Как разобраться в системе KPI и настроить ее – 6 простых шагов. Система kpi

как разработать и эффективно внедрить

В статье вы найдете ответы на вопросы и полезные материалы:

Система показателей KPI в последнее время набирает обороты в самых передовых компаниях. С помощью данной системы оценки работодатели могут не только адекватно проанализировать работу своих сотрудников, но и мотивировать их на развитие и достижение целей компании.

KPI (Key Performance Indication или ключевые показатели эффективности) – это система, которая позволяет оценить эффективность работы организации в целом и каждого специалиста в отдельности. Целью системы можно назвать оптимальную организацию действий сотрудников разных служб, без противоречий и торможения работы других подразделений.

Использование системы KPI на предприятии – также прикладной инструмент мотивации, помогает повысить производительность процессов и оценить труд работников по полученным результатам. Все это в комплексе способствует достижению стратегических целей предприятия.

Действительно ли KPI помогут вам повысить эффективность персонала

Система KPI помогает сотрудникам правильно расставить приоритеты в работе и сделать упор на том, что руководство считает полезным для предприятия. Такой подход и способствует повышению эффективности персонала.

Работа по ключевым показателям позволяет специалистам лучше понимать, что им нужно делать, чтобы приносить результат. Под эффективностью здесь понимается не только объем работ в единицу времени, но и конкретная прибыль компании от деятельности сотрудника. Каждый работник вносит вклад в общее дело и в результате получает бонусы.

Проанализировав труд сотрудников по системе показателей, руководитель сразу видит, необходимо ли сотруднику выплатить премию за достижение результатов, или, возможно, настал момент продвижения по карьерной лестнице. Грамотно выстроенное управление по KPI – инструмент управления бизнесом, и повышение эффективности работы персонала здесь лишь один из плюсов. При помощи него можно объективно оценить результаты работы и быстро принять необходимые меры. Однако ключевые показатели должны применяться грамотно и последовательно.

Польза от внедрения KPI для компании

Внедрение KPI на предприятии решает важные задачи:

Мотивация сотрудников. Согласно проведенным исследованиям, внедрение оплаты работы персонала по ключевым показателям эффективности повышает эффективность работы сотрудников минимум на 10%, в среднем на 20-30%.

Трансляция приоритетов и задач предприятия. Зачастую даже самые грамотные и опытные работники не понимают, что именно им нужно сделать для достижения целей компании. Внедрение системы показателей позволит точно транслировать сотрудникам приоритеты бизнеса.

Мониторинг эффективности работы предприятия. Корректно разработанная и внедренная система обеспечивает непрерывный мониторинг состояния дел во всей организации, что помогает своевременно выявлять и устранять сбои.

Привлечение и удержание профессиональных специалистов. Система мотивации на основе ключевых показателей эффективности устанавливает на предприятии так называемую социальную справедливость в оплате труда. Прикладывающие наибольшие усилия и приносящие наиболее весомый результат сотрудники получают повышенную зарплату. Таким образом, сохраняя общий уровень оплаты труда, можно эффективно удержать ценных работников в компании.

Оптимальное использование фонда оплаты труда. Система оплаты, сформированная на основе ключевых показателей эффективности, позволяет предприятию значительную часть оплаты труда персонала перевести в изменяемую часть зарплаты, поставив ее в зависимость от итогов работы. Таким образом, фонд оплаты труда из источника затрат превращается в средство повышения эффективности работы и мотивации для сотрудников.

При действенной системе KPI каждый работник понимает связь между своими конкретными обязанностями и стратегическими целями компании. Система мотивации, ориентированная на стратегию, в конечном итоге состоит из набора ключевых показателей эффективности, за выполнение которых сотрудник отвечает, и оценка их выполнения влияет на итоговую оплату труда.

Стандартная мотивационная формула оплаты труда имеет вид:

Заработная плата = фиксированная часть (оклад) + переменная часть

В отличие от фиксированной заработной платы, переменная часть оплаты на базе KPI стимулирует более качественное выполнение функциональных обязанностей работников и способствует быстрому достижению стратегических целей предприятия.

Как разработать систему KPI в компании, с чего начать

Разработку следует проводить «сверху вниз», от глобальных задач предприятия до целей отдельного работника. Для полноценного решения задач важно, чтобы в разработке системы принимали участие сотрудники всех служб предприятия: планово-экономического, финансового отделов, бухгалтерии, управления организации труда, кадровых, сбытовых, технологических и других подразделений.

Начать разработку системы KPI в компании следует с определения ключевых показателей эффективности предприятия. Для этого уточняются и проверяются стратегические и оперативные цели организации. Формулировать цель лучше таким образом, чтобы финансовая составляющая в ней не была превалирующей, четко не прописывалась, а следовала из основной задачи. Это поможет компании успешно функционировать в условиях кризиса.

Цель должна быть связана с рынком, настроена на рыночные изменения. Например, целью может быть намерение войти в топ-3 на российском рынке своего продукта, стать лидером рынка в определенном регионе. После определения общей цели, выделяются и выстраиваются подцели.

После формулировки целей необходимо оценить эффективность компании в настоящее время, в какой степени достигает она поставленных задач. На этом же этапе важно определить политику оплаты труда сотрудников.

Важной частью разработки системы является составление бюджета расходов на персонал. При этом происходит разделение его на виды выплат. Здесь также необходимо учитывать индексацию заработной платы, карьерные продвижения сотрудников.

На финальном этапе создается положение о системе, формируются карты KPI, прописывается методика расчета каждого ключевого показателя эффективности и согласовывается с руководителями всех отделов и подразделений.

Справка

В положении о KPI фиксируется цель и задачи системы:

Повысить результативность и эффективность работы сотрудников. Разработать и внедрить мотивацию персонала на результат;
Повысить прибыльность предприятия. Разработать цели и показатели результативности для всех должностей отделов и подразделений;
Создать информационную базу для принятия управленческих решений. Обеспечить быстрый сбор и контроль данных по работе системы.

Какие показатели KPI использовать, есть ли универсальные

Количество индикаторов задается в зависимости от специфики предприятия, но их не должно быть много, оптимальной считается установка 4-6 показателей для каждого специалиста. Главное, чтобы они обеспечивали выполнение промежуточных и конечных целей, и каждый из индикаторов можно было легко посчитать. Они могут быть качественными (рейтинг, баллы) либо количественными (деньги, время, объем товара, количество людей и пр.).

Примеры

KPI для сотрудника техподдержки. Его функции на рабочем месте заключаются в консультировании действующих клиентов и помощи потенциальным покупателям. В этом случае минимальным набором KPI будут: количество и качество консультаций, уровень удовлетворенности клиентов, совершенные клиентами после консультации покупки.

KPI для менеджеров по продажам: количество новых клиентов не меньше N, объем продаж не ниже R, сумма среднего договора по клиенту в пределах P, владение английским языком на уровне...

Универсальные KPI

Можно выделить универсальные показатели эффективности в системе KPI:

Процессные: свидетельствуют о результативности процесса и показывают, как проходит обработка клиентских запросов, разработка и вывод новых продуктов на рынок;

Клиентские: удовлетворенность клиентов, работа с рынками сбыта, количество привлеченных клиентов;

Финансовые: определяют внешнеэкономическое состояние организации. К числу таких можно причислить доход компании, товарооборот, рыночная стоимость товара, финансовый поток;

Критерии развития: отражают динамику развития предприятия. Это: производительность сотрудников, текучка кадров, расходы на каждого сотрудника, мотивация персонала.

Показатели внешней среды: колебания стоимости, конкуренция, сложившийся уровень цен на рынке. Должны учитываться при разработке целевых показателей.

Как внедрить разработанную систему KPI

Внедрить разработанную систему KPI на предприятии можно как силами своих сотрудников, так и с привлечением консультантов. При этом необходимо учитывать специфику организации, особенность ведения бизнес-процессов, а также цели и задачи предприятия.

Важно, чтобы рядовые сотрудники понимали, какие изменения в системе оплаты произойдут, что ключевым показателем в работе становится эффективность. Необходимо параллельно с внедрением системы проводить обучение персонала, чтобы в итоге они осознавали, что нововведения принесут пользу, прежде всего, им самим.

Для внедрения необходимо подготовить соответствующие документы: трудовые договора, штатное расписание, коллективный договор и другие документы, касающиеся оплаты труда.

Внедрение системы показателей желательно проводить через пилотный проект. В тестовом режиме на примере 1-2 подразделений можно будет отработать функционирование системы, новую модель премирования персонала. Соотношение постоянной и переменной части зарплаты можно будет корректировать в режиме реального времени, исходя из целевых показателей для выбранных категорий.

После тестирования система с учетом внесенных корректировок распространяется на остальные подразделения организации. Крайне нежелательно проводить внедрение без тестового режима. На примере небольшого отдела легче увидеть разногласия в работе сотрудников, выявить возможные проблемы и решить их на месте. Нельзя допускать, чтобы сотрудники стремились к разным целям, тем самым они лишь будут мешать друг другу, а прилагаемые усилия не приведут к желаемым результатам.

При внедрении системы KPI необходимо закладывать возможность корректировки индикаторов эффективности. Регулярный мониторинг показателей позволит своевременно подстроиться под колебания рынка и изменить стратегию работы. Помимо внеплановых пересмотров ключевых показателей эффективности, возможна ежегодная оптимизация модели премирования. Она предполагает замену оцениваемых показателей другими, более актуальными для определенных подразделений или специалистов.

Как работать с негативом сотрудников при введении KPI

Руководителю необходимо донести до персонала информацию о том, что KPI предлагает систему вознаграждения за достижение конкретных целей и реализацию четко определенных процессов в рамках этих целей. Работники должны не только понимать, что такой подход полезен, прежде всего, для них, но и ясно представлять критерии оценки эффективности их работы после внедрения системы.

Однако в любом случае изменения, затрагивающее условия работы, а особенно условия оплаты труда, вызовут естественное сопротивление со стороны сотрудников. Появление страхов и опасений в данном случае нормальный процесс, и руководителю важно контролировать этот момент и одновременно с внедрением KPI вести целенаправленную подготовку персонала. Для этого необходимо общаться с сотрудниками:

Объяснять необходимость перемен. Приводить примеры успешного введения данной системы на других предприятиях. Объяснять важность работы каждого сотрудника компании не на процесс, а на конкретный результат, позволяющий выжить в настоящих условиях. Поэтому у каждого работника будет несколько своих целевых показателей, от которых и будет зависеть итоговый размер заработной платы.

Доносить содержание перемен. Необходимо подробно в подразделениях рассказывать персоналу, какие именно перемены будут у них в отделе и как они коснутся каждого.

Разъяснять преимущества, которые принесет нововведение. Обязательно нужно делать упор на том, что сотрудники будут премироваться за исполнение и перевыполнение своих целевых показателей.

Вызывать у сотрудников чувство причастности к общему делу. Давать возможность работникам участвовать в процессе изменения. Из творчески настроенных, активных сотрудников, желающих участвовать в этом проекте, можно сформировать рабочую группу внедрения KPI.

Активно приветствовать положительный результат работы в новой системе.

Использование современных и эффективных методов управления персоналом способствует формированию положительного имиджа организации, это благоприятно влияет на снижение негатива сотрудников от нововведений и помогает удерживать в компании ценных специалистов.

Для каких подразделений KPI лучше не устанавливать

Прежде всего, не имеет смысла введение индикаторов результативности на предприятии в начальной фазе его развития, когда не сформирована работающая система управления. В таких организациях успех зависит от усилий собственника-гендиректора, он же часто выполняет функции и главного финансиста, и кадровика.

Лучше не устанавливать показатели для подразделений, где она может тормозить работу других отделов. Классический пример: работа сотрудников IT-отдела любого предприятия. Одна из задач данных специалистов – решение проблем работников других подразделений с IT-оборудованием (компьютеры, принтеры). «Зависание» ПК, внезапная остановка в работе данной техники автоматически приводит к остановке в работе сотрудника, а иногда и всего отдела, поэтому быстрое решение возникшей проблемы необходимо.

Однако при введении системы KPI в IT-подразделении, его работники уже не идут «чинить» технику по первому звонку, а требуют написать заявку на выполнение соответствующей работы, завизировать ее у старшего специалиста по IT-отделу, после чего она встанет в очередь на выполнение и будет рассмотрена в определенном порядке.

Таким образом, если раньше IT-специалист решал данную проблему за 4 минуты, то теперь это может занять гораздо большее время. Введение KPI потребовало обязательной фиксации выполняемой работы, так как иначе невозможно будет оценить, было ли что-то выполнено и с каким результатом. И затруднения других служб и подразделений для работника IT-отдела не имеют значения, ведь его мотивация – выполнить поданные заявки.

Как понять, нужно ли менять систему KPI

После внедрения системы показателей ответственным лицам важно постоянно проводить мониторинг ее актуальности, так как на предприятии могут меняться бизнес-процессы, стратегические задачи, внешнее окружение. Каждый индикатор результативности следует пересматривать на регулярной основе, так как какие-то индикаторы могут потерять актуальность, другие приводить со временем к нежелательным результатам.

Любая система KPI имеет конечный жизненный цикл. В начале своего функционирования, когда показатель эффективности вводится, он стимулирует персонал и эффективность работы возрастает. Но со временем его мотивирующее действие ослабевает, тогда наступает необходимость его пересмотреть, заменить или вообще отменить.

Подобные изменения набора показателей на регулярной основе в KPI случаются примерно раз в год. Чаще приходится менять систему и пересматривать показатели, например раз квартал, в рамках основных подразделений для оперативного управления акцентами сотрудников.

Справка

Внепланово менять систему KPI и устанавливать новые показатели приходится по следующим причинам:

когда изменяются функции сотрудника;
при корректировке стратегических приоритетов компании;
при необходимости улучшения используемых показателей эффективности.

Как анализировать эффективность персонала по KPI

Одна из сложностей в работе по KPI заключается в установке индикаторов, по достижению которых сотруднику полагается вознаграждение. Дело в том, что завышенные, труднодостижимые цифры приведут к снижению мотивации, так как сотрудники будут воспринимать поставленные задачи как невыполнимые.

В этом случае решением будет компромисс между реальными результатами и желаемыми показателями в работе. Поэтому при введении системы ключевых показателей эффективности устанавливается не одно, а несколько целевых значений для каждого ключевого показателя эффективности:

минимально необходимое – «минимум»,
ожидаемый результат – «среднее, плановое»,
желаемое, но труднодостижимое – «максимум».

Чтобы проанализировать резульативность персонала, необходимо рассчитать результативность конкретного специалиста по универсальной шкале в условных баллах. Это позволит соотносить уровни достижения значений независимо от единиц измерения и сложности планов.

Для каждой из целевых планок («минимум», «среднее, плановое», «максимум») устанавливаются соответствующие значения в баллах. Для среднего уровня обычно берется 100 баллов, для «минимума» – 70 баллов, для «максимума» – 110 баллов.

Помимо этого, следует каждому показателю эффективности сотрудника установить определенный вес. Сумма весов в наборе KPI составит 100%. При этом важные индикаторы должны получать больший вес (30-40%), а вспомогательные – меньший (15-20%).

Например, можно распределить веса для следующих показателей работы менеджера: «уровень удовлетворенности клиентов» – 15%, «совершенные клиентами после консультации покупки» – 40%, «количество привлеченных клиентов» – 30% и так далее.

Итоговая результативность сотрудника вычисляется суммированием произведений выставленных баллов на вес, присвоенный ключевым показателям эффективности. Коэффициент результативности входит в формулу расчета переменной части оплаты труда сотрудника:

Переменная часть = минимальная надбавка * коэфф. Результативности

Проверьте себя: что вы знаете о KPI?

Чем полезна система ключевых показателей для компании?

Можно недоплачивать зарплату;
Отложенный эффект мотивации;
Она помогает вести мониторинг результативности работы предприятия.

Какие KPI можно установить для менеджеров по продажам?

Объем продаж не ниже R;
Умение вести деловые переговоры на уровне N;
Перевыполнение плана.

Какие индикаторы результативности можно назвать универсальными?

Количественные;
Качественные;
Финансовые.

Каким подразделениям KPI лучше не устанавливать?

Службе персонала;
Сервисным подразделениям;
Производственникам.

Какова основная сложность в установке KPI сотруднику?

Это не мотивирует;
Нужно грамотно просчитать показатели, чтобы они не казались труднодостижимыми;
Любой сотрудник хочет только большой оклад и не согласен на KPI.

www.hr-director.ru

KPI ключевые показатели эффективности: что это такое, примеры

Отечественные предприниматели активно пользуются опытом иностранных компаний, перенимая различные способы оптимизации работы компании. Одним из таких приобретений стала система KPI, позволяющая оценить результативность действий как всей фирмы в целом, так и отдельного сотрудника. Но далеко не каждому владельцу бизнеса знакома аббревиатура KPI.

Ключевые показатели эффективности: что это такое, примеры KPI и способы их применения – тема настоящей статьи.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

+7 (499) 500-96-41Это быстро и бесплатно!

Даем определение

Для начала, определим суть системы KPI. Что это такое и как с ними работать? В российских бизнес-кругах под этой аббревиатурой принято понимать инструмент оценки деятельности компаний, способ измерения ее бизнес-целей и эффективности.

Работа по этой системе заключается в числовом выражении работы какого-либо сотрудника и рассмотрение этого показателя в совокупности с остальными КПИ компании.

KPI показывает в цифрах, насколько предприятие достигло поставленных целей.

Немного истории

Термин KPI пришел к нам с запада. Российские HR-менеджеры перевели словосочетание Key Performance Indicators как «ключевые показатели эффективности», или в русской аббревиатуре «КПЭ», что считается не совсем корректным.

Дело в том, что эффективность – это понятие, которое определят оправданность затраченных средств для достижения цели. Тогда как слово Performance в понятии иностранных коллег скорее подразумевало результативность, как более широкое понятие, охватывающее и степень эффективности потраченных ресурсов.

Основоположником системы KPI стал Питер Друкер, который поднял специальность управления предприятием на новый уровень, придумав систему оценки достигнутых результатов компании.

Внедрение системы в России

Сегодня существует несколько десятков концепций управления, которые относятся к современной системе КPI. Для российских предприятий, которые обратились к данному инструменту сравнительно недавно, ничего индивидуального пока не изобретено, поэтому отечественные предприниматели пользуются зарубежными примерами KPI.

Ключевые показатели эффективности деятельности организации внедряют поэтапно, учитывая сферу деятельности компании.

Применяют ее в различных направлениях бизнеса, главное – все правильно рассчитать, верно определить цели и задачи предприятия.

Для чего это необходимо

Стоит отметить, что применение KPI считается наиболее эффективным на крупных предприятиях со множеством подразделений и расширенным штатом. Какие преимущества дает подобная система компании?

Владелец предприятия может оценить каждое подразделение и каждого сотрудника в отдельности.
Система позволяет увидеть сильные и слабые стороны компании, показать те факторы, которые оказывают отрицательное влияние на развитие.
KPI и мотивация сотрудников связаны неразрывно. Когда работники предприятия видят те цифры, которых им необходимо добиться, они более четко представляют себе методы достижения цели и проявляют большую ответственность для ее достижения.
Сотрудники чувствуют свою роль в общем деле компании, и это выступает дополнительной мотивацией.
KPI дополнительно способствует четкому закреплению обязанностей сотрудников, выделяя им определенный фронт работы, подобно должностной инструкции.
Предприятие получает стратегию развития, становится конкурентоспособным и работает более эффективно.

Концепция заключается в числовом выражении работы какого-либо сотрудника и рассмотрение этого показателя в совокупности с остальными КПИ компании.

Минусы KPI

Помимо очевидных преимуществ, компания, осуществившая внедрение KPI, со временем может заметить некоторые недостатки.

Для некоторых сотрудников и отделов предприятия определение показателей и планирование KPI оказывается непростой задачей (например, KPI ИТ-специалистов или бухгалтерии).
Слишком сложные и недостижимые цели приводят к обратному результату – демотивируют сотрудников.
Планы по показателям должны быть сбалансированы, иначе, какие-либо данные достигнут излишнего веса от общего процента KPI, и это приведет к своеобразному «перекосу».
Ввод KPI – задача затратная по времени и непростая, которая способна отнять много времени. Некоторые предприниматели заказывают разработку системы «под ключ» у специалистов, но это редко смысл – сам принцип действия системы не позволяет крупных затрат для ее внедрения.

Требования к системе

Чтобы избежать негативных моментов, необходимо определить правила КПИ. Что такое мотивация сотрудников и принципы оценки деятельности на предприятии без KPI? Это пустые слова, необъективные мнения и банальные уговоры: «Вы должны работать лучше!», «Мы сегодня мало поработали», «Хорошо бы выполнить план в этом месяце».

Требования к системе позволят избежать протестов сотрудников против внедрения KPI, приведет к осознанию того, что организации требуются перемены.

Если подобные высказывания приводят к целям, которые ставит перед собой компания – можно продолжать в том же духе. Но современные организации, которым зачастую приходится работать в условиях жесткой конкуренции, ориентированы на результат.

Поэтому, предприниматели стремятся выработать стратегию для воплощения поставленных целей, с применением четких правил:

Ключевые показатели результативности должны напрямую быть связаны с тактическими и стратегическими целями организации и целями конкретного функционального отдела компании.
Сотрудники, в задачах которых стоит достижение определенных целей, должны обладать соответствующей компетенцией. Кроме того, не допускаются недостижимые показатели.
Нормативы должны быть реальными, чтобы побуждать к деятельности.
Нормативы должны иметь смысл и четкую определенность.
В КПИ применяется «принцип партнерства», который предполагает вовлечение в разработку системы и в ее применение всех заинтересованных лиц.

Как разработать и внедрить систему

Существуют две основные методики. Некоторые предприниматели начинают работу «снизу», принимаясь за показатели работы и задачи отдельного исполнителя, далее продвигаясь к отделу или другому подразделению, постепенно приближаясь к общей цели.

Специалисты рекомендуют начинать путь «сверху», продвигаясь от основной цели компании к конкретным задачам сотрудников. В противном случае, всегда есть риск выполнения двойной работы, если путь снизу не приводит к ожидаемым результатам.

Итак, разработку KPI обычно сводят к двум основным этапам:

Постановка целей и задач. Стоит определить смысл существования компании – зачем она пришла на рынок, какую пользу она приносит потребителям. Ответ на эти вопросы даст понятие о дальнейшем направлении деятельности компании, что и станет ее целью. В дальнейшем стоит определить задачи, которые помогут достичь цели.

Чтобы KPI воспринят сотрудниками безболезненно, а также не принес существенных затрат компании, разработку и внедрение необходимо вводить поэтапно.

Определение показателей эффективности. Необходимо выделить 2-3 основных KPI, в соответствии с вышеописанными принципами. Это не всегда могут быть финансовые данные, и чаще всего они зависят от сферы бизнеса предприятия. Обычно, предприниматели знают, по каким параметрам можно оценить эффективность работы их фирмы в целом.

Показатели верхнего уровня разбиваются на более мелкие по мере необходимости. Их количество никто не ограничивает, но стоит учесть сложность проведения оценки при слишком тщательной разбивке KPI.

Пример

Анализировать деятельность предприятия, специализирующегося на продажах, проще всего именно с помощью KPI — ключевых показателей эффективности.

Примером в розничной торговле может стать выделение пяти основных данных:

сумма в чеке;
количество товаров в чеке;
отношение заработной платы продавца к сумме его продаж;
количество продаж за определенный период времени – час, сутки, месяц.

Соотношение посетителей и реальных покупателей (конверсия). Например, если из сотни покупателей приобрели товар лишь 30 человек, то конверсия составляет 30%.

Однако стоит учитывать и различные факторы, которые тоже могут повлиять, но конечные результаты. Так, стоит менять плановые показатели, если товар сезонный, или в его отношении проводилась активная рекламная компания. Кроме того, отражение в показателях KPI могут найти и такие факторы, как брак или закупочная себестоимость.

Расчеты примера производятся по формуле, которая обычно применяется в системе: показатель фактический/показатель плановый*100%.

Могут быть учтены и прочие показатели, главное, чтобы они отвечали принципам KPI и были измеримыми в числовом выражении. Так, предприятие может получить полноценную систему KPI.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас: +7 (499) 500-96-41Это быстро и бесплатно!

vashbiznesplan.ru

Что такое "Ключевые показатели эффективности (KPI)"? Как рассчитать?

Система оценки эффективности работы предприятия помогает обеспечить обратную связь между стратегическими планами компании, настоящим положением дел и задачами, которые нужно решить для достижения желаемых результатов.

KPI - одна из оценочных методик, позволяющая сформировать показатели, способствующие достижению целей предприятия.

Что такое Key Performance Indicators (KPI)?

В дословном переводе:

Key - ключ;
Performanc - результативность, эффективность;
Indicators - индикаторы, показатели.

Термины "результативность" и "эффективность" требуют уточняющей формулировки.

Результативность - степень достижения запланированных результатов.

Эффективность - соотношение полученных результатов и затраченных ресурсов.

Таким образом, точный перевод KPI означает "ключевые показатели результата деятельности", но чаще используется термин "Ключевые показатели эффективности".

Внедрение системы KPI позволяет:

разработать ясные и четкие цели для компании на оцениваемый период и в долгосрочной перспективе;
выстроить систему управления прибыльностью предприятия;
выстроить систему мотивации персонала;
сделать слаженной работу подразделений компании и сотрудников в подразделениях;
создать вовлеченность сотрудников в цели организации.

Следует учесть, что разработка и внедрение системы требует значительных ресурсов (материальных и временных). Руководство компании должно понимать, что пройдет какой-то период времени пока персонал компании осознает насколько система удобна и эффективна. Необходимо информировать персонал о ходе проекта, проводить обучающие семинары.

Предпосылки для внедрения системы KPI

Разработка и внедрение системы KPI целесообразно, если в компании существуют следующие проблемы:

Критерии оценки и материального вознаграждения персонала считаются несправедливыми.
Сотрудники не участвуют в определении целей, устанавливаемых для них. У персонала компании отсутствует чувство значимости и причастности к деятельности компании. Не используются в полной мере профессиональные навыки каждого работника.
Менеджмент "утопает в текучке" и менеджеры не могут сосредоточить внимание на достижении целей предприятия, т.к. они четко не обозначены.
Оценка эффективности работы (если таковая существует) воспринимается как бюрократическая "писанина", она незначительно влияет на эффективность работы и развитие сотрудников. Она, также, не отражает и не укрепляет стратегию компании, не акцентирует внимания на действительно важных для увеличения прибыльности предприятия факторах, таких как качество продукции или обслуживания клиентов.

Внедрение системы KPI сосредоточит внимание менеджеров и рядовых исполнителей на решении текущих задач, которые приведут к увеличению прибыльности компании. Персонал будет понимать цель своей деятельности, исчезнет значительная напряженность, связанная с факторами неопределенности. Справедливая и прозрачная система материального стимулирования даст заинтересованность и неформальный подход к системе оценки.

Этапы разработки

Генеральный директор подписывает приказ о начале проекта, который доводится до сведения всех сотрудников. Назначается руководитель проекта и выбирается рабочая группа. Прописываются план и бюджет.

Проект может реализовываться собственными силами предприятия или с помощью привлеченных консультантов. В каждом варианте есть свою плюсы и минусы.

Так как KPI является измерителем результативности бизнес-процессов, то косвенно она связана с системой управления по целям, а также с системой грейдирования (тарифной сеткой и т.д.), определяющей основную часть материального вознаграждения работников.

К началу проведения проекта KPI, для каждого сотрудника должна быть прописана должностная инструкция, определяющая основную цель должности и главные задачи и действия, выполняемые на этой должности. На основании этих документов в дальнейшем будут прописаны KPI для каждого сотрудника.

Проект предусматривает следующие этапы:

Разработка стратегических планов компании;
Определение задач компании и каждого сотрудника на основе стратегии;
Разработка цикла системы и необходимой документации;
Функционирование в тестовом режиме;
Внесение необходимых корректив;
Полноценное функционирование системы.

Остановимся более подробно на описаниях этапов.

1. Разработка стратегических планов компании

Проводится стратегический и SWOT анализ предприятия (учет сильных и слабых сторон, потенциальных возможностей, рисков). Разрабатываются стратегические планы предприятия "сверху - вниз":

корпоративный уровень - финансы, закупки, продажи, развитие новых бизнесов и ликвидация убыточных, открытие/закрытие офисов в других странах и т.д.;
уровень ТОП-менеджмента - основываясь на корпоративном стратегическом плане разрабатываются цели по повышению конкурентной способности предприятия. Решения принимаются Советом директоров;
уровень руководителей функциональных сфер и руководителей линейных и удаленных подразделений. Выстраивают планы подразделений, ориентируясь на решения вышестоящих уровней.

Этап предполагает, что будут определены стратегические цели компании, т.е. то, чего мы хотим достичь. Они должны быть сформулированы в конкретных цифрах и сроках и быть вдохновляющими. Реальность достижения и наличие необходимых ресурсов - обязательные условия.

За информирование персонала о ходе проекта отвечает PR служба компании или служба персонала. Прекрасно, если первый руководитель найдет время выступить на собрании перед своими сотрудниками. Можно, также, сделать рассылку, напечатать информацию в корпоративной газете и т.д.

2. Определение задач компании и каждого сотрудника

Задача - что нужно сделать (какие конкретные действия предпринять) , чтобы достичь цели.

Основой вопрос: какой конкретно результат делает работу каждого сотрудника эффективной и способствует реализации корпоративной цели?

Бывает, что для увеличения эффективности работы нужно усовершенствовать бизнес - процесс, т.е. изменить последовательность регулярно повторяющихся действий, которые выполняет на своей должности работник. Желательно прописать бизнес-процессы предприятия, хотя бы по упрощенной схеме: основные, вспомогательные и управляющие. Может, они тоже требуют усовершенствования.

Создаются рабочие группы, состоящие из менеджеров среднего звена, для которых проводятся информационные семинары по системе оценки и практические кейсы по составлению планов и задач для подчиненных. Менеджеры корректируют моменты, которые, с их точки зрения, необходимо исправить. В ответственности этих руководителей лежит обязанность донести информацию до членов своих подразделений.

Задачи прописываются "сверху-вниз". Генеральный менеджер прописывает задачи для членов Совета директоров. Высший менеджмент - для руководителей структурных подразделений и так далее - до рядовых исполнителей.

На этом же этапе создает пилотная версия рабочей документации или электронной версии программы.

3. Цикл системы

Определяется периодичность оценки. Разрабатываются критерии материального вознаграждения работников.

Постоянная часть материального вознаграждения - ставка - определяется в соответствии с грейдом или тарифной сеткой. KPI влияют на переменную часть, т.е. на выплату различных премий и бонусов. Разрабатывается и доводится до сведения всех сотрудников шкала выплат, например: то 80% до 100% выполнения KPI - 100% премия, от 50% - до 80% - 60% премии и т.д. (на усмотрение руководства предприятия). Таким образом, работник четко понимает за достижение каких результатов ему будет выплачена премия и в каком размере.

Руководители всех уровней проводят со своими подчиненными рабочие встречи, на которых обсуждают зоны ответственности работника и ожидания от выполнения работы.

Ставят четкие, конкретные, достижимые цели, согласованные с задачами подразделения и корпоративной стратегией. Обговаривают сроки. Происходит процесс обсуждения конкретных цифр с подчиненными, которые вносят свои идеи. Задачи для всех сотрудников должны находиться в рамках их должностных обязанностей, прописанных в должностных инструкциях.

В течение всего периода происходит наблюдение и документирование менеджером эффективности работы каждого сотрудника. Для подчиненных важна обратная связь с "наставником" и его помощь. При необходимости - обновление ожиданий от работы.

Периодическая оценка эффективности работ. Результаты исполнения в сравнении с ожиданиями и целями.

Если необходимо - проведение коучинга для сотрудника, его участие в различных обучающих программах.

Постановка целей на новый период.

Видео о том, как показатели KPI могут улучшить жизнь руководителя:

4. Внесение корректив

После прохождения первого периода оценки, руководитель проекта собирает рабочие группы руководителей высшего и среднего звена и получает от них обратную связь по процессу внедрения KPI.

Для рядовых исполнителей разрабатываются соответствующие анкеты.

Анализируются изменения бизнес-процессов и степень достижения желаемых результатов.

Вся эта информация выносится на обсуждение Совета директоров для внесения необходимы корректировок.

Примеры KPI

Специалист по закупкам

Соблюдение сроков поставок и выполнение условий контрактов
Размеры скидок и приемлемые условия оплаты
Качество работы с претензиями
Оперативность в обеспечении материалами
Наличие нескольких аналогичных альтернативных предложений.

Станочник

Процент выполнения сменных заданий
Отсутствие брака в работе
Экономия инструмента, рациональное использование металла

Выводы

Для оценки результатов работы используются конкретные цифры, что делает систему понятной и не вызывающей разногласий.
Система позволяет четко видеть стратегическую цель и разбивать ее на этапы и задачи, согласовывая с бизнес-процессами.
Процесс постановки целей позволяет персоналу чувствовать вовлеченность в цели организации, так как каждый работник непосредственно участвует в планировании.
Мотивирует персонал, создавая справедливую и прозрачную систему материального стимулирования.

Проблемные моменты:

Требуется поддерживать интерес к системе в первом цикле функционирования, акцентировать внимание на выполнении KPI, подводить промежуточные итоги.
Гибко подходить к корректировке показателей, если, например, имеет место многократное их перевыполнение.

ideabigness.com

Новости компании

KPI - расшифровывается как Key Performance Indicators – ключевые показатели эффективности. Эти параметры задаются для каждого сотрудника, и его вознаграждение напрямую зависит от того, насколько они высоки. Причём KPI рекомендуют для оценки работы над новыми проектами или амбициозными задачами.

Про систему KPI ходят страшные слухи – это способ снизить зарплату, возможность самоуправства для непосредственных начальников и прочее. На самом же деле введение KPI скорее хорошая новость, чем плохая.

Рано или поздно в жизни любой компании наступает «спокойный период»: когда пережиты сложности «старт-апа», необходимые связи с партнёрами наработаны, ясна стратегия развития бизнеса. И тогда фирма постепенно начинает превращаться в тёплое и уютное болото, где дела делаются почти автоматически, а персонал прекрасно себя чувствует, занимаясь текущими проблемами и не отвлекаясь на «завоевание мирового господства». Один из способов не допустить застоя в делах – введение системы KPI для стимулирования сотрудников и контроля их деятельности.

Списать или подумать

Для того чтобы внедрить систему KPI в какой-либо компании, требуется, как минимум, свод показателей эффективности. Есть два пути – использовать стандартные атласы KPI (они составляются по отраслям деятельности) или изобрести свою собственную «шкалу ценностей». В первом случае вы экономите время, но сталкиваетесь с тем, что в импортную систему ценностей российский бизнес не вписывается. Во втором случае компания получает систему KPI, полностью соответствующую её стратегическим целям и специфике, но тратит гораздо больше времени на подготовительную работу по вычленению и разработке KPI. По отзывам специалистов, второй путь эффективнее.

Система эта строится «сверху вниз». Менеджеры среднего звена разрабатывают KPI для своих подразделений и создают рабочие группы с целью разработки KPI более низкого уровня. Помимо этого, разумно привлекать к процессу специалистов HR и финансистов. Цели каждого подразделения и каждого отдельно взятого сотрудника должны четко вписываться в общие цели компании.

Самый первый этап конструирования системы KPI – формулировка более-менее глобальных целей, стоящих перед компанией.

В чем считать?

Цель в данном случае – итог какого-либо проекта. «Работать эффективнее», «занять лидирующее положение на рынке» - это не итог, а лирика. Цели формируются по ставшему уже классикой менеджмента принципу SMART: specific (конкретная), measurable (измеряемая количественно или качественно), achievable (достижимая), relevant (приносящая результат), time-bound (ограниченные по времени). То есть достойной целью будет, например, «открыть Х магазинов в регионе Y к концу месяца Z».

В целом схема выглядит так: определение конечной цели (для компании в целом и по департаментам), разделение её на задачи (для каждого сотрудника), разработка персональных KPI (показателей, поддающихся подсчёту). Рядовым сотрудникам принято ставить 2-4 задачи. Чем выше должность, тем больше задач, но их количество обычно не превышает 6-8. Поскольку психологам давно известно, что человек не способен контролировать выполнение более 7 процессов (±2) одновременно.

К примеру, для отдела HR можно сформулировать одну из задач, как «контроль трудовой дисциплины каждого из сотрудников». Дальше – основной фокус, который состоит в том, чтобы «разобрать» задачу (которая чаще всего формулируется несколько субъективно) на составляющие. То есть на те самые Key Performance Indicators, которые можно посчитать в штуках, метрах, часах, рублях и т.д. «Трудовую дисциплину», в частности, можно разложить так: «отсутствие на рабочем месте (в часах)», «количество опозданий», «стоимость пропущенного рабочего времени». Все KPI ограничиваются по времени, например «количество опозданий за месяц». Разумеется, система KPI (да и задачи) регулярно пересматривается. Большинство компаний, дабы оперативно реагировать на любое изменение ситуации, корректируют параметры раз в квартал.

Человеческий фактор

Надо заметить, что рядовой персонал воспринимает введение KPI всегда плохо – в диапазоне от «без энтузиазма» до упорного саботажа. Бороться с этим можно единственным способом – просветительством. Методичным и детальным объяснением целей и методов системы KPI. Причём сама система оценки должна быть максимально конкретной, прозрачной (объективной и доступной для понимания). На практике, особенно в период введения и «отладки» KPI, это означает частые и подробные персональные беседы. Важно не забывать, что во время таких «консультаций» не только начальство объясняет подчинённым, что и как, но и сами сотрудники имеют возможность корректировать параметры KPI, по которым будет оцениваться их деятельность.

При этом на всех уровнях должны чётко понимать – после введения KPI гарантированная зарплата уменьшается, но верхняя граница возможного заработка обязана повышаться. Например, если жалованье составляло $1000, его «гарантированная» часть падает до $800, но «премиальная» составляет уже $300 (лучше – 400). Человек должен видеть, ради чего стараться. Соотношение между «гарантированной» и «премиальной» частями может колебаться в зависимости от подразделений компании. Обычно в департаментах, связанных с производством, фиксированная часть – это 90 и 10%, в коммерческих отделах обычно от 30 до 60% заработка.

Кстати, помимо финансовых перспектив можно с большой продуктивностью использовать так называемые факторы нематериальной мотивации: возможность влиять на решения по вопросам, входящим в круг обязанностей и профессиональных интересов сотрудника, переход в статус лидера-наставника новичков и т.д.

Босс не прав

Руководители (особенно это свойственно топ-менеджменту) от введения KPI ждут многого – повышения эффективности работы всех департаментов компании, оптимизации задач, стоящих перед фирмой, появления новых идей и конкретных проектов, инициированных «снизу».

Но было бы наивным считать KPI универсальным средством решения проблем организации бизнеса. По данным американских исследователей, только 13% опрошенных бизнесменов почувствовали безусловные положительные результаты от введения такой системы и твёрдо уверены в её эффективности. Треть респондентов высказались в целом положительно, но без шумных восторгов. Все остальные бизнесмены либо никакого позитивного сдвига в работе компании не заметили, либо объявили о том, что для их фирмы эта система оценки труда не подходит. Столь низкий энтузиазм, по мнению специалистов, чаще всего объясняется ошибками в разработке KPI и внедрении системы.

Обычно неприятности начинаются ещё на этапе формулирования целей и постановки задач. Не зря самая популярная фраза из тренингов по KPI звучит так: «Управление по целям работает, если вы знаете цели. В 90% случаях вы их не знаете».

· Если цель не конкретна, например на ближайший квартал она заявляется как «повышение дисциплины и уровня ответственности», можно спорить на деньги, что ничего не произойдёт (кроме появления десятка новых форм отчётности).

То же самое происходит, когда задача слишком мелкая и попадает в категорию «текучки». То есть объявлять мозговой штурм ради «расчёта месячной зарплаты сотрудникам компании» бессмысленно, поскольку это и так делается чётко и аккуратно из месяца в месяц.

· Часто задач (и, как следствие, KPI), поставленных перед одним сотрудником, слишком много. В этом случае человек либо «распыляет» своё время и энергию, либо заранее опускает руки, понимая, что со всеми проблемами ему всё равно не справиться. Разумеется, это тоже снижает до нуля эффективность системы KPI.

Ещё один традиционный грех – использование KPI в качестве демотиватора (как раз то, чего больше всего боятся люди). В этом случае система приносит вместо пользы явный и довольно быстро ощутимый вред работе компании.

· Провал системы KPI также может объясняться тем, что персонал не понимает принципов работы по такой схеме. Или отсутствует обратная связь, то есть сотрудник никак не может влиять на определение параметров, по которым оценивается его труд.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА KPI

Светлана Аштанова, начальник отдела HR:

К введению системы KPI сотрудники всегда относятся негативно – в 100% случаев, независимо от пола, возраста, страны проживания и направления деятельности компании. Связано это, прежде всего, с недостатком информации о том, что представляют собой эти самые «ключевые показатели эффективности». Поэтому одна из основных задач при внедрении KPI – просветительская работа. Люди должны чётко понимать, что эта система, во-первых, не лишит их куска хлеба, во-вторых, не станет инструментом бесконтрольного давления и манипуляций со стороны руководства. Если KPI формировать и «встраивать» правильно, она действительно может заметно стимулировать профессиональную деятельность сотрудников и, как следствие, работу компании в целом. Введение KPI не должно провоцировать стресс, напротив, работа с ними может стать чем-то вроде азартной игры. Отсюда ещё одно важное правило – в каждой игре должен быть приз. И таким призом не могут быть только деньги (деньги – это минимум), факторы нематериальной мотивации тоже воспринимаются, как заслуженное вознаграждение.

Е. Стышнева, komus.ru

www.rusconsult.ru

Система KPI - разработка, оценка, внедрение показателей эффективности KPI и система мотивации

KPI – этот система, включающая в себя ряд показателей, используемых руководителями подразделений для оценки эффективности рабочей деятельности своих сотрудников. Система внедряется для достижения стратегических целей, зачастую основной задачей является обеспечение командной работы, основанной на взаимодействии персонала разных подразделений и отделов. Главным принципом в данном случае будет отсутствие противоречий – деятельность одного сотрудника не должна замедлять или иными способами мешать работе других сотрудников.

Внедрение KPI имеет преимущества, к которым относится повышение эффективности работы специалистов, мотивация персонала, правильное определение приоритетов и основных задач, наглядность ситуации, связанной с общей эффективностью деятельности компании.

Процесс разработки и внедрения рекомендуется реализовывать по следующей схеме:

Проведение предпроектных мероприятий, включая согласование ключевых вопросов с высшим руководством, составление плана, создание проектной группы и осуществление исследовательской и аналитической деятельности.
Второй этап – разработка методологии внедряемой системы: проводится оптимизация организационной структуры, создаются и подбираются подходящие модели, пересматривается модель управления предприятием. Может потребоваться разработка и введение новой нормативно-методической документации. При работе над вторым этапом учитывается ряд факторов: возможные изменения, которые повлечет за собой изменение корпоративной культуры, стратегия развития после внедрения системы, введение новых принципов отчетности на всех уровнях, поддержание актуальности показателей.
Создание информационной системы. Первоначально потребуется составить техническое задание для настройки создаваемой системы, после чего можно переходить к обучению и информирования сотрудников, а также проведению тестовой эксплуатации.
Завершающий этап, на котором происходит внедрение KPI в промышленную эксплуатацию.

Зачем внедрять систему KPI для менеджеров?

Внедрение KPI для менеджеров необходимо компаниям, находящимся в рыночной среде и ставящих перед собой задачу получения максимальной прибыли. Качественное удовлетворение потребностей клиентов является важнейшим фактором, от которого зависят доходы предприятия, поэтому персонал должен быть заинтересован в улучшении своей работы с потребителями.

Показатели данной системы позволяют наглядно видеть процесс достижения поставленных целей, а также анализировать отклонения от заданного курса, если они имеются. Комплекс принимаемых мер направляется не только на отслеживание итогов работы, но и на своевременное введение необходимых поправок.

Одно из главных задач KPI становится детальное описание результатов, при этом оцениваться может не только конечный итог – объем продаж, но также количество потраченных усилий и качество процесса достижения целей.

Какие показатели нужно оценивать в первую очередь?

Все первоочередные показатели, оцениваемые при помощи внедряемой системы, можно разделить на следующие группы:

Процессные показатели, наглядно демонстрирующие, какой положительные результат принесла работа за конкретный период. Для их оценки изучается процесс и качество обработки запросов от клиентов, а также анализируется разработка и выход нового товара в рыночную среду.
Клиентские показатели, отображающие степень удовлетворения потребителей. С их помощью также можно определить качество взаимодействия с каналами сбыта и число привлеченных новых покупателей.
Финансовые показатели необходимы для определения внешнеэкономического положения компании. С их помощью анализируется товарооборот, доходность организации, рыночная стоимость выпущенной продукции и общий финансовый поток.
Критерии развития предназначены для изучения динамичности развития организации. Для этого рассматривается производительность деятельности ключевых сотрудников, текучесть кадров, эффективности мер по стимуляции мотивации, затраты на каждого специалиста в отдельности.
Показатели внешней среды также имеют колоссальное значение, поскольку именно они помогают определить текущий уровень рыночной конкуренции, колебания цен и общие принципы установившейся ценовой политики.

Как организовать эффективную работу отдела продаж?

Для организации эффективной работы отдела продаж необходимо принять ряд дополнительной работы, поскольку она не измеряется только полученной прибылью. Получение дохода является главной, но далеко не единственной целью, поэтому нужно выставлять ключевые показатели как на подразделение в целом, так и на отдельных специалистов.

Ниже рассмотрены некоторые ключевые показатели для выполнения специалистами отдела продажа и оценки эффективности их деятельность:

Выполнение установленных планов по объему продаж в денежном или штучном измерении – это один из основных показателей, показывающих, насколько эффективно организована работа. От этого зависит успешность всего предприятия, поэтому анализ показателя выводится на первое место.
Проведение среза знаний по реализуемым товарам или услугам, а также аукционным предложениям, позволяет оценить осведомленность специалистов по продажам, а также направить их на дополнительное обучение, если будут обнаружены какие-либо пробелы.
Обратная связь – это показатель, направленный на изучение времени, которое прошло с момента обращения клиента и до ответа от специалиста. Необходима обязательная установка определенных временных рамок, поскольку длительные задержки могут привести к уходу покупателя к одному из потенциальных конкурентов.
Качество обработки клиентской базы. Для повышения эффективности работы менеджеру по продажам предоставляется план по объему ожидаемой прибыли или количество привлеченных клиентов. В противном случае траты на маркетинговые мероприятия, содержание специалистов и прочие нужды могут превосходить получаемый доход.
Задействование социальных сетей для расширения клиентской базы и реализации большего количества товаров.

Сегодня все крупные компании используют интернет для повышения эффективности собственной деятельности, создаются тематические форумы, сайты и группы в социальных сетях, в которых публикуется актуальные информация о товаре и проводимых акциях, идет общение между специалистами отдела продаж и потенциальными покупателями.

Как контролировать результаты

В современных компаниях организовываются отдельные подразделения, в которые входят специалисты по учету и оценке выполнения принятых ключевых показателей эффективности; такие отделы включаются в структуру финансового департамента или департамента по управлению персоналом.

Руководители отделов продаж и прочие заинтересованные лица не должны заниматься сбором информации для расчета и контроля результатов собственной деятельности. В отдельных случаях допускается поручать им осуществление этой работы, но для анализа собранных данных все равно привлекаются независимые эксперты, способные дать объективную оценку. Проверка может быть выборочной, а не полной, за выявленные факты фальсификации сведений должны вводиться штрафные санкции.

Важно заниматься рассмотрением ключевых показателей на регулярной основе, поскольку положение дел компании быстро меняется: через некоторый период ряд показателей может утратить актуальность, а другие – дать неожиданный положительный результат и выйти на первое место.

Каким образом оценивать полученные показатели

Показатели системы KPI – это и есть инструменты для оценки, используемые руководителями разных уровней.

Для получения объективной оценки, отображающей действительность, важно измерить следующие характеристики бизнес-процессов:

В первую очередь проверяется полученный положительный результат и его соответствие ожиданиям. Этим результатом деятельности может являться выручка, прибыль, количество клиентов, репутация предприятия. Среди альтернативных вариантов – компетентность персонала, качество товара, рыночная доля компании, объем производства, количество реализованной продукции.
Положительный итог сопоставляется с отрицательным результатом, побочные эффекты всегда неизбежны. К ним относятся: количество брака, кредиторскую и дебиторскую задолженность, текучесть кадров, число потерянных клиентов и иные негативные факторы.
Издержки материальных и нематериальных ресурсов, выражаемые в денежном эквиваленте. Также определяется время, которое было затрачено на выполнение работы, после чего показатель, отображающий затрату ресурсов и времени, сравнивается с положительными результатами деятельности.

KPI в отделе продаж: ошибки и ловушки

Ниже рассмотрены распространенные ошибки, допускаемые при внедрении системы KPI в отдел продаж:

Постановка целей и задач, которые невозможно выполнить. Вероятность достижения поставленной цели должна быть не менее 70%, в противном случае они негативно скажутся на всех процессах, повлекут дополнительные траты и дискредитируют KPI.
Несогласованность между показателя подразделения и сотрудника в отдельности, что может наблюдаться при включении в ассортимент слишком большого количества низкомаржинальной продукции.
Необоснованное усложнение используемых показателей. Разработка простых показателей занимает меньше времени, а внедренную систему всегда можно подвергнуть совершенствованию в случае необходимости.
Применение чрезмерного количества показателей. Нормой считается постановка перед сотрудником до 5 задач, а перед руководителем отдела продаж – не более 6-8. В зависимости от результатов количество задач может быть уменьшено или увеличено.
Отказ от показателей развития, их исключение из внедряемой системы. В таком случае невозможно будет разработать долгосрочную стратегию по развитию и оценке деятельности компании.
Недостаточное информирование персонала о внедряемой системе. Важно обеспечивать обратную связь, она поможет удостовериться, что каждому сотруднику понятна поставленная перед ним задача.

KPI для руководителей отдела продаж

Целью любого отдела продаж является реализация товара, увеличение доли на рынке, повышение получаемой прибыли и расширение клиентской базы. По этой причине при внедрении системы KPI необходимо задействовать показатели, способные оценивать количество и удовлетворенность покупателей, технологию, финансовую сторону вопроса и сам продукт.

Набор KPI для специалистов должен охватывать все задачи, которые были перед ними поставлены, но не являться избыточным, поэтому на каждую цель достаточного одного показателя.

KPI менеджера по продажам: пример

Многие современные отделы продаж оплачивают труд своих специалистов по системе: установленный оклад + % от личных продаж. Подобный подход на первый взгляд кажется рациональным, но он имеет ряд недостатков: отсутствие мотивации для расширения клиентской базы; возможность увеличения прибыли по причине различных реакций на рынке, а не деятельности специалиста; получение % от продаж даже при отсутствии рентабельности для бизнеса; отсутствие командной работы и заинтересованности в улучшении качества обслуживания.

Альтернативой может стать введение комплексной системы KPI, основанной на внедрении ряда показателей эффективности. В качестве наглядного примера можно привести следующую схему оплаты труда: установленный ежемесячный оклад + % от личных продаж + % в зависимости от числа привлеченных новых покупателей + выплата премии за качественное обслуживание и консультацию клиентов.

Руководитель компании может корректировать предложенную форму в зависимости от целей предприятия: допускается заменять или добавлять новые показатели эффективности. В таком случае сотрудники отдела будут мотивированы на улучшение деятельности сразу по целому ряду направлений, которые выбраны в качестве приоритетных для предприятия.

vd.cards

Как разобраться в системе KPI и настроить ее – 6 простых шагов

Фото с сайта rola-kolo.zp.ua

Наиболее эффективно сотрудники работают, когда у них есть цель и они стремятся ее достичь. Задача компании – сделать так, чтобы эта цель совпадала с целями компании. Поможет ли в этом деле система KPI и как ее настроить? Своим опытом делится команда аналитиков и экспертов консалтинговой компании Civitta.

Что такое KPI

Понятие KPI сейчас на слуху, многие компании оперируют им. Однако, по нашим наблюдениям, мало кто в точности понимает, что подразумевают эти три буквы: часто под KPI имеют в виду процент от продаж для менеджеров или полностью систему мотивации. На деле KPI – Key Performance Indicators/Ключевые показатели эффективности – инструмент, который позволяет управлять ресурсами.

Для эффективного достижения результата необходимы цели и задачи, которые вы оцифровали и ограничили во времени. KPI – «измеритель» того, насколько достигнута та или иная цель. Для компании такими индикаторами могут быть валовый доход, рентабельность, уровень продаж и дебиторской задолженности, чистая прибыль и т.д.

Существуют ли универсальные KPI? Абсолютно универсальных KPI не существует. Каждая компания ставит перед собой разные цели на разные периоды. Единственное, что можно посчитать универсальным KPI для компании – это выручка или прибыль.

Для чего нужны KPI? Без KPI невозможно стабильное успешное функционирование компаний, будь в ней 10 или 5 000 сотрудников.

Как понять, что сотрудник хорошо отработал этот месяц? Например, менеджер привлек 5 клиентов. С одной стороны, это вроде как неплохо – целых 5 клиентов. Но, возможно, он мог привлечь 10 клиентов, а цель стояла и вовсе найти 20 клиентов.

Поэтому и необходимо любой результат оцифровывать. Фундаментально в каждой компании есть бизнес-план, бюджетирование, стратегия. Молодая компания в первые годы тем более должна определять KPI: за счет чего они собираются получать прибыль? Если менеджер не будет знать, сколько нужно привлечь клиентов, а просто будет работать по возможностям, компания далеко не уйдет.

Плюсы KPI:

Позволяет руководителю направлять сотрудника на конкретные цели
Удобный инструмент оценки и контроля для руководителя
Сотрудники видят потребности компании
Сотрудники понимают, за счет чего они получают свою зарплату

Минусы KPI основаны на том, что руководство может ошибиться. Какие ошибки чаще всего совершают, расскажем ниже.

Фото с сайта bowmania.ru

Как ввести систему KPI

Самое важное – определить базу: чтобы основные фундаментальные цели компании, руководителя соответствовали подцелям и транслировались на сотрудников верно.

В каждом отделе могут быть свои подцели и соответственно KPI: в отделе продаж это может быть показатель дебиторской задолженности и выручки, в отделе управления персоналом – уменьшение текучести кадров. Все показатели отображают глобальную стратегию компанию: если текучесть кадров будет низкая, необходимо будет меньше ресурсов на поиск нового персонала и адаптацию сотрудников.

Шаг 1. Собственники бизнеса, акционеры определяют ключевые индикаторы верхнего уровня. Эти индикаторы должны отображать глобальные цели и стратегию компании на определенный период времени.

К примеру: годовой план по выручке, привлечению новых клиентов, вывод на рынок нового продукта или увеличение доли рынка.

Шаг 2. Разбивка общих KPI по направлениям в соответствии с отделами: для руководителя отдела продаж одни KPI, для финансового директора другие и т.д. В совокупности они должны показывать всю ту же картинку, что и индикаторы верхнего уровня. Чаще всего в компании этим занимаются заместители директора, начальники отделов и владельцы бизнеса. Все показатели должны проходить многократную проверку и утверждение со стороны собственников. В практике, компании начинают делать бюджет следующего года в августе-сентябре, к этому процессу подключается все подразделения.

Шаг 3. Разработка KPI для всех сотрудников. Чаще всего этим занимаются руководители направлений и HR, которые представляют, что делает каждый сотрудник, с какими трудностями сталкивается и т.п.

Шаг 4. Многократная проверка и анализ сформированной системы.

Пример. У нас был печальный опыт работы с компанией, в которой руководство экспериментировало с системой KPI и каждые 1-2 месяца меняло систему мотивации. Для бизнеса это не очень хорошо, т.к. сотрудники только привыкали к одной системе мотивации, как на смену приходила другая.

При внедрении системы KPI нужно всегда учитывать процесс адаптации и ее «принятия». Чем чаще KPI будут изменяться, тем менее стабильнее будет ситуация в компании.

Часто меняющиеся показатели – признак того, что компанию в целом «шатает» и руководство все еще ищет, какой путь выбрать. Это приемлемо лишь на входе, когда компания только пришла на рынок. Если вы не уверены в системе хотя бы на 95%, лучше не вводить ее.

Фото с сайта publika.md

Шаг 5. Внедрение системы KPI можно разбить на несколько этапов:

1. Годовое собрание, на котором руководство компании презентует глобальные/годовые/ цели: план продаж, увеличение товарооборота, доля рынка, сокращение операционных затрат, развитие нового бизнес-направления и т.д..

2. Презентация процедур внедрения новой системы сотрудникам. Это может сделать HR-отдел (как правило, так и происходит), либо руководство – для руководителей отделов.

3. Важно, чтобы руководители отделов смогли презентовать и разъяснить подчиненным систему мотивации.

Шаг 6. Анализ результатов работы системы KPI по итогу 6-12 месяцев.

Почему система может не работать

1. Недостижимые значение KPI. Нереальные цели демотивируют сотрудников, поэтому важно учитывать состояние рынка, клиентов, общую ситуацию, но при этом важно фокусироваться на выполнении целей компании.

2. Неправильное соотношение KPI. Вы не туда направляете персонал. Пример: компания сфокусировалась на привлечении клиентов и не сфокусировалась на отгрузках. Каждый клиент стоит 5 долларов. Сотрудник может получить 80% за выполнение плана. За отгрузки компания платит 20%. Таким образом, сотрудники перестают фокусироваться на отгрузках и уделяют все внимание привлечению клиентов. Они могут привлечь 10 клиентов, которые в целом принесут небольшой объем в обороте. Но компания от этого не выиграет. Поэтому самый важный показатель, отгрузка, может просесть за счет расфокусировки сотрудников.

3. Большое количество KPI. Не стоит вводить более 3-4 показателей. Если показателей больше:

Ценность каждого KPI незначительна: сотрудники понимают, что могут одним показателем пожертвовать и не выполнить его вообще
Расфокусировка: чем больше задач, тем меньше фокуса на них

Желательно, чтобы самая большая доля одного из показателей составляла 35-40%.

Если важно сфокусировать людей на глобальной цели, мы предлагаем сделать ее квартальной. Не делать ее помесячной, а построить систему так, чтобы сотрудники понимали, что в конце квартала они могут получить бонус, если достигнут этой цели.

Фото с сайта tskver.ru

4. Частая смена KPI. Мы уже упоминали об этом выше. Не стоит менять процентное соотношение KPI чаще раза в квартал. Допускается со временем менять процентное соотношение KPI, вводить дополнительные бонусы, ставить индивидуальные цели, но при этом не стоит менять систему кардинально, ключевые принципы. Лучше всего держать показатели на одном уровне в течение нескольких месяцев.

Пример: Коммерческий департамент. Весь KPI – 100%. Распределение KPI для конкретного менеджера по продажам:

Отгрузка – 50%
Уровень дебиторской задолженности в 35 календарных дней – 25%
Покрытие клиентов – 25%
Индивидуальная цель – 0%

Если у руководителя возникает потребность обозначить индивидуальную цель для этого сотрудника в следующем месяце, то система позволяет гибко изменить показатели:

Отгрузка - 50%
Уровень дебиторской задолженности в 35 календарных дней – 25%
Покрытие клиентов – 0%
Индивидуальная цель – 25%

В текущей ситуации на рынке допустимо менять процентное соотношение ежемесячно, однако это исключения, которых стоит избегать.

KPI – это инструмент руководителя, который помогает эффективно достигнуть целей. Чем стабильней KPI, тем быстрее люди адаптируются под редкие изменения.

Что делать, если система KPI не работает

Постарайтесь понять, почему система не работает. Разберитесь в причинах, проверьте, не совершаете ли вы ошибок
Обнаружили ошибки – постарайтесь исправить
Убедитесь, что принципы новой системы верно донесены до всех сотрудников, и все понимают, как получить тот либо иной бонус и избежать штрафа
Если в первые 2-3 месяца вы чувствуете сопротивление со стороны сотрудников, не спешите отменять систему. Противостояние будет в любом случае: возможно, сотрудникам придется больше работать, чтобы получать те же деньги, что и раньше. Это не значит, что система не работает. Дайте им время адаптироваться.

Помните, что KPI – это всего лишь вектор, и в каждой ситуации необходимо детально разбираться и оцифровывать ее. Если система работает у конкурента, не факт, что точно такая же система подойдет и вам.

Что такое KPI и как с ними работать? :: BusinessMan.ru

Сколько уже всего сказано о системах мотивирования персонала! И, наверное, только ленивый или просто не интересующийся этой темой человек не слышал о методике KPI, которая набрала огромное количество приверженцев по всему миру. В чем она заключается и каковы ее особенности, мы и расскажем в этой статье.

Сущность и понятие KPI

Каждый уважающий себя представитель HR-службы, маркетолог, управленец и просто сотрудник процветающей компании хоть однажды задавался вопросом: «Что такое KPI?» Довольно новое понятие в коммерции постсоветского пространства, стремительно набравшее обороты и занявшее по достоинству заслуженную внушительную нишу в организации труда.

Ключевые показатели KPI (Key Performance Indicators) являются важнейшими коэффициентами, определяющими степень эффективности деятельности не только бизнеса на рынке, но и производительности его отдельных элементов (это могут быть как различного рода проекты, так и сгруппированные представители тех или иных служб на предприятии).

Данный индикатор эффективности хорош и популярен тем, что имеет высокую гибкость и релевантность, благодаря чему может быть проработан детально под конкретные стратегические планы коммерческой организации. А следовательно – в полном объеме отразить степень целесообразности внедрения отдельных ее элементов.

Роль Key Performance Indicators в современном менеджменте

Показатели KPI в сегодняшней управленческой системе, при условии правильного их использования, могут показать соответствие отдельных элементов бизнеса стратегическим планам субъекта хозяйствования в целом. Иными словами – этот индикатор сможет оказать помощь в определении степени эффективности менеджмента во всех его проявлениях.

Поскольку современный конкурентный рынок не позволяет отдельным представителям бизнеса расслабляться (приходится наращивать темпы, внедрять инновационные проекты, улучшать качество собственной продукции и услуг), то данный показатель является попросту необходимым.

Но не стоит забывать: Key Performance Indicators указывает конкретно на эффективность выбранной стратегии, а это значит, что при его помощи невозможно определить корректность отдельных технологических процессов, он сможет лишь оценить долгосрочную перспективу намеченного пути.

Разновидности KPI

KPI-показатели эффективности (примеры применения которых можно встретить в любом бизнесе), как и прочие абсолютные коэффициенты, можно классифицировать по различным признакам. Для начала важно понять, для чего они служат и что необходимо измерить.

Так, их можно разделить на стоимостные и нефинансовые. Первые основываются на бюджетных показателях и являются неотъемлемой частью управленческого учета предприятия. Нефинансовые могут разделяться в зависимости от цели: они относятся к временным KPI (примеры – сроки выполнения той или иной работы, доставка продукции в разрезе посредников), или же скоростным (темпы производительности).

В зависимости от целей коэффициент может быть нормативным (ориентированным на краткосрочную перспективу) и стратегическим (охватывающий целесообразность бизнеса в целом).

Взаимодействие показателей

Что такое KPI? Это не просто единичный коэффициент, показывающий эффективность того или иного проекта. Это, в первую очередь, часть сбалансированной системы, которая должна слаженно работать и доносить до конечного пользователя информацию в доступном и понятном виде.

Управленцам важно таким образом связать между собой ключевые данные, чтобы они могли в комплексе своем показать степень взаимодействия оперативной деятельности со стратегическими целями бизнеса и, соответственно, целесообразность и уровень исполнения последних.

Ведь каждый раз при постановке той или иной цели мы определяем не только ее исполнителя, но и непосредственные методы, тщательно выбрать которые крайне важно. Иными словами, управленец должен расставить перед собой качественные и количественные приоритеты, среди которых - стоимость проекта, сроки его реализации и прочие. Для этого и нужны KPI-показатели, примеры применения которых можно встретить в каждом успешном бизнесе.

Мотивация персонала

Но давайте поговорим о самом близком многим из нас – как на обычного офисного сотрудника может повлиять этот заветный коэффициент? Что такое KPI и как при его помощи опытные бизнесмены мотивируют своих сотрудников? Все очень просто.

Так уж устроена природа человеческая – персонал будет работать более качественно и с большей производительностью в том случае, если уровень его труда будет подкреплен материальным вознаграждением. Поэтому HR-политика предприятия зачастую прибегает к постоянному измерению KPI (примеры таких внедрений можно встретить на любом субъекте хозяйствования с долей иностранного капитала) сотрудников.

Почему это работает, да к тому же еще и успешно? Потому что, во-первых, в данном случае любой сотрудник ориентируется исключительно на свой собственный результат, во-вторых, данная система справедлива и понятна каждому работнику, ну а в-третьих, ею легко управлять на практике.

Ключевые показатели как двигатель эффективности

Понятно, что нет необходимости в постоянном измерении целесообразности каждого элемента операционной деятельности предприятия. Стратегическое управление основывается прежде всего на ряде ключевых моментов, для которых и определяются KPI-показатели эффективности.

Для каждого бизнеса основные пункты будут отличаться, но все же для того, чтобы выбрать ряд важнейших из них, современные управленцы руководствуются рядом критериев:

Ключевой показатель соответствует направлению основной хозяйственной деятельности.
Он отвечает главным стратегическим целям компании.
Показатель должен легко поддаваться управлению, но при этом ему необходимо оказывать и свое влияние на бизнес.
Он должен обладать такими качествами, как ясность и понятность, поскольку тот сегмент персонала, который будет за него отвечать, обязан четко отслеживать причинно-следственную связь в динамике коэффициента.

Эффективность KPI как свод принципов

Если какая-то система на предприятии внедряется, то она должна быть полностью оправдана со стороны стратегического управления компанией, и коэффициенты эффективности - не исключение. Поэтому западные теоретики давно вывели свод принципов, лишь соответствуя которым бизнес может быть адекватно оценен как со стороны операционной деятельности, так и в более основательном аспекте.

Итак, в первую очередь при достижении общей цели, направленной на рост ключевого коэффициента эффективности, между сотрудниками должен соблюдаться принцип партнерства. А это значит, что каждому из участников команды необходимо помнить не только о себе, но и о прочих членах. Отсюда же вытекает и второй принцип – ориентированность на конечный результат (иными словами – кадры должны приложить максимум усилий в единое русло).

Не забываем также о стратегических целях, а это значит, что не менее важен принцип согласования операционной деятельности с ключевыми задачами бизнеса. Ну и, конечно же, последний принцип заключается в мотивации. Ведь мало кто может назвать себя энтузиастом на общественных началах.

Области применения коэффициента эффективности

Показатели KPI можно использовать в разрезе различных аспектов хозяйственной деятельности компании. На верхнем иерархическом уровне, как вы можете догадаться, стоят коэффициенты эффективности и целесообразности бизнеса как такового. Сюда можно отнести динамику финансовой и управленческой отчетности.

Для того чтобы оценить деятельность каждого структурного подразделения или бизнес-процесса по отдельности, можно внедрить показатели эффективности индивидуально под каждое направление деятельности – это еще одна область его применения.

Роль KPI в современной системе управления

Сегодня мало кто помнит о столь популярном пару десятков лет назад плановом подходе, к которому прибегали все производственники для достижения желанного результата. Что такое KPI для современных представителей управленческой деятельности? Да, это своеобразный плановый подход в несколько иной, более современной обработке.

Если механизм измерения KPI на предприятии четко отлажен, правильно сконструирован алгоритм не только бонусов и поощрений, но и, в свою очередь, наказаний за невыполнение поставленных задач, то эту систему можно назвать даже идеальной. Но, насколько нам всем известно, на практике ничего безукоризненного не бывает. Поэтому остается лишь надеяться, что и на рынке постсоветского пространства однажды сформируется совершенная система управления, которая и заложит начало новой эры, ориентированной в первую очередь на результат.

Достоинства и недостатки системы

Но мы не преследуем цели рассказать о том, насколько KPI-показатели эффективности идеальны и удобны в применении.

Чем плоха такая система управления? Ну, прежде всего, зачастую менеджмент среди достижимых целей в обязательном порядке ставит такие задачи перед персоналом, достичь которых практически не предоставляется возможным. Это разбавляет положительную динамику роста коэффициента эффективности, что экономит средства компании за счет сокращения бонусов, но в то же время и подавляет мотивацию самих сотрудников. Да и в целом доля каждого работника настолько мала в общей сводке KPI, что некоторые из них, к сожалению, остаются незамеченными.

Но все же лучше этот обзор закончить на оптимистичной ноте. Следует все же помнить о том, что данная система управления позволяет настолько мотивировать сотрудника, как никакая иная до нее. Работник знает, к чему стремиться, и имеет представление о том, какие награды его ждут за достижение поставленных целей. А что может быть важнее в корпоративном построении бизнеса?

businessman.ru