Контроль персонала. 6 эффективных методов борьбы с бездельниками. Система контроля персонала

Контроль персонала: выберите свой метод

“Кот из дома, мыши в пляс” — очень известная поговорка в семейной жизни. Но разве в бизнесе не так? Один в один. Как только руководитель ослабляет контроль за работниками, так сразу сотрудники идут в разгул. Поэтому контроль персонала очень важен, в ином случае Ваш бизнес можно назвать необузданным жеребецом, который так и норовит лягнуть или скинуть кого-нибудь. Разбираемся, что и как нужно сделать, чтобы получить “рабочую лошадку” и счастливый персонал.

Типовая ситуация

Наша основная услуга это маркетинговый консалтинг. В ходе работы мы прорабатываем огромное количество зон, которые напрямую или косвенно влияют на увеличение прибыли. И вроде бы всё хорошо, инструменты приносят результат, но мы то знаем, что может быть лучше.

Причин улучшить нашу совместную работу — масса, тут скрывать нечего, всегда можно сделать лучше. И один из главных и типовых случаев — это выполнение всей командой поставленных задач. В ход идут разного рода методы и способы мотивации персонала. Но замотивировать мало, нужно ещё контролировать их.

Именно из-за отсутствия контроля мы видим типовую ситуацию: собственники начинают срываться на своих сотрудников, так как не видят что выполнено, а что нет (по умолчанию в их голове мысль — “Ничего не выполнено!”), а в это время сотрудники расслабляются, так как понимают, что их работу не видят, и в какой-то степени не ценят.

Базовые знания в контроле

Без контроля никуда. Какой вид контроля персонала Вы выберите — тотальный или простой, это второй вопрос. Но то, что он должен быть, это точно. И сейчас мы с Вами рассмотрим несколько составляющих успешного контроля действий персонала. Ведь перед тем как мы перейдём к конкретным способам, Вам нужно понять всю суть.

Формат контроля

Есть три способа контроля деятельности персонала на предприятии. Первый и самый очевидный (самый старый) — устное взаимодействие, из серии “Петя, что сделал за сегодня?”. Вариант имеет место быть, но в случае очень маленькой компании и узнавания промежуточного состояния работы. В остальном, это очень слабый инструмент, ведь есть универсальная “отмазка” от договорённостей — “Я этого не говорил”.

Второй способ — это документы. В государственном секторе это принято называть “бумажками”, ведь их там просто сотни тысяч. Вполне допускаю, что в каждой компании есть целая комната с такими бумажками, куда, как Скрудж Макдак в мультфильме про Микки Мауса, можно запрыгивать и плавать. Но это не отменяет факт наличия такого вида контроля, к тому же, он и вправду неплох, если оборот документов не сотни листов в день.

И третий, финальный способ. Это контроль при помощи программных решений, начиная от обычной Excel таблицы, заканчивая CRM-системами. Идеальный вариант для любой компании — это CRM. Но есть проблема, и она заключается даже не в стоимости и настройке, а в том, чтобы заставить работать всю команду в такой системе. Как правило, именно на этом шаге всё сыпется. Всё это связано с тем, что нужно учиться, а учиться никто не любит.

Время контроля

Уже из пунктов выше у Вас могут появиться мысли о том, какая система контроля персонала Вам подходит (в нашей статье мы будем говорить в большей мере про специалистов по продажам). Но помимо формата контроля, его ещё можно разделить на время.

Первая часть проверки — это перед началом работ. Тот случай, когда мы оцениваем концепцию и план работы. И уже на этом этапе можем сказать, что делать задачу нужно иначе. Второй случай проверки — это контроль во время выполнения действий. Когда уже что-то делается и нужно сверить правильность движения. И последняя часть — это проверка по факту выполненных задач.

У нас в России принято проверять всё по факту. Когда сотрудник уже всё зафиналил, мы к нему подходим и начинаем стучать по голове за то, что он всё сделал неправильно и нужно переделывать. Это плохо, господа. Ведь так мы теряем время и деньги. Поэтому нужно обязательно помогать в начале и в процессе.

Всё остальное

Ещё контроль действий персонала можно разделить на гласный не гласный, это когда Вы либо говорите и делаете всё публично, либо делаете это в тайне от сотрудников. Также он ещё делится на территориальный (на работе, в жизни, на отдыхе) и организационный (за отделом, за бригадой, за сотрудником).

Но чаще всего это и так понятно. Главное, что Вам нужно запомнить из теоретической основы, это форматы и время. И подводя итог, можно точно сказать, что пока Вы не следите за работой персонала, они работают на 40-80% от максимальной мощности. И с каждым месяцем они расслабляются, а Вы злитесь все больше и больше.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 45 000 чел.ВКЛЮЧАЙТЕСЬ

10 МЕТОДов КОНТРОЛЯ

Вот Вы и прошли базовый теоретический курс про контроль персонала в организации. Но это же теория, которая лишь даёт понимание что это. Поэтому далее мы разберём с Вами самые актуальные методы контроля персонала. Те, что Вы можете взять и внедрить в ближайшее время. И те, что мы уже опробовали на своих клиентах.

1. Планёрки

Недавно я проводил консультацию для клиента и он меня убеждал, что не видит необходимости в планёрке, так как им нечего обсуждать, ведь всё одно и то же из недели в неделю. С одной стороны мысль вроде логичная, но с другой стороны это как в анекдоте:

Она: — Почему ты мне перестал говорить, что любишь меня?

Он: — Я уже один раз сказал, если что-то изменится, то я дам тебе знать.

Сотрудникам нужно говорить, что Вы их любите…тьфу! Их нужно мотивировать, показывать динамику выполнения плана и обязательно на таких стычках проверять по задачам. Причём, делать это не только по выполненным, но и по тем, которые планируются и находятся в процессе выполнения.

2. Видеонаблюдение (открытое и закрытое)

Классика жанра среди методов контроля персонала в организации. Ставите много-много камер и получаете 24/7 контроль над всеми в рабочей зоне. Для усиления эффекта можно поставить камеру со звукопередачей, таким образом, это поможет не только проверять факт работы, но и то, как они это делают. Например, работают ли они по скриптам и в целом как общаются с клиентами.

Видеонаблюдение Вы можете разместить гласно и негласно. Идеальная схема это и так, и так. Чтобы про часть камер сотрудники знали, а про другую часть нет. И те, что снимают скрыто, нужны для того, чтобы выявлять особо тяжкие случаи. Кстати, обязательно получите разрешение на съёмку от своих работников, а то влетите на штраф.

3. Тайный покупатель

Я обожаю проводить тайных покупателей. А вот сотрудники их просто терпеть не могут, так как считают, что таким образом мы сомневаемся в их эффективности. Но благодаря тайным покупателям можно выявить массу моментов. Таким образом, Вы легко проконтролируете выполняют свои обязанности сотрудники или нет.

Для успешного внедрения этого метода оценки персонала, Вам обязательно нужно продумать легенду, по которой будет приходить наш секретный агент. Нужно всё фиксировать на диктофон и конечно, доводить сделку до конца. Более подробно про правильную реализацию тайного покупателя смотрите в моём видео ниже:

4. KPI (нормирование труда)

В какой-то степени, это автоматический контроль качества работы сотрудника на любой должности. Смысл заключается в том, что Вы ставите своим сотрудникам определённые KPI или нормативы, которые являются планкой, которую нужно либо достичь, либо наоборот не преувеличить.

Например, у продавцов, в качестве KPI, может быть количество контактов с новыми клиентами. А у специалиста по тендерам будут нормативы, которые говорят, что на подбор 10 позиций должно уходить не более 5 часов. Таким образом, сотрудники прекрасно понимают, что и как им нужно делать. Всё, что Вам необходимо, это усилить все дополнительным контролем.

5. Мотивационная доска

Отличный инструмент, который позволяет не только следить за сотрудниками и производить оценку персонала, но и увеличивать продажи почти без вложений. Название этому инструменту — мотивационная доска. Это в прямом смысле слова, доска с отмеченными KPI, нормативами или планом продаж.

Каждый день (или в течение всего дня) на этой доске отмечается количество выполненных задач всем отделом или отдельным сотрудником. Такая доска является прямым отражением деятельности в моменте. Её видят как сотрудники, так и руководитель. И реализовать её можно как сразу на компьютерах сотрудников (в рабочем пространстве), так и просто на двери в офисе.

6. Прослушивание телефонных звонков

У нас все разговоры с клиентами записываются. Таким образом, мы получаем массу плюсов, главный из них это возможность прослушать спорную ситуацию. Но если мы говорим про контроль за работниками, то прослушивая эти звонки Вы можете выявить для себя как работают Ваши сотрудники.

Во всех отделах продаж (где мы работаем) обязательным действием, среди всего списка, является установка записей звонков. Сделать это легко. Причём, если Вы используете CRM-систему, то каждый звонок сразу будет привязываться к карточке клиента.

7. Отчёты

Хорошо, если у Вас есть ежемесячный отчёт от руководителя. Но совершенствование системы контроля может пойти еще дальше. Как минимум, каждый сотрудник может делать отчёт и предоставлять его не только в конце месяца, а в конце недели и даже дня. Такие действия помогут сотруднику лучше сформировать видение на прошлое и будущее. И также Вам поможет контролировать их направление.

А вообще предлагаю сотруднику отчитываться о каждой выполненной задаче! Я не сошёл с ума. Это сделать легко и просто. Всё, что Вам нужно, это чтобы каждую задачу (60-95% от всех) сотрудник фиксировал в CRM-системе (кстати, как выбрать подходящую, можете посмотреть здесь — CRM системы: рейтинг 2017, которого не существует).

Помимо CRM можно использовать другие, более простые схемы, например, отчётность по системе Канбан. Но я Вам приготовил самый простой вариант ежедневного отчета. Уровень “супер-новичек”, но этого достаточно, чтобы начать. Пример ниже.

Либо можете использовать такой вариант отчета. Он еще проще и заполняется в таблице. Кстати, мы для маленьких компаний в маркетинговом консалтинге используем Google Docs. Таким образом все файлы можно смотреть и редактировать с любой точки мира, что упрощает изучение работы персонала.

8. Рабочее время и действия

Следить программно за рабочим временем можно двумя способами. Самый простой это поставить на входе систему, с которой сотрудник должен провзаимодействовать при приходе, уходе и перерывах на работе. Есть разные подходы. На работе в Америке я проводил карточкой. В более крупных компаниях я видел биометрическую проверку (отпечатки пальцев). В системе Битрикс24 есть функционал распознования лиц с помощью камеры на планшете.

Более сложный подход в учёте рабочего времени (подходит для офисов) — это установка на компьютеры специальных программ, которые фиксируют во сколько была начата и закончена работа, какие программы открывались и сколько времени в каждой из них работал сотрудник. Помимо времени Вы ещё увидите совершённые действия. Мы такой подход практикуем для дистанционных работников.

9. GPS

Для специалистов-путешествеников (обычно это торговые представители) Вы можете использовать отслеживание их местоположения по GPS в машине, специальному трекеру или планшету, который они обязаны носить всегда с собой. В компаниях по грузоперевозкам это must have, так они определяют количество израсходованного бензина (и многое другое).

В случае менеджеров, Вы сможете видеть реально заежал специалист к клиенту или навешал Вам лапшу. Также сможете понять отлучался ли он по своим делам и на сколько. Причём, рекомендую новичкам не говорить, что у них стоит GPS, и таким образом изучить как они себя ведут. А уже после испытатольного срока поздравить с успешным прохождением проверки.

10. Экзамены

Смотря сейчас на старания родителей и школьников при подготовке к ЕГЭ, у меня возникают спорные чувства. Сначала думаешь зачем всё это ввели, ведь жили до этого нормально, но с другой стороны ученики стали реально больше готовиться, а значит лучше погружаться в тему.

То же самое нужно и Вам реализовать в своей компании. Промежуточные экзамены в ходе всей работы. Они могут казаться простыми и глупыми для “опытных монстров” Вашей команды. Но другие сотрудники могут изрядно попотеть. К тому же, это прекрасный повод для всех лишний раз заглянуть в книгу продаж компании, иначе она бы пылилась на полках с веков адаптации сотрудников.

ИСТОРИЯ ПРО ЛЯГУШКУ

Вы наверняка слышали историю про лягушку и кастрюлю?! Нет? Вы очень многое упускаете. Её можно применить ко многим темам, но тут она как никогда кстати. Слушайте и записывайте.

Учёные задались вопросом: “Как сварить живую лягушку?”. Как Вы думаете, что нужно сделать этого? Была выявленна масса способов. Те, что сковывали и парализовывали лягушку, сразу отпали, ведь это не честно. Поэтому осталось всего два.

Первый способ, самый очевидный. Взять кастрюлю, налить в неё воду, скяпить её и после чего кинуть туда нашего подопытного. Задумка неплохая, но провалилась. Лягушка сразу выпрыгнула, ведь и не прошло секунды, как она почуствовала неладное и выпрыгнула.

Второй способ пошёл от отобратного. Также взяли кастрюлю, налили в неё воду, но перед кипячением туда положили лягушку. То есть она оказалась в комфортной воде. Логично, она не выпрыгнула, а стала там плавать. Но нам же нужно сварить. Поэтому ученные просто включили медленный огонь, в результате которого, лягушка ничего не почувствовала и сварилась.

КАК ИСПОРТИТЬ КОНТРОЛЬ

Историей про лягушку я хочу донести до Вас мысль, что в контроле персонала на предприятии всё нужно делать постепенно. Люди ничем не отличаются от братьев меньших. Они также “делают ноги”, когда чувствуют неладное, в случае бизнеса, это в том числе резкое внедрение какой-либо системы и средств контроля.

Помимо резкого внедрения, у Вас могут быть другие серьёзные ошибки и, как специалист, который видел опыт разных компаний, спешу Вас познакомить с главными из них (мелочь пропускаем). Умоляю Вас, учтите эти моменты.

Периодический контроль. “Сегодня хочу, завтра не хочу”. Сотрудники должны постоянно знать о том, что все их действия проверяют и делают это постоянно. Иначе расслабятся, ведь будут надеятся, что сегодня будет как всегда, Вы не будете проверять.
Отсутсвие наказаний. Если есть нормативы, значит должны быть меры при нарушении. Это логично и очевидно. Поэтому если Вы выявили проблему и человек не реагирует на предупреждения, то нужно принимать меры. Никто не любит наказывать, но делать это иногда нужно.
Тотальный контроль. “Доверяй, но проверяй”, — помните такую фразу? Это применимо и к бизнесу. Сотрудники должны быть свободны в своих действиях и не чувствовать тотального надзора, но при этом знать, что “большой брат” следит за ними.

Коротко о главном

Раз Вы дочитали статью до этой строки, значит Вы реально оценили необходимость контроля персонала. Это хорошо и здорово. В этой статье Вы узнали как контролировать работников, какие форматы и методы контроля бывают. Как Вы могли заметить, я умышленно не писал мелкие и очевидные способы, по типу: устные вопросы, отметки на флипчарте, ведение ежедневника. Мы с Вами разобрали имнно то, что реально работает и проверено нами.

И напоследок, хочу закончить материал такой мыслью — “Проверять нужно не нарушения, а победы”. Это не отменяет факт поиска проблемных зон и штрафования за них, эта фраза говорит Вам, что людей больше мотивирует возможность получить больше денег или поощрение за выполнение задач. Всё должно быть в меру.

P.S. Если Вас интересует тема мотивации сотрудников, то читайте ещё эту статью — Виды мотивации персонала. Кнут и пряник версия 2.0

Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl+enter

in-scale.ru

Контроль Персонала (Способы и Методы)

Контроль работы персонала — это одна из функций менеджера, которая заключается в сборе сведений о выполнении поставленных задач подчиненным. Контроль является жизненной необходимостью при работе с персоналом, поскольку на основании данных контроля осуществляется планирование дальнейшей работы. От того на сколько правильно организован контроль работы персонала в компании зависит на сколько быстро компания придёт к намеченным целям и то сколько ресурсов потратит компания. Изучая методы управления персоналом с точки зрения продаж, функции контроля нужно уделить особое внимание.

Есть много разных форм контроля. Можно контролировать как текущий процесс, так и полученный результат, существует предварительный, текущий и итоговый контроль. Так же при контроле очень важно понимать какие вы затрачиваете ресурсы на организацию контроля и развивать в коллективе самоконтроль.

Предварительный контроль

Предварительный или начальный контроль заключается в обозначении сотруднику какие итоговые результаты вы хотите получить по выполнению поставленной задачи, а так же определение временных ограничений. Предварительный контроль является частью правильной постановки задач и прежде всего формирует у подчиненного осознание того что за его работой следят и она будет проконтролирована по выполнению. Этап предварительного контроля снижает затраты на текущий и итоговый контроль.

Текущий контроль

Текущий контроль осуществляется непосредственно во время проведения работы, путем наблюдения за работой сотрудника. При этом наблюдение может носить форму как совместной работы так и оценки работы по определенному «чек – листу». Основная задача текущего контроля скорректировать работу сотрудника и повлиять на достижение цели. Считается что текущий контроль наиболее эффективно проводить либо по истечении 2/3 от поставленного времени, либо когда работа выполнена на 2/3. Поскольку вы сможете не только увидеть недочеты в работе, но и успеете внести корректировки.

Итоговый контроль

На этапе итогового контроля сравниваются поставленные цели с полученным результатом. Итоговый контроль необходимо проводить всегда. Если сотрудник поймет что вы, не контролируете его работу он рано или поздно начнет работать «спустя рукава». У сотрудника всегда должна быть ответственность за результат. У итогового контроля есть большой недостаток, он вам не даёт возможности справить выполнение работы так как время ушло. Поэтому не нужно пренебрегать текущим и предварительным контролем.

При проведении контроля нужно понимать что большинство рядовых сотрудников относятся к контролю как к карательной мере, многие начинают сразу искать скрытый смысл и даже боятся что их уволят. При контроле сотрудники испытывают определенный стресс и чувство отторжения. Хотя сам по себе контроль создан для того чтобы помогать руководителю понять зоны роста. Поэтому при контроле старайтесь более позитивно общаться с подчиненным. Самый высший пилотаж использовать контроль как возможность мотивировать сотрудника на выполнение работы. Кроме того результаты контроля служат данными для того чтобы осуществить анализ продаж.

Как контролировать продавцов

Для упрощения контроля сотрудников создано очень много современных технических решений. Мне не единожды приходилось применять различные способы и методы контроля продавцов, торговых представителей и менеджеров по продажам разных категорий. Вот лишь некоторые, самые распространенные:

Системы видеонаблюдения – хороший вариант видеть то что делают сотрудники, в те моменты когда вас нет рядом. Это прекрасный способ контроля продавцов в магазинах и отделах продаж. Установил и заходишь с приложения на телефоне;
GSM трекеры и иные способы определения местоположения – для определения местонахождения удаленных сотрудников. Например, торговых представителей. Для этих целей так же применяются специальные приложения для смартфонов, кроме того есть масса готовых решений от операторов сотовой связи. Для того чтобы контролировать детей сейчас большим спросом пользуются смарт часы, они не того позволяют установить точное местоположение, но и позвонить и послушать что делает ребёнок, при этом сам ребёнок не будет знать что его прослушивают;
CRM системы для контроля времени прихода и ухода с рабочего места. Часто важно знать, во сколько сотрудники приходят и уходят с работы;
go pro Видеокамеры – применяются для контроля расклейщиков рекламы. Записывают видео, потом вы можете просмотреть как качественно работал сотрудник;
Диктофоны – данное решение, я применяю для контроля качества презентаций продавцов. Сделал запись и прослушал что делал продавец.

Данные инструменты позволят сделать контроль за персоналом системным. Несмотря на обилие современных способов контроля сотрудников в целом и продавцов в частности, важно не забывать уделять время для ежедневного контроля за персоналом. Ведь даже самые лучшие системы контроля, не смогут провести корректирующие мероприятия и повлиять на работу ваших подчиненных. А это прямая обязанность непосредственного руководителя.

worldsellers.ru

Контроль персонала: методы, программы, системы

Как обеспечить контроль персонала, какие методы контроля персонала считаются наиболее действенными, каким способом совмещается доверие с контролем над работой персонала – об этом в материалах статьи.

Из статьи вы узнаете:

Какие методы контроля персонала наиболее действенные

Обеспечить контроль персонала можно с помощью разных методов. Но всегда необходимо объяснять подчиненным, какого результата надо достичь. Если грамотно выстраивать общение и четко ставить цели, сотрудники чувствуют себя ответственными за них и просто не могут подвести руководителя. Например, если намечается очень сложный проект по подбору кандидатов, и вы заметили, что сотрудники начали чаще отпрашиваться с работы. Стоит собрать их на встречу и попросить рассказать, что их смущает, все обговорить, и работа над проектом пойдет значительно лучше.

Скачайте документы по теме:

Регулярно собирайте совещания и круглые столы для обсуждения рабочих вопросов, включите эти методы в программу контроля персонала.

Скачать документ >>>

Пусть это выглядит как спокойная беседа руководителя с сотрудниками о том, как обстоят дела у каждого из них, какие ценные наблюдения они сделали, что их волнует. Посоветуйте руководителям регулярно проводить такие совещания или круглые столы (скажем, раз в неделю, в две недели или в месяц, установить конкретное время и день) и позиционировать их как совместный поиск лучших решений и способов действий, как форму взаимной поддержки и выработки коллективных планов, как площадку для дискуссий.

Но заметьте, что управленцы, должны создавать на таких собраниях позитивную и комфортную обстановку, чтобы все высказывались свободно. Тогда сотрудникам и в голову не придет, что таким образом руководитель их контролирует. Они станут открыто высказывать свое мнение, обмениваться информацией, общаться. А руководитель, слушая подчиненных, получит информацию о состоянии дел в подразделении, о том, кто и над чем работает, у кого какие трудности, есть ли неэффективные участки.

Во время обсуждения задач, когда сотрудники будут высказывать идеи и предложения, руководитель может наметить и что сделать, и кто будет это делать, и за какой период времени. По сути, поставить задачу, обозначить исполнителей и сроки.

Это будет входить в программу планирования и контроля персонала, скажите руководителям подразделений:

круглые столы объединяют формальные методы контроля и позитивное управление вниманием (повышение вовлеченности), становятся местом, где общаются новички и старожилы;

с помощью круглых столов и совещаний легко контролировать, как идет обучение, адаптация сотрудников, как растет их профессионализм, уровень лояльности и вовлеченности, понимание стратегии компании.

Контроль в управлении персоналом на примере

ПРИМЕР

Директор по логистике раз в две недели проводил общее совещание всего подразделения. На очередном совещании управленец рассказал подчиненным, что в последнее время стало расти число жалоб на доставку товаров из интернет-магазина. «Как вы думаете, в чем дело и как можно решить проблему?» – спросил сотрудников директор по логистике. Они сразу наперебой стали предлагать варианты решения. Все предложения и идеи зафиксировали, а потом обсудили их и выбрали наиболее подходящий и работающий вариант.

Решили изменить условия работы с аутсорсинговой компанией, которая оказывала магазину курьерские услуги: установить доплату за каждую доставку, но выплачивать ее курьерам постфактум – после того, как они доставили товар, и при условии, что к доставке нет нареканий от клиентов.

Ответственным назначили старшего менеджера отдела сбыта, который и предложил эту идею. В то время, пока сотрудник претворял свою идею в жизнь, в службе логистики не раз проходили рабочие совещания. На них руководитель интересовался у менеджера, как у него идут дела, тот обозначал сложности и проблемы, просил помощи у коллег в поиске решения. Все вместе находили выходы из сложных ситуаций, и через полгода после запуска новой системы вознаграждения курьеров количество недовольных клиентов составляло всего 6%.

Как обеспечить контроль персонала в организации

Для каждого из 4 психотипов сотрудников подберите подходящую форму контроля и определите, как нельзя контролировать деятельностью персонала, чтобы не демотивировать:

контроль «по случаю». Руководитель устраивает проверки, когда вспомнит, что надо бы проконтролировать подчиненных;

тотальный контроль. Руководитель контролирует каждый шаг подчиненных, это блокирует у них инициативу, убивает чувство ответственности;

контроль определенных участков. Сотрудники быстро понимают, что шеф любит проверять, и усиленно работают только на этих участках;

контроль без обратной связи. Сотрудники не понимают, как и почему руководитель оценивает их работу, а потому не могут исправить свои недочеты и ошибки;

поверхностный контроль. Работа оценивается формально, без учета целого и реального положения вещей. У сотрудников пропадает желание трудиться качественно.

На четыре психотипа сотрудников разделила американская тренинговая компания Wilson Learning. Это – «драйверы», «экспрессивные», «аналитики» и «любезные». У каждого свое отношение к жизни и к работе, свой характер и реакция на контроль. Чтобы обеспечить систему эффективного контроля персонала в организации, посоветуйте руководителям определить, к какому типу относится каждый подчиненный, и, исходя из этого, выработать такую форму контроля, которая не будет вызывать у него сопротивления.

Составьте описание каждого психотипа и раздайте управленцам. Укажите характерные черты каждого типа, по которым можно понять, к какому из них человек относится. И, конечно же, укажите, какая форма контроля труда персонала для каждого типа наиболее оптимальна.

Так, «драйверы» ориентированы на результат и очень ценят время. Им нужны конкретные указания: что конкретно нужно сделать и в какие сроки, каким будет эффект от выполнения задачи. Его можно прямо спрашивать о том, как идет работа и будут ли соблюдены сроки, так как он понимает, что все должно быть закончено вовремя. Пусть руководитель разговаривает с таким подчиненным четко и по делу.

Возможно, вам будет интересно узнать:

Для «аналитиков» процесс важен не менее, чем результат. Они стремятся докопаться до сути, любят цифры и графики. Рекомендуйте руководителям, ставя задачи «аналитикам», тщательно аргументировать, почему надо выполнить задачу сейчас, приводить факты. Чтобы мягко проконтролировать такого сотрудника, руководитель должен быть готов неспешно и обстоятельно поговорить с ним о процессе работы – что идет хорошо и почему, а что не очень. О сроках напоминать надо мягко и неагрессивно, так как это для любителей процесса больной вопрос, и они знают об этом. Чрезмерное давление и прямота вызовут сопротивление и обиду.

«Экспрессивные» сотрудники эмоциональны и любят общаться, пытаются привлечь к себе внимание. Советуйте руководителю подавать таким сотрудникам рабочие задачи как возможность проявить себя, развить в себе новые качества. Подчеркивайте престижность работы над задачей, показывайте, что от нее зависит работа многих сотрудников. Контролировать персонал «экспрессивных» надо мягко и бережно, по-дружески. Любой напор со стороны руководителя они воспримут настороженно и эмоционально. И посоветуйте управленцу периодически подбадривать экспрессивных сотрудников, так как они быстро перегорают.

«Любезные» ставят на первый план отношения с людьми. Чтобы обозначить таким сотрудникам задачу, начинайте с ними разговор с отвлеченных тем, выражайте сочувствие и понимание, готовность сопереживать. Система контроля персонала «любезных, должна быть выстроена так, будто руководитель выражает готовность помочь, демонстрирует соучастие, способен все выслушать и понять. Такие сотрудники переживают, что не справятся с заданием в одиночку. Поэтому руководитель должен всегда подчеркивать, что поможет и поддержит. Тогда к его вопросам о работе подчиненные будут относиться спокойно.

Читайте по теме в электронном журнале

Каким способом система контроля персонала совмещается с доверием

Способов совместить доверие к сотрудникам и контроль над персоналом достаточно много. Рассмотрим наиболее популярные:

определите для всех сотрудников границы полномочий. Тогда каждый будет занят своим делом, и все будут знать, кто за какой участок работы отвечает. Тогда доверие будет только в плюс. Сотрудники поймут – пользуясь доверием руководителя, невозможно избежать ответственности за свою работу, не сделать ее и остаться незамеченным. Станет ясно: доверие можно использовать только для одной цели – чтобы проявлять самостоятельность в работе, хозяйский подход к ней и выполнять ее качественно.

не соскальзывайте с рационального уровня на эмоциональный. Ярмарки знаний. Эмоции полезны в работе с персоналом, но когда заполняют все, это плохо. Управленец должен быть рациональным, анализ контроля персонала позволит трезво оценивать ситуацию и мотивировать сотрудников. Для этого пусть руководитель устраивает ярмарки знаний и умений. Это, по сути, те же производственные совещания, семинары или дискуссии по рабочим вопросам. Сотрудники будут высказываться, а управленец увидит, кто из них и насколько компетентен, поймет, что сделать, чтобы эффективность повысилась.

разных сотрудников и контролируйте по-разному. У подчиненных разный опыт и компетентность. И не все одинаково добросовестны при выполнении задач. Да и задачи у всех разные. Исходя из этого руководитель и должен определять степень доверия и плотность контроля за работой персонала. Например, за неопытными сотрудниками управленец не просто может, но и обязан постоянно присматривать. За непредсказуемыми работниками и теми, которые руководствуются всегда только личными интересами, тоже.

Важные выводы

Если контроль персонала нужен для того, чтобы понимать, как выполняется задача, вовремя корректировать работу и мотивировать, он не должен выглядеть как строгая проверка.
Самый лучший контроль персонала – когда сотрудники контролируют себя сами. Чтобы добиться этого, давайте возможность предлагать решения и их реализовывать, введите самооценку.
Контроль персонала не снизит вовлеченность и лояльность персонала, а также его мотивацию, если руководитель будет играть роль консультанта и помощника, с которым сотрудники могут обсудить сложные вопросы и получить поддержку.

Возможно, вам будет интересно узнать:

www.hr-director.ru

Системы видеонаблюдения

Системы учета и контроля персонала – это та сфера, которой на данный момент уделяют всё больше внимания в организациях Среднего и Малого бизнеса. Стабильная работа организации часто зависит от стабильной и качественной работы каждого отдельного сотрудника. Как офисные сотрудники, так и выездные работники организации не всегда выполняют свои прямые обязанности. Курьеры или иные сотрудники на выезде порой задерживаются отнюдь не по уважительным причинам, а офисные сотрудники вместо своих прямых обязанностей занимаются просмотром фильмов или играми.

Специфика работы компании Сигир вынудила основателей решить вопрос контроля работы сотрудников одним из первых, и продолжать его развивать по сей день.

Службы контроля сотрудников различны как по виду, так и по своему направлению. Контролируя собственный персонал на высшем уровне, обеспечивая себе онлайн-контроль как местоположения каждого инженера, так и каждого офисного сотрудника, компания Сигир рада предоставить своим клиентам такие же возможности. Настройка видео и аудионаблюдения, контроль рабочего стола сотрудников, мониторинг выездных специалистов и транспорта – всё это вполне осуществимо в рамках одной организации, и может быть налажено в кратчайшие сроки.

Консультацию по подобным вопросам готовы оказать специалисты компании Сигир по телефону, а так же предоставить сертифицированного специалиста для более подробного изучения вопроса, и предложения возможных вариантов контроля сотрудников непосредственно на предприятии заказчика.

Аудит информационной системы
Защита корпоративной информации
Системы видео наблюдения и СКД
Чем занят сотрудник
Контроль интернет трафика
Контроль рабочего стола
Учет времени работы исполнителя
Управление рабочими сменами
Мониторинг мобильных сотрудников
Учет работы аутсорсинговых компаний
Контроль транспорта MaxTech

www.sigir.ru

Системы контроля рабочего времени персонала на ПК: мнения российских компаний "за" и "против" | HR-elearning

В условиях усиливающейся конкуренции российские работодатели все больше озабоченны повышением эффективности своего персонала. Для этого разрабатываются программы мотивации или внедряют систему штрафов, проводят мероприятия для повышения лояльности, внедряют обучение и развитие персонала и т.п., а также, набирающую популярность в компаниях — внедрение систем контроля рабочего времени сотрудников. Причем акцент смещается в сторону контроля за работой офисного персонала.

Автоматизированные системы контроля действий сотрудников

Автоматизированные системы контроля действий и рабочего времени позволяют компаниям контролировать работу офисных сотрудников за компьютером (производить сбор, хранение и анализ данных на компьютере).

Системы контроля за действиями сотрудников на ПК позволяют:

— мониторинг в режиме реального времени;— активность в Интернете на веб-сайтах;— активность в программах;— запись нажатия клавиш — кейлоггер;— интернет-мессенджеры, skype;— активность в социальных сетях;— мониторинг поисковых систем;— мониторинг внешних носителей информации;— контроль использования принтера.

Анализ данных систем контроля сотрудников позволяет выявлять:

1. Ненадлежащее выполнение сотрудниками своих должностных обязанностей.2. Неэффективных сотрудников и прокрастинаторов.3. Предотвращать утечку информации и регистрировать факты разглашения коммерческой тайны или факты утечки корпоративных, персональных данных.4. Сотрудников, собирающихся уволиться.5. Нарушение и нарушителей трудовой дисциплины.6. Контроль за производительностью сотрудников.

Практика применения автоматизированных систем контроля за действиями сотрудников в России пока находится на низком уровне. По оценкам участников рынка, примерно от 10 до 15% российских компаний применяют автоматизированные системы контроля. В заграничных компаниях, по разным оценкам, этот показатель достигает уровня 60-70%.

Разработчики систем уверяют в том, что использование технологий мониторинга сотрудников может серьезно увеличить производительность труда в компаниях. Бизнес в этом отношении разделился на два лагеря: внедрение контроля приводит к росту эффективности персонала и напротив, снижает эффективность и мотивацию.

Мы узнали у нескольких российских компаний о том, что они думают о контроле за действиями сотрудников. Какая система управления персоналом приносит больше всего пользы бизнесу — контроль за действиями сотрудников, отношения на доверии или гибкие решения. Мнения поступили очень разные.

«ЗА» внедрение систем контроля персонала:

Владимир Шлыков, генеральный директор «id:Result».

«При обычном росте оборота в год на 25%, после внедрения системы удаленного контроля рост составил 48%»

У меня небольшое маркетинговое агентство. В штате в разное время от 5 до 7 человек. Все работают удаленно. Такая форма работы была выбрана осознано, так как имеет ряд преимуществ, как для сотрудников, так и для компании. Спустя 1,5 года использования 2-х факторной системы контроля, однозначно уверен в ее необходимости. Причем и для компаний, работающих в офисах.

Первоначально никаких систем контроля у нас не было. Был таск-менеджер, в котором ставились задачи и сотрудники сами указывали затраченное на эти задачи время. Не всегда все задачи делались в срок и быстро. Беседы на тему того, что это плохо и для компании и для сотрудников, не имели никакого успеха.

В результате было принято решение на все компьютеры поставить одно из популярных десктопных решений. Программа в указанные рабочие часы контролирует запущенные программы, открытые окна браузера, активность пользователя. Как результат, выяснилось, что практически каждый в рабочее время занимался фрилансом. Ущерб для предприятия очевиден.

Не смотря на то, что программу ставили сами сотрудники и им было объяснено зачем это делается, поменять отношение к работе уже не получилось. Люди изначально шли с установкой, что раз это «удаленка», то можно будет работать в пол силы. Всех пришлось уволить.

Новые кандидаты сразу предупреждались о контроле за их работой. Часть кандидатов это отпугнуло. Те, кто согласились в основном выполняют свои обязанности хорошо. Нашлись и такие, которые искали способы систему обмануть, но не вышло.

Таким образом, для людей ответственных, которые готовы работать, подобные системы не являются демотиватором и в то же время эти системы помогают как выявить недобросовестных среди действующих сотрудников, так и избежать приема таковых на работу. В итоге получаем эффективно работающую команду.

Ну и самое интересное. При обычном росте оборота в год на 25%, после внедрения системы удаленного контроля рост составил 48%. Уверен, отчасти из-за повышения эффективности труда, которого не удавалось добиться беседами и бонусами.

Алексей Николаев, Заместитель генерального директора «Центр 23 век», автор книги «Мобильная связь на пути к 6G»

«Не стоит смешивать две принципиально разные цели подобной слежки: обеспечение информационной безопасности и обеспечение эффективности сотрудников»

Первый модуль должен быть «по-умолчанию» в любой компании. Все опасные деяния пользователя (использование для конфиденциальных данных бесплатных «облаков», копирование на внешние носители коммерческих тайн и т.п.) должны автоматически пресекаться. Это даже не обсуждается. Громкие скандалы с утечкой данных случаются уже почти каждый месяц.

Что касается слежки за КПД, то в России — это пустая трата денег. У нас слишком большой советский опыт работы по И.Б.Д. (Имитация Бурной Деятельности). Его неоднократно высмеивали сатирики-классики.

А любое подобное ограничение мы часто воспринимаем, как личное оскорбление и прилагаем неимоверные усилия, чтобы его обойти, даже если нам это не нужно. В результате ресурсы начинают теряться еще и на «окопную войну» «работодатель — сотрудник». На мой взгляд, подобные системы — это роспись работодателя в неспособности мотивировать своих сотрудников на работу. а значит в не профессионализме.

Михайленко Евгений Владиславович, директор Ассоциации экспертов системного менеджмента «МихиКо», К.Ю.Н., автор бестселлеров «Архитектура высокоэффективного бизнеса», «Антикоучинг», «Пособие карьериста»

« …Показатели отклонения их ключевых параметров от заданных. Вот эти отклонения и являются индикатором ситуации»

Что касается технических средств контроля, то здесь имеет значение даже не непосредственный контроль за действиями сотрудников, а показатели отклонения их ключевых параметров от заданных. Вот эти отклонения и являются индикатором ситуации.

Святое правило руководителя – поручать исполнение задач тому, кто способен с ними справиться. Способность справиться с задачей проистекает из двух посылок (если задача исполнима в принципе):

1. Персональные способности исполнителя;2. Наличие у исполнителя соответствующих ресурсов, в том числе, административно-распорядительных.

Если Вы ставите задачи без учета этих двух факторов, Вы попусту тратите время, свое и подчиненных.

В случае, если задача подразумевает участие нескольких исполнителей, и Вы, разумеется, назначили из них ответственного исполнителя, без особой нужды в том, старайтесь не влезать во взаимоотношения ответственного исполнителя и других исполнителей. Избегайте «руководства через голову». Не следует непосредственно руководить подчиненными Ваших подчиненных. Во-первых, тем Вы будете подрывать авторитет Ваших подчиненных, ответственных за задачи, а во-вторых, Вы сами утонете в текучке и не сможете из массы лишней для Вас информации разглядеть действительно важную, а к руководителю должна попадать только такая информация. Умейте делегировать несущественные для Вашего уровня технические вопросы исполнителям.

Выражаясь фигурально — не стойте за спиной исполнителя. Хотите, чтобы от Вас было много пользы — не мешайте! Контролировать нужно не людей, а исполнение задач, а для этого Вы и назначаете ответственных исполнителей, которые, в свою очередь, отчитываются перед Вами по заданным Вами параметрам в заданных Вами контрольных точках.

Старайтесь отслеживать моменты, когда сотрудники начинают пытаться манипулировать Вами и осуществить так называемое «обратное делегирование». Такие манипуляции довольно несложно распознать.

Перечислю для примера некоторые из них:1. Апелляция к экспертизе («Вы знаете лучше», «никто, кроме Вас с этим не справится», «только у Вас есть подобный навык»).

2. «Взятие измором»:— сотрудник каждый раз сдает задачу с существенными недоделками в надежде на то, что Вы в конце концов плюнете и сделаете все сами;— сотрудник начинает заваливать Вас бесконечным количеством вопросов, относящихся к задаче, и Вы понимаете, что проще самому сделать, чем ответить на все эти бесконечные вопросы.

3. Имитация занятости. Сотрудник пытается создать у вас иллюзию, что у него не хватит времени на выполнение данной задачи:

— имитация бурной деятельности. Сотрудник создает вокруг себя бесконечное количество совещаний, готовит массу презентаций, графиков, планов, при этом конкретного результата работы нет.

— имитация сильной загруженности. Сотрудник постоянно занят, все время что-то делает, сидит на работе до ночи, жалуется, что «он один тащит весь отдел на себе, остальные прохлаждаются, передайте эту задачу тем бездельникам», тогда как в реальности задач у него совсем немного.

Обобщим положительные моменты внедрения системы контроля за действиями сотрудников.

Аргументы «ЗА»:

1. Умный контроль — это основа правильного управления персоналом.2. Выявление массовых «пожирателей времени» у сотрудников.3. Выявление неэффективных сотрудников, «лентяев», прокрастинаторов.4. Контроль не ради контроля, а выявление и корректировка параметров выходящих за границы допустимых. Эти отклонения являются индикатором ситуации.5. Обеспечение информационной безопасности.6. Контроль за удаленными сотрудниками.7. Дисциплинирует персонал. Осознание сотрудниками, что их деятельность мониторится, вынуждает быть эффективнее, планировать свою работу.8. Обнаружить процессы, которые можно выполнять эффективнее, скорректировать их и повысить производительность труда.

«ПРОТИВ» внедрения систем контроля персонала:

Александр Лещинский, генеральный директор компании Effectiff и проекта Cloud Interpreter

«По моему опыту, контролировать сотрудников нужно. Но я против тотального контроля, когда это превращается в преследование»

По моему опыту, контролировать сотрудников нужно. Но я против тотального контроля, когда это превращается в преследование. Такие методы могут только испортить рабочие отношения.

Тотальный контроль не имеет смысла по двум причинам. Во-первых, он не дает человеку полноценно раскрыться. Во-вторых, занимает слишком много времени. И это не все минусы контроля.

Не всегда приятно узнавать о человеке какие-то факты и после этого продолжать с ним сотрудничать. Тут работает поговорка «Меньше знаешь – лучше спишь».Кроме того, при жестком контроле сотрудники занимают оборонительную позицию, становятся тревожными и тратят много энергии на то, чтобы «защищаться».

На моей практике был такой случай. Менеджер вдруг перестал показывать нужные для компании результаты. Это продолжалось два месяца подряд. Естественно, на него упало пристальное внимание. Сотрудник говорил, что делает все, что в его силах и постоянно думал о том, что его прослушивают, читают переписку с клиентами. Все этого его сильно демотивировало.

В результате он пришел ко мне и сказал, что от тотального контроля у него вообще пропадает желание стараться и приходить на работу. Мы выбрали более мягкую тактику, ослабили контроль и действительно после этого результаты сотрудника пошли в гору. Мы увидели его старания. Сейчас этот менеджер в нашем топе, а ведь тогда он чуть было не уволился!

В целом я убедился, что можно и нужно контролировать только исполнение поставленных задач. Не более. Если сотрудник не приносит результатов, значит, у него нет работы. Либо его нужно поменять. Я скорее уволю человека, чем буду контролировать его каждый шаг.

Анастасия Ильичева, операционный директор employer брендингового агентства «makelove»

«Если это представители творческих профессий, то забудьте о жестком контроле»

Чтобы осуществлять контроль активности сотрудников, нужен подходящий инструмент. В банках, например, используют биометрические системы, которые не только позволяют контролировать посещаемость, но и отвечают за безопасность: в определенные помещения можно попасть только по отпечатку пальца.

Некоторые работодатели доходят до абсурда: устанавливают камеры и прослушки в офисах, делают скриншоты рабочего стола, проверяют менеджеров и секретарей на детекторе лжи. При этом каждый сотрудник в курсе данных мер, несмотря на то что они внедряются под грифом «секретно». Такой тотальный контроль выглядит мелочно и служит для сотрудников поводом стройными рядами покидать компанию.

Как же найти золотую середину? В первую очередь проанализируйте, какие сотрудники составляют основу вашего коллектива. Если это представители творческих профессий, то забудьте о жестком контроле.

Для дизайнеров уместно организовать дополнительные лекции по искусству и архитектуре, зону отдыха с занимательной литературой, и возможность реализовываться в рамках рабочей зоны: пусть разрисуют стены, наклеят любимые стикеры и даже включат музыку.

Все иначе будет с IT-коллективом: создайте тишину и покой в рабочей зоне, ведите коммуникацию только с помощью мессенджеров, разрешайте иногда поработать из дома.Мы в makelove пошли еще дальше: у каждого сотрудника есть ключ от офиса, дающий возможность доступа 24 часа в сутки. На рабочих столах можно найти любой предмет – от маски Дарта Вейдера до бутылки прекрасно выдержанного коньяка. Над головой нашего SMM-менеджера висит указатель улицы, родом из Украины, а за спиной коммерческого директора – плакат с розовым пони.

В то же время мы понимаем, что подобный уровень свободы приемлем только тогда, когда эффективность бизнеса напрямую зависит от его креативности. Получая свободу, сотрудник должен четко понимать, что она неотделима от дополнительной ответственности и самостоятельности, поэтому мы четко отслеживаем результаты работы и соблюдение сроков реализации проектов.

Максимова Маргарита, руководитель отделения по персоналу и коммуникациям ООО «Ремарк»

«Давайте направлять наше внимание на вовлеченность Сотрудников в компании, и тогда бизнес в России и уровень сервиса будет расти!»

Я «Против» именного такого контроля. Во-первых, 100% наших Сотрудников работают в интернете: программы поставщиков, сайты поставщиков, сайты клиентов, мониторинг тех и других, поиск идей, новой продукции, мероприятий и новых клиентов, продвижение, пиар и партнерство.

Мы занимаемся брендированием корпоративных сувениров и подарков, а в этой области прогресс не стоит на месте. Социальные сети это один из вариантов «касания» клиента, получить данные о нем и его компании, и уже подготовленным идти на контакт с ним.

У нас конечно же есть система контроля, но она связана с планами каждого Сотрудника, поставленными квотами (план продаж, объем выработки, баллами по проверочным спискам и т. д.) и достижением поставленного результата. Это наиболее эффективный инструмент для контроля.

Советую не смотреть в эту сторону, смотрите шире. Например, ответьте на «почему Ваши сотрудники сидят в сетях в личных целях?» Ответов на данный вопрос может быть несколько: объем работы меньше, чем Сотрудников, с него не спрашивают результат (а зачем тогда напрягаться?), ему не интересно или скучно заниматься данной деятельностью, или он не знает как это делать и т. п.

Давайте направлять наше внимание на вовлеченность Сотрудников в компании, и тогда бизнес в России и уровень сервиса будет расти!

Екатерина Немешева, менеджер по персоналу «ВЕНЕТА СИСТЕМ»

«По своему опыту могу сказать, что тотальный контроль за сотрудниками не мотивирует и не ведет к росту эффективности»

По своему опыту могу сказать, что тотальный контроль за сотрудниками не мотивирует и не ведет к росту эффективности. В моей практике был опыт, когда работодатель ввел жесткие ограничения.

За сотрудниками велся мониторинг их деятельности за рабочим компьютером: следили на какие сайты заходят, что там делают. Требовали писать объяснительные. Лояльные сотрудники смирились с этими ограничениями, но на их производительности это никак не сказалось. Многие ушли. Больше всего сотрудников уволилось из отдела продаж.

У нас в компании был момент, когда на несколько месяцев мы отключили социальные сети, но меньше пользоваться ими сотрудники не стали — перешли в телефоны. Поэтому бесполезные блокировки быстро отменили.

Не вижу ничего плохого в том, чтобы отвлечься на 10 минут. Все сотрудники знают свои задачи, четко планируют рабочий день. Если они справляются с заданием, то и ограничений не требуется. Плохого сотрудника можно вычислить не потому, сколько времени он уделяет личным делам, а по производительности и качеству его работы.

Борис Альхимович, управляющий директор event-агентства Redday

«Мой многолетний опыт показывает, что система поощрений приносит гораздо лучший результат, чем политика запретов»

По моему мнению, система активной слежки за сотрудниками, также, как и политика запретов, крайне не продуктивна, а количество наказаний за их нарушение обратно пропорционально уровню производительности труда.

Вообще это прямой индикатор, говорящий о слабости корпоративной культуры, и, как следствие, низкой мотивации сотрудников, которая не может не отражаться на их эффективности. Компания, в которой приходится следить за каждым шагов персонала, ограничивать их и принуждать, заведомо проигрывает структуре, где работникам предоставляется относительная творческая свобода. Об этом свидетельствую определенные финансовые показатели.

К примеру, очень часто мы можем наблюдать такую картину, когда сотрудники приходят на работу отбывать повинность, исправно отсиживая положенные 8 часов и соблюдая приличия, предусмотренные ТК РФ и правилами внутреннего распорядка, при это эффективность таких сотрудников крайне низка. Здесь играет роль банальный человеческий фактор, если работник не видит к себе человеческого отношения — у него нет мотивации стараться, выполняя трудовые обязанности. Дополнительная система контроля может лишь усугубить положение.

Мой многолетний опыт показывает, что система поощрений приносит гораздо лучший результат, чем политика запретов. Особенно страшна подобная система для современных молодых компаний, образовавшихся в последние 10-15 лет, т. к. в наше время у многих сотрудников месенджеры, социальные сети, форумы, блоги и т.д. – рабочие инструменты, через которые они поддерживают деловые контакты.

Если запрет на пользование социальными сетями является единственным инструментом, который может заставить сотрудника работать, то стоит задуматься о квалификации и эффективности управленческого состава, который отдает львиную долю рабочего времени не решению задач компании, а контролю системы контроля за каждым шагом рядовых сотрудников.

Отрицательные моменты внедрения системы контроля за действиями сотрудников.

Аргументы «ПРОТИВ»:1. Общая деморализация персонала и снижение вовлеченности.2. Снижение эффективности сотрудников, из-за психологического давления.3. Внедрение не сказывается на эффективность персонала, персонал ищет пути обхода или обмана системы контроля.4. Неприменимость для творческого персонала.5. Повышенная текучесть персонала и угроза потерять ключевых сотрудников.6. Дополнительные расходы, которые можно пустить на разработку программ мотивации.

Обобщая комментарии компаний «за» и «против», можно сформировать рекомендации для компаний, решающих о целесообразности внедрения систем контроля.

При принятии решения о внедрении вы должны обратить внимание:

1. Контроль — не панацея от проблем в бизнесе. Персонал не всегда виноват.2. Согласуется ли ваша специфика бизнеса и специфика отрасли с системой контроля.3. Согласуется ли ваша корпоративная культура и психологическая атмосфера в офисе с введением контроля. Не пострадает ли от этого.4. Какой вид контроля персонала вы выберите — тотальный или несколько элементов.5. Как внедрить контроль, чтобы он не стал демотивирующим фактором для вашего персонала.6. Если установлены ограничения, значит должна быть разработана адекватная система предупреждения при нарушении.7. Персонал должен быть поставлен в известность, что за ними следят.

«Ничего личного, это просто бизнес»

Применение специализированных программ, обеспечивающих контроль над действиями работников, не противоречит действующему законодательству.

Но юристы предупреждают, что в этом вопросе нужно проявить повышенную бдительность и не нарушить трудовое законодательство и право сотрудника на частную жизнь.

Вести мониторинг работы персонала можно, но при соблюдении определенных условий:

— сотрудники должны быть письменно извещены, что применяется система контроля. Работодатель должен учитывать все риски установления незаконной слежки за сотрудниками. По ст. 21 ТК РФ сотрудник имеет право располагать достоверной развёрнутой информацией обо всех нюансах условий труда.

— система контроля должна быть связана только с выполнением сотрудником трудовых функций и обязанностей и не должна затрагивать личную жизнь сотрудника. Ответственность за возможное раскрытие содержания личных сообщений (персональной информации), в первую очередь, ложится на самого сотрудника, если он ведёт переписку со служебного почтового ящика или пользуется другим оборудованием, принадлежащим компании.

— использовать информацию о личных контактах и переписке персонала в объёме, необходимом лишь для установки факта нарушения правил трудового распорядка.

Внедрять или нет системы контроля за сотрудниками, каждая компания должна решать самостоятельно, многое зависит от специфики бизнеса и отрасли, уровня эффективности и лояльности персонала, корпоративной культуры и атмосферы в офисе.

[Посмотреть как работает CleverControl]

hr-elearning.ru

Системы контроля персонала

В данной статье рассмотрены технические средства для учёта фактов перемещений и/или каких-либо действий сотрудников.

Для эффективной работы компании, особое внимание уделяется контролю и оценке труда ключевых категорий персонала. Функция контроля, являясь одной из важнейших функций управления, начинает реализовываться уже с момента создания организации, постановки ее целей и задач. Большая часть устройств, которые применяются в системах контроля персонала, функционируют на базе спутникового мониторинга. Данные системы устанавливается как на крупных предприятиях, так и в сравнительно небольшом офисном объекте. Система контроля персонала позволяет фиксировать время прибытия на рабочее место, время отхода и процесс перемещения сотрудников в помещении. Таким образом, за счет применения такой системы снижается недобросовестности поведения или некачественного выполнения работы сотрудниками той или иной фирмы. Рассмотрим виды систем контроля персонала.

Система записи телефонных разговоров

Данное оборудование представляют собой передовой программно-аппаратный комплекс, который в автоматическом режиме регистрирует и архивирует речевую информацию с возможностью последующего ее прослушивания. Отличительной особенностью подобного оборудования является многоканальность и возможность увеличения количества контролируемых каналов. Система фиксирует в собственной памяти информацию обо всех телефонных разговорах, осуществляемых посредством рабочего средства связи, с указанием времени и даты. Происходит автоматическая архивация полученной информации на внешних цифровых носителях. У некоторых подобных систем имеется ряд дополнительных функций – расшифровка, декодирование информации, как радиоволновой, так и факсимильной. Цифровая система записи телефонных разговоров может стать для сотрудников компаний хорошим помощником при обучении их технологиям продаж, а для руководителей – удобным инструментом контроля над работой коллектива. Кроме того, запись телефонных переговоров позволит собрать точные данные для маркетингового анализа, быстро разрешить конфликты между сотрудниками компании и клиентами, своевременно выявить утечку важной для компании информации.

Автоматизированная система алкотестирования персонала

Система алкотестирования появилась для того, чтобы обеспечить безопасные условия труда, уменьшить производственный травматизм и снизить брак на производстве. Приходя на работу сотрудник прикладывает не только карту доступа, но и проходит тест на трезвость при помощи стационарного алкотестера, интегрированного в общую систему контроля и управления доступом предприятия. Проведя экспресс-анализ (в среднем от 10 до 20 секунд), алкотестер принимает решение о наличии или отсутствии паров этанола и открывает, либо не открывает перед сотрудником дверь/турникет/калитку/воротка и иные преграды, которые могут работать в системе контроля и управления доступом на данном объекте.

Система учета рабочего времени

Системы электронного учета рабочего времени позволяет произвести учет общего количества отработанных каждым сотрудником часов, проведение и учет всех опозданий, командировок и отпусков, отгулов и больничных. В любой момент система позволяет получать отчеты по всем вышеперечисленным параметрам. Абсолютный автоматизированный учет рабочего времени может быть организован, на основе преграждающего доступ устройства - турникета, калитки, но тогда будет необходим контроллер и программное обеспечение. Механизм функционирования системы заключается в том, что для каждого сотрудника определяется пространство внутри предприятия, время его нахождения, которое считается в системе в качестве рабочего, и выдается идентификатор (чаще всего, пластиковая карта-пропуск), хотя учет рабочего времени может вестись и с использованием в качестве идентификаторов отпечатка пальца сотрудника или набора PIN - кода. Учет рабочего времени происходит по средствам сравнения зафиксированных приходов и уходов в системе с заданным режимом рабочего времени конкретного сотрудника. Процедура регистрации занимает несколько секунд: для этого сотруднику достаточно лишь поднести свою карточку к терминалу или нажать кнопку. Большинство систем учета рабочего времени предусматривают возможность указания причины выхода (например, определенным набором кода). Система также осуществляет статистику и формирует отчеты. Результаты учета времени могут импортироваться в программу расчета заработной платы. В зависимости от постановки задачи, система может формировать отчеты по различным критериям: по приходам и уходам, по типам нарушений (приход после начала рабочего времени, ранний уход, и др.), по переработкам, по интервалам, по сотрудникам, по подразделениям. Наиболее эффективным способом ведения системы учета рабочего времени, является учет с помощью биометрической идентификации сотрудников по их уникальным неотчуждаемым параметрам (например, отпечаток пальца).

Счетчик посетителей

Счётчики посетителей в настоящее время - необходимое оборудование для торгового предприятия, успех которого зависит от количества посетителей.

Счётчик посетителей позволяет оптимизировать охранную систему торгового помещения, фиксируя и сохраняя информацию в памяти электронного устройства

Для администрации любых торговых центров и сетевых магазинов важной задачей является учёт посетителей, понимание направлений и анализ движения их потоков. Используя системы подсчёта посетителей, можно легко получать достоверную информацию, необходимую для успешной работы любого торгового объекта.

Счётчики посетителей дают информацию, без которой не возможно построение регрессионных моделей, проведения факторного анализа, расчёт таких важных экономических показателей, как конвертация.

В вопросах информационной безопасности предприятия внутренние угрозы преобладают над внешними, именно поэтому важно не только отслеживать возможные утечки путем перехвата и анализа информационных потоков, но и контролировать сетевую активность персонала. Отсутствие полноценного мониторинга рабочих процессов может привести к увеличению количества нелояльных сотрудников, что часто влечет за собой серьезное ухудшение показателей компании. Используя программный комплекс при создании на предприятии системы контроля персонала, можно автоматически в режиме реального времени получать всю необходимую информацию о действиях всех сотрудников компании либо каждого из них по отдельности. Это касается запуска тех или иных приложений, отправки и приема электронной почты, серфинга по сети Интернет, копирования или перемещения информации на компьютере и многое другое. Между тем работа программного комплекса никаким образом не сказывается на работе персональных компьютеров сотрудников компании – он не мешает работе антивирусных программ, не требует большого количества ресурсов ПК, при этом им очень легко управлять со своего рабочего места. Некоторые программные комплексы сетевой активности предоставляют возможность без установки дополнительных сторонних приложений получить подробнейшую информацию о том, чем сотрудники занимаются на своих местах в рабочее время, и позволяют пополнить статистические данные важными сведениями. Для более детального изучения процессов, происходящих непосредственно на рабочих местах, комплекс с заданным интервалом незаметно для пользователя делает снимки экрана и сохраняет их в базу в хронологическом порядке. Просматривая эти снимки в формате галереи, можно получить информацию о том, чем в действительности был занят работник.

Стоит отметить, что любая из систем контроля персонала предназначена не только для того, чтобы блюсти добросовестное исполнение сотрудниками своих трудовых обязанностей, но и для того, чтобы обеспечивать их безопасность. Так, например, наличие такой системы позволяет вовремя и качественно оповестить всех сотрудников о приближающейся опасности.

secandsafe.ru

Контроль персонала. 6 эффективных методов борьбы с бездельниками

Андрей Михайлов, Генеральный Директор мебельной фабрики «Феликс», Красногорск (Московская обл.)

Какие существуют методы контроля персонала
Как понять, что руководитель отдела отлынивает от работы
Зачем проводить нормирование труда каждые полгода и как использовать полученные данные на практике
Как добиться, чтобы люди могли самореализоваться в Вашей компании

Контроль персонала всегда является обязательным условием. Но его степень и вариации могут различаться в зависимости от ситуации – может быть иногда мягче, а порой жестче. Безделье персонала может быть обусловлено двумя причинами.

Первая из них – отсутствие интереса к своей работе. Когда человек действительно в чем-то заинтересован, он будет на этом сконцентрирован, забывая про всё остальное.

Вторая причина обусловлена возможностью сотрудников избежать работы. По своей натуре, люди не перестанут бездельничать в то время, когда другие выполняют работу за них.

Работа нашей компании построена на принципе, позволяющем контролировать работу каждого сотрудника. Остановим свое внимание на методах для эффективного контроля всех своих сотрудников.

6 методов контроля персонала

1. Руководители подразделений предоставляют отчет каждую неделю. Лениться может сотрудник на любой должности. В компании был глава торгового подразделения, регулярно срывавший сроки поставленных задач, заявляя о регулярной занятости (работал с экспозицией, встречался с клиентами и пр.). Тогда я решил утвердить для него необходимость отчета каждую неделю. Такой подход к контролю его работы позволил нам понять – постоянная занятость заключалась в выполнении только нескольких дел, для которых было достаточно немного времени. Просто сотрудник ленился заниматься всем необходимым в своей работе. В результате нам пришлось с ним просто расстаться.

Такой принцип контроля зарекомендовал себя эффективностью на практике. Поэтому решил использовать его для всех руководителей – каждый начальник должен каждую неделю предоставлять свои отчеты. На таком принципе построен еженедельный контроль работы персонала. У нас действует регламентированная форма отчета, которую руководителям необходимо заполнить в корпоративной системе. Благодаря такому решению нам удалось добиться значительной экономии времени.

Иногда возникают ситуации, когда руководители стремятся отписаться, сообщая не про конечный результат, а про сам процесс. Причина такого решения достаточно проста – нет результатов, которыми могут похвалиться руководители. Но взял для себя за правило – не принимать подобные отчеты, они должны быть переделаны, с указанием четких формулировок. 

2. Работа с CRM-системой. Контроль работы персонала отдела оптовых продаж и магазинов основан на работе с CRM-системой, функционал которой поддерживает ведение статистики о ежедневной работе каждого менеджера. Благодаря такой систематизации данных мы можем в любой момент ознакомиться с информацией о работе менеджеров – количество встреч с клиентами, кому менеджер звонил, с кем согласовал встречу. Но каждый день (да и еженедельно) проводить анализ всех соответствующих данных не нужно. Постоянно контролирую только тех сотрудников, которые регулярно не выполняют установленный план либо при снижении их рабочих показателей в течение нескольких последних месяцев. В таком случае нам нужно разбираться в причинах данной проблемы, обеспечивать контроль работы персонала.

Говорит Генеральный Директор

Вадим Захариков, Генеральный Директор онлайн-сервиса «Планадо», Москва

Контролировать работу персонала и бороться с низкой эффективностью работы сотрудников можно с помощью новых технологий. Существуют системы учета рабочего времени, которые позволяют точно оценить, сколько рабочего времени работник тратит на выполнение обязанностей, а сколько – бездельничает, например CrocoTime или «Босс Контроль».

Однако бездельничать могут не только офисные работники, но и мобильные сотрудники, совершающие выезд к клиенту. У монтажников, настройщиков, уборщиков помещений может возникнуть соблазн подстроить рабочий график под свои нужды, или просто обмануть работодателя, взяв деньги за заказ себе в карман, но заявив, что клиент просто все отменил.

В последние несколько лет все большее распространение получают средства, которые помогают организовать контроль мобильных сотрудников (такие сервисы называют Field Management Software). В России также есть несколько локальных сервисов: Planado, Task24, MobiForce, «Где Мои» и т.п.

Например, при работе с сервисом Planado мобильный сотрудник получает приложение, в котором содержится информация о заказах на день, в каждом заказе есть чек-лист пунктов, которые нужно выполнить для решения задачи. По завершению работы сотрудник должен создать фотоотчет и отправить его в офис. Все передвижения монтажников, уборщиков или сборщиков мониторятся и отображаются на карте.

Сотрудников, работающих на условиях сдельной оплаты труда, лучше контролировать, составляя плотное расписание. Если каждый выезд будет составлен строго с учётом необходимого времени на перемещение между клиентами, то у сотрудников не останется времени на «левую» подработку или неоправданно долгий обеденный перерыв. В итоге у работников просто не остается пространства для обмана или недобросовестного выполнения своих обязанностей.

Онлайн-сервисы для контроля мобильным персоналом позволяют повысить коэффициент использования рабочего времени за счёт гибкого и продуманного механизма планирования выездов. Эти сервисы могут даже автоматически высылать клиенту SMS-уведомление в назначенный день и час, чтобы он не забыл о визите сотрудников, что снизит процент сорвавшихся заказов.

3. Видеонаблюдение. Для поддержания стабильно высокого уровня производительности труда в магазинах нашей сети, также на производстве был предусмотрен монтаж видеокамер. Поэтому при желании мы всегда можем контролировать, чем каждый сотрудник занят на текущий момент. Мы проинформировали всех сотрудников о факте видеонаблюдения (этот факт регламентирован трудовым договором).

К тому же, наличие видеокамер оказывается полезным не только для руководства, но и сотрудников. К примеру, в случаях неадекватного поведения клиента либо претензий со стороны клиента работник может подтвердить свою правоту благодаря доказательствам на видео.

Мы не нанимали сотрудника, который будет в режиме реального времени смотреть за происходящим на видеокамерах. Для контроля деятельности сотрудников главы нескольких подразделений (в том числе отдел контроля качества обслуживания клиентов, департамент управления персоналом) раз в месяц выборочно просматривают различные записи с видеокамер.

4. Нормирование труда. Для оценки загруженности работников на нашем производстве используем принцип фотографии рабочего дня. С этой целью раз в полгода (постоянно продолжаем модернизацию, для ускорения процесса) работники отдела персонала фиксируют каждое действие сотрудника, также и потребовавшееся для этого время. На выходе обеспечиваются достаточно точные данные, но следует учитывать важный нюанс – не всегда удается добиться объективности.

Ведь при постоянном ощущении контроля своих действий, человек стремится действовать более активно, пытаясь по возможности скорее выполнить свои задания. Однако ежедневно поддерживать высокий темп работы просто невозможно. Поэтому при установке нормативов мы обязательно учитываем данный фактор. Когда результаты очередного хронометража существенно превосходят действующий норматив, то мы его изменяем (с уменьшением времени для выполнения данной операции). При незначительном отклонении изменения в наш норматив не вносятся.

Также такой хронометраж нам помогает выявлять и оптимизировать процессы с максимальной продолжительностью. К примеру, время, которое нужно сотруднику склада для отгрузки товара, зависит от веса и объема продукции, числа ассортиментных позиций и других факторов. Благодаря использованию штрих-кодирования нам удалось значительно упростить поиск необходимых товаров. За 8 часов сотрудники смогут справиться с объемом работы, для которого ранее могли требоваться 16-24 часов. Также важная выгода нового метода – повышение статуса и престижности работы наших сотрудников. Если ранее они были грузчиками, то благодаря введению этого новшества стали уже комплектовщиками заказа.

Альтернативой методу фотографии рабочего дня в работе сотрудников магазина становится использование CRM-системы. Сотрудники нашего отдела персонала проводят регулярное сравнение показателей всех продавцов наших магазинов (число встреч, звонков, отгрузок, выписанных счетов и прочих параметров). Основываясь на полученных данных, наши сотрудники отдела персонала вносят соответствующие коррективы в действующие нормативы для продавцов.

5. Организация соревнований для персонала. Проведение соревнований для производственных сотрудников (от которых зависят скорость и качество выполнения заказов) и продавцов (от которых зависит прибыль) становится отличным средством мотивации и контроля персонала. Подобные соревнования мы организуем каждый месяц. Благодаря таким конкурсам человек сможет сравнить свои достижения и результаты с деятельностью коллег. К тому же, многим оказывается довольно неловко, когда узнают, что работают посредственно по сравнению с остальными и без должной активности.

Соревнования продавцов. Для наших продавцов регулярно организуются конкурсы «Лучший работник торгового подразделения» и «Лучший салон». Действуют различные критерии для определения победителей в наших конкурсах – по качеству обслуживания клиентов, общему количеству продаж, выполнению плана по обзвону клиентов, количеству продаж своих товаров по спецпредложениям (в частности, товаров, снятых с производства). Подводятся результаты наших конкурсов каждый месяц, 10-го числа. При оценке результатов соревнований берем за основу информацию, приведенную в CRM-системе. Также учитываем оценки клиентов (могут их выставлять по 10-бальной шкале). Сбором таких оценок занимаются наши работники службы контроля качества обслуживания клиентов. Потом учебным центром формируются рейтинги работников и салонов. Определением победителей проводимого конкурса занимается комиссия. Затем на своем внутреннем портале компании размещаем данные о проведенных соревнованиях.

Для лучшего салона мы предоставляем диплом, сладкий приз (к примеру, авторский торт) и переходящий кубок. Как правило, эти награды получает руководитель магазина во время совета директоров. Приятная и полезная традиция в нашей работе – организация чаепития в салоне-победителе. Также предусмотрено вручение премии для лучшего продавца нашей сети и работников лучшего торгового подразделения.

Соревнования на производстве. Каждый день сотрудники нашей диспетчерской службы фиксируют размер выработки всех сотрудников, далее передается эта статистика на рассмотрение руководителя цеха. Он формирует рейтинг за месяц и вывешивает его на видном месте в производственном цеху. Не забыли мы и о важности материального поощрения работников – месячная выработка сотрудников непосредственно влияет на размер их зарплаты, для передовиков предусмотрена и дополнительная премия от нашего предприятия.

Соревнования для работников склада и сборщиков. В нашей службе управления персоналом ежеквартально производится оценка качества работы кладовщиков. Для оценки работы грузчиков учитывается скорость выполнения необходимых заданий, главный критерий для наших сборщиков – сделанный объем. Зарплата этих сотрудников состоит из оклада и премии, но лучшие сотрудники по результатам за квартал могут рассчитывать и на дополнительный бонус.

6. Выявление лучших и худших. Наш учебный центр каждый день составляет список худших работников, после чего планируются подходящие меры воздействия. В том числе, сотрудник может быть направлен для обучения нужным навыкам и знаниям, к нему может быть прикреплен наставник для курирования работы своего подопечного. В подобной ситуации также общаемся с непосредственным начальством данного работника. При регулярном попадании в список худших сотрудников, мы вынуждены расстаться с этим человеком.

6 идей, как поддерживать интерес сотрудников к работе

1. Выберите людей, увлеченных делом. Для каждой должности в нашей компании предусмотрено определенное тестовое задание, предложенное на этапе подбора. Такой подход позволяет нам своевременно убеждаться в достаточной компетентности и мотивации сотрудника для работы в нашей компании. Предложенные тестовые задания в нашей компании варьируются, в зависимости от конкретной должности и поставленных задач. В частности, при поиске главы отдела интернет-проектов, мы предлагали тестовое задание в виде аудита сайта нашей компании. Некоторые решали отказаться от этого задания, другие справлялись с этой задачей достаточно поверхностно. Один из кандидатов на эту должность не просто дал детальный анализ, но также указал комплекс рекомендаций для улучшения сайта. Такая увлеченность своим делом нас подкупила, поэтому работник был приглашен на должность.

2. Новое оборудование, введение красивых названий должностей. В нашей компании несколько лет назад было проведено техническое переоснащение своего производства, с автоматизацией множества рабочих процессов, приобретением нового оборудования. Теперь людям гораздо приятнее работать, значительно возросла и эффективность деятельности. Ведь гораздо комфортнее работать с современным оборудованием, в условиях чистого рабочего места, с максимальной автоматизацией – достаточно минимума рабочих операций. К тому же, изменились названия должностей сотрудников, теперь они звучат гораздо красивее и престижнее.

3. Участие сотрудников в интересных проектах. В своей работе регулярно предлагаем интересные проекты в сферах маркетинга и производства. В них участвуют сотрудники разных подразделений, в том числе на рядовых должностях. Каждый имеет право войти в состав проектной группы – достаточно только заполнения заявки на корпоративном портале компании либо сообщить об этом своему непосредственному руководителю. К примеру, анализ корпоративной статистики показал – клиенты по одной из коллекций нашей продукции часто задают некоторые одинаковые вопросы. Тогда продавцы смогли поучаствовать в проекте по ассортиментной политике, чтобы значительно улучшить свое взаимодействие с клиентами по данному направлению.

4. Временный персонал в пик сезона. CRM-система позволяет понимать загрузку своих продавцов и производства для поддержания оптимального количества сотрудников штата. При повышении спроса заблаговременно привлекаем временный персонал, чтобы не заставлять своих штатных работников утомительно работать. В противном случае даже энтузиаст в числе штатных работников может потерять свой интерес к работе.

5. Обучение смежным специальностям на производстве. Всем своим желающим сотрудникам предлагаем возможность обучения смежной специальности. В том числе, у оператора лакирования и крашения есть возможность обучения на специалиста деревообрабатывающих станков и шлифовщика. Практика может проходить в рабочее время – на этот период работника освобождаем от его прямых обязанностей. После прохождения курса обучения прикрепляем наставника за учеником. Рабочие благодаря такой учебной программе получают возможности расширения профессиональных навыков и определить для себя задачи, которые ему будет интереснее всего выполнять. Во время учебы зарплата нашего сотрудника остается прежней.

6. Сотрудники вовлекаются в решение текущих проблем. Перед принятием определенного решения своим сотрудникам предлагаем участие в составлении плана действий. Человеку необходимо понимать, что руководство услышит и рассмотрит каждое его предложение. К примеру, при скоплении большого количества продукции на складе, не пользовавшейся покупательским спросом. Наше предприятие уже прекратило производство данной продукции, но остатки необходимо распродать. Для решения возникшей проблемы решили провести конкурс среди руководителей салонов и продавцов – кто предложит лучшую идею для скорейшей продажи остатков. Сначала может показаться, что придумать принципиально новые решения невозможно, но результат нас переубедил – получили 10 интересных и эффективных предложений. Для авторов нескольких выбранных нами идей была предусмотрена премия, но и компания получила существенную пользу – с успешной распродажей скопившейся на складе продукции.

Если удастся реализовать в работе компании хотя бы несколько из предложенных нами идей для поддержания интереса работников к своим задачам, то можно будет минимизировать весь контроль персонала.