Урок 14. Тайм-менеджмент: управление временем. Определение тайм менеджмент

структура и оперативное планирование деятельности :: BusinessMan.ru

Личная эффективность – главный секрет успеха во всех делах, а она зависит, в том числе, от умения правильно распределять временные ресурсы. Управление временем поддается научному изучению и планированию. Существуют особые техники, которые позволят правильно распределить время, чтобы его хватало на все.

Понятие тайм-менеджмента

Человек при рождении получает уникальный, невосполнимый ресурс – время. От того, как он им распорядится, зависит зачастую успех человека в делах, его результативность. Управление временем, или тайм-менеджмент, – это многоступенчатый процесс, включающий навыки планирования, анализа и организацию процессов.

Идея управления временем совсем не нова, еще в первые годы нашей эры римский философ Сенека писал о том, что время требует особого отношения, и сформулировал первые правила тайм-менеджмента: нужно вести дневник-учет времени, нужно оценивать, насколько полезно проведено время и как насыщен был временной отрезок событиями. Позже философы не раз размышляли о том, как удержать утекающее время, выдвигали теории и изобретали методы его экономии и рационального расходования.

Но научный подход к управлению этим ресурсом появляется только на рубеже 19 и 20 веков. Фредерик Тейлор, американский инженер, предложил концепцию управления временем работников и связал этот процесс с мотивацией и целеполаганием. Русские ученые в начале 20 века создали целое направление, называемое «научной организацией труда» и заложившее серьезный фундамент для современной теории управления временем. Термин «тайм-менеджмент» появляется только в 70-х годах 20 века, и к началу 21 века эта отрасль превратилась в одну из самых важных и проработанных частей менеджмента.

Виды времени

Для того чтобы чем-то управлять, нужно понять суть объекта. Время - специфический объект менеджмента, чтобы его грамотно расходовать, стоит разделить его на виды. Первая классификация базируется на понятиях работа и отдых, в этом случае время делится на рабочее и досуговое, или свободное. Управление временами года позволяет выделять такие виды, как сезонное время: высокий и низкий сезон расходования времени.

Также можно классифицировать временной ресурс в зависимости от деятельности, которой оно посвящено, тогда выделяется рабочее, личное и общественное время. Рабочее тратится на выполнение служебных обязанностей, планирование, личное включает отдых, образование, развлечения, а общественное тратится на семью, друзей, установление различных коммуникаций. Когда речь идет о планировании, то обычно в расчет берется рабочее время, хотя, безусловно, необходимо полученные навыки экономного расходования времени применять ко всем его видам.

Функции тайм-менеджмента

Любой менеджмент выполняет главную функцию – это рациональное использование ресурсов. Функции управления временем заключаются в планировании, распределении и расходовании этого невозобновляемого ресурса. Тайм-менеджмент необходим для того, чтобы наиболее эффективно использовать имеющийся запас времени, что напрямую отражается на результативности продуктивности человека или сотрудника. Главные функции тайм-менеджмента – это планирование использования времени, организация процессов по использованию времени, контроль за соблюдением принципов и фиксация расходов времени.

Преимущества применения тайм-менеджмента

Управление временем дает целый ряд положительных результатов. Чтобы достичь успеха в любой деятельности, нужно научиться правильно расходовать свое время. Человек, освоивший технологии тайм-менеджмента, получает такие преимущества:

быстрее и чаще достигает поставленных целей;
сам создает обстоятельства своей жизни и может их контролировать;
способен достичь любой цели и успеха в любой деятельности;
меньше испытывает нервных переживаний, так как в его жизни нет места суете и спешке;
имеет достаточно времени для самообразования и духовного развития;
имеет план действий на каждый день, становится более дисциплинированным и собранным;
больше отдыхает и поэтому чувствует себя бодрым и здоровым, имеет больше возможностей для общения с друзьями и близкими, на занятия хобби;
более результативен в работе;
в конечном итоге человек более уверен в себе и счастлив.

Структура процесса управления временем

Система управления временем включает в себя несколько основных процессов:

анализ - для того чтобы куда-то двигаться, нужно знать, чего хочешь и какими ресурсами обладаешь;
стратегическое планирование;
формулировка целей;
тактическое и оперативное планирование;
достижение цели;
контроль расходования ресурсов и достижения цели.

Есть и другие подходы к определению структуры тайм-менеджмента, в нем выделяют 4 области формирования знаний, навыков и привычек, к ним относятся:

целеполагание, освоение техники постановки целей;
умение распределять приоритеты;
умение пользоваться инструментами планирования и грамотное их применение;
выработка, закрепление и применение навыков рационального использования времени.

Виды управления временем

Как и любой менеджмент, основное управление временем можно разделить на стратегическое и оперативное планирование. Также можно разделить на виды управление этим ресурсом по срокам: долгосрочное и краткосрочное, которое, по сути, дублирует первую классификацию.

Стратегическое планирование связано с достижением долгосрочных, глобальных целей, при этом время распределяется на год и более. Оно связано с прогнозированием, основывается на глубоком анализе ситуации.

Текущее управление временем связано с достижением целей в небольшой перспективе: от месяца до полугода. Оно встроено в стратегический план, но охватывает лишь ближайшую его часть.

Оперативное распределение времени связано с составлением планов на неделю и на день. Тактическое распределение ресурсов связано с реальной, текущей ситуацией, в которую обстоятельства могут вносить коррекцию.

Общие принципы управления временем

Процессы управления временем базируются на главных принципах, к ним относятся:

Правильная постановка цели. От этого зависит ее достижимость и мотивация к ее достижению. Существуют различные техники постановки целей, наиболее известной и эффективной является модель SMART.
Мотивация. Экономия времени должна быть осознанной и связанной с удовлетворением каких-то важных потребностей, иначе успеха от тайм-менеджмента ждать не приходится.

Экономия. Управление временем необходимо для того, чтобы снять или снизить временной дефицит, повысить результативность за те же отрезки времени.

Методы тайм-менеджмента

Сегодня известны различные стратегии и техники по распределению и использованию времени. Самые известные методы управления временем следующие:

- Матрица Эйзенхауэра. Этот метод заключается в заполнении матрицы по 4 характеристикам: важно-неважно, срочно-несрочно. Все дела на планируемый период оцениваются по этой шкале и ранжируются для выполнения. В первую очередь выполняются срочные и важные дела, менее срочные и важные дела откладываются на вторую очередь, главное - не затягивать их выполнение, чтобы они не перешли в первую категорию. Срочные и менее важные дела по возможности нужно делегировать подчиненным, несрочные и неважные дела не должны накапливаться, поэтому их стоит перепоручать или совсем не выполнять и исключать из планов.

- Пирамида Б. Франклина. Эта основательная модель требует в первый раз основательной подготовки, а затем ею легко пользоваться. Основанием пирамиды являются глобальные цели и жизненные ценности человека. Второй уровень - долгосрочные цели на 10-20 лет. Третий – стратегический план, решения о способах достижения глобальных целей. Далее – план на ближайший год, затем краткосрочный план. Наверху – план на день. Такую пирамиду нужно периодически подвергать ревизии и обновлению.

Существуют и другие техники управления временем, но все они базируются на умении отделять важное от неважного, навыках постановки правильных и достижимых целей и на мотивации к экономии времени.

Управление рабочим временем: основные приемы и правила

Рациональное распределение рабочего времени – это важнейшая задача для людей, стремящихся к повышению своей эффективности. Методы управления временем, менеджмент направлены на то, чтобы ликвидировать дефицит рабочего времени. Поэтому чрезвычайно важно планировать рабочий день, исходя из следующих принципов:

нужно обеспечить возможность фиксировать время, затрачиваемое на различные операции;
при составлении плана нужно 60 % времени отвести на плановые работы, 20 % - на непредвиденные дела, 20 % - на спонтанные задачи;

нужно выявить «поглотителей времени» и максимально устранить их;
нужно ранжировать рабочие задачи по срочности и важности;
планирование времени должно быть систематическим, последовательным, обоснованным.

Для управления временем в организации часто применяется метод АВС, он позволяет классифицировать ресурсы компании по степени значимости. Он строится на трех принципах:

наиболее важные дела выполняются руководителем, на их выполнение он тратит 15 % своего времени;
задачи средней важности делегируются менеджерам, им отводится 20 % рабочего времени;
менее важные задачи делегируются исполнителям, которые тратят 65 % своего времени.

Тайм-менеджмент в организации

Управление временем в компании – это способ сэкономить до 30 % рабочего времени специалиста. Поэтому необходимо уделять этому должное внимание. Управление временем в организации ложится на плечи менеджеров, которые составляют оперативные и среднесрочные планы работы для исполнителей. Сегодня есть немало компьютерных программ, которые позволяют планировать рабочее время сотрудников, а также контролировать выполнение задач и затрачиваемое время. Например, Toggl, Битрикс «Команда» и «Проект». Существует три основных стратегии тайм-менеджмента организации:

Ускорение. Необходимо максимально уменьшить затрачиваемое время на выполнение типичных, особенно повторяющихся операций.
Накопление. Следует выявить резервы и приоритеты на каждом производственном этапе, сформировать резерв времени для выполнения непредвиденных заданий.
Упорядочение. Необходимо внедрять эффективные системы планирования и контроля расходования времени.

Управление свободным временем

У любого человека всегда ощущается недостаток свободного времени, и его нужно так же тщательно планировать, как и рабочее. Для этого нужно научиться строго отделять работу от отдыха, чтобы было время восстановить работоспособность. Во время отпуска нужно ограничить себя от звонков и сообщений по работе, чтобы полноценно отдохнуть. Бытовые работы нужно научиться организовывать с максимальной экономией времени. Нужно сформировать навык выявления самых важных задач, чтобы хватало времени не только на расслабление, но и на саморазвитие. Также следует научиться отказываться от мелких рутинных, никому не нужных дел, оставляя максимум времени для достижения приоритетных целей.

businessman.ru

2. ПОНЯТИЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА. Как управлять временем (Тайм-менеджмент)

2. ПОНЯТИЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Кроме управленческой деятельности, направленной во внешнюю среду, которая осуществляется в виде указаний и распоряжений, существует понятие самоменеджмента.

Сущность самоменеджмента, или управления собой, заключается в умении использовать все предыдущие наработки, как теоретические предпосылки, так и практические приемы, которые уже доказали свою эффективность в повседневной жизни, для оптимизации использования своего личного времени.

Самоменеджмент в чем-то сродни управлению организацией; здесь тоже необходимо определиться со стратегическими и краткосрочными целями, уметь организовать свое рабочее время и четко определить, что и в какие сроки необходимо сделать, выяснить для себя мотивацию тех или иных действий, а также проконтролировать исполнение намеченного.

Но, кроме умения управлять своим временем, профессиональный руководитель должен знать, как эффективно организовать рабочее время своих подчиненных, чтобы конечные цели функционирования организации достигались не только с наименьшими материальными затратами, но и в более оптимальные временные промежутки.

Исходя из этого тайм-менеджмент можно определить как планирование, организацию распределения и контроль за использованием рабочего времени в организации и собственного времени руководителя с целью повышения эффективности работы отдельных подразделений и организации в целом.

…

Умение управлять другими людьми начинается с умения управлять самим собой.

Необходимость выделения управления временем в отдельную область исследований обусловлена постоянно нарастающими темпами изменений во внешней среде, увеличением информационных потоков, которые приходится отслеживать руководителю и ростом в связи с этим требований к мобильности и организованности менеджеров.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

self.wikireading.ru

Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем

Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.

В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.

Содержание

Многообразие форм тайм-менеджмента
Определение целей управления временем
Этапы управления временем: прежде чем начать
Проверочный тест

Многообразие форм тайм-менеджмента

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.

Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.

Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.

Ролевой (профессиональный) тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно — профессиональной. Как отмечает Сергей Калинин, профессиональный тайм-менеджмент — «это на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда)». В таком тайм-менеджменте обычно требуется помощь профессионального консультанта.

И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный. Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента.

Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.

Таблица 1 — Типы управления временем

Примечание: Содержание таблицы изменено автором таким образом, чтобы сместить акценты с профессионального и корпоративного тайм-менеджмента на исходные, более общие типы — ролевой и социальный тайм-менеджмент.

В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.

Исходя из сказанного выше, нетрудно понять, почему не существует и не может существовать никакой единой надёжной системы тайм-менеджмента. Личное управление временем — как индивидуальная психология, сколько людей — столько и точек зрения. Поэтому подбирайте те методы, которые вам наиболее удобны, и — кто знает! — может быть, вы даже изобретёте свой.

Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.

Концепция управления временем — это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.

Концепция включает в себя следующие элементы:

причину и повод управления временем;
цель управления временем;
ценности и принципы управления временем;
философию управления временем.

Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.

В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.

Метод управления временем — систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.

Система управления временем — комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт. В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей.

Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706–1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1.1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?

Упражнение 1.1.

Ответьте на следующие вопросы:

Почему меня интересует тайм-менеджмент? Запишите свой ответ.
Знаю ли я цель, для которой мне требуется управлять своим временем? Если да, запишите свою цель. Если нет, то сначала придумайте её, а потом всё равно запишите.
Знаю ли я, почему я хочу её добиться? Запишите для себя ответ на этот вопрос.
Перечитайте свои ответы на вопросы 1–3. Хотите ли вы продолжать изучать тайм-менеджмент, зная ваши истинные мотивы интереса к управлению временем?

Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.

Этапы управления временем: прежде чем начать

Определившись со своей целью, можно начать личный тайм-менеджмент. А с чего же начать, спросите вы? Обратимся к Питеру Друкеру, американскому экономисту и одному из ведущих теоретиков управления. В книге «Эффективный руководитель» он пишет: «Согласно моим наблюдениям, опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи. Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования, — сначала они продумывают, как распределить своё время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки. Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов:

регистрация времени;
управление временем;
укрупнение времени».

Действительно, вы знаете, чего вы хотите достичь; но знаете ли вы, что вам сейчас мешает просто поступать иначе? Скорее всего, нет. Один из наиболее простых способов понять, на что уходит ваше время, — это проанализировать вашу текущую структуру дня. Заведите себе небольшой файл-помощник для регистрации текущих дел (или ведите его в дневнике от руки). Он может выглядеть таким образом:

Для успешного выполнения задачи регистрации времени обязательно фиксировать время начала и завершения дела, давать его краткое описание, а также фиксировать любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи. Безусловно, что данную таблицу можно и нужно подстраивать под себя. Например, туда можно включить отдельные столбцы для фиксации ваших особенных привычек или отвлекающих моментов (проверка почты, перекур, беседа с коллегой, перерыв на чай, отвлечение на проверку обновлений в соцсети и т.п.), столбец с собственной оценкой эффективности проведённого времени (эффективно / неэффективно), с разделением затрат времени на рабочие и личные задачи и т.п. Кроме того, идеи для отдельных полей могут вам подсказать в будущем системы тайм-менеджмента и их составные части, которые мы будем изучать впоследствии.

Например, древнеримский философ стоик Луций Анней Сенека выбрал в качестве первого письма Луцили письмо о времени:

ЛУЦИЙ АННЕЙ СЕНЕКАПисьмо I (О времени)

Луцилия приветствует Сенека! Одно лишь время следует беречь. Не дай его украсть минутам неги, Пустым мгновеньям бесполезных встреч.

Всю жизнь свою в делах проводим, но не Полезных, большей частью, а дурных... Затем — безделье, а, на остальное — Годами не выкраиваем миг.

Ты назовешь кого-то из знакомых, Кто б знал, что умирает каждый час? Ведь смерть — не предстоянье страшной комы, А — в каждом, ежедневно и сейчас.

Всё нам — чужое, только время — наше! А мы его совсем не бережём: Любой знакомый подставляет чашу, И мы ему — «по краешек» нальём.

Стараюсь избегать подробных писем (Зачем перемывать в них дребедень): Тем менее от «завтра» ты зависим, Чем лучше контролируешь свой день.

Я удивляюсь: сколь же люди глупы, И как ничтожна тщетность их пути... Дают в кредит — считают каждый рубль, А время — им никто не возвратит...

Те, на кого ты целый день потратил, Не ощущают, что они — в долгу! Попробуй-ка призвать их всех к расплате: Один ответ: Простите, не могу!

Я — расточитель, тщательный в подсчётах. Я знаю: с кем и сколько потерял... Ведь время больше требует учёта, Чем популярный жёлтый минерал.

Богат — лишь тот, кто малостью доволен, Кто не зовет на помощь докторов, Не понимая, отчего он болен... Не забывай про время. Будь здоров.

Здесь римский философ не только говорит о важности письменного учёта временных затрат, но и о двух важных моментах, которые могут служить полями вашей будущей таблицы:

Разделение времени на хорошо, дурно потраченное и безделье;
Оценка степени наполненности прожитого времени.

Упражнение 1.2.

Постройте собственную таблицу регистрации времени, исходя из ваших текущих знаний об управлении временем. Ведите её хотя бы в течение трёх дней, а затем постарайтесь проанализировать ваше поведение и отметить, что бы вы хотели изменить. В течение следующих уроков постарайтесь найти методы тайм-менеджмента, которые помогали бы вам исполнить это желание, и пробуйте их применить.

Подсказка. Лучше всего вы будете видеть прогресс, если всё это время будете вести таблицу без перерыва, отмечая время, когда вы начали применение того или иного метода.

Управление временем — следующий блок задач тайм-менеджмента, к которому целесообразно переходить после того, как вы проанализировали ваши текущие временные затраты. На этом этапе следует понять, от каких дел вам хочется или стоит отказаться ради выполнения главных задач, каким образом распределить дела в течение одного дня, а также сократить непродуктивные затраты времени.

Здесь П. Друкер советует задать себе три вопроса (мы их несколько видоизменили, чтобы они соответствовали личному типу тайм-менеджмента, а оригинальные вопросы можно прочитать в главе 2 «Знайте своё время»):

Что произойдёт, если этого не сделать вообще (про конкретное дело)?
Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?
Что я делаю такого, что поглощает моё время и не повышает эффективность?

Ответы на эти вопросы помогут вам отсеять ненужное и сконцентрироваться на ваших ключевых делах. Иными словами, ваше управление временем здесь подвергается приоритизации и оптимизации. Этим навыкам вы научитесь в одном из следующих уроков данного курса. Стоит отметить, что большинство методов, рассматриваемых в рамках настоящего курса, вы сможете применить именно здесь.

Что же касается укрупнения времени, то это один из финальных этапов тайм-менеджмента: когда вы поймёте, что именно вам необходимо делать для достижения поставленной цели, вы сможете «заново собрать» все дела в укрупнённые блоки и впоследствии оперировать именно ими.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

4brain.ru

Определение тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — система управления временем, совокупность схем и способов успешно его использовать. Большинство людей думают, что распределять время просто и этому не нужно учиться специально. Но бывает возникают поводы задуматься о эффективности использования времени в привычном течении жизни. Как правило это случается когда человек осознает, что ему все чаще не хватает времени для выполнения задуманных дел или даже рутинных обязанностей. Или тогда, когда человек жаждет добиться успехов в профессии или личностном развитии, когда возрастает количество поставленных перед собой целей.

Как тайм-менеджмент может помочь найти недостающее время для реализации планов и задач? Во-первых, необходимо проанализировать существующую ситуацию, найти потраченное на пустяки и попусту время, убрать эти дыры в которое утекает такой невосполнимый ресурс. Во-вторых, нужно четко определиться со стратегическими целями и приоритетами на 5-10 лет, понять чего хочется. И исходя из поставленных целей можно рассчитывать тактику их достижения. Если нет цели, мечты, то нет смысла в планировании и все достигнутые результаты случайности, нет активного влияния на течение своей жизни.

Зачастую тайм-менеджментом считают просто учет потраченного времени, т. е. хронометраж. Это не верно, так как хронометраж — один из многих инструментов тайм-менеджмента, позволяющий ставить временные рамки для планируемых дел.

Само планирование, то же многогранно и не исчерпывается одни единственным методом. Оно должно делать процесс достижения цели осуществимым с учетом имеющихся ресурсов и с учетом временных рамок. Большая цель может быть реализована целым рядом запланированных действий в течении долгого отрезка времени, а не с наскока с первой попытки.

Как удерживать внимание на долгосрочных целях, помнить разработанные последовательности действий, не забывать все запланированное? Какой вид планировщика или органайзера выбрать? При всей кажущейся простоте, есть тонкости, позволяющие получить удовольствие от процесса планирования, организовать четкость выполнения запланированного, удержание в памяти важных моментов.

И на безупречные планы могут оказать воздействие неожиданные, случайные ситуации. Для выхода из них необходимо обладать навыком быстрого принятия решений и умением говорить «нет». Умение быстро принимать решения позволит определить, что из запланированного более важно и приоритетно к исполнению. Современная реальность очень информативно насыщенна и стремительно изменчива, информация быстро устаревает. Нерешительность ведет к затягиванию решения поставленных задач, в надежде что все разрешиться само или решение примет кто-то другой. Итогом такой позиции может стать утрата контроля над ситуацией, жизнь под диктовку других людей или «волей случая». Восстановить контроль над своей жизнью возможно начав самостоятельно принимая решения, меняя ситуацию под себя.

Умение говорить «нет» необходимо в том случае, если другие дела или окружающие стремятся отвлечь от реализации планов. Неумение ответить «нет» ведет к потерям, когда приходится жертвовать своими планами ради других, зачастую неважных дел. Нужно учится говорить «нет», но не забывать выслушивать людей, заботиться о сохранении хороших отношений с ними, и отказывать в силу важных, весомых причин.

Для многих актуально такое оправдание бездействия как «лень». Здесь стоит обратить пристальное внимание на темы о «мотивации». Нужно разобраться, что сильнее воздействует на Вас: стремление избежать неприятностей, сильное стремление получить желаемое. Овладение навыками самомотивации позволит не только планировать, но и реализовывать свои замыслы.

tger.ru

Тайм-менеджмент — наука современности

В наши дни мало кто не слышал красивое и модное слово «тайм-менеджмент», которым психологи и бизнес-тренеры именуют методики грамотного и эффективного управления важнейшим из ресурсов — нашим временем. В этой статье мы изложим основные принципы и фундаментальные понятия этой актуальной на сегодняшний день системы организации не только работы, но и жизни в целом.

Текст: Ирина Евдокимова

29.07.2013

Что такое тайм-менеджмент

На самом деле понятие тайм-менеджмента не ново ни для кого из нас. Мы все жили по этой системе раньше, просто не осознавая этого. Вспомните детский сад с его завтраками, прогулками, тихим часом и развивающими занятиями по расписанию или школу, за годы учебы в которой вы успели не только овладеть определенными знаниями, но и поучаствовать в спортивной и общественной жизни. В детстве все мы успели вложить в голову массу полезной информации и овладеть множеством навыков и, думаем, никто из нас не сможет назвать эти годы непродуктивными.

В чем же секрет нашей детской эффективности? В максимально полезном распределении времени между различного рода занятиями. В детском возрасте этим распределением занималась система дошкольного и школьного образования, а мы просто жили по созданному распорядку.

После окончания школы задача по планированию собственной жизни легла целиком на наши плечи, и не все смогли справиться с нею эффективно. Если у вас катастрофически не хватает времени на решение поставленных задач, из-за навалившихся проблем вы не можете уделять достаточно времени себе и семье, не знаете, каким путем двигаться к поставленным в жизни целям — тайм-менеджмент вам в помощь!

Тайм менеджмент — это методики управления собственным временем. Уже из определения становится понятно, что таких методик существует множество. Психологи и бизнес-тренеры создают свои системы и издают книги по тайм-менеджменту, призванные повысить эффективность работы человека, упорядочить его жизнь и в конечном счете привести к достижению поставленных целей. Системы довольно часто существенно расходятся в методах и порой даже противоречат друг другу, однако фундаментальные понятия тайм-менеджмента остаются незыблемыми. Желающим повысить собственную эффективность обязательно придется научиться постановке целей, распределению приоритетов и планированию.

Постановка целей

">Специалисты по тайм-менеджменту единогласно утверждают, что любая из целей остается не более чем мечтой до тех пор, пока не будет четко сформулирована и записана на бумаге. Поэтому сначала развейте в себе полезную привычку записывать все свои цели и идеи, превращая их из сумбурных и обрывочных представлений в четкие и осознанные мотивирующие лозунги для собственного подсознания.

Второе условие успешной постановки цели — ее позитивность. Записанная на бумаге цель должна отражать то, чего вы хотите достичь, а не то, чего пытаетесь избежать. К примеру, желающие похудеть должны формулировать свою цель как «хочу быть стройной», но ни в коем случае нельзя писать «нужно избавиться от лишнего веса».

Слова «должен», «нужно», «следует» и «необходимо» создают внутреннее сопротивление в подсознании и препятствуют эффективному достижению задуманного. Их нужно заменить на стимулирующие «хочу», «могу» и «стану».

Даже самые нереальные цели покажутся достижимыми, если разбить их на задачи — более мелкие и вполне реальные. К примеру, вы желаете купить недвижимость во Франции. Цель кажется недостижимой, пока вы не распишете подробнейший путь ее достижения, состоящий из множества подцелей. Первой подцелью может стать «буду зарабатывать по 3 тысячи в день», второй — «по 5 тысяч» и т.д. Достигнув результата при реализации задач и получив моральное удовлетворение от результата, вы поймете, что мечта осуществима.

Расстановка приоритетов

Современному человеку ежедневно приходится решать множество самых разных задач, и порой в море проблем можно погрузиться с головой, абсолютно пренебрегая отдыхом и общением с дорогими людьми. Часто именно с такой ситуацией сталкиваются люди, не умеющие расставлять приоритеты и пытающиеся переделать за день максимум дел, не задумываясь о том, являются ли они действительно важными и неотложными.

Специалисты по эффективному планированию времени рекомендуют после составления списка дел распределять их по следующим категориям:

важно и срочно,
важно, но не срочно,
не важно, но срочно,
не важно и не срочно.

Для эффективного распределения временных ресурсов рекомендуется отдавать приоритетность первому и второму пункту.

Планирование

Чтобы успевать все дела и четко организовывать время, вам не обойтись без планирования. Планы необходимо составлять не только на день, но и на более длительные промежутки времени. План, состоящий из простого перечисления дел, вряд ли окажется эффективным, ведь вы можете просто не рассчитать своих сил, времени и в итоге не выполнить даже половины задуманного. При составлении плана необходимо:

обозначать приоритетность того или иного дела;
указывать, какое количество времени потребуется на выполнение задачи;
дробить сложные дела на более простые задачи, расписывая путь к достижению результата.

womanonly.ru

Тайм-менеджмент, или искусство управления временем

Современный человек всегда занят делами: торопится на работу, мчится по делам, бежит в магазин. Ему кажется, что времени не хватает ни на что.

То и дело приходится слышать, что “дел по горло, не успеваю закончить в срок” или “ торчу на работе сутками, а времени на семью не остается совершенно”…

Именно для того, чтобы деловые люди могли не только работать, но и наслаждаться жизнью, специалистами (психологами и бизнесменами) было сформулировано понятие тайм-менеджмента: набора методов и технологий, с помощью которых человек получает возможность учитывать и грамотно использовать такой важный ресурс, как время.

Задачей тайм-менеджмента является возможность распределения человеком временного ресурса так, чтобы при затрате минимума усилий получить необходимый результат. Сделать больше с меньшими затратами.

Уйти от рутины, чтобы успеть пережить множество прекрасных моментов…

Время в жизни человека

Время — ключевой ресурс каждого человека. Этот ресурс может быть преобразован — он может быть истрачен, израсходован, вложен (превращен в другие ресурсы).

Если вы использовали время для того, чтобы поработать — произошло преобразование этого ресурса в деньги. Хорошо провели время в компании друзей — минуты обменяли на позитивные эмоции. Если ваше время ушло на то, чтобы совершить пробежку или поплавать — произошла инвестиция времени в собственное здоровье.

Время — ресурс, который доступен каждому с самого начала жизни. И количество доступных к использованию единиц времени — одинаково у каждого: 8760 часов в год.

Данный ресурс поистине велик. И в том случае, если кому-то кажется, что у него нет времени, знайте: этот человек что-то делает неправильно.

Ресурс времени есть у каждого; от вариантов его использования зависит не только возможность осуществить тот или иной проект, но и образ жизни.

Отсюда вытекает основная проблема, которую призван решить тайм-менеджмент: умение время использовать.

Тайм-менеджмент — набор инструментов и методик, которые дают возможность упорядочить свою деятельность во времени. Он дает понимание того, что вы должны делать и почему. Понимание своих дальнейших шагов во времени и их причин приводит к тому, что вы начинаете делать только необходимое и в срок. Подобная модель «движения во времени» дает возможность перестать жечь нервные клетки в режиме перманентного стресса.

Ключевыми понятиями тайм-менеджмента являются:

постановка и достижение целей;
высвобождение и организация ресурсов времени;
определение приоритетов;
контроль статуса реализации запланированного.

Психологи говорят о двух типах тайм-менеджмента, которые охватывают разные горизонты нашей жизни: системный и простой.

Системный, по сути дела, представляет собой некое жизненное кредо, накладывающее свой отпечаток на весь жизненный путь человека.

Системный тайм-менеджмент представляет собой систему координат, описывающих долгосрочные цели вашей жизни: на все время, десятилетие, пять лет, год… И именно данной системе подчинен ваша ежедневная деятельность.

Простой тайм-менеджмент являет собой некий ассортимент тактических методик, позволяющих поступательно осуществлять движение к целям глобальным (стратегическим).

К категории простого тайм-менеджмента могут быть отнесены записи в ежедневниках, планирование встреч и телефонных конференций, словом — всех тех вещей, которые относятся к планированию на ближайшее время.

Разница между простым и системным тайм-менеджментом может быть выражена следующей метафорой: простой тайм-менеджмент больше похож на фонарик в темном лесу, а системный — на виднеющиеся вдали городские огни.

В первом случае — вам прекрасно видно все то, что находится поблизости и освещение дает возможность уверенно идти вперед, но без ориентиров даже с фонариком ходить достаточно сложно.

Во втором случае — вы четко видите цель своего пути, к которой вы придете не смотря на то, что вокруг темно.

Не стоит воспринимать простой и системный тайм-менеджмент как антагонистичные явления: системный тайм-менеджмент является понятием, которое включает в себя менеджмент простой. Ведь даже если в темноте и видно огни города, идти к нему намного удобнее, освещая себе путь фонариком.

Для тех, кто стремится упорядочить свои действия во времени, лучше обратиться к тайм-менеджменту простому: будет проще привыкнуть к процессам планирования, будете меньше уставать, научитесь самодисциплине и самоорганизации.

Затем, когда элементы тайм-менеджмента войдут в ваш повседневный обиход, возможно будет ввести тайм-менеджмент системный, что позволит вам осмыслить ваши жизненные приоритеты и сбалансировать здоровье, карьеру и счастье.

Итак, начинаем вводить тайм-менеджмент в жизнь!!!

Характеристика тайм менеджмента: виды, этапы, составляющие

Понятие тайм менеджмента появилось не так давно, однако сам принцип управления временем существовал еще задолго до появления самого термина. Тайм менеджмент – это эффективное планирование времени, как рабочего, так и личного. Делается это для достижения определенных целей, которые ставит перед собой каждый отдельный человек. Кроме планирования времени, тайм менеджмент включает в себя выделение приоритетных, то есть первоочередных задач, а также контроль их выполнения.

Тайм менеджмент – какой подходит именно вам

Психологи выделяют две разновидности тайм менеджмента: простой и системный. Первый состоит в наборе определенных методик, помогающих выбрать верный путь достижения цели. Системный подход заключается в постановке масштабной цели, поэтому психологи часто говорят о тайм менеджменте как о настоящей философии.

Управление временем – что для этого нужно

Характеристика тайм менеджмента описана в каждом учебнике по психологии. Основные признаки способа управления временем, которые его характеризуют, — это формулирование самой цели, ради которой требуется составление распорядка дня, здесь же само планирование времени, то есть распределение задач наиболее эффективно. Сюда же относится анализ требуемого времени на выполнение задач и реального времени, которое тратится на их выполнение. Важной характеристикой является расстановка приоритетов, то есть выделение первоочередных задач и тех, на которые требуется больше времени.

Структура технологии тайм менеджмента

Тайм менеджмент является полноценной технологией организации времени и имеет свою структуру, напоминающую слоеный торт и состоящую из нескольких важных процессов, которые накладываются друг на друга:

Целеполагание (данный процесс состоит в определении наиважнейшей задачи, для достижения которой буду формулироваться задачи)
Анализ времени каждой из поставленных задач (здесь предстоит проанализировать время выполнения каждой из задач и сравнить с запланированным временем)
Разработка необходимой стратегии (этот процесс заключается в выборе одной из методик, которая поможет разработать план организации вашего времени; каждая из стратегий тайм менеджмента является по-своему эффективной и может подбираться индивидуально)
Планирование времени, проводимое в соответствии с выбранной стратегией (данный процесс состоит в том, чтобы переложить выбранную методику на ваши задачи)
Реализация в жизнь процесса управления временем (самый важный процесс, его выполнение полностью зависит от личности, её особенностей и внешних условий)
Контроль выполнения задач и соответствия этого процесса установленному плану (этот процесс очень важен, так как позволяет не только следить за исполнением стратегии, но и анализировать свои ошибки)

Главные составляющие грамотного тайм менеджмента

Чтобы управление собственным временем давало ощутимые результаты и стало эффективным, необходимо помнить про элементы тайм менеджмента, которые являются залогом успеха.

Выделите первоочередные задачи

Первый элемент – это расстановка приоритетов. Ни для кого не секрет, что выделение первоочередных задач – дело непростое, однако если подойти к этому серьезно и распределить все дела по порядку значимости, время будет значительно экономиться, и вы очень скоро это заметите.

Как же распределить все задачи по порядку? Существует два вида задач, которые мы ставим перед собой. Условно их можно поделить на обязательные и желательные. Чтобы ваша деятельность была наиболее эффективной, важно ставить дела обязательные над желательными, а из желательных выбирать только те, которые действительно могут помочь. При анализе каждого из дел отмечайте те, которые принесут наибольший результат.

Увеличьте производительность труда

Следующая составляющая – это увеличение вашей производительности труда. Условия ее повышения до смешного просты. Самый лучший совет – это отказаться от лишних дел, то есть тех дел, которые выполняются в личное время. Согласитесь, что некоторые из наших занятий приносят исключительно удовольствие, но никакой эффективности. Этот совет относится к области выделения приоритетных задач. Когда вы научитесь правильно расставлять приоритеты, желание отвлекаться на посторонние вещи постепенно пропадет. Дело в том, что маловажные задачи появляются каждый день, однако отсрочка их выполнения либо уничтожает их, либо переносит в разряд дел неважных, но срочных.

Когда же еще может увеличиваться производительность труда? Чтобы помнить основные задачи, необходимо их записывать: список дел, который находится только в вашей голове, быстро забывается. Чтобы не откладывать задачи на потом, устанавливайте для каждой из них крайний срок. Когда для каждого дела появляются временные рамки, оно получает гарантию выполнения.

Если задача объемная и представляет собой несколько действий, которые трудно выполнить за один раз, разбейте это количество на несколько частей, чтобы иметь перерыв, в который можно отдохнуть и приготовиться к выполнению следующей части задачи.

Сюда же относится один немаловажный момент – поощрение. Похвала себе – это отличная мотивация. Поощрение может быть выражено как чашкой кофе в перерыве между частями одной большой задачи, так и приобретением нужной вещи, покупку которой вы откладывали.

Правильный подход

Чтобы ваша работа была плодотворной, необходимо помнить несколько правил, которые помогут держать производительность труда на нужном уровне, а также будут способствовать выработке привычки, которая является залогом успешной работы.

Полезной привычкой будет опережение своего же плана. Если выполнение задачи занимает меньше времени, чем того требует ваш план, не растягивайте эти минуты, переходите к следующему пункту в вашем списке дел. В конце дня сэкономленное время можно будет потратить или на дополнительные задачи, или на личное время. что из этого приятнее – решать только вам.
Не используйте время, которое отведено на выполнение задачи, на другие дела. Время работы принадлежит исключительно работе! Логично, что если тратить это время на выполнение маловажных задач или же отвлекаться, сделать важные дела вы не успеете.
Если какая-либо задача является большой и может быть выполнена не только вами, привлекайте помощников. Распределение полномочий поможет не только сэкономить ваше время, но и развить организаторские способности.
«Русские не ищут легких путей» — эта фраза давно укрепилась в нашем сознании, и все мы, сами того не подозревая, ей соответствуем. Разумеется, что тайм менеджмента этот принцип неприемлем. Упрощайте каждую задачу до минимума этапов, отбрасывайте всё лишнее!
Если перед вами два варианта выполнения задачи, результаты которых будут одинаковыми, выбирайте только тот вариант, который вам нравится.
Объединяйте задачи, которые похожи. Нет смысла «раскидывать» важные звонки по всему дню, если их можно совершить в одно время.

Смотрите обучающее видео!

Никогда не останавливайтесь на достигнутом, приобретайте знания, умения и навыки каждый раз, когда вам представляется такая возможность. Чтобы узнать о том, как сделать это максимально эффективно, ищите курсы тайм менеджмента, видеокурс можно смотреть даже во время приготовления пищи. Данный пример – уже один из способов экономии времени, который вы сможете применить.

victorygroups.ru