Как правильно составить письмо о назначении встречи. Письмо о встрече для переговоров

Как попросить о встрече в деловом письме | pbcns.ru

Бизнес-сфера, как ни крути, тесно связана с постоянными деловыми встречами, а их исход без каких-либо сомнений всегда напрямую зависит от грамотного приглашения. Так почему же? Все очень просто, поскольку абсолютно любой пример делового письма о встрече сможет продемонстрировать минимум три главных требования к его оформлению, а именно:

Текст письма не должен быть слишком длинным.
Уже по первым строкам делового письма адресат должен понять его суть.
В письме непременно должно быть грамотное завершение, как в плане написания, так и в плане вежливости.

Например, образец официального письма о деловой встрече всегда начинается с указания данных получателя (на листе справа), среди которых: должность сотрудника (если требуется), название компании и инициалы получателя.

Письмо о встрече для переговоров

Будем признательны вам за ответ. С уважением, Иван Иванов Руководитель Технического бюро Институт «Оптика» Деловое письмо. Образец письма-просьбы и образец письма-претензии. Письмо – просьба (установка – партнерство; стиль — доверительно-деловой; убедительное оперирование фактами) Письмо – претензия (установка – партнерство; стиль — официально-деловой; убедительное оперирование фактами) Уважаемый Андрей Иванович! Обращаемся к Вам с просьбой решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС.

Внимание

Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60 дней до начала плановой поставки продукции ООО «Стар» должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку контрольных образцов продукции, уведомив ОАО «Росстанс» о факте отправки. Согласно графику (Допсоглашение № 1 от 11.03. 2010. к Контракту № А-122 от 07.02.2010.), дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010.

Предложение о встрече в деловом письме

Если деловое послание написано без ошибок, отпечатано аккуратно, текст размещается по всем правилам и существующим требованиям, а потому и читается не просто легко, но и с удовольствием, переписка обязательно будет иметь продолжение. Хотя и сегодня очень часто приходится расшифровывать прихотливо закрученные фразы, разыскивая подлежащее и сказуемое, чтобы докопаться до заложенного в них смысла.

Важно

Правила делового письма меняются сейчас очень быстро. Какой был хороший тон — писать от руки. Тогда можно было быть уверенным, что послание не сделано под копирку.

Инфо

Сколько можно было увидеть личностности в этом сообщении, а в отношения между адресатом и автором всегда добавлялось уважительности. Жаль, что этот обычай окончательно устарел, и практически все письма теперь стали электронными.

Как написать письмо о встрече клиенту

Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.Итак, письмо должно:

Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.

Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату.

Образцы деловых писем(электронная переписка)

Но этот инструмент считается нетактичным и не одобряется в деловой среде;

Письмо не должно быть очень длинным. По правилам деловой переписки его длина должна умещаться на лист формата А4. Также есть ограничения по объёму электронного письма. Он не должен превышать 3 Мб, в противном случае письмо при открытии может “зависнуть”;
После прочтения первых трех предложений вашего письма, клиент должен понять его суть. Кстати, не стоит строить длинные, сложные предложения, отягощённые причастными и деепричастными оборотами. Они очень тяжело воспринимаются при прочтении;
Обратите внимание на завершение вашего письма. Оно обязательно должно содержать вашу подпись, должность и контактные данные. Желательно не использовать инициалы, а писать имя полностью: Иванов Иван Иванович или Иван Иванов, а не И.И.
Иванов.

Как правильно составить письмо о встрече с клиентом

Заранее благодарен! С уважением, Вадим Татаренко Менеджер компании AIG Тел.: 495-777-11-11; [email protected] • Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента Агрессивное письмо клиента: Subject: Да вы офигели совсем!Data: 20.02.2016From: Петров АндрейTo: [email protected] Как мне вернуть деньги, которые я заплатил за ваш чёртов сервис. Лучше я потрачу их еще на что-то, чем ваша порнографическая система.

Пользуйтесь сами вашим долбаным servis.tutu.net. Андрей Петров Ответ на агрессивное письмо клиента Subject: О возврате денег и решении вопроса!Data: 20.02.2016From: [email protected]: Петров Андрей АЛГОРИТМ РАБОТЫС ПИСЬМОМ-ОТКАЗОМ Здравствуйте, Андрей! 1. Обращение по имени – признак внимания к собеседнику. Помогает избежать безликости. Если я Вас правильно понимаю, Вы недовольны работой нашего сервиса и Вам хотелось бы вернуть назад деньги. 2.

Putin_2

С уважением, Елена Иващенко Менеджер службы работы с клиентамиЗАО «Сервис-стандарт» Тел.: 8-999-111-22-33 Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке: • Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику. Она не способствует конструктивному решению вопроса.• Информируем Вас о том, что мы оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие вульгарные или грубые выражения в адрес компании или её персонала. •

Письмо-отказ Письмо клиента Subject: Просьба о снижении стоимости на размещение рекламы.Data: 20.12.2015From: Петренко РоманTo: Андрей Иванов Добрый день, Андрей! Обращаюсь к Вам с официальной просьбой. Наша фирма занимается поставками промышленного оборудования, а также запасных частей на предприятия пищевой промышленности.

С 2010 года мы являемся Вашими постоянными клиентами.

Деловое письмо образец. образцы деловых писем

Единственный случай, когда это позволяется, — массовые приглашения (юбилей, корпоратив, важное совещание или переговоры), в этом случае отправления пойдут по многим адресам, но ни один получатель не увидит чужого электронного адреса. Естественно, адресаты из поля «Скрытая копия» никогда не вступают в переписку.

Информативность Формат, структура, объём, язык — всё это касается корректной работы с информацией. Особенность и характер подачи её — тоже инструмент, показатель желания вести переписку и способности составить грамотный текст письма — уважительно и максимально корректно по отношению к адресату.

Текст лучше всего воспринимается в том объёме, какой помещается на одном экране, то есть формат листа А4. Вложения, пересылаемые с письмом, не должны превышать трёх мегабайт, потому что их может не пропустить почтовый сервер адресата.

Виды деловых писем

Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно! Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений.

Как попросить о встрече в деловом письме

Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.

Прежде всего, благодарим Вас за…
Спасибо за предоставленную возможность…
Примите от нас искреннюю благодарность за…

3. Извинение. Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма. Например, по какой-либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться.

Извините, нам так неудобно, что…
Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
Хотим извиниться за причиненные хлопоты.

4. Вступление.Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.

15 марта 2018 года в 14:00.
Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.

7. Убеждение. Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества.

Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…

8. Заключение. Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.

Позвольте поблагодарить Вас…
Благодарим за желание помочь нам в…
С нетерпением ждем замечательных деловых отношений с Вами в ближайшей перспективе…
Спасибо за…

9. Прощание.Успешно решить сложности «трудных» писем помогают:

Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная установка на партнерство
Выбор уместного стиля письма (официально-делового или доверительно-делового
Грамотное и логичное оперирование фактами

Образцы деловых писем. Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами) Уважаемые коллеги! С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой: рассмотреть возможность о предоставлении Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) .

pbcns.ru

Письмо благодарности после встречи с клиентом

Примите нашу искреннюю благодарность за поддержку (помощь), предоставленную нам во время ремонта помещения школы 20. Спасибо за присланные исправлены счета, благодаря чему мы смогли обнаружить досадную ошибку, которую допустила наша бухгалтерия 23. В этом письме я хочу выразить. Вам искреннюю благодарность за приглашение принять участие в конференции (выставке, заседании круглого стола) 24. Благодаря. Вам мы сможем успешно реализовать запланированную на этот месяц акцию помощи детям, пострадавшим от чернобыльской аварии. Примите нашу искреннюю благодарность 25. Благодарю. Благодарственное письмо за сотрудничество (образцы) В приложении направляю приглашение и программу семинара. Прошу Вас перенаправить данное приглашение коллегам, которым будет интересна данная тема. Регистрация проводится путем ответа на данное письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.

Письмо благодарность за встречу партнеру

Оперативно – значит в течение нескольких часов после встречи (а еще лучше в течение часа): быстрый follow up – доказательство профессионализма компании. В таком письме вы благодарите клиента (сотрудника/сотрудников) – по электронной почте, в переписке в мессенджерах или в социальной сети – за продуктивную встречу, резюмируете достигнутые договоренности, а главное, сообщаете о следующем шаге по воронке продаж (например, вы начинаете готовить договор или уже выставили счет на оплату и ждете, когда придут деньги). Удивительно, но такие письма практикует не более 1 % компаний. Игорь Манн: «Я практически всегда после встречи с потенциальным клиентом пишу электронное письмо с заголовком “По следам встречи”. Мне как консультанту это сильно помогает». Сделайте шаблоны таких писем для отдела продаж. Как сделать это лучше 1. Шаблоны.

Образец письма клиенту: 15 готовых шаблонов для рассылки

Спасибо за поздравления по случаю юбилея фирмы 9. Высокие ценим. Ваш вклад: он. Существенно поддержит наш фонд 10 от имени руководства и всего коллектива выражаем. Вам искреннюю благодарность за многолетний плодотворный труд 11.

Искренне признательны. Вам за то, что. Вы не жалели сил и времени и всегда направляли свой талант на достижение успеха в нашем общем деле 12. Еще раз благодарим и выражаем надежду, что это лишь успешное начало нашего сотрудничества и в будущем мы можем рассчитывать на. Вашу помощь 13 еще раз выражаем искреннюю благодарность за все, что. Вы сделали для нашего университета, и желаем успехов в. Вашем труде 14. От имени всех, кто заинтересован в этом благородном деле, примите нашу искреннюю благодарность 15. Хотим выразить искреннюю благодарность за 16. Позвольте еще раз поблагодарить. Вас за 17. Благодаря. Вашей помощи мы смогли решить проблему выплаты стипендий 18.

Как написать письмо по результатам деловой встречи

Внимание

Вы организовали представителю нашей фирмы господину (фамилия). Надеемся, что договоренности, достигнутые на встрече, будут иметь положительные результаты . Этим письмом подтверждаем также предварительную устную договоренность о том, что наш представитель господин посетит.

Важно

Вас в конце месяца, чтобы продолжить переговоры . С . Уважаемые господа! . Вчера, (дата), мы завершили переговоры с господином (фамилия) и надеемся, что достигнутые результаты являются взаимовыгодными . Пользуясь случаем, хотим также искренне поблагодарить.

Вас за визит господина (фамилия). Особенно благодарны за дружелюбный и открытый тон переговоров между господином и руководством нашей фирмы . Еще раз спасибо. Коллектив фирмы . Уважаемые господа! . Примите пай искренней благодарность за финансовую помощь, которую. Вы оказали нашему издательству. По.

Предложение сотрудничества (1) / деловое письмо на английском

С .Уважаемые господа! . Вчера, (дата), мы завершили переговоры с господином (фамилия) и надеемся, что достигнутые результаты являются взаимовыгодными . Пользуясь случаем, хотим также искренне поблагодарить. Важно Вас за визит господина (фамилия). Особенно благодарны за дружелюбный и открытый тон переговоров между господином и руководством нашей фирмы .

Еще раз спасибо. Коллектив фирмы . Уважаемые господа! . Примите пай искренней благодарность за финансовую помощь, которую. Вы оказали нашему издательству. По. Примеры и образцы благодарственных писем Если Ваше предложение в силе, на следующей неделе (с 06 по 10 июня) я мог бы подъехать в любое удобное для Елены Петровны время. Я буду Вам очень признателен, если Вы сообщите мне решение госпожи Фирсовой. Благодарность потенциальному клиенту после встречи (1) Уточнение у адресата нашего понимания просьбы / претензии / вопроса.

Благодарность потенциальному клиенту после встречи (1)

Вашего содействия мы сможем выдать крайне необходим общественности»Словарь синонимов»Надеемся, что он поможет эффе ективно усвоению украинского языковїнської мови. . С благодарностью и уважением. Коллектив издательства ТИПОВЫЕ оборот 1 позволит выразить искреннюю благодарность за. Ваш щедрый благотворительный взнос 2 хочет поблагодарить.

Инфо

Вас за помощь и заверить, что будем рады оказать взаимную услугу при первой же возможности 3. Выражаем. Вам искреннюю благодарность за гостеприимство 4. Хотим выразить свою искреннюю благодарность за согласие продолжить срок поставки.

За это время мы смогли получить товары от производителя 5. Пишем. Вам с чувством глубокой благодарности за оказанное терпение относительно задержки поставки заказанного. Вами товара 6. Весьма благодарны. Вам за перенос срока оплаты счета 7.

Прежде благодарим за. Ваш заказ и высылаем. Вам специальное предложение 8.

Письмо благодарность о встрече

А. П. Гусев переведен портным в бригаду по пошиву мужской верхней одежды. Администрация приняла срочные меры для выполнения Вашего заказа. Он будет готов 15.05.2016. В любое удобное для Вас время курьер доставит его по указанному Вами адресу. Поверьте, нам так же, как и Вам, неприятна сложившаяся ситуация! В качестве компенсации мы предлагаем Вам 10% -ую скидку на последующие заказы на нашей фабрике. Свяжитесь с нами, чтобы уточнить время доставки Вашего заказа. Образцы деловых писем(электронная переписка) Думаю, и мы, и Вы в данном случае оказываемся в проигрыше: мы теряем клиента, а Вы возможность пользоваться нашим сервисом (уверяю Вас, сервисом достаточно удобным и эффективным!). Если Вы готовы выделить время, чтобы разобраться с ситуацией, напишите мне, что произошло такого, что Вы требуете возврата денег.

Как написать клиенту спасибо за встречу

Шаблонов нужно несколько – от простых («Спасибо за продуктивную встречу! Как мы договорились: …») до структурированных (при создании таких писем можно ориентироваться на образцы протоколов рабочих встреч, ведущиеся по схеме «обсудили – решили»). 2. Копирайтинг – наше все. Проведите небольшой мастер-класс по копирайтингу для менеджеров по продажам. Они должны не только хорошо говорить, но и отлично выражать свои мысли письменно. 3.

Имя, имя, имя. Карнеги учил нас, что «имя человека – самый приятный для него звук». Не забываем это. Используем имена клиентов в follow up письмах – делаем им приятно. 4. Контент. Сейчас можно использовать в переписке с клиентом не только «буковки», но и аудио-, видеоматериалы (предупредите собеседников, если будете делать аудиозапись вашей встречи), фотографии, графики и другой контент.

5.Они очень тяжело воспринимаются при прочтении;

Обратите внимание на завершение вашего письма. Оно обязательно должно содержать вашу подпись, должность и контактные данные. Желательно не использовать инициалы, а писать имя полностью: Иванов Иван Иванович или Иван Иванов, а не И.И. Иванов.

Как написать клиенту спасибо за встречу Благодарственное письмо работодателю Особое значение и важность имеет благодарственное письмо, написанное соискателем после встречи с работодателем. Согласитесь, в нашей стране такое делает, пожалуй, 1 из тысячи. Поэтому, написав от руки благодарственное письмо работодателю, вы несомненно обратите на себя внимание и выделитесь из толпы, тем более, если при устройстве на вашу должность был большой конкурс.

Письмо благодарности после встречи с клиентом

Господа! Господин Джеймс, который недавно побывал в Санкт-Петербурге, дал нам ваш адрес. Мы будем весьма признательны за информацию о вашей деятельности. Наша фирма является акционерным обществом. Ее учредители — крупнейшие промышленные предприятия.

Мы очень заинтересованы в приобретении потребительских товаров, включая продукты питания, на бартерной основе. Будем рады сотрудничеству с вами. С искренним уважением ……………… Dear Sirs, Mr. James who recently visited St. Petersburg has given us your address.

We would appreciate any information on your activities. Our firm is a joint-stock company. Leading industrial enterprises are among its founders. We are strongly interested in buying consumer goods including foodstuffs on a barter basis.

Your cooperation will be very much appreciated.

Благодарственное письмо после встречи с клиентом

Образец благодарственного письма работодателю Уважаемая госпожа А.Иванова! Хочу выразить Вам свою благодарность за внимание, которое Вы уделили мне во время нашего собеседования 20 мая. Я признательна Вам также за возможность обсудить с Вами мою квалификацию. Надеюсь, мои ответы на Ваши вопросы удовлетворили Вас, но, конечно, я буду рада представить Вам дополнительную информацию, если она Вам понадобиться. Мы хорошо понимаем Вашу ситуацию и, в случае, если в дальнейшем Вы хотите избежать подобных прецедентов, предлагаем заключить с нашей компанией дополнительное соглашение, позволяющее компенсировать потери, связанные с бизнес-рисками, подобно Вашим. (См. доп.Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая 7117 Письмо-благодарность Это служебное письмо, в котором выражается благодарность за оказанную помощь, услугу, поддержку, приглашаете т.д. «Кодекс вежливости»делового человека предусматривает: не стоит ждать удобного случая, чтобы выразить адресату благодарность. Делать это следует всегда вовремя. Письма-благодарности является гарантией налаживания и дальнейшего пидтрима. Ання добрых партнерских отношений. Такие письма помогут вам прослыть воспитанной и порядочной человекрядної людини. Разумеется, нельзя перечислить все формы выражения благодарности, однако приведем примеры типичных из них. Воспользовавшись ими, вы сможете прослыть приличное человека и реализовать свои планы в общений. УНИ с партнерами: . Уважаемые господа! . Позвольте выразить искреннюю благодарность за дружеский прием, который.

02zakon.ru

Как правильно составить письмо о назначении встречи

Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.

15 марта 2018 года в 14:00.
Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.

Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…

8. Заключение. Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.

Позвольте поблагодарить Вас…
Благодарим за желание помочь нам в…
С нетерпением ждем замечательных деловых отношений с Вами в ближайшей перспективе…
Спасибо за…

9. Прощание.

Письмо о встрече для переговоров

Важно

Письмо №1: Уважаемый Петр Петрович, Коллеги из “Инверсии” оставили сообщение о том, что Вы бы хотели обсудить с нами перспективы возможного проведения одного из мероприятий “Квест-Парад” на нашей локации. Нам потенциально интересен формат подобных мероприятий в коворкинге. С удовольствием встретимся с Вами 15 апреля 2015 года в 15:00 в инновационном пространстве “Инверсии”.

Прошу подтвердить свое присутствие до 15:00 часов 14 апреля 2015 года. С уважением, Марина Николаевна. Письмо №2: Уважаемая Виктория Васильевна, После просмотра и анализа Вашей тестовой работы я бы хотел повторно встретиться с Вами для обсуждения некоторых позиций — их изложение кажется довольно интересным. Думаю, Ваш опыт и навыки смогут быть очень полезны для нашего продукта.

На встрече будет идти речь об организационных моментах назначения Вас на позицию дизайнера в нашем агентстве.

Предложение о встрече в деловом письме

Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением. В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).

Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).

Просьба о назначении переносе встречи деловая переписка

Общеустановленным требованием в деловых письмах считается ссылка на предыдущие события: электронное письмо, встречу, телефонный разговор. Обязательно прописывается число.

В ответ на Ваш запрос от (дата)…
В соответствии с соглашением на (дата)…
Согласно договоренности на (дата)…
Это письмо является продолжением нашего телефонного разговора от (дата)…

5. Причина (предмет разговора). В тактичной форме указываете основания для встречи (выплата гонорара, обсуждение нюансов, составление договора и прочее).

Мы подробно изучили предложенный Вами проект и хотели бы обсудить детали.
Нас заинтересовало Ваше предложение…
В течение нескольких месяцев я изучал Ваши навыки…
Мы надеемся на встречу с Вами, чтобы выработать положительное решение.
Мы обсуждали… Вы хотели приобрести…

Назначение встречи.

Образцы деловых писем(электронная переписка)

Надеемся на Ваше понимание и продолжение сотрудничества! С уважением, Менеджер AIG Тучков ВладимирТел.: 8-495-ххх-хх-хх8-903-ххх-хх-хх[email protected] • Письмо-ответ на обоснованную претензию Subject: Ответ на претензию.Data: 12.05.2016From: [email protected] От лица всего коллектива нашей фабрики хочу выразить Вам искренние сожаления и принести извинения за сложившуюся ситуацию. Наша фабрика уже много лет стабильно и качественно работает на рынке пошива и ремонта одежды. Ваша ситуация относится к редким случаям, виной которому так называемый человеческий фактор. Письмо о встрече для переговоров Присланные вами данные позволят институту собрать необходимую для аналитики информацию, провести мониторинг и будут способствовать более оперативному решению вопросов повышения качества и надежности работы прибора КИП-12.

Как написать письмо о встрече клиенту

Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать? Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется). Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Как правильно составить письмо о встрече с клиентом

Прежде всего, благодарим Вас за…
Спасибо за предоставленную возможность…
Примите от нас искреннюю благодарность за…

Извините, нам так неудобно, что…
Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
Хотим извиниться за причиненные хлопоты.

Вступление.

Письмо — предложение о встрече (образцы)

Инфо Мы готовы рассмотреть любые Ваши предложения по формату совместной работы. С уважением, Андреев Павел Вице-президент компании AIGТел.: 8-495-ххх-хх-хх8-915-ххх-хх-хх[email protected] • Письмо-приглашение Subject: Приглашение на семинар Data: 25.06.2016From: Анна СимоноваTo: ххх-ххх-ххх Уважаемые Партнеры, 17 марта 2016 года приглашаем Вас присоединиться к семинару по построению международных программ страхования, который специально для партнеров AIG проведет Марк Гольденберг — региональный советник по международным программам страхования AIG. Марк приезжает в Россию специально для проведения серии обучающих мероприятий, так как он обладает самым обширным опытом по страхованию транснациональных компаний.

Образец письма клиенту: 15 готовых шаблонов для рассылки

Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы. Данные адресата Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату. Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты. В идеале должны стоять адресные и прочие данные. Обращение Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.

Как правильно написать письмо о назначении встречи

Мы хорошо понимаем Вашу ситуацию и, в случае, если в дальнейшем Вы хотите избежать подобных прецедентов, предлагаем заключить с нашей компанией дополнительное соглашение, позволяющее компенсировать потери, связанные с бизнес-рисками, подобно Вашим. (См. доп. соглашение в приложении) Надеемся на Ваше понимание и продолжение сотрудничества! С уважением, Менеджер AIG Тучков ВладимирТел.: 8-495-ххх-хх-хх8-903-ххх-хх-хх[email protected] • Письмо-ответ на обоснованную претензию Subject: Ответ на претензию.Data: 12.05.2016From: [email protected] От лица всего коллектива нашей фабрики хочу выразить Вам искренние сожаления и принести извинения за сложившуюся ситуацию. Наша фабрика уже много лет стабильно и качественно работает на рынке пошива и ремонта одежды. Ваша ситуация относится к редким случаям, виной которому так называемый человеческий фактор.

02zakon.ru

Переписка с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров | Статьи

В обязанности помощников руководителя, офис-менеджеров и секретарей традиционно входит организация встреч и деловых переговоров. Безусловно, современные технологии связи, такие как мобильная телефония, Интернет и видеоконференцсвязь (например, Skype) предоставляют огромные возможности по организации деловых коммуникаций, тем не менее, личные встречи продолжают оставаться самыми эффективными мероприятиями с точки зрения достижения результата в деловом общении.

Переписка по организации личных и официальных встреч актуальна и по сей день, но больший объем данного вида переписки существенно сместился в сторону электронной почты. Сегодня мы рассмотрим основные правила переписки с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров.

Переписка по организации личных встреч и переговоров

В таблице ниже приведены основные этапы и цели переписки по организации личных встреч, а также виды соответствующих писем. Далее рассмотрим каждый отдельный вид письма.

Переписка по организации личных встреч

Как мы уже упомянули, в настоящее время большая часть переписки ведется по электронной почте. Однако в особо серьезных случаях и на очень высоком уровне до сих пор используют традиционную почту. При этом первые контакты могут быть установлены с использованием традиционной почты, а в дальнейшем переписка может перейти в электронную форму. В сообщении электронной почты, помимо самого сообщения, может содержаться файл (как правило, в PDF-формате) с электронным образом письма.

Письмо-предложение о встрече (Letter requesting appointment)

Письмо-предложение о встрече отправляется с целью проинформировать получателя о том, что некоторое должностное лицо имеет намерение и возможность встретиться и обсудить возникшие вопросы или планы. В большинстве случаев основная часть (т.н. «тело письма») состоит из трех частей:

Введение, в котором сообщается причина написания письма.
Основная информация письма.
Заключение, содержащее предполагаемые/ожидаемые действия/информацию.

Вторую и третью части иногда совмещают.

Введение письма-предложения о встрече может:

содержать ссылку на инициирующее событие для данного письма: письмо, телефонный звонок, сообщение электронной почты, предварительную договоренность (скажем, на выставке) и т.п.
быть первичным, инициирующим встречу и содержащим причину, по которой сотруднику вашей компании нужно встретиться с представителем компании-получателя. Такие письма могут быть адресованы как тем компаниям, с которыми уже существуют какие-либо взаимоотношения, так и тем, с которыми нужно установить контакты.

В первом случае во введении могут использоваться следующие фразы:

Если нужно инициировать встречу, не имея предварительных договоренностей в виде устных соглашений, писем или сообщений, можно использовать следующие варианты вступительной части:

Заключительные фразы могут содержать информацию как общего характера, то есть формальные фразы типа «Если нужна дополнительная информация, пожалуйста, обращайтесь…», так и более конкретного, то есть могут уточнять, что и когда будет или должно быть сделано, например: «Наш сотрудник свяжется с Вами для уточнения деталей». Для завершения письма можно использовать следующие варианты:

Нужно отметить, что большинство фраз вводной и заключительной частей письма, приведенные нами выше, могут использоваться не только в письмах, инициирующих встречу, но и во многих других.

В основной части письма сообщается кто, почему, когда и где хотел бы провести встречу, например:

Рассмотрим пример письма-предложения о деловой встрече, в котором предлагается возможность переговоров и способ согласования даты и времени встречи с помощью телефонного звонка секретаря.

Обратите внимание, что письмо имеет полную блочную структуру с открытой пунктуацией: все элементы начинаются непосредственно от левого поля, между отдельными элементами пунктуация используется только в теле письма.

(Пример письма-предложения о встрече см. во вложенных документах).

Напомним, что для официальной переписки с зарубежными партнерами в компаниях наряду с бланком письма на русском языке может быть разработан бланк письма на английском языке.

Приведем пример текста еще одного письма, в котором организация предлагает свои услуги представителя/дилера для компании-импортера, информация о которой была получена в ходе выставки (см. во вложенных документах):

Поскольку более ранних контактов с компанией у адресата не было, в вводной части письма дается пояснение того, откуда получена информация о ней. Затем кратко делается представление компании - инициатора сообщения и описывается возможный вариант сотрудничества. В заключении выражается желание установить деловые контакты и сообщается информация о том, что представитель компании - директор по закупкам - будет находиться в стране компании-адресата в определенный период и имеет намерение встретиться.

Обратите внимание: в данном тексте (письма, сообщения электронной почты) используется обра

щение «Dear Sir or Madam», поскольку это письмо направлено на имя самой компании и имя должностного лица, которое его прочтет, неизвестно. Соответственно, вежливой заключительной фразой будет более формальное выражение «Yours faithfully». Если контакты (на выставке и т.п.) уже были установлены, естественно, следует обращаться к адресату-контактному лицу по имени, а в качестве заключительной фразы можно использовать «Yours sincerely».

Ответное письмо-подтверждение участия во встрече (Reply for letter requesting appointment)

После получения письма, инициирующего встречу, в случае согласия на встречу составляется ответное письмо, в котором могут уточняться даты, время, контакты, место встречи и т.п. Как и большинство других писем, такое письмо начинается с благодарности за предложение о встрече, а заканчиваться может выражением желания встретиться в скором времени и/или предложением обращаться за уточнением необходимых деталей встречи.

(Пример письма-ответа на предложение о встрече см. во вложенных документах).

Письмо–согласование, уточнение даты и времени (Letter regarding time and dates)

Ответ на письмо, инициирующее встречу, может быть представлен в форме «бумажного» письма или, что чаще бывает, сообщения, отправленного по электронной почте. В данном письме должны уточняться детали встречи: дата, время, место. В приведенном ниже примере такие детали предлагается уточнить по телефону или по электронной почте.

(Пример электронного письма-согласования с уточнением организационных вопросов встречи см. во вложенных документах).

В данном виде письма для запроса некоторой дополнительной информации могут также использоваться и другие фразы, например:

Письмо-отказ от встречи (Letter declining invitation)

Вполне естественно, что могут произойти различные события, вследствие которых назначенная встреча может быть отменена.

Например, если в предложенное время у вас (вашего руководителя) уже запланированы важные мероприятия, командировка и т.п. или предложение о сотрудничестве с данной компанией в настоящий момент для вас не актуально.

В начале письма–отказа для того, чтобы смягчить неприятную ситуацию, следует поблагодарить за письмо-предложение о встрече, например: «Thank you for your letter of 5 May enquiring about the opportunity to arrange a meeting with our Purchasing Director».

В основной части нужно извиниться за отказ от встречи (например, «I am sorry to say that…», «Unfortunately…») и объяснить причину, например:

В заключительной части, если отказ не категоричный, можно предложить различные альтернативные варианты времени, места и других условий встречи.

Также следует поинтересоваться, насколько данные варианты удобны. Это можно сделать при помощи следующих фраз:

Письмо-извинение за отмену встречи (Letter of apology for cancelling an appointment)

Предположим, что детали встречи согласованы и встреча уже назначена, однако бывает так, что встречу приходится отменять, скажем, из-за появления очень важных дел, необходимости выполнять обязанности другого лица и прочих непредвиденных обстоятельств.

В таких случаях сначала следует выразить сожаление в связи с отменой встречи, а затем дать краткое объяснение причины:

Письмо-благодарность и обсуждение дальнейших действий (Letter of thanks and subsequent actions)

На встречах, как правило, достигаются некоторые договоренности, которые впоследствии реализуются в рабочем порядке, а стиль общения после таких встреч и переговоров может стать менее формальным. Но в любом случае после встречи и переговоров следует поблагодарить за встречу, выслать обещанные материалы (брошюры, каталоги, проекты договоров и т.п.), выразить желание активно сотрудничать в дальнейшем.

(Пример письма-благодарности см. во вложенных документах).

Итак, мы рассмотрели наиболее типичные варианты ведения деловой переписки по организации личных встреч и переговоров. Помните, что такая переписка важна как на этапе установления контактов, так и в продолжении сотрудничества, поэтому она всегда должна быть оперативной и составлена грамотно и в вежливой форме.

Задания

Задание 1

Заполните таблицу 1 так, чтобы обозначение элементов письма из таблицы 2 соответствовало номеру элемента из таблицы 1. Например: 1-Е, то есть сначала сверху указывается название и адрес компании-отправителя (если письмо печатается не на бланке). В таблице 2 приведены элементы письма в произвольном порядке. (См. таблицы во вложенных документах).

Задание 2

Расположите правильно элементы письма (см. во вложенных документах) Следите за их правильным написанием.

А.М. Лобанова, канд. экон. наук, доц. кафедры ДиДОУ, ГУУ

www.sekretariat.ru

Образец делового письма о встречи на выставке

Декабристов д.34, вход с торца здания». «Уважаемый Даниил Михайлович! Приглашаем вас посетить всероссийскую конференцию «Изменения в бухгалтерском и налоговом законодательстве в 2018 году», которая состоится 22 ноября 2017 года в малом конференц-зале ДК Железнодорожник г. Екатеринбург по адресу г. Екатеринбург, ул. Железнодорожная д.23 (главный вход, 2 этаж).»

содержание мероприятия — если это конференция, можно приложить к письму список докладчиков, кто в ней будет участвовать, и тем выступлений; если это празднование мероприятия — то краткую программу события». Данная информация позволит получателю оценить степень заинтересованности в планируемом мероприятии и подготовиться к нему правильно;
просьба сообщить о планах посетить мероприятие.

Как написать письмо по результатам деловой встречи

Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет). Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr.

Важно

Baker… ». Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…».

После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.

Письмо о встрече для переговоров

Инфо

Мы хорошо понимаем Вашу ситуацию и, в случае, если в дальнейшем Вы хотите избежать подобных прецедентов, предлагаем заключить с нашей компанией дополнительное соглашение, позволяющее компенсировать потери, связанные с бизнес-рисками, подобно Вашим. (См. доп. соглашение в приложении) Надеемся на Ваше понимание и продолжение сотрудничества! С уважением, Менеджер AIG Тучков ВладимирТел.: 8-495-ххх-хх-хх8-903-ххх-хх-хх[email protected] • Письмо-ответ на обоснованную претензию Subject: Ответ на претензию.Data: 12.05.2016From: shveynayafabrika@ От лица всего коллектива нашей фабрики хочу выразить Вам искренние сожаления и принести извинения за сложившуюся ситуацию. Наша фабрика уже много лет стабильно и качественно работает на рынке пошива и ремонта одежды.

Ваша ситуация относится к редким случаям, виной которому так называемый человеческий фактор.

Примеры оформления письма-приглашения

Внимание

Уточнение у адресата нашего понимания просьбы / претензии / вопроса. Это особенно необходимо, если письмо адресата хаотично, из него трудно понять суть проблемы.

Сообщаю, как это можно сделать.Согласно п. 2.4. Договора, если Вы не планируете в дальнейшем пользоваться нашим сервисом, мы можем вернуть Вам денежные средства. Для этого, пожалуйста, пришлите мне официальное заявление (форма в приложении).

После его получения мы запустим процедуру возврата. В целом она продлится не более трех дней.Если что-то из моего ответа требует дополнительного пояснения, пожалуйста, напишите или позвоните – я обязательно Вам отвечу. 3. Предельно четко и полно сообщите адресату информацию по вопросу, который его интересует. Андрей, мне так же, как и Вам, неприятна ситуация, в результате которой Вы готовы прекратить взаимодействие с нами.

Образцы деловых писем(электронная переписка)

Письмо-предложение о сотрудничестве Subject: Предложение о сотрудничестве. Data: 20.05.0216From: [email protected] To: spap@com Председателю ПравленияСоюза производителей алкогольной продукцииДоброву Д.Е.

Уважаемый Дмитрий Евгеньевич! Союз производителей алкогольной продукции (CПАП) является ведущим объединением лидеров отрасли отечественной алкогольной промышленности. Вызывает уважение активная деятельность, проводимая Вашей организацией в отношении создания в РФ цивилизованного рынка алкогольной и ликеро-водочной продукции.

Безусловно, забота о качестве и безопасности производимой продукции является одной из приоритетных задач СПАП, а его участники – добросовестные производители, уделяющие большое внимание данным аспектам. «AIG» – один из крупнейших в мире страховых институтов. Международная компания существует на рынке страхования уже 90 лет и имеет офисы в 160 государствах.

Благодарность потенциальному клиенту после встречи (1)

С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество, Директор Алексинской швейной фабрикиАнна Юрьевна ПетроваТел.: ХХХ-ХХХ-ХХХshveynayafabrika@ru • Письмо-напоминание Письмо-напоминание как правило состоит из двух частей:- напоминание о выполнении принятых решений, договорённостей- указание мер, которые будут приняты в случае невыполнения договорённостей. ⁠⁠⁠ Образец 1 Subject: Напоминание о смете на строительные работы для администрации г. ТверьData: 20. 06. 2016From: gorod.tver@ Вторично напоминаем о необходимости предоставить смету на строительные работы по реконструкции и строительству жилого дома и плановых гаражей по Московскому шоссе Кировского района со всеми видами инженерных сетей в объеме пускового комплекса. Ставим Вас в известность, что по истечении оговоренного договором срока наше предложение теряет силу. С уважением, Администрация г.

Письмо приглашение на выставку

До встречи на выставке! С уважением,Петр Петров Письмо #3:Уважаемый Иван Иванович, Компания «Делопись.ру» приглашает вас посетить свой стенд на выставке [название выставки]. Выставка будет проходить с 15.08.2013 г. по 19.08.2013 г.

в [место проведения]. Все дни выставки с 10 утра до 6 вечера на нашем стенде будут присутствовать менеджеры и руководство компании, с которыми Вы сможете в неформальной обстановке обсудить вопросы начала и развития сотрудничества. Наш стенд будет находиться рядом с [место], номер стенда – [номер].

С уважением,Петр Петров Письмо #4:Уважаемый Иван Иванович, ООО «Делопись.ру» имеет честь пригласить Вас посетить стенд нашей компании на ежегодной [название выставки], которая состоится с 15.08.2013 г. по 19.08.2013 г. в [место проведения].

Предложение о встрече в деловом письме

Сведения должны быть такого объема, чтобы у адресата не осталось вопросов относительно планируемого события, места и времени его проведения. Чтобы адрес убедился, что приглашение направлено именно ему, нужно указать данные о получателе. Обычно данную информацию располагают в правом верхнем углу бланка письма в дательном падеже. Если это организация, то пишут ее наименование и местонахождение, ФИО и должность руководителя.

Если это физическое лицо — то его ФИО и адрес проживания. Далее указывают, от кого письмо направлено. Важно указать не только наименование организации или ФИО составителя и отправителя, но и контактные данные, которые позволяет при появлении вопросов относительно планируемого мероприятия задать их автору письма-приглашения.

Текст письма начинают с обращения. Используется вежливая форма.

Свободный стиль написания — всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).
Деловое письмо — не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность — еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
Если вопросы или списки — это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять! Длинные перечисления лишь путают читателя.
Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии.

Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату.

advocatus54.ru

Письмо для организации встречи | advokat-na-donu.ru

В данном виде письма для запроса некоторой дополнительной информации могут также использоваться и другие фразы, например: Письмо-отказ от встречи (Letter declining invitation) Вполне естественно, что могут произойти различные события, вследствие которых назначенная встреча может быть отменена. Например, если в предложенное время у вас (вашего руководителя) уже запланированы важные мероприятия, командировка и т.п. или предложение о сотрудничестве с данной компанией в настоящий момент для вас не актуально. В начале письма–отказа для того, чтобы смягчить неприятную ситуацию, следует поблагодарить за письмо-предложение о встрече, например: «Thank you for your letter of 5 May enquiring about the opportunity to arrange a meeting with our Purchasing Director».

Письмо о встрече для переговоров

Думаю, и мы, и Вы в данном случае оказываемся в проигрыше: мы теряем клиента, а Вы возможность пользоваться нашим сервисом (уверяю Вас, сервисом достаточно удобным и эффективным!). Если Вы готовы выделить время, чтобы разобраться с ситуацией, напишите мне, что произошло такого, что Вы требуете возврата денег. Мы разберемся в причинах и поможем Вам сделать пользование нашими услугами максимально комфортным и результативным для Вас.

4. Комментарии и эмоциональный аспект. P.S. Единственная просьба: давайте общаться в рамках нормативной лексики. 5. Используя постскриптум, выразите свое отношение к использованию адресатом некорректного стиля написания.

Образцы деловых писем(электронная переписка)

Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение. Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»! Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение. Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации.

Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем. Зачем это нужно? Здесь все предельно просто.

Предложение о встрече в деловом письме

Инфо Темы:
Деловой этикет
Секретарь руководителя
Деловые переговоры

Письмо предложение о встрече

Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату.

Переписка с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров

Мы провели расследование, и лица, виновные в нарушении сроков исполнения и грубости, наказаны. Согласно приказу фабрики от 13.04..2016 № 78/2 сменному мастеру Волковой В. В. объявлен выговор, закройщик А. П. Гусев переведен портным в бригаду по пошиву мужской верхней одежды.

Администрация приняла срочные меры для выполнения Вашего заказа. Он будет готов 15.05.2016. В любое удобное для Вас время курьер доставит его по указанному Вами адресу. Поверьте, нам так же, как и Вам, неприятна сложившаяся ситуация! В качестве компенсации мы предлагаем Вам 10% -ую скидку на последующие заказы на нашей фабрике.

Работа "офис-менеджер в" в москве

В таких случаях сначала следует выразить сожаление в связи с отменой встречи, а затем дать краткое объяснение причины: Письмо-благодарность и обсуждение дальнейших действий (Letter of thanks and subsequent actions) На встречах, как правило, достигаются некоторые договоренности, которые впоследствии реализуются в рабочем порядке, а стиль общения после таких встреч и переговоров может стать менее формальным. Но в любом случае после встречи и переговоров следует поблагодарить за встречу, выслать обещанные материалы (брошюры, каталоги, проекты договоров и т.п.), выразить желание активно сотрудничать в дальнейшем. (Пример письма-благодарности см. во вложенных документах). Итак, мы рассмотрели наиболее типичные варианты ведения деловой переписки по организации личных встреч и переговоров.

Образец письма просьбы об организации встречи

В основной части нужно извиниться за отказ от встречи (например, «I am sorry to say that…», «Unfortunately…») и объяснить причину, например: В заключительной части, если отказ не категоричный, можно предложить различные альтернативные варианты времени, места и других условий встречи. Также следует поинтересоваться, насколько данные варианты удобны. Это можно сделать при помощи следующих фраз: Письмо-извинение за отмену встречи (Letter of apology for cancelling an appointment) Предположим, что детали встречи согласованы и встреча уже назначена, однако бывает так, что встречу приходится отменять, скажем, из-за появления очень важных дел, необходимости выполнять обязанности другого лица и прочих непредвиденных обстоятельств.

Образец письма клиенту: 15 готовых шаблонов для рассылки

Если Ваше предложение в силе, на следующей неделе (с 06 по 10 июня) я мог бы подъехать в любое удобное для Елены Петровны время. Я буду Вам очень признателен, если Вы сообщите мне решение госпожи Фирсовой. С уважением, Вадим Татаренко менеджер компании AIG Тел.: 495-777-11-11; [email protected] • Письмо-просьба о контакте Subject: Номер телефона Елены ФирсовойData: 25.06.2016From: Черкесов ИльяTo: Иванова Галина Уважаемая Галина Николаевна! Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу. Ссылаясь на нашу договоренность, пишу Вам, чтобы напомнить о номере телефона Елены Фирсовой, финансового директора компании «Интеркурс». Буду Вам очень признателен, если Вы пришлете его на указанный адрес или сообщите по телефону.

Письмо для организации встречи

Москва, Черкизовская Белорусская до 30 000 Сегодня в 14:40 SuperJob Офис-менеджер Требования: прием и перераспределение звонков ведение документооборота обеспечение жизнедеятельности офиса выполнение текущих поручений размещение информации в интернете Условия: Полная занятость, можно без опыта работы Компания: ИНКОМ — Недвижимость г. Москва, Чистые пруды Тургеневская Сретенский бульвар до 55 000 Сегодня в 13:08 SuperJob Офис-менеджер Требования: Организация и сопровождение документооборота Ведение базы данных документооборота Составление приказов, протоколов совещаний, исходящих писем и др. Выполнение поручений руководителя Обеспечение жизнедеятельности офиса Условия: Полная занятость, опыт работы 1-3 года Компания: Аэродромдорстрой-Проект г. Москва, Бауманская 40 000 Сегодня в 12:39 HeadHunter Офис-менеджер Требования: Опыт работы от 2-х лет. Умение работать с оргтехникой.

advokat-na-donu.ru

Деловая переписка, правила эффективных переговоров

Почему это важно

Электронная почта – важный канал для общения и решения рабочих вопросов. Как бы свободно мы не ориентировались в интернете, порой правила рабочей переписки часто приходится узнавать, пожиная собственные ошибки.

Деловая переписка – то, с чем сталкиваются практически все активные пользователи всемирной сети. Как правильно вести общение, лаконично и четко донося необходимую информацию до собеседника – читайте в наших советах.

Тональность

В деловой переписке старайтесь избегать эмоций или передачи тональности вашего настроения. Помните, что текст передает не более 20% вашего настроения.

Излагайте свои мысли четко и кратко. Электронное письмо – послание особого формата. В деловой переписке не должно быть воды, размышлений и больших вступительных преамбул. Если ваше сообщение занимает больше трети высоты экрана монитора, с вероятнее всего получатель отложит прочтение на потом; ещё с большей вероятностью вы не получите на него ответа, поэтому:

• то, о чем вы говорите, должно быть в первых строках письма;

• продавайте/говорите заголовком.

Дни для переписки

Вторник и среда – отличные дни, когда стоит начать деловую переписку по интересующим вас вопросам, в случае, если вы хотите закрыть эти задачи до конца недели. Просьба выслать коммерческое предложение или же запрос на получение нужной вам информации как никогда хорошо сработает именно в эти дни;

Пятница. Как показывает практика, это особенный день «мертвой» переписки. Получить ответ на письмо, отправленное после обеда, практически невозможно. Поэтому, старайтесь в это время ничего не планировать или же решать внутренние задачи. Писать письма с надеждой на утро следующей недели также не стоит, у них есть большая вероятность быть открытыми в пятницу вечером, в таком случае утром следующего понедельника они останутся за пределами внимания;

Понедельник

Не решайте вопросы, требующие анализа ситуации и принятия решения о старте новых задач по понедельникам.

Примером могут быть новые предложения о сотрудничестве, запрос выслать коммерческое предложение, подготовка документа и т.д. Тут срабатывает старая поговорка «Понедельник – день тяжелый». Организм сопротивляется новым задачам и находится в состоянии стресса после выходных, поэтому такие просьбы часто воспринимаются в штыки, качество их решения будет страдать. Хорошей практикой в понедельник утром можно назвать «письма-напоминания» — письма с просьбой выслать ранее запрошенную информацию, беспокойство о получении ответа на старые вопросы и т.д.

Размер письма

Письмо должно укладываться в рабочую область монитора. Если письмо требует прокрутки, будьте уверены в том, что ответ на него можно ждать больше обычного.

Иногда удобно применить практику "одна тема — одно письмо".

Когда вопросы обширные, можно разделить их на несколько писем или использовать в тексте письма разграничивающие подзаголовки.

Содержание письма

Текст письма должен быть лаконичен и понятен для всех участников переписки. Поэтому не используйте профессиональную, внутрикорпоративную лексику, сленг и сокращения, которые не являются общепринятыми.

Если переписка ведется в формате вопросов и ответов, то нужно придерживаться единого с отправителем формата:

задавать вопросы и писать ответы отдельно;
ответ на каждый вопрос писать непосредственно под заданным вопросом, но другим цветом или шрифтом.

Не отправляйте ответ на письмо как новое письмо. Ваш адресат вероятно будет искать как первоначальное сообщение, так и всю историю переписки. Цените своё и его время.

Вложения

Не забудьте уделить внимание вложениям, если они есть. Файлы должны быть в нескольких форматах, их название должно быть ассоциировано с письмом. Пример — PPC_Commercial_offer_promodo.doc, PPC_Commercial_offer_promodo.pdf

Не рекомендуется называть файлы в кириллической раскладке, но все больше этим правилом пренебрегают.

Документы, которые необходимо будет редактировать, пересылайте в формате .doc или .xls. Если это презентация или финальный документ, который не требует изменений, используйте формат .pdf.

Перед отправкой письма проверьте наличие и правильность вложенных документов, чтобы избежать повторной рассылки.

Подписи и письма с разных устройств

В подписи письма должны указываться имя и фамилия, должность и все основные способы связи с вами: номер телефона и skype.

Участники переписки

Ставьте других в копию, если:

они сами об этот попросили;

они должны получить это письмо.

Время ответа

Отвечайте на письмо всегда и сразу, если это займет у вас 1-2 минуты.

Если собеседник по переписке важен для вас (например, потенциальный или же существующий клиент), а ответ на письмо требует времени – обязательно напишите о том, что вы получили письмо и времени, когда он получит на него ответ. Это очень важно для собеседника, чтобы снять с него ощущение «подвешенности задачи».

Постоянная обратная связь.

Даже если вопрос по email приходит вам от коллеги по цеху и требует пятисекундного нажатия клавиши с вашей стороны, не поленитесь коллегу уведомить о том, что задача решена. Это снимет с него ответственность отслеживать решение задачи.

Не исключаем звонки и возможности решения задачи по телефону

Если вы отправили три письма, а ответа нет — перезвоните.

Напоминайте о себе не чаще, чем через 2-3 дня, если вопрос несрочный и 2-3 раза в день, если вопрос срочный.

Не стоит ежедневно писать об одном и тоже. Подумайте: можно ли ускорить решение вопроса звонком по телефону. Письма не лучшим образом закрывают вопрос личных коммуникаций. Встреча или телефонный звонок иногда лучше переписки.

Статус письма и встречи, переговоры по телефону

Возьмите себе за правило подводить итог телефонным разговорам и встречам небольшим резюмирующим письмом. Не надейтесь на память. Таким образом, под рукой всегда будет документ, фиксирующий условия, договоренности и другие важные моменты работы с клиентом.

Окончание письма

Последние строки письма должны подводить итог: каких действий вы ожидаете от собеседника. Или наоборот – что будете делать вы, каким будет следующий этап.

Напоминания, флажки, метки

Письма, требующие некоторого анализа или же не единоличного решения, отмечайте для себя меткой (например, флажком). Чтобы не забыть ответить на них или же дочитать до конца предложение поучаствовать в мероприятии, ознакомится с программой и участниками съезда, пересматривайте отмеченные письма один раз в неделю и закрывайте вопросы.

Выводы

С помощью писем можно решать многие важные вопросы. Если грамотно использовать этот канал связи, он позволит вам развивать партнерские отношения, информировать о результатах и задачах, делиться новостями и проблемами, и просто "стучаться в новые двери".

promodo.ru