ГлавнаяРазноеОформление коммерческого предложения

Оформление коммерческого предложения: правильная упаковка информации. Оформление коммерческого предложения


чек-лист на 35 пунктов — Студия копирайтера Дениса Каплунова

Коммерческое предложение — неотъемлемый инструмент по привлечению клиентов.

Вы их вручаете в руки, отправляете по e-mail, пересылаете по факсу с одной целью — превратить читателя в клиента или покупателя.

Но вот в чем парадокс: даже самое мощное по своей сути коммерческое предложение окажется провальным, если вы не уделите внимания его оформлению.

Оформление коммерческого предложения — это определенный объем работы, формирующий первое впечатление о компании и степени ее уважения (а также аккуратности). Оно должно красиво выглядеть и представляться удобным для чтения.

Хорошо оформленное коммерческое предложение значительно увеличивает шанс на то, что его как минимум не выбросят и не порвут, а именно почитают.

Об этом я писал в своей книге "Эффективное коммерческое предложение". А теперь решил вернуться к этой теме и в блоге.

Если в поисковую строку ввести выражение "оформление коммерческих предложений" или же фразу "как оформить коммерческое предложение" — то мы увидим очень много статей по этой теме. Посмотрел, почитал и понял — нет еще в интернете ни одной действительно полной и точной публикации, рассказывающей про оформление коммерческого предложения.

Или сумбур или какие-то обрывочные сведения.

Поэтому, я и решил создать отдельную публикацию по этой теме и подойти к вопросу максимально ответственно.

Я предлагаю вам изучить:

 

Чек-лист по оформлению коммерческого предложения

 

  1. Проверьте, чтобы основной текст вашего коммерческого предложения (без приложений) не превышал объема в две страницы. Идеальный вариант — одна страница.
  2. Проверьте, следовали ли вы правилу: печатный текст — шрифты с засечками, электронный текст — шрифты без засечек?
  3. Убедитесь, что размер шрифта вашего письма максимально удобен для чтения (с экрана и в печати) — например: Verdana 12, Tahoma 11, Calibri 14.
  4. Даже если вы готовите коммерческое предложение на основании индивидуального дизайна (в том числе полиграфического), помните — читать «черное на белом» гораздо удобней, чем «белое на черном».
  5. Если Вы используете цвет — убедитесь в том, чтобы в документе было не больше 2-3 разных цветовых оттенков.
  6. Запомните — коммерческое предложение, выполненное в цветном оформлении (печатный и электронный вариант) всегда изучается более увлеченно.
  7. Используйте в тексте не больше 2-ух разных шрифтов, чем больше разных шрифтов — тем сложнее плавно изучать текст.
  8. Не нужно в шапке коммерческого предложения наряду с контактной информацией указывать свои банковские реквизиты — вы же еще не договорились.
  9. В крупных компаниях принято регистрировать и датировать коммерческие предложения — перед отправкой убедитесь, что у него есть номер и дата (кстати, дата должна быть актуальной).
  10. Проверьте, что вместо фразы «Коммерческое предложение» вы используете заголовок. Исключение — когда вас самих просят отправить или подготовить конкретно «коммерческое предложение». В таком случае после фразы «коммерческое предложение» приветствуется краткое уточнение. Например, «Коммерческое предложение по раскрутке сайта _____ в Facebook». Это делается в две строки: первая — «Коммерческое предложение» (более крупным шрифтом), вторая — само уточнение.
  11. Убедитесь, что заголовок в своей длине не превышает две строки. Идеальный вариант — 1 строка и 3-5 слов.
  12. Заголовок коммерческого предложения должен быть написан более крупным шрифтом (по сравнению с основным текстом) и выравнен по центру.
  13. Внимательно посмотрите, чтобы в вашем коммерческом предложении не было пустых строк для заполнения от руки («__________») — это признак шаблонности.
  14. Убедитесь, что вы используете один тип выравнивания основного текста (или по ширине или по левому краю) — и что нет визуальных пропусков.
  15. Подзаголовки выделяйте полужирным шрифтом. И, как правило, они выравниваются по левому краю.
  16. Убедитесь, что абзацы в вашем коммерческом предложении не превышают объем в четыре строки.
  17. Проверьте, чтобы максимальная длина предложений не превышала две строки.
  18. Наиболее удобная для чтения ширина одной сроки – 60-80 символов с пробелами.
  19. Убедитесь в том, что между абзацами есть «воздух» (пробел, пустая строка).
  20. Запомните, перечисления должны быть оформлены в виде маркированного или нумерованного списка (клиенты, преимущества, характеристики, варианты товара и т.д.)
  21. Проверьте, выделили ли вы ключевые моменты (то есть, расставили ли вы акценты) в своем тексте с помощью визуальных и графических инструментов?
  22. Старайтесь ограничить количество слов, написанных заглавными буквами, особенно в заголовках и подзаголовках.
  23. Если в тексте коммерческого предложения используется прямая речь или цитаты — их желательно выделять курсивом или использовать рукописный шрифт.
  24. Если вы предлагаете товар, убедитесь, что вы приложили к коммерческому предложению его фотографии (в разных ракурсах). Очень хорошо работают «фотографии в действии», то есть когда он уже используется по назначению.
  25. В электронном тексте ссылки лучше «прикреплять» к конкретной фразе (особенно в призыве к действию), чем помещать их в натуральном виде.
  26. Если Вы отправляете коммерческое предложение по электронной почте — желательно его не прикреплять как документ, а помещать сразу в поле письма (особенно в виде дизайнерского корпоративного шаблона).
  27. Никаких «смайликов»!
  28. Убедитесь, что в каждом случае используете не больше одного восклицательного (а также вопросительного) знака.
  29. Не увлекайтесь многоточиями.
  30. Убедитесь в том, что постскриптум визуально выделен — именно “P.S.”, а не всякие “З.Ы.”. И еще — в коммерческом предложении достаточно одного постскриптума.
  31. Подпись на коммерческом предложении должна быть поставлена пастой или чернилами синего цвета (при условии, что основной текст черный). И никаких факсимиле.
  32. Если вы используете приложения к своему коммерческому предложению — не забудьте об этом сказать в основном тексте. Причем, каждое приложение должно иметь номер и четкий заголовок. Например: «Приложение №1. Расчет эффективности…». В данном случае «Приложение №1» выравнивается по правому верхнему краю, а «Расчет эффективности…» выступает полноценным заголовком.
  33. Если вы прилагаете к своему коммерческому предложению визитку – не забудьте загнуть ее верхний правый край: по деловому этикету это означает, что вы передаете визитку лично своей рукой.
  34. Перед отправлением всегда протестируйте качество оформления. По электронной почте — отправьте его на свой второй ящик. По факсу — отправьте его на другой факс, и убедитесь, что все хорошо видно и заметно.
  35. Если вы отправляете текстовый документ по электронной почте — желательно его перевести в формат PDF. Предварительно из MS Word версии уберите визуальные подчеркивания красного и зеленого цвета, указывающие на возможность грамматических неточностей.

P.S. Для смелых и любящих эксперименты: в печатных вариантах используйте бумагу для записей (стикер), который наклеивается на лицевую сторону коммерческого предложения. А на стикере напишите от руки какую-то добрую и теплую фразу, адресованную получателю.

Например: «Доброе утро, Иван Иванович! Прочитайте, пожалуйста, это письмо».

Хотя, хороший дизайнер вам поможет такой ход отразить и в электронной версии.

А теперь предлагаю вам скачать этот чек-лист, чтобы постоянно с ним работать. Буду признателен за распространение этого документа - пора прививать нашим читателям правильное понимание процедуры и важности оформления.

Просто кликайте по этой иконке, и файл загрузится:

 

Скачайте чек-лист по оформлению коммерческого предложения

kaplunoff.com

10 советов — Студия копирайтера Дениса Каплунова

Вы, скорее всего, обратили внимание, что в последнее время мы часто публикуем работы, которые выполняем для клиентов. И не обычные тексты, а полноценные дизайн-макеты.

Это неспроста. Мы считаем, что именно грамотная комбинация текста и графики позволяет добиться максимальной конверсии. Можно написать самый мощный продающий текст с фантастическими выгодами и невероятными гарантиями. Но если эта коммерческая красота будет презентована с тоскливой вёрсткой, то, скорее всего, её не заметят.

Согласны?

Вот и мы так думаем.

А ещё так думают наши клиенты.

И если мы все вместе, что называется — «на одной волне», давайте разберём несколько рекомендаций по оформлению КП в графике. Конечно, это дело  лучше поручить профессиональному дизайнеру. Но в любом случаем нам нужно понимать базовые вещи, незнание которых может пошатнуть эффективность коммерческого предложения.

 

Десятка базовых рекомендаций по оформлению КП в графике

Эта информация поможет вам провести диагностику дизайн-макета и найти все слабые места.

 

№1. Один документ — один графический акцент

Когда я работала в корпорации «Техноком» (ТМ Мивина»), то одной из моих обязанностей было принять макет у дизайнера, проверить его по ТЗ, внести необходимые правки и отправить финальный вариант бренд-менеджеру. Тогда я навсегда усвоила истину: одно сообщение — один графический акцент.

Что я имею в виду?

Когда в макете все (или подавляющее большинство) продающие текстовые элементы в акценте, то это не макет, а ярмарка тщеславия. В результате, дизайн вульгарно «кричит» как базарная бабка на углу, а суть предложения не считывается.

Подумайте, какой именно блок должен броситься читателю в глаза в первую очередь. А во вторую? В третью? И в зависимости от этого сценария расставьте графические акценты.

 

№2 Порядок чтения

Этот момент касается инфографики. Иногда картинку так закрутят, что понять, где начало, а где финал практически невозможно. А в коммерческом предложении это особенно важно, так как мы ведём читателя по разработанному маршруту к принятию решения.

Как оформить КП в графике

 

№3. В корпоративных цветах

Если у бизнеса есть корпоративные цвета, то используем именно их. Часто можно встретить КП в цвете, который понравился дизайнеру, притом, что этот оттенок никак не соотносится с брендом.

Обращайте на это внимание, и прописывайте пункт о цветовых предпочтениях в техническом задании.

 

№4. Осторожно! Ту мач!

Фразу «ту мач» я впервые услышала в той же корпорации Техноком. И означает она «чересчур».

Чересчур много цветов,оттенков. Чересчур рябит. Чересчур крикливо и вульгарно. Это всё из одной оперы под названием «Безвкусица». Проверяйте, чтобы в макете не было радуги цветов. Две-три комбинации — вполне достаточно для выразительного восприятия.

 

№5. КП боятся грязи

Некоторые оттенки, особенно в серой гамме, при печати дают эффект грязи. Поэтому всегда проверяйте дизайн-макеты на цветном принтере до того, как их утверждать.

Как оформить КП в графике

 

№6. Стиль КП соответствует бизнесу

Если вы продаёте строительное оборудование, проследите, чтобы ваше КП не было похоже на детский комикс.

Регулярно встречается несоответствие формы содержанию, например, в документе идёт речь о свадебных товарах, а оформлен он сухо и агрессивно. Или, наоборот, предлагаем масштабную услугу по транспортировке грузов, а используем при этом шрифт а-ля Comic Sans. Да его название уже говорит само за себя.

Как оформить КП в графике 

 

№7. Размер графических элементов и фотографий

Распространённая ошибка, когда на экране макет смотрится феерично, а при печати оказывается, что фрагменты фотографий или пиктограмм маленькие и не читаются. Поэтому перед тем как принимать финальный макет у дизайнера, распечатайте его в нужном формате и оцените.

Маленькая хитрость: прищурьте при этом глаза. Так вы просканируете макет в целом, не рассеивая внимание на фрагменты.

 Как оформить КП в графике

№8. Размер шрифта

Часто в стремлении оформить как можно больше информации на одной странице дизайнеры уменьшают размер шрифта. Проверяйте этот пункт. Старайтесь, чтобы кегель был 12-13 размера, а в идеале — 14.

 

№9. Трактовка пиктограмм

Ещё важный момент, с которым приходится сталкиваться. Пиктограмма должна считываться всегда однозначно. Если при её оценке разбежались мнения, меняйте не задумываясь. Кроме того, обращайте внимание на соответствие текста и иконки. Бывает так, что иконка воспринимается отдельно от слов, а иногда даже откровенно с ними конфликтует.

 

№10. Форматы

Вертикаль или горизонталь — тут решать вам. Классический формат — вертикальный А4, но кто сказал, что вам нужно строго придерживаться этого правила?

Здесь можно только советовать: верстая КП в PDF, сразу трансформируйте его в HTML. Вдруг в будущем вы захотите использовать его в емейл (в теле письма) или создать на его базе самостоятельный лэндинг.

 

Финальный чек-лист

У профессиональных дизайнеров рекомендаций к оформлению КП гораздо больше. Но нам с вами знать все тонкости ни к чему. Достаточно обращать внимание на эти 10 моментов:

  1. Одно предложение — один акцент.
  2. Порядок чтения элементов.
  3. В корпоративных цветах.
  4. Осторожно! Ту мач!
  5. КП боятся грязи.
  6. Стиль соответствует бизнесу.
  7. Адекватный размер графики и фото.
  8. Читабельный размер шрифта.
  9. Трактовка пиктограмм.
  10. Форматы.

Желаем удачи!

kaplunoff.com

Дизайн коммерческого предложения: 5 золотых правил

Чтобы самостоятельно контролировать работу дизайнеров, руководителю необходима хотя бы минимальная компетенция по оформлению. О том, как выделять главную информацию цветом и шрифтом, а также выбирать изображения, вызывающие у клиентов интерес на подсознательном уровне, – в нашей статье.

Дизайн коммерческого предложения прямо пропорционален его успешности, ведь в принятии решения о покупке эмоции участвуют не меньше, чем логика. Стимулировать правильные эмоции и вызывать нужные реакции помогает графический дизайн. Золотые правила дизайна коммерческого предложения консервативны. Но, как показывает практика, дизайн эффективного продающего коммерческого предложения (КП) отличает не креативность, а сбалансированность всех его элементов от шрифта до иллюстраций.

ТОП-5 самых нужных статей для коммерсанта:

Правило 1. Выбирайте читабельные шрифты

Информацию, которую несет коммерческое предложение, читатель должен схватывать на лету. Поэтому главное требование к шрифту — удобство чтения. Используйте широко распространенные строгие начертания. Вычурные шрифты с виньетками и завитками в КП противопоказаны: они превращают чтение в мучение.

Основная часть текста должна быть напечатана черным по белому: темный шрифт, светлый фон. Иногда, чтобы привлечь внимание к отдельному смысловому блоку, делают наоборот (белые буквы на темном фоне) — получается так называемая выворотка. Но этот прием хорош только в малых дозах. Когда выворотки много, текст быстро утомляет, глаза устают. И еще важно, чтобы цвет фона, по которому «бегут» белые буквы, был насыщенным, иначе не удастся добиться нужной контрастности между текстом и фоном, и читать опять‑таки будет трудно.

Классические, золотые правила дизайна коммерческого предложения требуют, чтобы в одном тексте использовалось не больше двух шрифтов. Один вариант — для заголовка и подзаголовков, второй — для основного текста.

Для электронных документов рекомендуются шрифты без засечек: Arial, Impact, AvantGardeCTT. Для печатных — с засечками. Мы, например, в верстке печатных КП чаще всего используем шрифты Minion Pro, Times New Roman и Georgia.

Есть свои требования и к высоте букв. Заголовки продающих писем предпочтительно набирать шрифтом, имеющим размер в 16–18 пунктов, подзаголовки — шрифтом в 14 пунктов. Для основного текста лучше всего подходит размер в 10–13 пунктов.

Правило 2. Добивайтесь «воздушной» верстки

Чем уже строка, тем быстрее ее прочитывают. Именно по этой причине тексты в журналах часто разбивают на узкие колонки. В коммерческом предложении делать это необязательно, но при верстке нужно не забывать об отступах от краев страницы: на 1 см от правого края и на 1–2 см — от левого.

Если нужно перечислить какие-то однотипные данные — технические характеристики оборудования, условия работы, выгоды от покупки товара, — выручают нумерованные или маркированные списки. Начало каждой строки в таком списке выделяется числом или символом (скажем, кружочком). А самый броский прием, позволяющий в доходчивой форме отразить содержание отдельных пунктов, — дополнить каждый из них небольшими картинками-иконками.

Не менее важно разместить все элементы текста таким образом, чтобы они не сливались в сплошную ленту. Текст должен «дышать». Это одно из важнейших правил дизайна коммерческого предложения. Добиться этого позволяют интервалы между строками, абзацами и смысловыми блоками (частями текста, объединенными общей мыслью и занимающими от одного до трех абзацев).

Междустрочные интервалы рекомендуется делать в 1–1,5 строки Word (10–13 пунктов). Интервал между абзацами должен соответствовать одному нажатию на клавишу Enter (20–26 пунктам), интервал между смысловыми блоками — двум нажатиям на Enter (40–52 пунктам).

Правило 3. Расставляйте акценты

Коммерческие предложения не читают, как книги, абзац за абзацем от начала до конца. Люди, которые их получают, сначала «сканируют» текст, выхватывая отдельные фрагменты. И только в том случае, если беглое знакомство с КП вызывает у читателя интерес, есть шанс, что через какое‑то время оно будет изучено более тщательно. На какие элементы оформления обращают особое внимание получатели продающих писем?

Немецкий маркетолог Зигфрид Фегеле, изучив психологию читателей рекламных текстов, обнаружил следующую последовательность. Первым делом их привлекают изображения: сначала фотографии людей, затем — любые другие фотографии, затем — цветные рисунки, и только после этого доходит очередь до монохромных черно-белых изображений и текстов.

При чтении текстов приоритет отдается заголовкам, подзаголовкам и информационным блокам на контрастном фоне. Далее по силе воздействия идут текстовые выделения: курсив, жирный шрифт, подчеркивания, подписи к картинкам. Предпоследними в рейтинге читательского внимания стоят короткие абзацы и последними — длинные.

Эти закономерности — хорошие ориентиры для выбора дизайнерского инструментария. Мы используем их следующим образом. Сначала в порядке убывания значимости ранжируем смысловые акценты, которые несет в себе коммерческое предложение. Затем главные акценты усиливаем фотографиями, второстепенные — иконками или текстовыми выделениями. Самую важную информацию «упаковываем» в маленькие абзацы, менее значимую — в большие.

Смысловые акценты можно расставлять и с помощью игры контрастных цветов, которые выбираются для разных элементов текста. Более яркие цвета рекомендуется выбирать для заголовков и подзаголовков КП и входящих в него таблиц, для выделения наиболее значимых цифр.

Правило 4. Рассказывайте, показывая

Фотографии и рисунки рассказывают о предлагаемом продукте быстрее и доходчивее, чем самые подробные описания. Они позволяют повысить доверие к компании, которая рассылает КП, «очеловечить» рассказ о сложных услугах. 

Золотое правило дизайна коммерческих писем, чтобы фотографии были точными и качественными. Небрежность в подборе изобразительного ряда может вызвать у потенциальных клиентов ощущение, что и сам продукт, который они представляют, создается так же небрежно.

Правило 5. Используйте инфографику

Случается, что предложение компании слишком ново, необычно или сложно для восприятия: речь об ИТ-продуктах, новых гаджетах, сложных инженерных решениях или бизнес-процессах. В таких случаях выручает инфографика — способ подачи информации, сочетающий картинки и краткие комментарии. Он помогает визуализировать свойства продукта, описать его составные части или этапы использования, оживить скучные таблицы и статистику. 

Другое преимущество инфографики в том, что она ускоряет знакомство с коммерческим предложением. Согласно исследованиям, мозг обрабатывает визуальную информацию в 60 тыс. раз быстрее, чем текстовую.

Но из всех дизайнерских технологий эта — наиболее сложная и дорогая, тем более что в последнее время она очень востребована. Самый дешевый способ — создать инфографику силами собственного отдела продаж. Для этого достаточно нарисовать на листе бумаги схему расстановки в верстке КП изобразительных элементов, которые нужно прокомментировать. А затем указать, где разместить текст.

www.kom-dir.ru

Оформление коммерческого предложения: правильная упаковка информации

База знаний по продажам » Оформление коммерческого предложения: правильная упаковка информации

    • Если вам понравился этот материал, сообщите о нем своим друзьям в социальных сетях.

    Оформление коммерческого предложения-фото

    Оформление коммерческого предложения

    Как правильно выделить ключевые моменты и расставить акценты в КП? Почему некоторые предложения перечитываются несколько раз, а другие закрываются после первых строчек?Ответы на эти и многие другие вопросы будут раскрыты в этой статье.

     Коммерческое предложение: как сделать стильным?

    Большинство предложений просто пестрит текстом. Так много хочется сказать, расписать свои положительные стороны, перечислить достижения, указать всех довольных клиентов. Знакомо?

    В конечном итоге ваше КП выглядит как нечитаемое нагромождение текстовых полотен, где строчки тесно подогнаны друг к другу, слова сливаются в одно целое, превращая извлечение смысла из текста в кропотливый труд. При таком подходе только крайне высокий интерес со стороны вашего клиента заставит дочитать его письмо до конца.

    Внимтельно прочтите своё предложение и ответьте себе на следующие вопросы:

    • Что можно оттуда убрать?
    • Какие формулировки можно сделать короче?
    • Какую строчку можно снабдить красивым ярким заголовком и большими отступами?

    Выделите то, с чем можно расстаться, и удалите это. А затем удалите как минимум столько же – уже из того, без чего, как вам кажется, нельзя обойтись. Так стоит поступать до тех пор, пока ваше КП не будет представлять собой сухой информационный остаток с несколькими цепляющими фразами.

    Увеличивайте отступы, внедряйте абзацы, оставляйте большие поля и центрируйте текст по странице. Не дайте своему клиенту подумать, будто одной из ваших целей является экономия бумаги, если речь идёт о напечатанном предложении. Если вы отправляйте сообщение по электронной почте, то хорошо подумайте, как мыслит ваш клиент. Наверняка, у него масса личной работы, и большой объём текста может просто вызвать антипатию (они хотят, чтобы я всё это читал? Думают, мне здесь заняться больше нечем?).

    Правильное обрамление информации в коммерческом предложении

    Итак, вы сжали объём текста в своём предложении до предельного минимума. Каждому менеджеру по продажам нужно помнить, что коммерческое предложение редко продаёт само по себе: оно работает только в связке с его личным обаянием, профессионализмом и дозированной настойчивостью в телефонных звонках.

    Сопровождайте ключевые моменты предложения графиками, стремящимися вверх, и диаграммами, которые подчёркивают выгоды от сотрудничества с вами.Что больше заинтересует ЛПР: график, изображающий средний рост прибыли ваших клиентов после заключения с вами контракта, или ещё несколько строчек текста?

    Привлекайте к разработке своих КП профессионалов дизайна: они помогут вам максимально наглядно донести информацию до вашего клиента.

    Разбавляйте текст картинками, фотографиями, инфографикой. Всё это сформирует представление о вас как об эксперте своего дела, отлично подготовленном к ведению переговоров благодаря широким познаниям в отрасли.

    Будьте открытыми и доступными в своих предложениях

    • Постоянно подчёркивайте свою открытость к контактам, которые ни к чему не обязывает вашего клиента.
    • Используйте фразы «Заказать бесплатные расчёты можно телефону… », «Чтобы узнать больше, отправьте заявку на почту zakaz@…»
    • Обещайте ему бесплатные консультации, бонусные предложения, бесплатную доставку, партнёрские программы. Подчёркивайте свою ориентированность на клиента, не стесняйтесь лишний раз дать понять, насколько вам важно долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество.
    • Будьте лаконичны, но содержательны, сохраняйте лицо и элементы стиля, но не доходите до вычурности в цветах и слишком броских шрифтах, и ваш клиент обязательно это оценит.
    P.S.Если вам понравился этот материал, сообщите о нем своим друзьям в социальных сетях.

    • guruopta.ru

    Коммерческое предложение: правила оформления - как правильно составить компред | Ромашки-Клуб

    Коммерческое предложение: правила оформления

    Чтобы произвести наилучшее впечатление на клиента, необходимо придерживаться следующих правил оформления коммерческого предложения:

    1. «Шапка»

    Коммерческое предложение должно быть напечатано на фирменном бланке вашей компании, и содержать "шапку" - т.е. расположенный вверху каждого листа логотип компании, адрес и телефоны. В идеальном варианте, эта "шапка" должна быть полноцветной – для этого можно воспользоваться цветным лазерным принтером или заказать бланки в типографии. Если же таких бланков у вас не существует, или же письмо будет отправлено по факсу или электронной почте – что ж, достаточно и распечатанного черно-белого варианта. Обратите внимание – шапка должна быть не только на первой, а на каждой странице вашего предложения.

    2. Рег. № и дата регистрации предложения

    В некоторых компаниях принято регистрировать все входящие и исходящие документы, в т.ч. коммерческие предложения. Именно для этого и нужны эти две строки, которые размещаются обычно на первой странице справа вверху. На первой строке предложение регистрируется вашим делопроизводителем, на второй – делопроизводителем клиента.

    3. Куда (наименование организации, полный почтовый адрес, электронный адрес, телефоны/факсы)

    Эта информация также размещается на первой странице в верхнем правом углу. Для удобства последующей работы с предложением, все контактные данные следует писать полностью, даже если это не первое предложение и даже если вы помните их наизусть – это упростит работу с данным предложением вашим коллегам во время вашего отпуска или отсутствия по другой причине.

    4. Обращение

    Кому (должность, ФИО)

    Должность и полностью – фамилия, имя, отчество человека, которому адресовано предложение. Так как в коммерческих предложениях не принято (как в устной беседе) несколько раз обращаться к человеку по имени-отчеству, то здесь они должны быть полностью, а не в виде инициалов. Будьте аккуратны с должностью – не напутайте в написании сложных имен, а также – с должностью!

    Уважаемые господа,

    Подразумевается, что в обсуждении предложения может участвовать несколько человек, в т.ч. – более вышестоящие сотрудники компании, чем тот к которому Вы обращаетесь. Поэтому если предложение адресовано не генеральному директору и не владельцу компании, то, как правило, используется вышеуказанное стандартное общепринятое обращение. Оно применяется даже тогда, когда предложение адресовано одному человеку. Как правило, эта строка выделяется более крупным шрифтом.

    5. Выражение своего уважения

    Сразу после обращения должен располагаться очень краткий словесный реверанс. Следите за тем, чтобы эти фразы вежливости не повторялись из письма в письмо, если Ваша переписка достаточно длительна.

    6. Повод написания

    Первая строка самого сообщения должна напоминать, в какой связи предложение направлено. Например, если была встреча, на которой вы договорились с клиентом, что пришлете ему предложение – то так и должно быть написано. С самого начала чтения предложения клиент должен понимать: он получил его потому, что сам Вас попросил об этом!

    7. Описание положения клиента

    Затем следует вкратце пересказать – какие основные задачи клиента, о которых он вам рассказал, закрывает данное предложение. Описание этих задач позволит клиенту сразу определить – насколько точную информацию он вам предоставил и насколько правильно и полно вы ее поняли. Соответственно, если на предшествующей написанию данного предложения встрече о чем-то важном не было сказано, то по прочтении этой части клиент может дополнить условие поставленной перед вами задачи. Данная часть должна занимать от 1/4 до 2/3 страницы.

    8. Описание предложений

    Сама коммерческая часть должна вкратце описывать суть предложения, причем - без технических подробностей – они, если необходимы, должны содержаться в приложении, на которые в тексте предложения имеются ссылки. Если решений предлагается несколько – то вкратце объясняется их принципиальное отличие друг от друга.

    9. Приложения

    Все особые сведения, к которым можно отнести технические подробности, расчеты и проч. – должны быть вынесены в приложения, каждое из которых в верхнем правом углу имеет надпись: "Приложение №__" (если их несколько). Приложения располагаются после самого предложения. В принципе, приложений может быть сколь угодно много. Однако, следует соблюдать в этом вопросе определенную умеренность: необходимо быть уверенным, что прилагаемые вами сведения клиенту действительно интересны и понятны.

    10. Сумма инвестиций

    Ценовая часть – по принципу сложного бутерброда, т.е. и перед, и после собственно цены должны быть описания выгод и преимуществ клиента при выборе именно этого решения. Если решений несколько, то ценовая разница вкратце комментируется.

    11. Срок действия предложения

    Условия поставки, цена, сроки и прочее могут измениться. Клиент должен понимать, что выставленное Вами предложение - не бессрочное, поэтому обязательно следует определить – в течение какого периода вы гарантируете неизменность заявленных условий.

    12. Ваша фирма, как деловой партнер (история, гарантии и пр.)

    Кратко должны быть описаны конкурентные преимущества сотрудничества именно с вашей фирмой – буквально один абзац, несколько фраз.

    13. Дата следующего контакта

    Обозначьте – когда вы планируете связаться с клиентом в следующий раз, и каким будет этот контакт – телефонным, личным, "электронным". Желательно напоминать о себе самому – не оставляйте следующий контакт на инициативу клиента.

    14. Дата

    Обязательно датируйте каждое ваше предложение – это поможет избежать недоразумений, когда, например, вы неоднократно высылаете какие-либо поправки и уточнения в дополнение к основному предложению, и клиент уже запутался – какое из них последнее.

    15. Подпись

    В конце предложения, после обязательных словесных реверансов, не забудьте указать свои должность, имя и фамилию. Если предложение отвозится клиенту на бумажном носителе или отправляется по факсу – то весьма желательным атрибутом будет ваш автограф.

    16. Нумерация страниц

    Если в вашем предложении несколько страниц, то они должны быть обязательно пронумерованы, причем – для удобства клиента, следует использовать формат "стр. №_ из (всего)" - это уменьшит риск, что клиент не дочитает предложение до конца, растеряв половину страниц.

    17. Оформление

    Каждый абзац следует начинать с красной строки. Можно сделать увеличенный интервал между абзацами. Текст смотрится привлекательнее, если использовано выравнивание "по ширине".

    Не стоит использовать вычурные шрифты, сложное форматирование и пр. – в оформлении коммерческого предложения желательна умеренность. Лучше, если шрифт будет не очень мелким (подойдет 12 или 14 пт), пусть это будет Times New Roman или Arial – они наиболее привычны и хорошо читаются. Не злоупотребляйте с курсивом и жирностью – используйте их только для выделения каких-то моментов, причем – в незначительных количествах.

    Само коммерческое предложение обычно занимает не более двух страниц. Обратите внимание, чтобы текст был равномерно распределен по поверхности этих двух страниц: нежелательны ситуации, когда второй лист заполнен не более чем на четверть. Будет неплохо, если оформление предложение будет содержать элементы корпоративного стиля, и будет перекликаться с оформлением корпоративного сайта, буклетов, рекламных материалов или проспектов, и пр.

    Отлично, если предложение будет выполнено "в цвете" - медленно, но неуклонно новым стандартом становится использование цветных отпечатков. Если предложение будет передаваться клиенту курьером, почтой или лично – то позаботьтесь о том, чтобы оно было аккуратно сшито. Это может быть скоросшиватель с прозрачной обложкой, или если общее количество страниц предложения вместе с приложениями достаточно велико, то можно воспользоваться современными средствами брошюровки.

    Выполните эти рекомендации буквально – и добивайтесь успеха!

    romasky.ru

    Секреты оформления коммерческих предложений. Эффективное коммерческое предложение. Исчерпывающее руководство

    Секреты оформления коммерческих предложений

    Оформление так же важно, как и текст. Оформление – первое впечатление о компании. А как говорила великая и неотразимая Коко Шанель: «У вас нет второго шанса произвести первое впечатление». В последние годы встречается все больше грамотно оформленных коммерческих предложений.

    Зачем нужно оформление коммерческого предложения?

    1. чтобы обеспечить удобное чтение.

    2. чтобы правильно расставить акценты в нужных местах.

    3. Чтобы структурировать свое изложение.

    4. Чтобы не позволить читателю пропустить ключевые мысли.

    5. Чтобы увеличить общую визуальную привлекательность текста.

    6. Чтобы читатель мог быстро найти нужный ему момент.

    Вы замечали, как неудобно читать сплошной, плохо оформленный текст? Вы его «сканировали», пропуская слова, изучали «по диагонали». Все это свидетельствует о невнимательном чтении. Невнимательное чтение – враг эффективности.

    Поделюсь некоторыми рекомендациями по поводу оформления коммерческих предложений.

    Пробелы между абзацами – чтобы текст не казался сплошным массивом и чтобы читателю было удобно следовать от одного абзаца к другому, используйте между ними увеличенный интервал.

    Абзац максимум в 4–5 строк. Громоздкие абзацы никто внимательно не читает. Особенно если это коммерческое предложение.

    Удобный шрифт – запоминайте: для печатного текста лучше использовать шрифты с засечками (Times New Roman, Georgia, Bookman Old Style), а для электронного – шрифты без засечек (Verdana, Tahoma, Arial). Оптимальные размеры шрифтов: 11–12. Научно доказано, что шрифт размером менее 9 пунктов большинству людей сложно читать.

    Списки – практикуйте маркированные и нумерованные списки. Люди с большей охотой знакомятся с информацией в списках, чем с основным текстом, – списки удобнее изучать. В этом формате хорошо представлять выгоды, характеристики, перечень услуг, список клиентов, версии товара или услуги и т. д.

    Подзаголовки – с помощью подзаголовков вы можете структурировать текст, постепенно переводя читателя от одного информационного блока к другому. Подзаголовок – продавец следующей части текста, он должен быть привлекательным, манящим. Часто в него помещают ключевую мысль, например: «Как Вы экономите 30 %?» После такого подзаголовка можно порадовать читателя списком выгод.

    Выделение – если желаете акцентировать внимание на ключевом моменте, выделяйте его, и тогда читатель его не пропустит. Выделения бывают разными:

    • жирный шрифт;

    • курсив;

    • заглавные буквы;

    • подчеркивание;

    • другой шрифт;

    • другой размер шрифта;

    • заливка фона;

    • скобки.

    Считается, что оформлением текста нужно заниматься после его написания. Я не совсем согласен. Наводить лоск – это да, но даже во время написания можно следовать указанным правилам. Например, зачем перечисления изначально оформлять предложением из нескольких строк, если сразу можно использовать список? Вы экономите время, не делаете лишних движений.

    Поделитесь на страничке

    Следующая глава >

    marketing.wikireading.ru