнения задач, управление задачами онлайн, учет времени задачам, совместная работа над задачами, оценка выполнения задач, менеджер задач для команды, сервис управления задачами

16454

page,page-id-16454,page-child,parent-pageid-17371,page-template,page-template-full_width_middlemenu,page-template-full_width_middlemenu-php,,qode-child-theme-ver-1.0.0,qode-theme-ver-10.0,wpb-js-composer js-comp-ver-4.12,vc_responsive

Все под контролем

Что на сегодня, на завтра, что будет через неделю? Какие ваши следующие шаги?Все задачи в одном месте. Планируйте сроки, обсуждайте и оценивайте работу.

Скорость не ограничена

Молниеносно создавайте задачи, выполняйте или делегируйте команде.Просто введите название задачи и нажмите Enter.

Регулярные задачи

Переложите рутинные операции на Flowlu и больше не забывайте про дела. Укажите время и интервал повторения, и задачи будут автоматически создаваться по заданным параметрам. 

Работайте над задачами вместе

Назначьте ответственного по задаче, добавьте наблюдателей и обсуждайте работу в комментариях. Все участники будут в курсе событий.

Фокусируйтесь на главном

Создавайте любые списки: личное, в офисе, маркетинг — как вам угодно!Планируйте задачи по проектам и держите фокус на том, что важно и нужно сделать в данный момент.

Считайте время и ресурсы

Тайм-трекер Flowlu позволит учесть затраченное время до секунды.Планируйте и сравнивайте время и результаты, выявляйте слабые стороны и корректируйте процесс. Превращайте время в деньги!

Эффективность работы на новом уровне

Управляйте загрузкой вашей команды, оценивайте качество работы благодаря гибкой системе отчетов.

flowlu.ru