Тайм-менеджмент: что это такое? Его эффективность. Определение тайм менеджмента

Что такое тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Для современного человека 24 часа в сутки – это мало. Особенно для предпринимателя, пытающегося выполнить максимальное количество задач в течение дня. Нередко он жертвует сном и отдыхом, работая допоздна и без выходных. Но чаще проблема кроется не в нехватке времени, а в его неправильном распределении.

Внедрение тайм-менеджмента в жизнь позволяет:

научиться управлять временем;
контролировать свой день;
ценить личное время;
выполнять больше задач;
достигать поставленных целей;
не жертвовать отдыхом.

Но прежде чем начать использовать такую методику управления временем, с ней нужно детально познакомиться.

Что такое тайм-менеджмент: основные понятия и определения

Тайм-менеджмент – это технология сознательного управления временем, повышающая продуктивность человека. Строится она на расстановке приоритетов, анализе временных затрат, планировании, постановке целей, организации рабочего дня (недели, месяца) и делегировании задач.

Кроме того, тайм-менеджмент предусматривает анализ конкретных шагов и действий, необходимых для реализации той или иной идеи или достижения цели. Сюда же входит и контроль над достижениями целей, заключающийся в выполнении планов и подведении итогов.

Тайм-менеджмент применяют для управления как рабочим, так и личным временем. Ведь любой будний день – это не только работа, но и отдых, саморазвитие, самообразование, развлечения и т.д.

Данная технология полезна не только для бизнесменов, руководителей, политиков, но и для домохозяек, студентов, школьников и других людей. Она позволяет ежедневно выполнять все поставленные на день задачи и при этом полноценно наслаждаться жизнью – отдыхать, уделять время семье или хобби, путешествовать и многое другое.

[media=https://www.youtube.com/watch?v=PNSnAE2vfyw]

У всех есть одни и те же двадцать четыре часа в сутки. Вся разница в том, как вы тратите своё время. Хорошая новость в том, что даже если вы до сих пор плохо использовали своё время, вы можете изменить это с завтрашнего дня. Вместо траты своего времени на действия низкой ценности, начать тратить его на высокооплачиваемые действия.

Брайан Трейс – писатель, автор книг по тайм-менеджменту и бизнесу

Если убрать всю шелуху, то можно вывести довольно простое определение:

«Тайм-менеджмент – это инструмент для управления своей жизнью».

Наша жизнь во многом зависит от затрачиваемого времени на те или иные действия. А научиться управлять временем – значит, научиться управлять жизнью.

Каковы принципы эффективного тайм-менеджмента

Принципы управления и планирования личного времени стоят на 4-ёх основных фундаментах:

Правильная постановка целей.
Правильная расстановка жизненных приоритетов.
Прививание нужных привычек.
Грамотное использование инструментов планирования.

Постановка целей

Большинство людей не умеют правильно ставить цели. От этого снижается их продуктивность, исчезает мотивация и через некоторое время у человека появляется лишь одна цель – отдохнуть.

В чём заключаются ошибки при постановке целей?

Например, желание купить автомобиль до конца года – это не цель.

Цель должна выглядеть так: «Я куплю автомобиль Rolls-Royce Phantom 2016 года выпуска до 25 декабря 2016 года». То есть должна быть конкретика и временные ограничения (срок достижения цели).

Цель должна быть:

конкретной;
ограниченной сроком;
измеримой;
реальной.

Без этих 4-х составляющих цель становится обычным желанием, которое не мотивирует.

Когда вы понимаете, что вам лет 25 или 30, а родителям осталось жить лет 10, 15, 20, вот тогда возникает настоящая причина. Возникла ли она у кого-то из вас, я не знаю. Но если у кого-то возникла – это замечательно. Потому что наши близкие, как цели, дают нам огромный рывок для развития. Потом возникают другие – миссия, масштаб, влияние, всякие интересы. Но для тех страждущих и ищущих собственную мотивацию, для тех, кто не может найти, что же его зажигает и сидит на пустом месте, хочу обратиться. Не ищите далеко. Встаньте на ноги сами – купите шмотки, начните нормально кушать, одеваться и вы обнаружите потом, что вы полностью в состоянии изменить жизнь своих близких. И это является отличной причиной для первых шагов.

Михаил Дашкиев – сооснователь и руководитель проекта «Бизнес Молодость»

Определение жизненных приоритетов

Эффективность тайм-менеджмента во многом зависит от жизненных приоритетов человека. Они так же важны, как и цели. Но и здесь люди постоянно допускают ошибки.

Жизненные приоритеты, в большей степени, должны быть направлены по отношению к себе. То есть в первую очередь нужно подумать: «Что важно для меня? Что мне нужно, чтобы улучшить свою жизнь и её качество?».

Однако не надо полагать, что все, кто используют тайм-менеджмент, являются эгоистами.

Не все приоритеты должны быть направлены на себя любимого. О близких и родных людях тоже надо думать. Особенно если это родители, жена или дети. И нужно понимать, что у каждого свои приоритеты. То есть для кого-то важно только своё благополучие, а для кого-то благополучие всей семьи.

Но всё же основная часть приоритетов должна быть направлена на самого человека. Тогда продуктивность не будет падать и не произойдёт «перегорания», после которого, обычно, люди опускают руки.

Прививание привычек

Здесь речь идёт о полезных и хороших привычках, которые помогут достигнуть поставленных целей. Благодаря которым за день будут выполняться все запланированные дела. С помощью которых можно увеличить собственную производительность.

Какие это могут быть привычки? Например:

Ежедневно просыпаться в 5 утра.
Бегать по утрам 10 км.
Всегда держать свои обещания.
Вовремя приходить на встречи.
Не смотреть телевизор и не читать новости.
Никогда не жаловаться на что-либо.
Всегда говорить правду.

Для привития полезной привычки достаточно 21 дня. То же самое касается и отказа от вредных привычек.

Главное правило наработки полезных привычек – 1 привычка в месяц. Да, этот процесс длительный. Особенно если планируется привить около 10 привычек. Но ведь и «Москва не сразу строилась».

Использование инструментов планирования

Эффективно управлять своим временем без ежедневного планирования крайне сложно и практически невозможно. Поэтому ежедневные планы – это неотъемлемый элемент тайм-менеджмента.

Под планированием стоит понимать список задач на каждый день. Ежедневно вечером человек не только подводит итоги прожитого дня, но и составляет список дел на следующий день. И для планирования он может использовать любые доступные и удобные инструменты.

Традиционным инструментом планирования является простой ежедневник. Он может быть бумажным или электронным. Однако лучше всего использовать первый, так как когда человек пишет от руки, а не набирает текст на клавиатуре, то он легче запоминает написанное. Соответственно в течение дня придётся меньше заглядывать в ежедневник и отвлекаться от более важных задач.

В ежедневник вписываются:

Краткосрочные и долгосрочные цели.
Ежедневный список задач и дел.
Личные заметки.
Отметки о достигнутых целях.
Итоги прожитых дней с их подробным анализом (кол-во выполненных задач, временные затраты на те или иные действия, личная эффективность в течение дня (недели) и т.д.).

Подобные записи могут вестись в любом электронном виде. Главное, чтобы программа или приложение позволяли быстро вносить изменения в список дел.

При составлении планов и задач на день в тайм-менеджменте принято учитывать биологические циклы человека. Ведь подъём и спад активности у разных людей происходит в разное время. Поэтому при планировании эта особенность всегда учитывается.

Резюмируя можно отметить, что планирование – это самый главный момент тайм-менеджмента, без которого техника управления временем теряет весь смысл.

12 правил современного тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент не является сложной наукой и освоить такую технику может каждый желающий. Достаточно лишь придерживаться основных правил игры.

Ежедневно заниматься планированием. Составлять список дел на каждый день и беспрекословно выполнять его.
Ставить конкретные, реальные и ограниченные сроком краткосрочные и долгосрочные цели.
Всегда придерживаться расставленных приоритетов направленных на себя (преимущественно) или близких людей.
Исключить из жизни «пожирателей» личного и рабочего времени (социальные сети, компьютерные игры, просмотр ТВ, телефонные разговоры без надобности и т.п.).
Выполнять самые сложные дела в первую очередь и не откладывать их на потом.
Всегда говорить «Нет» ненужным делам.
Концентрироваться на одном задании, пока оно не будет выполнено до конца. То есть нельзя перескакивать от одного действия к другому, пока одно из них полностью не закончено.

Работать в комфортное для себя время, учитывая биологические циклы.
Фильтровать всю входящую информацию. Особенно это актуально в эпоху популярности интернета, где полно информационного мусора.
Соблюдать чистоту на рабочем столе (в том числе и на рабочем столе ПК или ноутбука).
Организовать комфортное рабочее место.
Всегда помнить, что сегодняшний день может быть последним в жизни. Ничто так не заставляет человека действовать, как страх смерти.

Что даёт использование тайм-менеджмента в жизни

Во-первых, тайм-менеджмент позволяет научиться управлять своим временем, а значит и управлять своей деятельностью и жизнью.

Во-вторых, данная технология помогает избавиться от пагубных привычек и заменить их полезными.

В-третьих, люди, использующие тайм-менеджмент быстрее достигают поставленных целей, легко обучаются и способны добиваться успеха в различных видах деятельности.

Более того, человек, живущий по всем канонам тайм-менеджмента:

Имеет в распоряжении больше свободного времени для отдыха.
Способен оперативно выполнять ряд задач в короткий срок.

Меньше подвержен влиянию стресса.
Меньше подвержен заболеваниям, которые вызываются стрессом, хронической усталостью и недосыпанием.
Практически полностью контролирует свою жизнь.

Всё это относится к разделу преимуществ тайм-менеджмента. Но есть здесь и обратная сторона медали.

Недостатки тайм-менеджмента: почему не все могут управлять временем?

Сама технология выглядит практически идеально. Главное приложить некоторые усилия и человек становится настоящим хозяином своей жизни. Однако почему-то у многих не получается управлять личным и рабочим временем. И причина здесь кроется в ряде недостатков:

Прежде чем применять тайм-менеджмент человек должен заняться самодисциплиной. А это совершенно другая технология, которая требует много времени, от чего не каждый хочет этим заниматься и остаётся наедине со своими размытыми целями и горой невыполненных задач.
Сложность технологии – это главный недостаток тайм-менеджмента. Ведь по сути человек попросту ломает себя, покидает зону комфорта, перестраивается психологически и эмоционально, что для многих становится непосильным трудом.
Не одно пособие или курс по тайм-менеджменту не дают конкретный план действий. В них чаще всего предлагают общие действия, которые подходят не каждому человеку.

В одиночку сложно управлять собственным временем, так как всегда найдётся повод сделать себе поблажку. Поэтому тайм-менеджмент имеет больший эффект в коллективе (корпоративный тайм-менеджмент), где есть «смотритель».

Я перечитал огромное количество различных книг по управлению временем, управлению собой, самодисциплине. Многие из этих книг написаны сухим языком. Там очень мало методик, которые можно внедрить в жизнь человека, у которого есть большое количество проектов, дел и которые нужно делать уже прямо сейчас, ещё даже может быть вчера. И я понял, что эта проблема стоит не только у меня, но и у многих людей.

Алексей Толкачёв – основатель проекта «Школа Победителей»

Как видно, основные недостатки технологии кроются в психологии человека. Кто-то легко может перестроиться под новые условия жизни, а кому-то это не под силу.

В заключении хотелось бы отметить, что тайм-менеджмент действительно положительно сказывается на работоспособности, личной эффективности и успехе. И можно попробовать внедрить его в свою жизнь. Однако возлагать больших надежд на эту технологию не стоит.

bizbe.biz

Тайм-менеджмент: управление временем

Управление временем для современного человека — центральное понятие любой системы личной эффективности и продуктивности, Святой Грааль для каждой амбициозной личности, будь то студент, предприниматель или домохозяйка. Быстрый темп жизни, особенно в крупных городах, и огромные массивы данных затрудняют достижение важных для каждого из нас целей, не важно повышение это по службе, воспитание ребёнка или создание собственного предпринимательского проекта. Если вам есть к чему стремиться, вы недовольны своими результатами, просто хотите стать немного эффективнее или же нуждаетесь в помощи по преодолению прокрастинации (привычки откладывать дела на потом), то эта серия уроков создана именно для вас.

Представленный онлайн-тренинг познакомит вас с основами тайм-менеджмента и его деталями, расскажет о том, как управляют своим временем и организуют свою жизнь самые успешные люди планеты. Совершенно бесплатно вашему вниманию будут предложены различные принципы, методики, упражнения, техники и приёмы, из которых состоят самые эффективные системы тайм-менеджмента, и которые позволят вам, применив их на практике, заметить положительные изменения уже в самые первые дни. Этот онлайн-курс по тайм-менеджменту станет вашим личным гидом в мир, где вы забудете о том, что такое вечная усталость, постоянный стресс и нехватка времени. Вы научитесь грамотно ставить цели и планировать их достижение, успевать делать огромное количество дел в рекордно короткие сроки, получать удовольствие от работы и успевать находить время на отдых. В курсе собраны советы и методы по управлению временем, которые по-настоящему эффективны.

Однако, несмотря на то, что представленный курс обладает огромным потенциалом, тайм-менеджмент сам по себе, к сожалению, таит в себе неожиданно много неопределённостей и вопросов. Во-первых, почему различных подходов к управлению временем так много? В чём разница между методикой GTD Дэвида Аллена и методом «тайм-драйв» Глеба Архангельского? Зачем вообще каждый очередной «суперэффективный» автор изобретает что-то новое, неужели в тайм-менеджменте нет ничего определённого и точного?

Во-вторых, почему не всё из предлагаемого специалистами работает? Авторы в один голос говорят об эффективности своих методов и техник, но следовать им совершенно не хочется. И потом, даже если вы всё выполняете точно по инструкции, что-то всё равно идёт не так. В чём причина?

И в-третьих, что делать с нежеланием жить на автомате по однажды, но навсегда заведённому распорядку? Как подстраивать чёткую систему организации времени под постоянные перемены, которыми так богата наша жизнь?

Данная серия онлайн-уроков не рассчитана на то, чтобы дать ответы на все вышеперечисленные вопросы, но составлена таким образом, чтобы помочь вам ответить на них самостоятельно. И в этом — самая главная её ценность. И по этой же причине, изучив материалы этого тренинга, вы сможете не только «прокачать» какие-то отдельные свои качества, но и оказать на свою личность комплексное влияние.

А если вы хотите освоить методы управления временем как можно быстрее и эффективнее, записывайтесь на нашу специальную программу «Лучшие техники тайм-менеджмента».

Содержание

Что такое тайм-менеджмент?
Применение тайм-менеджмента
Как этому научиться?
Уроки управления временем
Как проходить занятия?
Дополнительный материал

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент (организация времени, управление временем) — это технология упорядочения времени, направленная на повышение эффективности его использования.

Само понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского «time management» и означает технологию организации человеком своего времени и увеличения эффективности его использования. Если говорить более конкретно, то тайм-менеджмент подразумевает под собой действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определённые виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность.

Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности, в числе которых:

Постановка целей
Планирование и распределение времени
Делегирование задач и управление ресурсами
Анализ затрат времени
Фиксация времени
Приоритизация
Составление списков
И многие другие

В начале своего появления управление временем касалось только сферы трудовой деятельности или бизнеса. Но, по мере развития, термин стал расширяться и включил в себя и различные аспекты личной деятельности человека. Сегодня тайм-менеджмент является необходимой составляющей развития абсолютно любого проекта, т.к. служит определяющим фактором при расчёте его масштаба и времени, требуемого для его реализации.

В России об управлении временем впервые начал говорить революционер и общественный деятель А. К. Гастев, который в 20-х годах XX столетия был директором центрального института труда. Он начал развивать идеи о личной эффективности человека и об эффективном использовании времени. Уже в начале 70-х годов появился первый метод, позволявший управлять личным временем, под названием «Хронометраж». Со временем тема стала стремительно набирать всё больше сторонников и внедряться в разные сферы деятельности людей. Всё это привело к тому, что тайм-менеджмент стал самостоятельным направлением, а в 2007 году в Московской Финансово-Промышленной Академии (сегодня университете) была создана кафедра тайм-менеджмента.

Управление временем имеет свою структуру, состоящую из нескольких важных процессов:

Анализ
Разработка и составление стратегий
Целеполагание
Планирование и приоритизация
Реализация процесса
Контроль достижения целей

Важно заметить, что управление временным ресурсом позволяет эффективно распоряжаться не только рабочим временем, которое является основной частью жизни обычного человека, но и свободным временем, которое человек использует для отдыха. Применяя его в повседневной жизни, можно гораздо эффективнее организовывать свой быт, планировать выходные, устраивать различные мероприятия. Умело распоряжаясь своим временем, человек может из своих выходных сделать даже мини-отпуск. Всё вместе это очень положительно сказывается на эмоциональном, психическом и физическом здоровье человека и значительно улучшает его жизнь.

На сегодняшний день созданы и успешно функционируют специальные школы по обучению эффективному управлению временем. Стандартное обучение происходит по следующим основным темам:

Стратегическое планирование
Тактическое планирование
Оценка личной эффективности
Оценка управленческой эффективности
Определение личной миссии как эмоционально мотивирующего фактора
Определение основных факторов для выработки собственного плана
Умение расставлять приоритеты
Инструмент «Mind Mapping»
Обучение основам использования программного обеспечения, разработанного специально для планирования (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook и другие программы)
Анализ достигнутого
Изучение методик совершенствования процесса достижения целей

Для обучения людей основам грамотного управления временем сегодня проводятся различные тренинги и семинары, разрабатываются программы и курсы, выпускаются книги и другие издания, а также создаются различные интернет-ресурсы и онлайн-тренинги, такие как представленный тренинг на нашем сайте 4brain, например.

Применение тайм-менеджмента

В современном мире личное время — это ключевой ресурс человека, зачастую имеющий гораздо более высокую стоимость, чем деньги, поскольку оно, в отличие от них, не может быть накоплено или восстановлено. Именно поэтому умение наилучшим образом использовать своё время и управлять им представляет существенную ценность для любого человека. И важно научиться применять этот навык во всех сферах жизни: работе, бизнесе, творчестве, семейных отношениях и т.д.

Навык управления временем предоставляет человеку огромное количество самых разных преимуществ. Ниже мы перечислим лишь некоторые из них.

Итак, человек, умеющий управлять своим временем:

Значительно чаще остальных достигает поставленных целей
Достигает своих целей в разы быстрее, чем люди, не обладающие таким навыком
Способен достичь успеха в любой сфере деятельности
Имеет гораздо больше времени на отдых, нахождение с близкими и занятие любимыми делами
Способен выполнять множество различных дел в течение короткого промежутка времени
Имеет возможность увеличить свои доходы, создать капитал и отойти от дел как можно скорее
Может избавиться от ощущения постоянной усталости и укрепить своё здоровье
Гораздо меньше подвержен влиянию стрессов и негативных факторов
Позитивно воспринимает окружающий мир и происходящие в нём события
Может уделять больше времени на духовное развитие и самосовершенствование
Всегда имеет чёткий план действий
Обладает внутренней свободой и имеет возможность выбора
Способен создавать благоприятные условия и самостоятельно контролировать свою жизнь

Это лишь часть того положительного влияния, которое оказывает умение управлять временем на жизнь человека. Не просто так существует мнение о том, что люди, которые не знают, как им распределить своё время, не могут найти ни одной свободной минуты, и постоянно чем-то заняты, но вся их занятость не приносит никаких толковых результатов. А люди, способные умело распоряжаться своим временным ресурсом, всегда могут выделить время для чего-то или для кого-то, и все их дела непрерывно продвигают их к их целям и достижению успеха.

Если вы познакомитесь с особенностями жизни и работы успешных людей, то непременно обнаружите, что все они, как один, говорят о том, что самый ценный актив, которым обладает человек – это его время, и наверняка заметите, что все они ведут ежедневники, составляют планы, продумывают дальнейшие шаги и занимаются этим постоянно. У них всегда полно идей, а количество их дел просто поражает. Но, одновременно с этим, они счастливы, улыбчивы, позитивно настроены; всё, что они делают, они делают с энтузиазмом и получают от этого удовольствие; а также обладают крепким здоровьем. Если вы являетесь человеком, который стремится к саморазвитию и личностному росту, то велика вероятность того, что и вы хотели бы достичь подобных результатов, иначе вас бы не было здесь. И для вас есть прекрасная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ. Нужно только поставить себе цель научиться качественно использовать своё время.

Как этому научиться?

Ни для кого не секрет, что все мы от рождения обладаем набором различных способностей и предрасположенностей. Но у всех, конечно же, эти способности и предрасположенности различны, и в то время как одни люди изначально склонны к тому, чтобы эффективно управлять временем своей жизни, другим приходится этот навык развивать и оттачивать. Как бы то ни было, сделать это можно. И снова радостная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ САМОСТОЯТЕЛЬНО, т.е. не прибегая к тому, чтобы проходить обучение в специализированных заведениях или покупать дорогостоящие обучающие курсы. Причём, совсем не обязательно обладать каким-то особым талантом или гениальностью, а можно просто пройти онлайн-тренинг, введение к которому вы сейчас читаете.

Существует два важных момента при прохождении этого курса. Это:

Теоретическая база – та информация, которую вы можете получить из предлагаемых нами уроков.

Практическое освоение – применение того, что вы узнаете, на практике в своей повседневной жизни.

Основываясь именно на этих важных моментах, мы и разработали этот тренинг. Каждый урок рассчитан на то, чтобы вы могли усвоить теоретический материал, который преподнесён интересным и совершенно понятным и доступным любому человеку языком. А также на то, чтобы у вас была мотивация и возможность применить всё то, что вы узнали, не ожидая какого-то подходящего момента, а прямо «здесь и сейчас». Всё, что вам понадобится – это желание овладеть новым навыком и немного свободного времени, которое, вам потребуется для этого найти, в чём мы, конечно же, не сомневаемся.

Хотите проверить свои знания?

Если вы хотите проверить свои теоретические знания по теме курса и понять, насколько он вам подходит, можете пройти наш тест. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу.

Уроки по тайм-менеджменту

Изучив опыт обучения управлению временем множества людей, мы пришли к выводу, что его основам, как мы уже говорили, можно научиться самостоятельно. Введя некоторые корректировки, и ещё более адаптировав материал для самостоятельного изучения, мы подготовили ряд уроков, направленных на развитие полезных компетенций для полноценного овладения данным навыком. Далее – коротко о каждом уроке:

Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем. Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.

В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.

Урок 2. Целеполагание. Как известно, любое действие человека непосредственно связано с тем, что он затрачивает определённое количество времени на его совершение. И если информация из первого урока научит вас определять и фиксировать свои временные затраты и разбираться в структуре распределения временного ресурса, то знания, которые вы получите отсюда, помогут вам научиться отделять то, на что нужно тратить своё время, от того, на что не нужно.

Здесь речь пойдёт о процессе целеполагания: вы научитесь определять свои истинные цели и второстепенные задачи, а значит, сможете делать то, что позволит вам исключить бесполезную трату времени, и даже ваши минимальные усилия будут приносить вам максимальные результаты.

Урок 3. Планирование дел: составление списков и приоритизация. Достижение любого результата – это процесс, который всегда обладает своими особенностями и характеристиками. Важно понимать, что не все действия эффективны. Нужно уметь видеть перспективы, просчитывать свои шаги и расставлять приоритеты. Наличие цели предполагает и наличие плана по её достижению. Этим и другим интересным вопросам и посвящён этот урок.

Из него вы узнаете о том, что представляет собой процесс планирования дел, какие существуют методики расстановки приоритетов, познакомитесь с наиболее эффективными техниками составления планов и списков. Помимо этого, вы узнаете несколько важных принципов, которые помогут вам научиться экономить время, повышать свои результаты и избегать многих ошибок, которые свойственны людям, ставшим на путь грамотного распределения времени.

Урок 4. Системы управления временем. Несмотря на то, что в русский язык понятие «тайм-менеджмент» пришло не так давно, самому факту организации личного времени ради достижения целей и повышения продуктивности уделяли и уделяют внимание многие выдающиеся деятели. Возможно, именно поэтому они и смогли достичь значительного успеха, ведь от способности распорядиться главным ресурсом – временем – зачастую зависит умение человека справляться со всеми делами, напряжённо и эффективно работать в любых ситуациях, и выходить из них победителем.

Так или иначе, планировали свою занятость все (художники, писатели, политики – известные и не очень), но создателем не универсального режима дня, а одной из первых комплексных систем управления временем стал Б. Франклин. Он на собственном примере показал, насколько важно ставить цели и разрабатывать план по их достижению. О его и других авторских системах тайм-менеджмента, в которых объединяются принципы целеполагания, планирования и мотивации, и пойдёт речь в данном уроке.

Урок 5. Инструменты для повышения личной эффективности. А. Герцен писал: «Теория внушает убеждения, пример определяет образ действий». На самом деле, системы управления временем урок 4, основы целеполагания урок 2 и планирования урок3 как основные составляющие тайм-менеджмента были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей.

Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.

Авторы уроков: Сергей Крутько+, Кирилл Ногалес+ и Артём Захаров.

Как проходить занятия?

Все наши уроки обладают одной важной особенностью – они созданы таким образом, чтобы применить их мог абсолютно любой человек. Но вы должны непременно иметь в виду, что то, насколько успешно вы освоите материал, зависит, в огромной степени, от вашего отношения. Если вы отнесётесь к этому халатно, с позиции «если появится время, то я, конечно, займусь», то и результат будет совершенно посредственным, если будет вообще. Но в том случае, если вы подойдёте к изучению материала со всей ответственностью и пониманием важности того, чем занимаетесь, то итогом станет ваш стремительный личностный рост и повышение показателей всех личностных характеристик, не говоря уже о том, что вы научитесь превосходно управлять своим временем.

Для того чтобы извлечь из тренинга наибольшую пользу, мы рекомендуем вам изучать по одному уроку в два дня: в первый день вам нужно будет просто ознакомиться с уроком, а во второй – в течение дня использовать то, что вы узнали, каждый раз используя новые приёмы и комбинируя их. Итого, на весь курс у вас уйдёт около десяти дней. Но важным здесь является ещё и то, что, взявшись за прохождение тренинга, вы ни в коем случае не должны пропускать занятия. Поставьте себе задачу – пройти этот курс до конца. Одно только это уже станет вашей практикой тайм-менеджмента, и кроме того, начнёт развивать в вас такие качества как целеустремлённость, обязательность, исполнительность и пунктуальность. Запомните, что теория и практика это две стороны одной медали. Только так вы сможете научиться тому, чего хотите, и только так поступали все успешные люди во все времена. И ещё кое-что: заранее подготовьте блокнот и ручку, ведь в деле планирования без этого никуда.

Дополнительный материал

Книги по тайм-менеджменту

В этом разделе дополнительных материалов мы рассмотрим несколько самых популярных книг по теме тайм-менеджмента. Каждая из них является уникальным сборником полезной информации, практических советов и указаний, эффективных техник и приёмов по управлению временем. Некоторые из них написаны авторами-профессионалами и уже заслужили себе авторитет не только у российских читателей, но и у читателей со всего мира. Другие же изданы совершенно недавно, а их авторами являются ещё не такие знаменитые, но, несомненно, заслуживающие внимания люди. Любая из рассмотренных книг станет прекрасным дополнением к нашему тренингу.

Статьи и публикации

Мы стараемся собирать интересные статьи по вопросам тайм-менеджмента и повышения личной эффективности. Все знания и навыки сложно представить системно, всегда можно найти интересный материал, который стоит «особняком». Эти материалы мы размещаем в блоге в разделе, который так и называется «Time-management и эффективность». Предлагаем вам ознакомиться со статьями:

Специалисты по тайм-менеджменту

Это особый раздел дополнительных материалов. Здесь вы сможете познакомиться с самыми выдающимися людьми – профессионалами в области управления временем. Мы расскажем вам о столпах тайм-менеджмента Брайане Трейси (специалист мирового уровня по повышению личной продуктивности), Глебе Архангельском (эксперт в области управления временем), Николае Мрочковском (специалист по тайм-менеджменту и генеральный директор компании «Финанс Консалтинг»), Дэне Кэннеди (мультимиллионер и автор ряда книг-бестселлеров), Стивене Кови (специалист по управлению временем с мировым именем) и некоторых других выдающихся личностях.

Цитаты великих людей на тему времени

На тему важности времени, помимо всего прочего, часто высказывались великие люди. В качестве дополнительной мотивации мы предлагаем вам ознакомиться с несколькими такими изречениями, расположенными ниже.

«Время летит это плохая новость. Хорошая новость вы пилот своего времени» Майкл Альтшулер

«Нужно не тратить время, а инвестировать в него» Стивен Кови

«Вы никогда не сможете «найти» время для чего-то. Если вам нужно время, возьмите его» Чарльз Бракстон

«На день надо смотреть как на маленькую жизнь» Максим Горький

«Я наблюдал то, что большинство людей продвигались именно в то время, которое другие люди попросту тратили» Генри Форд

«Время — материя, из которой состоит жизнь» Бенджамин Франклин

«Убивать время, разглядывая часы что может быть бестолковее?» Харуки Мураками

«Современный человек не знает, что делать со временем и силами, которые он выпустил из своих рук» Пьер Шарден

«Горе тем народам, которые повинуются времени, вместо того чтобы повелевать им!» Карл Бёрне

«Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь» Эдуард Юнг

Желаем вам успеха в освоении навыка управления временем!

4brain.ru

что это такое, его эффективность в управлении персоналом

Тайм-менеджмент

03.10.2018

4 комментария

Тайм-менеджмент — способ управления временем. Освоив все правила тайм-менеджмента вы сможете правильно использовать свое время, а не тратить его в пустую.

Так вы сможете увеличить продуктивность.

Структура тайм-менеджмента

Чтобы управлять временем, вы должны:

ставить перед собой цели;
согласно целям правильно планировать и распределять время;
делегировать задачи и управлять ресурсами;
анализировать потраченное время;
фиксировать время;
ставить приоритеты;
составлять списки.

Тайм-менеджмент является неотъемлемой частью любого проекта. Время — это определяющий фактор для реализации вашего дела.

В управлении временем есть определенная структура. Она состоит из:

разбора, разложения своих действий;
разработки и составления действий для достижения целей;
определения главной цели;
планирования и расстановки приоритетов;
реализации всех процессов;
контроля своих достижений.

Если вы управляете временными ресурсами, делаете это эффективно, то вы можете легко распределять не только рабочее время, но свое личное. А это основная и неотъемлемая часть жизни человека.

Тайм-менеджмент помогает работать лучше

Если применять тайм-менеджмент в повседневной жизни, то вы сможете планировать выходные и даже сделать себе отпуск.

В совокупности это все улучшает эмоциональное, психическое и физическое состояние. Но существует много специальных школ, которые обучают людей управлять временем.

Правила успешного тайм-менеджмента

Есть список правил, который поможет управлять временем. Давайте их рассмотрим.

Представляем, что это наш последний день. Звучит не очень приятно, но все же. Расслабьтесь и подумайте, чтобы вы сделали в свой последний день. Все что вам приходит в голову запишите на листочке, а проснувшись с утра делайте все по плану. Это будет не только полезно, но и интересно.
Планируйте. Заведите тетрадку и составьте план на три дня. Делайте только то, что вы запланируете. Вы и не заметите, как у вас появится свободное время на семью или личные дела. Работая так, вы сами не замечая, делаете день производительней и продуктивней. Это позволит сэкономить 25 % времени. Можно планировать на день. Сядьте вечером, напишите план, проснувшись следуйте ему. Если с утра у вас появится задание, вставьте его в список. Каждую задачу вычеркивайте, это придаст стимула и вы начнете гордиться собой.
Управляйте информацией. Если вы научитесь разделять информацию на нужную и бесполезную, то сэкономите драгоценное время и не будете забивать голову бессмысленными мыслями и делами.
Исключите занятия, которые “пожирают” время. В маркетинге это важный момент. Мы, не замечая этого, тратим время на бесполезные вещи: общение в социальных сетях, просмотр новостной ленты, интересных видео. Вы должны уметь концентрировать внимание на важных моментах. Работая, постарайтесь не отвлекаться на телевизор, компьютер, радио. Научившись избегать “пожирателей” вы станете хозяином своего времени.
Сосредоточенность. Занимайтесь выполнением задания до тех пор пока не закончите его. Важно концентрировать внимание на одной работе, а не распространяться на иные. Не стоит приступать к выполнению задания, пока не закончите старое.
Расставляем приоритеты. Вы должны расставить все по местам. Приступать к той работе, которая важна, а только потом приступать к второстепенным. Ведь времени больше уходит на решение основных задач.
Порядок на рабочем месте. Важно, чтобы стол, за которым вы работаете не был заставлен бумагами, ручками, карандашами. Во время работы эти мелочи будут отвлекать, раздражать. Если деятельность связана с документами или бумагами, то обязательно их храните. Проведенные эксперименты доказали, что 35 % времени уходит на поиск документа.
Учимся говорить «нет» ненужным делам. Такие занятия забирают время, не приносят особой пользы.
Составляем режим работы. Чтобы сделать день продуктивным и результативным нужно определить “свое” время. Понаблюдайте за собой, определите время, когда вы более активны. Именно в этот период и выполняйте важные дела. По результатам проведенных экспериментов можно утверждать, что человек более активен в первой половине дня.
Выходной. Если у вас есть возможность отдохнуть, то пользуйтесь моментом. Помните, отдых — залог успеха в работе.

Тайм-менеджмент и эффективность

Принудительная эффективность в тайм-менеджменте

В тайм-менеджменте есть правило — сосредоточенность и целенаправленность. Многие называют его принудительной эффективностью. Начинать работать нужно с главного. Уделять время нужно только на решение этой задачи.

Отвлекаясь на второстепенные мероприятия, вы ничего не сделаете и потратите свое время, не стоит останавливаться на середине пути, не совершать ошибок в тайм-менеджменте.

Принудительная эффективность гласит — человеку никогда не хватает времени решить все проблемы, но у него есть время решить основную. Проанализируйте и выделите ту работу, которая сможет стать выгодной и результативной.

Известные маркетологи разделили работу на четыре группы:

важная и срочная;
важная, но не срочная;
срочная, но не важная;
не важная и не срочная.

Такое разделение имеет название “Метод Эйзенхауэра” и подразумевает следующие действия:

Первым делом нужно работать над срочными и важными делами. Если вы попробуете отложить их на некоторое время, то можете создать кучу ненужных проблем.
Важная, но не срочная работа может быть отложена, но не исключено, что эти дела будут долго находится в этом статусе. Как показывает практика, важная, но не срочная работа потом превращается в важную и срочную. Поэтому, если вы решили отложить ее на некоторое время, то оцените его запас.
Такое понятие, как срочная, но неважная работа считается не результативной. Она занимает немало времени, но не приносит пользы. От таких дел лучше отказываться или быстро решать.
Не срочная и неважная работа занимает драгоценное время. Зачем заниматься такими делами? Можете смело вычеркивать их из планов.

Ошибочные мнения по поводу тайм-менеджмента

Люди, не разобравшись в тайм-менеджменте, делают иногда неправильные выводы.

Некоторые склонны утверждать, что никто не может управлять временем, это невозможно. В этом утверждении есть правды. Действительно, невозможно управлять временем, но можно управлять действиями, которые скажутся на времени. Если к работе подходить прагматично и обдуманно, то вы не заметите, как у вас появится больше времени.

Если заметите, то все успешные и известные личности, всегда работают по составленному плану. Так они успевают попасть на деловые переговоры, побывать на важных мероприятиях, провести время с пользой для себя.

Большой ошибкой считается утверждение, что тайм-менеджмент заставляет людей работать больше и интенсивнее. Результативность действий зависит от отдыха.

Если работать и не отдыхать, то работа перестанет быть качественной. Длительная работа снижает продуктивность организма. Действовать по правилам тайм-менеджмента — не значит работать больше и быстрее. Это значит научиться искать время для отдыха.

Еще ошибочным мнением считается, что тайм-менеджмент делает из человека робота, который делает все строго по расписанию. Вы должны понимать, управляя временем вы не ограничиваете свободу, а наоборот создаете ее. Тайм-менеджмент создан не только для важных людей, сотрудников офиса или артистов, это касается всех.

Если вы спланируете и распределите ресурсы, то быстрее дойдете к цели. А сэкономленное время можно потратить на родных или на осуществление желаний.

Анализ проведенной работы

Важно каждый день анализировать то, что вы сделали. Это поможет определить, что вы сделали правильно и ничего не упустили.

Тайм-менеджмент помогает больше сделать за день

В маркетинге работает методика под названием “Пять пальцев”.

Большой палец отвечает за самочувствие. Каждый день должен сказываться на здоровье.
Указательный — взаимопомощь. Важно делать что-то не для себя, но для родных, близких и друзей.
Средний — психоэмоциональное состояние. Нормальное эмоциональное состояние положительно сказывается на продуктивности и результативности работы.
Безымянный — приближение к цели. У каждого человека есть своя главная цель, каждый день необходимо делать даже какие-нибудь минимальные действия, чтобы к ней приблизиться.
Мизинец — новая информация и мысли.

Тайм-менеджмент состоит из целого комплекса методик, которые позволяют понимать, ценить и управлять временем.

Не стоит прибегать к нескольким методам, нужно выбрать для себя эффективный, тогда вы заметите, что у вас появилось много свободного времени. Если вам понравилась статья, то поделитесь ею с друзьями и переходите на другие статьи Редачим.

кто хочет в группу единомышленников присоединяйтесь к нам

Присоединиться

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Интересное:

lisel85.ru

Управление временем (Тайм менеджмент)

Управление временем (тайм менеджмент, time management, организация времени) - это технология организации времени и повышения эффективности его использования.В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире. В управлении временем (тайм менеджменте) можно выделить следующие процессы: -Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей). -Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения. -Реализация – конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели. -Контроль достижения цели и выполнения планов.

Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра, или Метод Эйзенхауэра - техника тайм менеджмента для расстановки приоритетов. Ее использование позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности. - Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления. - Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки. - Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать. - Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремиться устранить такие дела навсегда из своей жизни.

Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 — эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В приложении к тайм-менеджменту (управлению временем) это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.

Диаграмма Ганта - это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Эффективно используется в тайм менеджменте (управлении временем). Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма Ганта дает возможность: - Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность; - Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач; - Детально проанализировать реальный ход выполнения задач.

Хронометраж - метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм менеджмента (управления временем). Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того чтобы провести хронометраж, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель.

Список задач или to do list - еще одна техника тайм менеджмента (управления временем), представляет собой перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать необходимые к выполнению действия в голове. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется выполнить. После завершения действия рядом с задачей, как правило, ставится галочка, или строчка с ней вычеркивается. Наиболее популярное и разностороннее применение списки задач нашли в методе Getting Things Done.

Постановка целей по схеме SMART – известная и эффективная технология постановки и формулировки целей. Акроним SMART означает умная цель и объединяет заглавные буквы от английских слов, обозначающих, какой должна быть настоящая цель: Specific (конкретность) — Measurable (измеримость) — Attainable (достижимость) — Relevant (релевантность) — Time-bounded (определенность во времени).

www.mental-skills.ru

Характеристика тайм менеджмента: виды, этапы, составляющие

Понятие тайм менеджмента появилось не так давно, однако сам принцип управления временем существовал еще задолго до появления самого термина. Тайм менеджмент – это эффективное планирование времени, как рабочего, так и личного. Делается это для достижения определенных целей, которые ставит перед собой каждый отдельный человек. Кроме планирования времени, тайм менеджмент включает в себя выделение приоритетных, то есть первоочередных задач, а также контроль их выполнения.

Тайм менеджмент – какой подходит именно вам

Психологи выделяют две разновидности тайм менеджмента: простой и системный. Первый состоит в наборе определенных методик, помогающих выбрать верный путь достижения цели. Системный подход заключается в постановке масштабной цели, поэтому психологи часто говорят о тайм менеджменте как о настоящей философии.

Управление временем – что для этого нужно

Характеристика тайм менеджмента описана в каждом учебнике по психологии. Основные признаки способа управления временем, которые его характеризуют, — это формулирование самой цели, ради которой требуется составление распорядка дня, здесь же само планирование времени, то есть распределение задач наиболее эффективно. Сюда же относится анализ требуемого времени на выполнение задач и реального времени, которое тратится на их выполнение. Важной характеристикой является расстановка приоритетов, то есть выделение первоочередных задач и тех, на которые требуется больше времени.

Структура технологии тайм менеджмента

Тайм менеджмент является полноценной технологией организации времени и имеет свою структуру, напоминающую слоеный торт и состоящую из нескольких важных процессов, которые накладываются друг на друга:

Целеполагание (данный процесс состоит в определении наиважнейшей задачи, для достижения которой буду формулироваться задачи)
Анализ времени каждой из поставленных задач (здесь предстоит проанализировать время выполнения каждой из задач и сравнить с запланированным временем)
Разработка необходимой стратегии (этот процесс заключается в выборе одной из методик, которая поможет разработать план организации вашего времени; каждая из стратегий тайм менеджмента является по-своему эффективной и может подбираться индивидуально)
Планирование времени, проводимое в соответствии с выбранной стратегией (данный процесс состоит в том, чтобы переложить выбранную методику на ваши задачи)
Реализация в жизнь процесса управления временем (самый важный процесс, его выполнение полностью зависит от личности, её особенностей и внешних условий)
Контроль выполнения задач и соответствия этого процесса установленному плану (этот процесс очень важен, так как позволяет не только следить за исполнением стратегии, но и анализировать свои ошибки)

Главные составляющие грамотного тайм менеджмента

Чтобы управление собственным временем давало ощутимые результаты и стало эффективным, необходимо помнить про элементы тайм менеджмента, которые являются залогом успеха.

Выделите первоочередные задачи

Первый элемент – это расстановка приоритетов. Ни для кого не секрет, что выделение первоочередных задач – дело непростое, однако если подойти к этому серьезно и распределить все дела по порядку значимости, время будет значительно экономиться, и вы очень скоро это заметите.

Как же распределить все задачи по порядку? Существует два вида задач, которые мы ставим перед собой. Условно их можно поделить на обязательные и желательные. Чтобы ваша деятельность была наиболее эффективной, важно ставить дела обязательные над желательными, а из желательных выбирать только те, которые действительно могут помочь. При анализе каждого из дел отмечайте те, которые принесут наибольший результат.

Увеличьте производительность труда

Следующая составляющая – это увеличение вашей производительности труда. Условия ее повышения до смешного просты. Самый лучший совет – это отказаться от лишних дел, то есть тех дел, которые выполняются в личное время. Согласитесь, что некоторые из наших занятий приносят исключительно удовольствие, но никакой эффективности. Этот совет относится к области выделения приоритетных задач. Когда вы научитесь правильно расставлять приоритеты, желание отвлекаться на посторонние вещи постепенно пропадет. Дело в том, что маловажные задачи появляются каждый день, однако отсрочка их выполнения либо уничтожает их, либо переносит в разряд дел неважных, но срочных.

Когда же еще может увеличиваться производительность труда? Чтобы помнить основные задачи, необходимо их записывать: список дел, который находится только в вашей голове, быстро забывается. Чтобы не откладывать задачи на потом, устанавливайте для каждой из них крайний срок. Когда для каждого дела появляются временные рамки, оно получает гарантию выполнения.

Если задача объемная и представляет собой несколько действий, которые трудно выполнить за один раз, разбейте это количество на несколько частей, чтобы иметь перерыв, в который можно отдохнуть и приготовиться к выполнению следующей части задачи.

Сюда же относится один немаловажный момент – поощрение. Похвала себе – это отличная мотивация. Поощрение может быть выражено как чашкой кофе в перерыве между частями одной большой задачи, так и приобретением нужной вещи, покупку которой вы откладывали.

Правильный подход

Чтобы ваша работа была плодотворной, необходимо помнить несколько правил, которые помогут держать производительность труда на нужном уровне, а также будут способствовать выработке привычки, которая является залогом успешной работы.

Полезной привычкой будет опережение своего же плана. Если выполнение задачи занимает меньше времени, чем того требует ваш план, не растягивайте эти минуты, переходите к следующему пункту в вашем списке дел. В конце дня сэкономленное время можно будет потратить или на дополнительные задачи, или на личное время. что из этого приятнее – решать только вам.
Не используйте время, которое отведено на выполнение задачи, на другие дела. Время работы принадлежит исключительно работе! Логично, что если тратить это время на выполнение маловажных задач или же отвлекаться, сделать важные дела вы не успеете.
Если какая-либо задача является большой и может быть выполнена не только вами, привлекайте помощников. Распределение полномочий поможет не только сэкономить ваше время, но и развить организаторские способности.
«Русские не ищут легких путей» — эта фраза давно укрепилась в нашем сознании, и все мы, сами того не подозревая, ей соответствуем. Разумеется, что тайм менеджмента этот принцип неприемлем. Упрощайте каждую задачу до минимума этапов, отбрасывайте всё лишнее!
Если перед вами два варианта выполнения задачи, результаты которых будут одинаковыми, выбирайте только тот вариант, который вам нравится.
Объединяйте задачи, которые похожи. Нет смысла «раскидывать» важные звонки по всему дню, если их можно совершить в одно время.

Смотрите обучающее видео!

Никогда не останавливайтесь на достигнутом, приобретайте знания, умения и навыки каждый раз, когда вам представляется такая возможность. Чтобы узнать о том, как сделать это максимально эффективно, ищите курсы тайм менеджмента, видеокурс можно смотреть даже во время приготовления пищи. Данный пример – уже один из способов экономии времени, который вы сможете применить.

victorygroups.ru

Тайм-менеджмент и его основы

Содержание:

Большинству из нас известно, что между стремлением много запланировать и результатом «много успеть», как правило, лежит большая пропасть. И пропасть эта создана потерянным временем, которое вполне можно было бы использовать довольно продуктивно. К примеру, потратить его на какое-то хобби, общение с близкими, посещение культурных мероприятий… Да мало ли интересных дел, на которые пресловутого времени катастрофически не хватает? Как же его организовать так, чтобы мы могли жить жизнью полной, а не ограниченной вечными заботами и проблемами? Управлять собственным временем помогает знание основ тайм- менеджмента, – технологии, позволяющей организовать время и существенно повысить эффективность его применения.

Сущность тайм-менеджмента

Так в чём же заключается тайм-менеджмент? Как бы мы ни пытались оправдать нехватку времени на те или иные действия, в действительности существуют только четыре истинных причины того, что мы чего-то не успеваем. Первая, и, пожалуй, ведущая причина – нежелание выполнять определённые обязанности. Вторая, довольно весомая, причина – отсутствие интереса к какому-либо делу. Третья причина – личная неорганизованность. И, наконец, четвёртая причина нехватки времени – длительная подготовка к осуществлению какого-то занятия. Знакомо? Наверняка да. А ведь все эти причины создают довольно серьёзную проблему постоянных опозданий везде и всюду. Из-за этих опозданий мы лишаемся возможности доставить себе радость, посвятив несколько часов доставляющему удовольствие досугу.

Хорошо ли это? Плохо, спору нет. Тайм-менеджмент и заключается в том, чтобы ликвидировать это «плохо». Технология его разработана на принципе того, что у человека, не способного организовать своё время, просто-напросто отсутствует мотивация для этой организации. Если её нет, мы начинаем оттягивать начало какого-то дела, избегаем не терпящего отлагательства решения проблем, обходим стороной вопросы, которые уже давно должны быть урегулированы, и так далее, и тому подобное. И увеличиваем таким образом психологический груз вины перед окружающим миром за свои нереализованные намерения. И оправдываем себя при этом нехваткой времени.

Для того чтобы исправить ситуацию, нам необходим личный тайм-менеджмент. Начинается он с поиска мотивации для выполнения тех или иных дел. Допустим, не хочется нам заниматься какой-то работой. Ну, так попробуем найти плюсы, которые нам принесёт это занятие! Это может быть прибавка к зарплате, предполагаемое повышение в должности, обретение удовлетворения от выполненного долга, наконец, и отличный отдых после того, как всё будет осуществлено.

На таких мотивациях можно выстраивать и домашний тайм-менеджмент. Разве секрет, дорогие мои женщины, что домашняя рутинная работа нередко вызывает не просто неприятие, но и отвращение? Однако заниматься ей необходимо, иначе грязные тарелки, немытые полы и нестиранное бельё безжалостно уничтожат и внешний, и внутренний комфорт существования всей семьи. Как ни крути и как ни кричи о разделении бытовых обязанностей, но уборка в доме – дело больше женское, чем общее. Только женщина может сделать жилище по-настоящему уютным и привлекательным. Поэтому в домашнем тайм-менеджменте она нуждается более других членов своей семьи.

Организация пространства в целом имеет очень большое значение в развитии дисциплинированности каждого человека. Наше психологическое состояние существенно зависит от окружающей обстановки, и тогда, когда эта обстановка не благоустроена, она взбудораживает психику человека. Тайм-менеджмент в организации пространства вокруг нас воистину играет роль волшебной палочки. Отсутствие хаоса в этом пространстве помогает побороть внутреннюю несобранность. Таким образом, внешний порядок в доме, в рабочем кабинете, на столе, на кухне, в ванной комнате – да где угодно! — даёт возможность справиться с психологическим разладом и направить энергию в нужное русло. Очень помогает в этом вопросе соответствующая моменту деловая одежда. Как ни странно, но даже домохозяйки быстрее выполняют домашние обязанности в туфлях, а не в тапочках.

Эффективный тайм-менеджмент. Правила

Эффективный тайм-менеджмент подразумевает тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить уйму времени. План лучше записывать на листке бумаги, а потом, по мере выполнения того или иного пункта, вычеркивать его и, при необходимости, добавлять новый.

Тайм-менеджмент предусматривает, что все дела в плане вы должны разделить на три группы. Первая из них включает в себя первостепенные, не терпящие отложения дела и предполагаемые проблемы, которые могут возникнуть в подлежащий планированию день. Проблем нужно определять не более двух. Все эти вопросы, независимо от того, какие чувства они вызывают, надо решать непременно именно в тот день, на который они намечены.

Вторая группа составляемого плана – это важные, но не требующие немедленно исполнения дела. Их можно выполнить, если в намеченный день внезапно высвободится часть рассчитанного на что-то другое времени. Если же сделать что-то важное, но не срочное, в этот день не удастся, со временем оно перекочует из второй группы плана в первую.

Личный тайм-менеджмент третьей группы плана состоит из мелких рутинных дел. Эти мелочи необходимо не только учитывать при планировании, но и как можно быстрее ликвидировать, – они имеют особенность вносить разлад в любую, даже очень хорошо организованную деятельность.

Составление таких групп особенно важно, если применяется тайм-менеджмент в организации среднего и более масштаба. Он помогает определить наиболее значимые моменты работы всех сотрудников этой организации, включая и их руководящий состав. Однако для повышения продуктивности коллектива одного составления групп будет недостаточно. Согласно правилам, каждое крупное дело при планировании нужно разбить на несколько подпунктов. В этих подпунктах следует подробно расписать цели выполнения той или иной работы, способы достижения целей и основные задачи этой работы. Затем для каждой группы дел надо определить оптимальное время, когда они будут выполняться, и примерную продолжительность выполнения.

Кроме того, основы тайм-менеджмента включают в себя учёт необходимости личного участия человека в реализации какой-то задачи. Например, в организациях исполнение каких-то дел можно поручить специально обученному персоналу, на который при этом возлагается и ответственность за качество работы.

К общему плану распределения времени, для повышения эффективности тайм-менеджмента, целесообразно добавить ещё один план, служащий альтернативой первому в случае возникновения каких-то форс-мажоров. Такой план является своего рода экстренным выходом из критических ситуаций. Он не только позволит быстро принимать верные решения, но и существенно сбережёт нервы и время, если случится что-то непредвиденное.

Приступать к работе нужно, руководствуясь составленным планом и выполняя все его пункты последовательно. Такая последовательность – гарантия успешности любого начинания. К тому же она способствует повышению продуктивности процесса и увеличивает скорость выполнения любой работы. Стоит ли говорить, что планирование по правилам тайм-менеджмента существенно поднимает шансы стремительного продвижения по карьерной лестнице? Поднимает, конечно. Однако для того, чтобы максимально организовать своё время, следует не только понять что такое тайм-менеджмент, но и стараться руководствоваться максимумом его основных принципов.

Основные принципы тайм – менеджмента

Как мы уже говорили, наибольшую продуктивность от нашей работы можно получить, составив подробный и последовательный план действий. Что же касается успешного продвижения по карьерной лестнице, то для него желательно придерживаться определенного плана. Сделать это не сложно. Главное — определить суть теории. Тайм-менеджмент заключает в себя несколько основных постулатов:

умение верно ставить цели;
умение правильно определять жизненные приоритеты;
умение варьировать инструменты планирования;
наработка необходимых привычек.

Что собой представляет умение верно ставить себе цели? Эффективный тайм-менеджмент подразумевает, что цель должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной. К примеру, если мы просто намереваемся выучить какой-то иностранный язык – это не цель. А вот если мы хотим выучить его до определённого уровня к какому-то сроку – это уже цель.

Умение правильно определять жизненные приоритеты заключается в нашей способности выбрать из множества целей наиболее весомую и важную на данный момент. Причём важную по отношению к собственной персоне. Ведь нередко мы отдаём предпочтение общественным или семейным целям в ущерб своим желаниям, а это, в итоге, может привести к накоплению усталости. И тогда об эффективности работы придётся забыть. Посему, если нам необходимо отдохнуть, приоритетной будет цель отдохнуть.

С наработкой необходимых привычек всё просто. Стабильность повторения правил изо дня в день способствует наработке навыков, которые, в свою очередь, повышают плодотворность труда. Что, в целом, и является значительным шагом вперёд.

Что касается умения варьировать инструменты планирования, то об этом немного подробнее:

Для успешности во всех видах нашей деятельности целесообразно будет завести ежедневник, соответствующий по своим качествам нашим требованиям и привычкам. Ежедневник может быть электронным, бумажным, – каким угодно, лишь бы в него без труда вносились изменения в распорядке дня. В ежедневнике нужно будет контролировать выполнение тех задач, которые были поставлены на тот или иной день.
Для правильного планирования следует описать свою жизненную концепцию на бумаге. Эффективный тайм-менеджмент во многом зависит от создания списка долгосрочных целей, держать которые в уме бессмысленно. Только записанные, эти цели, словно материализуясь, начинают реально существовать. То же самое относится и к краткосрочным целям. Все они, как мы уже говорили, непременно должны иметь точные сроки достижения. В противном случае цель получится размытой, и план её выполнения будет работать слабо. Записывая свои цели, обязательно учитываем при этом и те, которые касаются нашего здоровья, отдыха и развлечений.
Личный тайм-менеджмент не эффективен без ежедневного плана, составленного накануне вечером. Именно в это время наиболее чётко представляется картина будущего дня и все его главные задачи. Благодаря таким фактам, мы можем правильно распределить очерёдность решения возникших задач, установив их приоритетность и срочность, и разработать маршрут своего передвижения. За ночь наше сознание усвоит составленный вечером план, и на следующий день все действия будут совершаться почти автоматически, без особого напряжения.
Планируя свои действия, помним о глобальных целях – это поможет правильно ранжировать ежедневные цели и быстрее, таким образом, продвигаться к достижению глобальных.
Составляя план, учитываем биологические циклы, вызывающие подъём и спад нашей активности. Каждый человек, внимательно проследив за собственным состоянием в течение дня, может определить, в какое время суток он максимально трудоспособен. Именно на это время и должна приходиться наибольшая трудовая нагрузка. В противном случае отдача от нашей деятельности резко снизится, и виной тому будет биологический цикл спада активности.
Современный тайм-менеджмент заложил в основу принцип делегирования обязанностей, который тоже необходимо учитывать при планировании. Наши силы, возможности и время не безграничны, а это значит, что не следует взваливать на себя непосильную ношу, стараясь сделать как можно больше. Поэтому находим тех, кому можно перепоручить часть дел, проконтролировав затем их выполнение. Такая передача доли своей работы другому человеку является очень мощным инструментом для повышения собственной продуктивности.
Составленный на день план по мере его выполнения надо анализировать, вычёркивая претворённые в жизнь пункты. Делать это следует непредвзято, трезво оценивая результат этого претворения в жизнь. Такие действия помогут определиться с дальнейшими целями и сформировать правильное представление о складывающейся ситуации.

Ну, вот, пожалуй, и все основные правила планирования, которые предусматривает тайм-менеджмент. Следуя им, мы получаем реальный шанс быстрого продвижения по карьерной лестнице и возможность полноценного отдыха после качественно, с полной самоотдачей выполненной работы. Для пущей же плодотворности наших деяний надо следовать некоторым советам уже опытных в этой области людей. Заключаются они в следующем.

Во-первых, занимаясь каким-то делом, желательно полностью на нём сконцентрироваться и не отвлекаться на какие-то другие действия: долгие разговоры по телефону, общение с коллегами, затянувшееся чаепитие и прочее. Результатом подобного рассеивания внимания станут затянувшиеся на целый день элементарные дела. Поэтому учимся говорить категоричное: «Мне некогда!» в ответ на чьи-то просьбы помочь или стремление поболтать о пустяках.

Во-вторых, выполняя серьёзную работу, сохраняем спокойствие. Спешка и нетерпеливость приводит к нервозности и суете, а это отнимает массу времени, которое просто проходит впустую. Чтобы такой ситуации не возникло, контролируем себя, блокируя различные раздражители и отодвигая их обдумывание на потом.И, наконец, в третьих: завершив какое-то сложное дело, поощряем себя – празднуем это событие, покупаем какие-то желанные и приятные вещички, идём в дорогой ресторан и прочее. Одним словом, позволяем себе делать то, что принесёт максимум положительных эмоций. Такое поощрение – отличный стимул для наращивания эффективности работы и её оперативности.

Тайм-менеджмент – превосходное подспорье на пути к успеху практически во всех областях нашей жизни. И если мы всей душой желаем этого успеха — начинаем планировать. Вот прямо сейчас берём ручку, листок бумаги, садимся и записываем свои цели. Пусть они становятся ощутимыми и реальными… Удачи!

www.jlady.ru

2. ПОНЯТИЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА. Как управлять временем (Тайм-менеджмент)

2. ПОНЯТИЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Кроме управленческой деятельности, направленной во внешнюю среду, которая осуществляется в виде указаний и распоряжений, существует понятие самоменеджмента.

Сущность самоменеджмента, или управления собой, заключается в умении использовать все предыдущие наработки, как теоретические предпосылки, так и практические приемы, которые уже доказали свою эффективность в повседневной жизни, для оптимизации использования своего личного времени.

Самоменеджмент в чем-то сродни управлению организацией; здесь тоже необходимо определиться со стратегическими и краткосрочными целями, уметь организовать свое рабочее время и четко определить, что и в какие сроки необходимо сделать, выяснить для себя мотивацию тех или иных действий, а также проконтролировать исполнение намеченного.

Но, кроме умения управлять своим временем, профессиональный руководитель должен знать, как эффективно организовать рабочее время своих подчиненных, чтобы конечные цели функционирования организации достигались не только с наименьшими материальными затратами, но и в более оптимальные временные промежутки.

Исходя из этого тайм-менеджмент можно определить как планирование, организацию распределения и контроль за использованием рабочего времени в организации и собственного времени руководителя с целью повышения эффективности работы отдельных подразделений и организации в целом.

…

Умение управлять другими людьми начинается с умения управлять самим собой.

Необходимость выделения управления временем в отдельную область исследований обусловлена постоянно нарастающими темпами изменений во внешней среде, увеличением информационных потоков, которые приходится отслеживать руководителю и ростом в связи с этим требований к мобильности и организованности менеджеров.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

self.wikireading.ru