KPI для начинающих. Kpi для чайников

Основные требования к KPI - Ячайник

Вся ценность системы показателей KPI заключается в том, что она дает возможность мыслить «на перспективу», исходя из полученных данных, выстраивать дальнейшие цели, задачи и планы компании, предвидеть возможные сложности, которые могут возникнуть в работе. KPI – это не мониторинг данных, который нужен лишь для статистики, которая используется по принципу «посчитали, прочитали и забыли». KPI дает возможность выявить закономерности развития бизнеса, а также отдельных процессов, проходящих в рамках ведения основного дела. К тому же, показатели KPI могут использоваться в долгосрочном и краткосрочном бюджетировании компании. Ведь общий бюджет компании – это совокупность финансовых показателей, которые ведут организацию к выполнению ее целей. Как правило, основная цель коммерческой компании – это получение максимального объема прибыли, EBIT. Однако одной только связующей нитью, характеризующей финансовые показатели, система KPI не ограничивается. Помимо этого, ключевые показатели выполняют иные, не менее важные для развития организации функции. Так, например, к ним относятся:

оценка работы подразделения в целом или каждого сотрудника в частности;
мотивация сотрудников компании к эффективной деятельности, нацеленной на получение высокого результата;
повышение осознания ответственности каждого сотрудника, выполняющего свой участок работы;
определение, развитие и улучшение наиболее важных направлений в бизнесе;
поиск и устранение наиболее «слабых» сторон в бизнесе;
KPI в доступной форме демонстрирует влияние процессов, проходящих в работе компании на конечный результат;
дает каждому управленческому решению осмысленность, нацеленность на достижение поставленных целей.

Разрабатывая систему KPI для своего предприятия необходимо внимательно учитывать некоторые требования, которые предъявляются практически к каждому из устанавливаемых коэффициентов:

Все показатели должны легко вычисляться. KPI должны быть понятны каждому. Только в этом случае все сотрудники предприятия могут объективно оценивать свою деятельность, уделять особое внимание в работе тем процессам, которые непосредственно влияют на результат их KPI.

Показатели должны быть достижимы, но в то же время сотрудникам необходимо приложить некоторые усилия для того, чтобы достигнуть запланированного результата. Так, к примеру, если в супермаркете, специализирующимся на продаже дверей, будет установлен низкий план продаж, то у менеджеров по продажам не будет стимула стремиться реализовать большее количество продукции. Они уверены в том, что с легкостью выполнят установленный план. Если же вы завысите показатель, сделаете его практически недостижимым, то сотрудники, увидев нереальность планов, не будут даже пытаться его достичь. Таким образом, пропадет мотивация к труду, авторитет руководителя в глазах подчиненных, слова руководителей, замечания и рекомендации не будут восприниматься должным образом.
Каждый показатель должен оценивать деятельность людей, которые подвергаются оценке. Иными словами, показатели KPI, определяющие результат работы менеджера по продажам не могут быть идентичны показателям, характеризующим деятельность руководителя отдела продаж.
Показатели должны давать персоналу дополнительную мотивацию к работе. А также способствовать личностному росту. Так, например, если в организации отдел продаж выполнил установленный план по привлечению новых клиентов, то он может рассчитывать на денежную премию. Если же план напротив выполнен не был, то и финансовая компенсация отменяется.

Показатели отделов, выполняющих идентичные обязанности в своей работе, должны быть идентичны. Поясним на примерах. Результаты работы менеджеров по продажам торговых филиалов можно сравнить, используя одинаковые показатели оценки деятельности сотрудников. Однако необходимо понимать, что средний чек (KPI – отношение средней выручки за месяц к общему количеству чеков за один рабочий день) в магазине, расположенном в центре города и в супермаркете, находящимся на окраине поселка может существенно разниться, общая прибыль этих торговых точек также будет разной.
Динамику изменения KPI лучше всего представлять наглядно (графически). Таким образом, основываясь на результаты полученных данных, можно будет делать объективные выводы, и принимать верные, взвешенные решения.
И последнее: каждый показатель, входящий в систему KPI должен нести за собой смысл. Измерять показатели, которые никак не влияют на развитие предприятия (к примеру, количество принятых телефонных звонков секретарем за день) бессмысленно. На эти действия вы лишь потратите лишние силы, которые не дадут абсолютно никакого результата.

Новые материалы на эту тему:

Также рекомендуем к прочтению:

yachaynik.ru

Как разобраться в системе KPI и настроить ее – 6 простых шагов

Фото с сайта rola-kolo.zp.ua

Наиболее эффективно сотрудники работают, когда у них есть цель и они стремятся ее достичь. Задача компании – сделать так, чтобы эта цель совпадала с целями компании. Поможет ли в этом деле система KPI и как ее настроить? Своим опытом делится команда аналитиков и экспертов консалтинговой компании Civitta.

Что такое KPI

Понятие KPI сейчас на слуху, многие компании оперируют им. Однако, по нашим наблюдениям, мало кто в точности понимает, что подразумевают эти три буквы: часто под KPI имеют в виду процент от продаж для менеджеров или полностью систему мотивации. На деле KPI – Key Performance Indicators/Ключевые показатели эффективности – инструмент, который позволяет управлять ресурсами.

Для эффективного достижения результата необходимы цели и задачи, которые вы оцифровали и ограничили во времени. KPI – «измеритель» того, насколько достигнута та или иная цель. Для компании такими индикаторами могут быть валовый доход, рентабельность, уровень продаж и дебиторской задолженности, чистая прибыль и т.д.

Существуют ли универсальные KPI? Абсолютно универсальных KPI не существует. Каждая компания ставит перед собой разные цели на разные периоды. Единственное, что можно посчитать универсальным KPI для компании – это выручка или прибыль.

Для чего нужны KPI? Без KPI невозможно стабильное успешное функционирование компаний, будь в ней 10 или 5 000 сотрудников.

Как понять, что сотрудник хорошо отработал этот месяц? Например, менеджер привлек 5 клиентов. С одной стороны, это вроде как неплохо – целых 5 клиентов. Но, возможно, он мог привлечь 10 клиентов, а цель стояла и вовсе найти 20 клиентов.

Поэтому и необходимо любой результат оцифровывать. Фундаментально в каждой компании есть бизнес-план, бюджетирование, стратегия. Молодая компания в первые годы тем более должна определять KPI: за счет чего они собираются получать прибыль? Если менеджер не будет знать, сколько нужно привлечь клиентов, а просто будет работать по возможностям, компания далеко не уйдет.

Плюсы KPI:

Позволяет руководителю направлять сотрудника на конкретные цели
Удобный инструмент оценки и контроля для руководителя
Сотрудники видят потребности компании
Сотрудники понимают, за счет чего они получают свою зарплату

Минусы KPI основаны на том, что руководство может ошибиться. Какие ошибки чаще всего совершают, расскажем ниже.

Фото с сайта bowmania.ru

Как ввести систему KPI

Самое важное – определить базу: чтобы основные фундаментальные цели компании, руководителя соответствовали подцелям и транслировались на сотрудников верно.

В каждом отделе могут быть свои подцели и соответственно KPI: в отделе продаж это может быть показатель дебиторской задолженности и выручки, в отделе управления персоналом – уменьшение текучести кадров. Все показатели отображают глобальную стратегию компанию: если текучесть кадров будет низкая, необходимо будет меньше ресурсов на поиск нового персонала и адаптацию сотрудников.

Шаг 1. Собственники бизнеса, акционеры определяют ключевые индикаторы верхнего уровня. Эти индикаторы должны отображать глобальные цели и стратегию компании на определенный период времени.

К примеру: годовой план по выручке, привлечению новых клиентов, вывод на рынок нового продукта или увеличение доли рынка.

Шаг 2. Разбивка общих KPI по направлениям в соответствии с отделами: для руководителя отдела продаж одни KPI, для финансового директора другие и т.д. В совокупности они должны показывать всю ту же картинку, что и индикаторы верхнего уровня. Чаще всего в компании этим занимаются заместители директора, начальники отделов и владельцы бизнеса. Все показатели должны проходить многократную проверку и утверждение со стороны собственников. В практике, компании начинают делать бюджет следующего года в августе-сентябре, к этому процессу подключается все подразделения.

Шаг 3. Разработка KPI для всех сотрудников. Чаще всего этим занимаются руководители направлений и HR, которые представляют, что делает каждый сотрудник, с какими трудностями сталкивается и т.п.

Шаг 4. Многократная проверка и анализ сформированной системы.

Пример. У нас был печальный опыт работы с компанией, в которой руководство экспериментировало с системой KPI и каждые 1-2 месяца меняло систему мотивации. Для бизнеса это не очень хорошо, т.к. сотрудники только привыкали к одной системе мотивации, как на смену приходила другая.

При внедрении системы KPI нужно всегда учитывать процесс адаптации и ее «принятия». Чем чаще KPI будут изменяться, тем менее стабильнее будет ситуация в компании.

Часто меняющиеся показатели – признак того, что компанию в целом «шатает» и руководство все еще ищет, какой путь выбрать. Это приемлемо лишь на входе, когда компания только пришла на рынок. Если вы не уверены в системе хотя бы на 95%, лучше не вводить ее.

Фото с сайта publika.md

Шаг 5. Внедрение системы KPI можно разбить на несколько этапов:

1. Годовое собрание, на котором руководство компании презентует глобальные/годовые/ цели: план продаж, увеличение товарооборота, доля рынка, сокращение операционных затрат, развитие нового бизнес-направления и т.д..

2. Презентация процедур внедрения новой системы сотрудникам. Это может сделать HR-отдел (как правило, так и происходит), либо руководство – для руководителей отделов.

3. Важно, чтобы руководители отделов смогли презентовать и разъяснить подчиненным систему мотивации.

Шаг 6. Анализ результатов работы системы KPI по итогу 6-12 месяцев.

Почему система может не работать

1. Недостижимые значение KPI. Нереальные цели демотивируют сотрудников, поэтому важно учитывать состояние рынка, клиентов, общую ситуацию, но при этом важно фокусироваться на выполнении целей компании.

2. Неправильное соотношение KPI. Вы не туда направляете персонал. Пример: компания сфокусировалась на привлечении клиентов и не сфокусировалась на отгрузках. Каждый клиент стоит 5 долларов. Сотрудник может получить 80% за выполнение плана. За отгрузки компания платит 20%. Таким образом, сотрудники перестают фокусироваться на отгрузках и уделяют все внимание привлечению клиентов. Они могут привлечь 10 клиентов, которые в целом принесут небольшой объем в обороте. Но компания от этого не выиграет. Поэтому самый важный показатель, отгрузка, может просесть за счет расфокусировки сотрудников.

3. Большое количество KPI. Не стоит вводить более 3-4 показателей. Если показателей больше:

Ценность каждого KPI незначительна: сотрудники понимают, что могут одним показателем пожертвовать и не выполнить его вообще
Расфокусировка: чем больше задач, тем меньше фокуса на них

Желательно, чтобы самая большая доля одного из показателей составляла 35-40%.

Если важно сфокусировать людей на глобальной цели, мы предлагаем сделать ее квартальной. Не делать ее помесячной, а построить систему так, чтобы сотрудники понимали, что в конце квартала они могут получить бонус, если достигнут этой цели.

Фото с сайта tskver.ru

4. Частая смена KPI. Мы уже упоминали об этом выше. Не стоит менять процентное соотношение KPI чаще раза в квартал. Допускается со временем менять процентное соотношение KPI, вводить дополнительные бонусы, ставить индивидуальные цели, но при этом не стоит менять систему кардинально, ключевые принципы. Лучше всего держать показатели на одном уровне в течение нескольких месяцев.

Пример: Коммерческий департамент. Весь KPI – 100%. Распределение KPI для конкретного менеджера по продажам:

Отгрузка – 50%
Уровень дебиторской задолженности в 35 календарных дней – 25%
Покрытие клиентов – 25%
Индивидуальная цель – 0%

Если у руководителя возникает потребность обозначить индивидуальную цель для этого сотрудника в следующем месяце, то система позволяет гибко изменить показатели:

Отгрузка - 50%
Уровень дебиторской задолженности в 35 календарных дней – 25%
Покрытие клиентов – 0%
Индивидуальная цель – 25%

В текущей ситуации на рынке допустимо менять процентное соотношение ежемесячно, однако это исключения, которых стоит избегать.

KPI – это инструмент руководителя, который помогает эффективно достигнуть целей. Чем стабильней KPI, тем быстрее люди адаптируются под редкие изменения.

Что делать, если система KPI не работает

Постарайтесь понять, почему система не работает. Разберитесь в причинах, проверьте, не совершаете ли вы ошибок
Обнаружили ошибки – постарайтесь исправить
Убедитесь, что принципы новой системы верно донесены до всех сотрудников, и все понимают, как получить тот либо иной бонус и избежать штрафа

Если в первые 2-3 месяца вы чувствуете сопротивление со стороны сотрудников, не спешите отменять систему. Противостояние будет в любом случае: возможно, сотрудникам придется больше работать, чтобы получать те же деньги, что и раньше. Это не значит, что система не работает. Дайте им время адаптироваться.

Помните, что KPI – это всего лишь вектор, и в каждой ситуации необходимо детально разбираться и оцифровывать ее. Если система работает у конкурента, не факт, что точно такая же система подойдет и вам.

KPI для начинающих | Про профессии.ру

Ключевые показатели эффективности: что, зачем, как

Российские руководители с удовольствием заимствуют методы управления персоналом, активно используемые в иностранных компаниях. Еще одним приобретением стала система ключевых показателей эффективности, или KPI. Что же скрывается за аббревиатурой, уже привычной в бизнес-кругах и в среде HR-менеджеров?

KPI — даем определение

Если обращаться к сути понятия, то KPI — это показатели, которые отображают, насколько эффективно предприятие движется к выполнению своих целей и задач. Особенность этой системы заключается в том, что индивидуальный показатель эффективности каждого сотрудника измеряется и рассматривается в совокупности с KPI всей компании. Одним словом, чтобы чем-то управлять, нужно это измерять. Цель системы — сделать работу всех подразделений предприятия слаженной. Иными словами, каждый специалист трудится во имя общей цели и получает бонусы за выполнение поставленных перед ним задач. «KPI — это система оценки, позволяющая организациям определить стратегические и тактические цели. Другими словами, это инструмент измерения поставленных целей, — рассказывает операционный директор компании KellyOCG Russia Юрий Ефросинин. — Правильное формирование системы KPI позволяет определить, в каком процессе возникла проблема. Система KPI может быть внедрена практически во всех отраслях, главное — правильно определить показатели оценки». «Как правило, KPI не являются для компании чем-то новым — просто они либо не были распознаны в качестве таких показателей, либо "пылились", забытые менеджментом, — отмечает управляющий партнер компании «МИЭЛЬ-Загородная недвижимость» Владимир Яхонтов. — Применение этих показателей стимулирует сотрудников на достижение стратегических целей и позволяет сделать прозрачной связь между достижениями сотрудника и его премией». Общая для всей компании система координат KPI позволяет руководителю оценивать бизнес в целом, а также видеть не просто формальный отчет о финансовых процессах, а целую систему управления прибыльностью и рентабельностью. К слову, KPI может успешно применяться (и применяется) не только в бизнес-сфере, но и, например, в образовании. С помощью ключевых показателей эффективности достаточно просто, например, рассчитать оценку выпускного курса, а затем проследить уровень успешности молодых специалистов в поиске работы.

Зачем это нужно?

Стоит отметить, что применение ключевых показателей эффективности (или, как их еще называют, ключевых показателей успеха) дает наибольший эффект в крупных компаниях, поскольку с их помощью руководителю удобнее контролировать все предприятие. С помощью данных показателей главе корпорации проще оценить работу каждого сотрудника или подразделения и разработать стратегию достижения конечного результата. Когда все сотрудники компании видят общую цель и ясно представляют, что им необходимо сделать для ее достижения, каждый из них подходит к своему участку работы с большей ответственностью. KPI дает руководителю возможность не сосредоточиваться на отдельных фрагментах бизнеса, а видеть сильные и слабые стороны компании. И не только видеть, но и анализировать факторы, положительно и отрицательно влияющие на рост предприятия. Еще один весомый плюс ключевых показателей эффективности в том, что по ним можно легко проследить влияние на конечный результат того или иного процесса внутри компании. «Основной функцией KPI является оценка результативности работы, — говорит Юрий Ефросинин. — Однако данную систему удобно использовать не только для оценки эффективности работы организации, но и при построении систем мотивации персонала».

Способы внедрения KPI

Внедрять KPI, как и любую новую систему, необходимо поэтапно и в соответствии с тем, в какой сфере работает компания. «Система KPI должна быть построена измеримо, — считает Юрий Ефросинин. — Только тогда работа по системе ключевых показателей позволит сотрудникам и взаимодействующим организациям правильно сформировать представление о своей деятельности и, следовательно, работать эффективно. Под эффективностью понимается польза, полученная стороной от совместного взаимодействия». Сначала руководству необходимо выделить приоритеты в развитии фирмы, а затем в каждой из областей функционирования разработать цели и задачи. Следующим шагом станет конкретизация целей по подразделениям — в каждой области деятельности, в каждом отделе необходимо определить ключевые показатели эффективности. Стоит отметить, что у KPI всегда будут два показателя — плановый и фактический. Плановый — это так называемый идеальный показатель, к которому должно стремиться каждое подразделение. А фактический — тот, которого удается достигнуть в реальности. Безусловно, идеальный показатель эффективности должен быть достаточно высоким, но достижимым. В противном случае сотрудники либо излишне расслабятся, либо опустят руки перед неоправданно завышенными цифрами. Сбор фактических показателей и их сравнение c плановыми целесообразно поручить финансовой службе. Кроме того, нельзя допускать самоконтроля. Например, начальник отдела продаж, отвечающий за повышение лояльности клиентов, вряд ли сможет сам измерить данный показатель, избежав предвзятости. Далее следует установить периодичность измерения и анализа данных. Она может варьироваться в зависимости от пожеланий конкретного руководителя, от специфики реализуемого товара и ряда других факторов. Кому-то нужен будет отчет за каждую неделю, а кому-то будет вполне достаточно оценить ситуацию по итогам квартала или полугодия. На периодичность планирования может влиять и «возраст» компании. Молодому предприятию в любом случае необходим внимательный контроль, а также постоянное корректирование стратегии развития. В более зрелой фирме планирование целей и задач может быть и долгосрочным. «Практика внедрения KPI хорошо известна и подробно описана, — говорит Владимир Яхонтов. — В общих чертах этот процесс проходит 4 стадии. На первом этапе (его еще называют "периодом видения") менеджеры компании определяют, какой компания должна быть через 3-5 лет, разрабатывают стратегию и создают систему целей. На втором этапе (этап "коммуникации и дальнейшей конкретизации стратегии") стратегия уточняется на нижних уровнях организационной иерархии, при этом исходя из общей стратегии определяют цели подразделений и конкретных сотрудников. На третьем этапе ("составление бизнес-планов") стратегия преобразуется в конкретные планы, мероприятия, проходит бюджетирование. На четвертом этапе проводят анализ результатов, если необходимо, вносятся изменения в стратегию, планы, KPI».

А как на практике?

Самый простой пример использования KPI — розничные продажи в крупных торговых сетях. Надо заметить, что анализировать бизнес-процессы в торговле с помощью ключевых показателей эффективности удобнее всего. Руководитель корпорации всегда может оперативно оценить обстановку в каждом магазине, проанализировать уровень доходов и расходов и при необходимости скорректировать стратегию работы. Предположим, за показатель берется средний объем продаж каждого продавца, измеряемый либо в количестве товара, либо в денежных единицах. В качестве объекта оценки может выступать как весь отдел или магазин целиком, так и каждый из менеджеров в частности. Такой показатель эффективности необходим, чтобы планировать денежные потоки, рассчитывать платежи по контрактам, устанавливать размеры скидок и выявлять внутренние источники финансирования. Периодичность анализа данных, как уже было сказано, может варьироваться в зависимости от различных факторов, имеющих место внутри компании. Необходимо позаботиться и о промежуточном контроле бизнес-процессов. Например, решено анализировать собранные данные раз в полгода. Однако руководителю стоит каждый месяц справляться, как идут дела. Безусловно, речь идет не о том, чтобы обложиться кипой сводок, отчетов и схем, а о том, чтобы ознакомиться с планом выполнения задач и уровнем расходов. Если фактические показатели существенно отклоняются (не важно, в какую сторону), то необходимо искать причину. Однако стоит помнить, что при анализе показателей отдела продаж нужно принимать во внимание и те обстоятельства, которые могли повлиять на популярность того или иного товара или на прибыль в целом. Например, это могла быть и тщательно подготовленная эффективная рекламная кампания, и сезонная популярность товара, и результат долгой работы с клиентами (в том числе и анализ статистики их пожеланий).

Возможно Вас заинтересуют: